Кәсіпкерлер істі дұрыс жолмен атқарудың 8 практикалық тәсілі

Кәсіпкерлер көбіне амбиция жетіспегендіктен қиналмайды. Көбіне олардың күні нақты ілгерілеу әкелмейтін істерге толып кетеді. Электрондық хаттар, қоңыраулар, ұсақ түзетулер мен төмен құнды тапсырмалар бүкіл аптаңызды алып, ең маңызды жұмыс орындалмай қалады.

Сондықтан істі дұрыс жолмен атқару маңызды. Бұл тек бос болу туралы емес. Бұл бизнесті алға жылжытатын, уақытыңызды қорғайтын және ұзаққа созылатын серпін қалыптастыратын саналы шешімдер қабылдау туралы.

Құрылтайшылар, шағын бизнес иелері және АҚШ-та компания құрып жатқан кез келген адам үшін бұл ойлау тәсілі әсіресе маңызды. Бизнесті іске қосқанда немесе басқарғанда, уақытыңыз ең құнды ресурстарыңыздың бірі болып табылады. Дұрыс емес тапсырмаға кеткен әр сағат өсімге, сәйкестікке, клиенттерге қызмет көрсетуге, сатылымға немесе стратегияға жұмсалмаған сағат болып қалады.

Жақсы жаңалық - өнімділікті арттыру үшін күрделі жүйе қажет емес. Ол дұрыс жұмысқа назар аударуға, кедергілерді азайтуға және әр күнді тиімдірек етуге көмектесетін бірнеше тәртіпті әдеттен басталады.

1. Әрекеттен емес, нәтижеңізден бастаңыз

Көп адам күнін алдымен тапсырмаларды тізіп, мақсат туралы кейін ойлау арқылы жоспарлайды. Мұндай тәсіл көбіне мәнді ілгерілеусіз қозғалысқа әкеледі.

Оның орнына алдымен қол жеткізгіңіз келетін нәтижеден бастаңыз.

Өзіңізден сұраңыз:

• Осы аптада ең маңызды нәтиже қандай?
• Қай тапсырма бизнесті сол нәтижеге жақынырақ апарады?
• Нені кейінге қалдыруға, басқаға беруге немесе алып тастауға болады?

Жоспарды нәтижеден кері қарай құрғанда, күнтізбеңіз бос әурешіліктің есебі емес, ілгерілеудің құралына айналады. Бұл әсіресе құрылтай, операциялар, маркетинг және ұзақ мерзімді стратегияны қатар алып жүруі керек бизнес иелері үшін пайдалы.

Қарапайым ереже көмектеседі: егер тапсырма ең басым нәтижені қолдамаса, ол кестеңізді басқармауы керек.

2. Күнделікті басымдық тізімін қысқа ұстаңыз

Ұзақ тапсырмалар тізімі өнімділік бар деген иллюзия тудырады. Шын мәнінде, ол көбіне ең маңызды жұмысты төмен басымдықтағы міндеттердің астына жасырып қояды.

Жақсырақ тәсіл - күнделікті басымдық тізімін бірнеше мәнді тармақпен шектеу.

Мына құрылымды қолданып көріңіз:

• Күнді сәтті өткен деп санауға жеткілікті 1 негізгі басымдық
• Негізгі тапсырманы ілгерілететін 2 немесе 3 қолдаушы тапсырма
• Рутиналық қызметтік міндеттердің шағын тізімі

Бұл сізді келесі не істеу керегін қайта-қайта ойлаудан гөрі орындауға шоғырландырады. Сондай-ақ бұл шаршауды азайтады, өйткені сіздің ойыңызда бір уақытта 20 аяқталмаған тапсырма болмайды.

Егер сіз компания құрып жатсаңыз, негізгі басымдықтарыңызға құрылтай құжаттарын тапсыру, ұйымдық келісімді дайындау, сәйкестік мерзімдерін тексеру, банк қызметін реттеу немесе алғашқы клиенттерге шығу кіруі мүмкін. Бұл міндеттер кіріс жәшігін тазалаудан әлдеқайда маңызды.

3. Жоғары құнды жұмысқа уақыт бөліңіз

Маңызды жұмыс әдетте өздігінен орындалмайды. Оған қорғалған уақыт қажет.

Time blocking - ең жақсы сағаттарыңызды ең маңызды жұмысыңызға арнаудың ең қарапайым тәсілдерінің бірі.

Нақты уақыт аралықтарын мынадай шоғырлануды қажет ететін тапсырмаларға бөліңіз:

• Стратегиялық жоспарлау
• Клиентпен байланыс
• Өнім әзірлеу
• Сатылымға шығу
• Сәйкестікке шолу
• Қаржыны басқару

Осы блоктар кезінде өзге тапсырмаларға ауысып отырмаңыз. Контексті жиі ауыстыру жұмысты баяулатады және мәнді істі аяқтауды қиындатады.

