8 πρακτικοί τρόποι για να ολοκληρώνουν οι επιχειρηματίες τα πράγματα σωστά

Οι επιχειρηματίες σπάνια δυσκολεύονται επειδή τους λείπει η φιλοδοξία. Πιο συχνά, δυσκολεύονται επειδή η ημέρα τους γεμίζει με δραστηριότητες που δεν δημιουργούν πραγματική πρόοδο. Τα email, τα τηλεφωνήματα, οι μικρές διορθώσεις και οι εργασίες χαμηλής αξίας μπορούν να καταναλώσουν ολόκληρη την εβδομάδα, ενώ η πιο σημαντική δουλειά μένει ανέγγιχτη.

Γι' αυτό έχει σημασία να ολοκληρώνετε τα πράγματα σωστά. Δεν αφορά απλώς το να είστε απασχολημένοι. Αφορά το να κάνετε συνειδητές επιλογές που προωθούν την επιχείρηση, προστατεύουν τον χρόνο σας και δημιουργούν διαρκή δυναμική.

Για ιδρυτές, ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και οποιονδήποτε χτίζει μια εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτή η νοοτροπία είναι ιδιαίτερα σημαντική. Όταν ξεκινάτε ή διαχειρίζεστε μια επιχείρηση, ο χρόνος σας είναι ένα από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά σας στοιχεία. Κάθε ώρα που ξοδεύεται στη λάθος εργασία είναι μία ώρα που δεν αφιερώνεται στην ανάπτυξη, τη συμμόρφωση, την εξυπηρέτηση πελατών, τις πωλήσεις ή τη στρατηγική.

Τα καλά νέα είναι ότι η καλύτερη παραγωγικότητα δεν απαιτεί ένα περίπλοκο σύστημα. Ξεκινά με λίγες πειθαρχημένες συνήθειες που σας βοηθούν να εστιάζετε στη σωστή εργασία, να μειώνετε τις τριβές και να κάνετε κάθε ημέρα πιο αποτελεσματική.

1. Ξεκινήστε με το αποτέλεσμα, όχι με τη δραστηριότητα

Πολλοί άνθρωποι σχεδιάζουν την ημέρα τους καταγράφοντας πρώτα τις εργασίες και σκεπτόμενοι τους στόχους αργότερα. Αυτή η προσέγγιση συχνά οδηγεί σε κίνηση χωρίς ουσιαστική πρόοδο.

Αντί γι' αυτό, ξεκινήστε με το αποτέλεσμα που θέλετε να πετύχετε.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Ποιο αποτέλεσμα έχει τη μεγαλύτερη σημασία αυτή την εβδομάδα;
• Ποια εργασία θα φέρει την επιχείρηση πιο κοντά σε αυτό το αποτέλεσμα;
• Τι μπορεί να καθυστερήσει, να ανατεθεί ή να εξαλειφθεί;

Όταν σχεδιάζετε από το αποτέλεσμα προς τα πίσω, το ημερολόγιό σας γίνεται εργαλείο προόδου αντί για καταγραφή της πολυάσχολης καθημερινότητας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που πρέπει να ισορροπούν μεταξύ ενεργειών ίδρυσης, λειτουργίας, μάρκετινγκ και μακροπρόθεσμης στρατηγικής.

Ένας απλός κανόνας βοηθά: αν μια εργασία δεν υποστηρίζει το αποτέλεσμα με την υψηλότερη προτεραιότητα, δεν θα πρέπει να καθορίζει το πρόγραμμά σας.

2. Χρησιμοποιήστε μια ημερήσια λίστα προτεραιοτήτων με μικρό όριο

Οι μακριές λίστες εργασιών δημιουργούν την ψευδαίσθηση της παραγωγικότητας. Στην πραγματικότητα, συχνά κρύβουν την πιο σημαντική δουλειά κάτω από ένα βουνό εργασιών χαμηλής προτεραιότητας.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να περιορίζετε τη λίστα ημερήσιων προτεραιοτήτων σε λίγα ουσιαστικά στοιχεία.

Δοκιμάστε αυτή τη δομή:

• 1 εργασία προτεραιότητας που θα έκανε την ημέρα επιτυχημένη ακόμα κι αν δεν γινόταν τίποτα άλλο
• 2 έως 3 υποστηρικτικές εργασίες που προωθούν την εργασία προτεραιότητας
• Μια μικρή λίστα με εργασίες συντήρησης ρουτίνας

Αυτό σας κρατά συγκεντρωμένους στην εκτέλεση αντί να αποφασίζετε συνεχώς τι να κάνετε μετά. Μειώνει επίσης την κόπωση, επειδή δεν διαχειρίζεστε νοητικά 20 ημιτελείς εργασίες ταυτόχρονα.

Αν χτίζετε μια εταιρεία, οι κορυφαίες προτεραιότητές σας μπορεί να περιλαμβάνουν την κατάθεση εγγράφων σύστασης, την προετοιμασία ενός καταστατικού λειτουργίας, τον έλεγχο προθεσμιών συμμόρφωσης, τη ρύθμιση της τραπεζικής σχέσης ή την προσέγγιση των πρώτων πελατών. Αυτές οι εργασίες έχουν πολύ μεγαλύτερη σημασία από το να αδειάσετε τα εισερχόμενα.

3. Προγραμματίστε χρόνο για εργασία υψηλής αξίας

Η σημαντική δουλειά σπάνια συμβαίνει τυχαία. Χρειάζεται προστατευμένος χρόνος.

Ο χρονικός αποκλεισμός είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να βεβαιωθείτε ότι οι καλύτερες ώρες σας αφιερώνονται στην καλύτερη δουλειά σας.

Αφιερώστε συγκεκριμένες περιόδους για εργασίες που απαιτούν συγκέντρωση, όπως:

• Στρατηγικός σχεδιασμός
• Επικοινωνία με πελάτες
• Ανάπτυξη προϊόντος
• Προσέγγιση πωλήσεων
• Έλεγχος συμμόρφωσης
• Οικονομική διαχείριση

Κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων, αποφύγετε την εναλλαγή μεταξύ άσχετων εργασιών. Η εναλλαγή συμφραζομένων σας επιβραδύνει και δυσκολεύει την ολοκλήρωση ουσιαστικής δουλειάς.

Για πολλούς επιχειρηματίες, τα πρωινά είναι η καλύτερη ώρα για βαθιά εργασία. Η ακριβής ώρα έχει μικρότερη σημασία από τη συνέπεια. Αν κρατάτε την ίδια ώρα κάθε μέρα για συγκεντρωμένη εργασία, η συνήθεια γίνεται ευκολότερη στη διατήρηση.

4. Αναθέστε εργασίες που δεν απαιτούν τη δική σας κρίση

Ένα συνηθισμένο λάθος παραγωγικότητας είναι να αντιμετωπίζετε κάθε εργασία σαν να πρέπει να γίνει προσωπικά από εσάς.

Αυτή η προσέγγιση μπορεί να περιορίσει γρήγορα την ανάπτυξη.

Αν μια εργασία δεν απαιτεί τη μοναδική σας εξειδίκευση, μπορεί να είναι υποψήφια για ανάθεση. Αυτό περιλαμβάνει πολλές διοικητικές, επαναλαμβανόμενες ή ρουτίνας ευθύνες.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Προγραμματισμό
• Εισαγωγή δεδομένων
• Βασική υποστήριξη λογιστικής
• Ροές εργασίας εξυπηρέτησης πελατών
• Μορφοποίηση εγγράφων
• Συνηθισμένα email παρακολούθησης

Η ανάθεση δεν σημαίνει αποφυγή ευθύνης. Σημαίνει ότι διατηρείτε την προσοχή σας για τη δουλειά που μόνο εσείς μπορείτε να κάνετε.

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση ή διαχειρίζεστε θέματα συμμόρφωσης, υπάρχουν επίσης πολλές εργασίες όπου ένας αξιόπιστος πάροχος υπηρεσιών μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των τριβών. Η ανάθεση της σωστής δουλειάς μπορεί να ελευθερώσει χρόνο για λήψη αποφάσεων, ανάπτυξη και σχέσεις με πελάτες.

5. Πάρτε καλύτερες αποφάσεις με λιγότερες συναισθηματικές διακυμάνσεις

Η παραγωγικότητα δεν αφορά μόνο τον σχεδιασμό. Αφορά επίσης την κρίση.

Όταν οι αποφάσεις καθοδηγούνται από άγχος, απογοήτευση ή φόβο, οι άνθρωποι συχνά επιλέγουν τη γρηγορότερη ανακούφιση αντί για την πιο έξυπνη μακροπρόθεσμη κίνηση. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε χαμένο χρόνο, σύγκρουση και επανεργασία.