Көп кәсіпкерлер үшін таңертеңгі уақыт терең жұмысқа ең қолайлы мезгіл болады. Нақты уақыттан гөрі тұрақтылық маңыздырақ. Егер сіз күн сайын бір мезгілді шоғырланған жұмысқа бөлсеңіз, бұл әдетті сақтау жеңілдейді.

4. Сіздің шешіміңізді қажет етпейтін жұмысты басқаға тапсырыңыз

Жиі жіберілетін өнімділік қателігі - әр тапсырманы өзіңіз ғана орындауыңыз керек деп ойлау.

Бұл көзқарас өсімді тез шектей алады.

Егер тапсырма сіздің бірегей тәжірибеңізді қажет етпесе, ол басқаға тапсыруға жарамды болуы мүмкін. Бұған көптеген әкімшілік, қайталанатын немесе рутиналық міндеттер кіреді.

Мысалдар:

• Кесте құру
• Деректер енгізу
• Бастапқы бухгалтерлік қолдау
• Клиенттерге қызмет көрсету үдерістері
• Құжаттарды пішімдеу
• Рутиналық кейінгі хаттар

Өкілдік беру жауапкершіліктен қашу емес. Бұл сіздің назарыңызды тек өзіңіз ғана істей алатын жұмысқа сақтау.

Егер сіз бизнес құрып немесе сәйкестікті басқарсаңыз, кедергіні азайтуға көмектесетін сенімді қызмет жеткізушісі арқылы атқарылатын жұмыстар да көп. Дұрыс жұмысты аутсорсингке беру шешім қабылдауға, өсімге және клиенттік қатынастарға уақыт босатады.

5. Эмоциялық ауытқуларды азайтып, жақсырақ шешім қабылдаңыз

Өнімділік тек жоспарлау туралы емес. Ол сондай-ақ пайымдау қабілеті туралы.

Шешімдер күйзеліс, ашу немесе қорқыныш арқылы қабылданғанда, адамдар көбіне ең ақылды ұзақ мерзімді қадамның орнына ең жылдам жеңілдік беретін нұсқаны таңдайды. Бұл уақытты босқа кетіруге, қақтығысқа және жұмысты қайта жасауға әкелуі мүмкін.

Эмоцияға негізделген шешімдерді азайту үшін:

• Қиын хабарға жауап бермес бұрын кідіріңіз
• Бағытты өзгертпес бұрын мақсатқа қайта оралыңыз
• Жедел мен маңыздыны ажыратыңыз
• Шаршаған немесе алаңдаған кезде ірі шешім қабылдамаңыз

Сабырлы шешім қабылдайтын адам әдетте тиімдірек басқарады. Бұл қысымды елемеу деген сөз емес. Бұл қысым мінез-құлқыңызды басқармас үшін жеткілікті құрылым қолдану дегенді білдіреді.

Кәсіпкерлер үшін бұл баға белгілеу, қызметкер жалдау, өнімді өзгерту, жеткізуші таңдау және бизнесті құруға қатысты шешімдердің бәрінде маңызды.

6. Жұмысыңызды тұтастық пен дәлдік тұрғысынан тексеріңіз

Жұмысты жылдам істеу оны жақсы істеумен бірдей емес.

Қателіктермен аяқталған тапсырма кейін тағы да жұмыс тудырады. Асығыс шешім алдын алуға болатын мәселелерге соқтыруы мүмкін. Ұсақ детальді өткізіп алу уақыт пен ақшаны жоғалтатын кідірістерге әкелуі ықтимал.

Алға өтпес бұрын жұмысыңызды тексеру әдетін қалыптастырыңыз.

Мыналарға назар аударыңыз:

• Жетіспейтін ақпарат
• Сәйкес келмейтін деректер
• Белгісіз келесі қадамдар
• Сәйкестік мәселелері
• Көзіңізден таса қалған мерзімдер

Бұл әсіресе құқықтық және әкімшілік міндеттерді атқаратын құрылтайшылар үшін маңызды. Бизнес құжаттарын тапсыру, компания жазбаларын жаңарту немесе операциялық материалдарды дайындау кезінде дәлдік міндетті.

Тұтастық кең мағынада да маңызды. Егер сіз бірдеңе істеуге уәде берсеңіз, оны орындаңыз. Егер кейін хабарласатыныңызды айтсаңыз, хабарласыңыз. Сенімді орындау сенім қалыптастырады, ал сенім бизнестің ұзақ мерзімді табысын қолдайды.

7. Тек оймен емес, жазбаша жоспармен жұмыс істеңіз

Жады - стратегия емес.

Егер мақсат маңызды болса, оны жазып қойыңыз.