Για να μειώσετε τη συναισθηματική λήψη αποφάσεων:

• Κάντε παύση πριν απαντήσετε σε ένα δύσκολο μήνυμα
• Επανεξετάστε τον στόχο πριν αλλάξετε κατεύθυνση
• Διαχωρίστε το επείγον από το σημαντικό
• Αποφύγετε να παίρνετε σημαντικές αποφάσεις όταν είστε κουρασμένοι ή αποσπασμένοι

Ένας ήρεμος άνθρωπος που παίρνει αποφάσεις είναι συνήθως πιο αποτελεσματικός διαχειριστής. Αυτό δεν σημαίνει ότι αγνοείτε την πίεση. Σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε αρκετή δομή ώστε η πίεση να μην ελέγχει τη συμπεριφορά σας.

Για τους επιχειρηματίες, αυτό έχει σημασία σε κάθε τομέα: τιμολόγηση, προσλήψεις, αλλαγές προϊόντων, επιλογή προμηθευτών και αποφάσεις για τη σύσταση της επιχείρησης.

6. Ελέγξτε τη δουλειά σας για ακεραιότητα και ακρίβεια

Το να κάνετε κάτι γρήγορα δεν είναι το ίδιο με το να το κάνετε καλά.

Μια εργασία που ολοκληρώνεται με λάθη δημιουργεί περισσότερη δουλειά αργότερα. Μια βιαστική απόφαση μπορεί να προκαλέσει προβλήματα που θα μπορούσαν να αποφευχθούν. Μια χαμένη λεπτομέρεια μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις που κοστίζουν χρόνο και χρήμα.

Καλλιεργήστε τη συνήθεια να ελέγχετε τη δουλειά σας πριν προχωρήσετε.

Εξετάστε:

• Ελλιπείς πληροφορίες
• Ασυνεπή στοιχεία
• Ασαφή επόμενα βήματα
• Ζητήματα συμμόρφωσης
• Προθεσμίες που μπορεί να έχετε παραβλέψει

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές που χειρίζονται νομικές και διοικητικές ευθύνες. Όταν υποβάλλετε έγγραφα επιχείρησης, ενημερώνετε αρχεία εταιρείας ή προετοιμάζετε λειτουργικά υλικά, η ακρίβεια δεν είναι προαιρετική.

Η ακεραιότητα έχει σημασία και σε ευρύτερο επίπεδο. Αν υποσχεθείτε ότι θα κάνετε κάτι, κάντε το. Αν πείτε ότι θα παρακολουθήσετε κάτι, παρακολουθήστε το. Η αξιόπιστη εκτέλεση χτίζει εμπιστοσύνη και η εμπιστοσύνη υποστηρίζει τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της επιχείρησης.

7. Κρατήστε γραπτό σχέδιο, όχι μόνο νοητικό

Η μνήμη δεν είναι στρατηγική.

Αν ένας στόχος έχει σημασία, βάλτε τον σε γραπτή μορφή.

Ένα γραπτό σχέδιο σας βοηθά να:

• Διευκρινίσετε τι πρέπει να γίνει
• Δείτε εξαρτήσεις και προθεσμίες
• Παρακολουθείτε την πρόοδο με την πάροδο του χρόνου
• Μειώσετε το νοητικό βάρος
• Εντοπίζετε τα σημεία συμφόρησης πιο γρήγορα

Το σχέδιό σας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Στην πραγματικότητα, όσο πιο απλό, τόσο καλύτερο. Ένα σχέδιο μίας σελίδας με ορόσημα, υπεύθυνους και προθεσμίες είναι συχνά πιο χρήσιμο από ένα τεράστιο υπολογιστικό φύλλο που δεν ελέγχει κανείς.

Για μια νέα επιχείρηση, το γραπτό σας σχέδιο μπορεί να περιλαμβάνει:

• Επιλογή επιχειρηματικής δομής
• Κατάθεση σύστασης
• Αίτηση για EIN
• Ρύθμιση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού
• Λανσάρισμα ιστοσελίδας
• Προσέγγιση των πρώτων πελατών

Μόλις το σχέδιο γίνει ορατό, μπορείτε να το διαχειριστείτε. Αυτό που μένει στο μυαλό σας ξεχνιέται εύκολα. Αυτό που είναι γραμμένο μπορεί να βελτιωθεί.

8. Αξιολογείτε την πρόοδό σας τακτικά

Πολλοί άνθρωποι περιμένουν μέχρι ένα πρόβλημα να γίνει προφανές πριν εξετάσουν την απόδοσή τους. Μέχρι τότε, η ζημιά συχνά είναι πιο δύσκολο να διορθωθεί.

Η τακτική αυτοαξιολόγηση εμποδίζει τα μικρά ζητήματα να γίνουν μεγάλα.

Στο τέλος κάθε εβδομάδας ή μήνα, ρωτήστε:

• Τι προώθησε την επιχείρηση;
• Τι κατανάλωσε χρόνο χωρίς να δημιουργήσει αξία;
• Τι πρέπει να σταματήσω να κάνω;
• Τι πρέπει να κάνω πιο συχνά;
• Τι μπορώ να αναθέσω στη συνέχεια;
• Ποιες προτεραιότητες αγνοήθηκαν;

Ο στόχος δεν είναι να επικρίνετε τον εαυτό σας. Ο στόχος είναι να μάθετε τι πραγματικά λειτουργεί.

Αυτό το είδος ανασκόπησης βοηθά τους επιχειρηματίες να βελτιώνουν τα συστήματά τους, να προστατεύουν την προσοχή τους και να βελτιώνουν τα αποτελέσματα με την πάροδο του χρόνου.

Ένα απλό καθημερινό σύστημα για καλύτερη εκτέλεση

Αν θέλετε έναν πρακτικό τρόπο να εφαρμόσετε αυτές τις ιδέες, χρησιμοποιήστε αυτή την καθημερινή ροή εργασίας:

1. Εξετάστε τον βασικό επιχειρηματικό σας στόχο για την ημέρα.
2. Επιλέξτε μία εργασία που προωθεί άμεσα αυτόν τον στόχο.
3. Κλείστε χρόνο για την πρώτη συνεδρία συγκεντρωμένης εργασίας.
4. Ολοκληρώστε την εργασία υψηλότερης αξίας πριν ελέγξετε μηνύματα.
5. Αναθέστε ή αναβάλετε εργασίες που δεν απαιτούν τη δική σας άμεση συμμετοχή.
6. Ελέγξτε τη δουλειά σας για ακρίβεια πριν κλείσετε την ημέρα.
7. Τελειώστε την ημέρα γράφοντας την επόμενη προτεραιότητα.

Αυτό το σύστημα είναι απλό, αλλά λειτουργεί επειδή σας αναγκάζει να ξοδεύετε την προσοχή σας εκεί όπου έχει τη μεγαλύτερη σημασία.

Γιατί αυτό έχει σημασία για ιδρυτές και μικρές επιχειρήσεις

Όταν χτίζετε μια επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες, η λίστα υποχρεώσεων δεν τελειώνει ποτέ πραγματικά. Υπάρχει πάντα ένα ακόμη email, μια ακόμη φόρμα, μια ακόμη απόφαση, μια ακόμη εργασία. Χωρίς μια σαφή μέθοδο, είναι εύκολο να συγχέετε το επείγον με το σημαντικό.

Το να ολοκληρώνετε τα πράγματα σωστά σημαίνει να χτίζετε μια επιχείρηση γύρω από τη μελετημένη δράση και όχι τη συνεχή αντίδραση.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα κατά τη σύσταση της εταιρείας και στις πρώιμες λειτουργίες. Ένας ιδρυτής που διαχειρίζεται καλά τον χρόνο του είναι καλύτερα τοποθετημένος να χειριστεί τη νομική σύσταση, τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης, την ανάπτυξη πελατών και τον οικονομικό σχεδιασμό χωρίς να κατακλύζεται.

Η καλύτερη παραγωγικότητα δεν προκύπτει από το αδιάκοπο δουλεύειν. Προκύπτει από το να διασφαλίζετε ότι η δουλειά που κάνετε έχει πραγματική σημασία.

Τελικές σκέψεις

Υπάρχουν μόνο τόσες ώρες μέσα σε μια ημέρα και κάθε επιχειρηματίας πρέπει να παίρνει αποφάσεις για το πώς θα τις χρησιμοποιήσει. Το ζητούμενο δεν είναι να κάνετε περισσότερα πράγματα. Το ζητούμενο είναι να κάνετε τα σωστά πράγματα, με τη σωστή σειρά και με το σωστό επίπεδο συγκέντρωσης.

Αν οργανώνετε τον χρόνο σας, ιεραρχείτε τα αποτελέσματα, προστατεύετε τη συγκέντρωσή σας, αναθέτετε έξυπνα και αναθεωρείτε την πρόοδό σας τακτικά, θα ξοδεύετε λιγότερη ενέργεια και θα δημιουργείτε καλύτερα αποτελέσματα.

Αυτό είναι το πραγματικό νόημα του να ολοκληρώνετε τα πράγματα σωστά.