Жазбаша жоспар сізге көмектеседі:

• Қандай әрекет керек екенін нақтылауға
• Тәуелділіктер мен мерзімдерді көруге
• Уақыт өте прогресті бақылауға
• Ақылдағы артық жүктемені азайтуға
• Тар орындарды тез анықтауға

Сіздің жоспарыңыз күрделі болмауы керек. Керісінше, қарапайым болғаны жиі жақсырақ. Ортақ қолданылмайтын үлкен кестеден гөрі, межелер, жауаптылар және мерзімдер көрсетілген бір беттік жоспар әлдеқайда пайдалы болуы мүмкін.

Жаңа бизнес үшін жазбаша жоспарыңызға мыналар кіруі мүмкін:

• Бизнес құрылымын таңдау
• Құрылтайды тіркеу
• EIN өтінімі
• Тіркелген агентті орнату
• Банк шотын ашу
• Веб-сайтты іске қосу
• Алғашқы клиенттерге шығу

Жоспар көзге көрінген кезде, оны басқаруға болады. Ал ойда ғана қалған нәрсе оңай ұмытылып кетеді. Жазылған нәрсені жақсартуға болады.

8. Ілгерілеуді жүйелі түрде бағалаңыз

Көп адам жұмысының нәтижесін мәселе айқын болғанша тексермейді. Сол кезде зиянды түзету қиынырақ болады.

Тұрақты өзін-өзі бағалау ұсақ мәселелердің үлкен проблемаға айналуына жол бермейді.

Әр апта немесе ай соңында мына сұрақтарды қойыңыз:

• Бизнесті не алға жылжытты?
• Қандай нәрсе құн қоспай уақыт алды?
• Нені тоқтатуым керек?
• Нені жиірек істеуім керек?
• Келесі не нәрсені басқаға тапсыруға болады?
• Қандай басымдықтар еленбей қалды?

Мақсат - өзіңізді сынау емес. Мақсат - іс жүзінде не жұмыс істейтінін үйрену.

Осындай шолу кәсіпкерлерге жүйелерін жетілдіруге, назарын қорғауға және уақыт өте жақсы нәтижелерге жетуге көмектеседі.

Жақсырақ орындауға арналған қарапайым күнделікті жүйе

Егер осы идеяларды практикалық түрде қолданғыңыз келсе, мына күнделікті жұмыс тәртібін пайдаланыңыз:

1. Күннің негізгі бизнес мақсатын қайталап шығыңыз.
2. Сол мақсатқа тікелей әсер ететін бір тапсырманы таңдаңыз.
3. Алғашқы шоғырланған жұмыс сессиясына уақыт бөліңіз.
4. Хабарламаларды тексермей тұрып, ең жоғары құнды тапсырманы аяқтаңыз.
5. Сізден тікелей қатысуды талап етпейтін жұмыстарды басқаға беріңіз немесе кейінге қалдырыңыз.
6. Күнді аяқтамас бұрын жұмысыңызды дәлдікке тексеріңіз.
7. Күн соңында келесі басымдықты жазып қойыңыз.

Бұл жүйе қарапайым, бірақ тиімді, өйткені ол назарыңызды ең маңызды жерге жұмсауға мәжбүрлейді.

Бұл неліктен құрылтайшылар мен шағын бизнес үшін маңызды

АҚШ-та бизнес құрып жатқанда, істер тізімі ешқашан бітпейтіндей көрінеді. Әрқашан тағы бір хат, тағы бір форма, тағы бір шешім, тағы бір тапсырма болады. Айқын әдіс болмаса, шұғылдықты маңыздылықпен шатастырып алу оңай.

Істі дұрыс жолмен атқару дегеніміз - бизнесті тұрақты реакцияға емес, ойланып жасалған әрекетке құру.

Бұл әсіресе компанияны құру және бастапқы операциялар кезінде маңызды. Уақытын дұрыс басқара алатын құрылтайшы заңдық рәсімдерді, сәйкестік міндеттерін, клиент өсімін және қаржылық жоспарлауды шамадан тыс жүктемесіз атқаруға жақсырақ дайын болады.

Жақсы өнімділік тоқтаусыз жұмыс істеуден келмейді. Ол сіз істейтін жұмыстың шынымен маңызды екеніне көз жеткізуден келеді.

Қорытынды ойлар

Күнде бар-жоғы белгілі бір сағат қана бар, ал әр кәсіпкер сол уақытты қалай пайдаланатынын таңдауы керек. Мәселе көбірек істі атқаруда емес. Мәселе дұрыс істерді, дұрыс ретпен және дұрыс деңгейдегі шоғырланумен орындауда.

Егер сіз уақытыңызды жүйелесеңіз, нәтижелерді басым етсеңіз, назарды қорғасаңыз, ақылды түрде өкілеттік берсеңіз және ілгерілеуді жүйелі бағаласаңыз, аз энергия жұмсап, жақсырақ нәтиже шығарасыз.

Істі дұрыс жолмен атқарудың шынайы мәні осы.