8 modalități practice prin care antreprenorii pot face lucrurile corect

Antreprenorii rareori se confruntă cu lipsa de ambiție. Mai des, se confruntă cu faptul că zilele lor se umplu de activități care nu creează progres real. Emailurile, apelurile, micile corecții și sarcinile cu valoare redusă pot consuma o săptămână întreagă, în timp ce cea mai importantă muncă rămâne neatinsă.

De aceea, contează să faci lucrurile corect. Nu este vorba doar despre a fi ocupat. Este vorba despre a lua decizii deliberate care împing afacerea înainte, îți protejează timpul și creează un impuls care durează.

Pentru fondatori, proprietari de mici afaceri și oricine construiește o companie în Statele Unite, această mentalitate este deosebit de importantă. Când lansezi sau administrezi o afacere, timpul tău este unul dintre cele mai valoroase active. Fiecare oră petrecută pe sarcina greșită este o oră care nu este petrecută pe creștere, conformitate, servicii pentru clienți, vânzări sau strategie.

Vestea bună este că o productivitate mai bună nu necesită un sistem complicat. Totul începe cu câteva obiceiuri disciplinate care te ajută să te concentrezi pe munca potrivită, să reduci fricțiunea și să faci fiecare zi mai eficientă.

1. Începe cu rezultatul, nu cu activitatea

Mulți oameni își planifică ziua făcând mai întâi o listă de sarcini și gândindu-se la obiective abia mai târziu. Această abordare duce adesea la mișcare fără progres semnificativ.

În schimb, începe cu rezultatul pe care vrei să-l creezi.

Întreabă-te:

• Care este rezultatul cel mai important din această săptămână?
• Ce sarcină va aduce afacerea cel mai aproape de acel rezultat?
• Ce poate fi amânat, delegat sau eliminat?

Când planifici de la rezultat înapoi, calendarul tău devine un instrument pentru progres, nu o evidență a agitației. Acest lucru este deosebit de util pentru proprietarii de afaceri care trebuie să echilibreze sarcinile de constituire, operațiunile, marketingul și strategia pe termen lung.

O regulă simplă ajută: dacă o sarcină nu susține rezultatul tău cu prioritatea cea mai mare, nu ar trebui să-ți controleze programul.

2. Folosește o listă zilnică de priorități, cu o limită scurtă

Listele lungi de sarcini creează iluzia productivității. În realitate, ele ascund adesea munca cea mai importantă sub un munte de elemente cu prioritate mică.

O abordare mai bună este să limitezi lista zilnică de priorități la câteva elemente semnificative.

Încearcă această structură:

• 1 sarcină prioritară care ar face ziua reușită dacă nu s-ar face nimic altceva
• 2 până la 3 sarcini de sprijin care avansează sarcina prioritară
• O listă mică de sarcini de întreținere de rutină

Asta te menține concentrat pe execuție, în loc să decizi constant ce să faci în continuare. De asemenea, reduce oboseala, pentru că nu jonglezi mental cu 20 de sarcini neterminate.

Dacă îți construiești o companie, prioritățile tale de top pot include depunerea documentelor de constituire, pregătirea unui acord de operare, verificarea termenelor de conformitate, configurarea conturilor bancare sau obținerea primilor clienți. Aceste sarcini contează mult mai mult decât golirea inboxului.

3. Blochează timp pentru munca cu valoare mare

Munca importantă rar se întâmplă din întâmplare. Are nevoie de timp protejat.

Blocarea timpului este una dintre cele mai simple metode de a te asigura că cele mai bune ore sunt dedicate celei mai bune munci.

Rezervă perioade specifice pentru sarcini care necesită concentrare, cum ar fi:

• Planificarea strategică
• Comunicarea cu clienții
• Dezvoltarea produsului
• Contactarea potențialilor clienți
• Revizuirea conformității
• Gestionarea financiară

În timpul acestor blocuri, evită să alternezi între sarcini fără legătură între ele. Schimbarea contextului te încetinește și face mai dificilă finalizarea muncii semnificative.

Pentru mulți antreprenori, diminețile sunt cel mai bun moment pentru munca profundă. Momentul exact contează mai puțin decât consecvența. Dacă rezervi aceeași oră în fiecare zi pentru muncă concentrată, obiceiul devine mai ușor de menținut.

4. Deleagă munca ce nu necesită judecata ta

O greșeală frecventă de productivitate este tratarea fiecărei sarcini ca și cum ar trebui făcută personal.

Această abordare poate limita rapid creșterea.

Dacă o sarcină nu necesită expertiza ta unică, poate fi un candidat pentru delegare. Asta include multe responsabilități administrative, repetitive sau de rutină.

Exemplele includ:

• Programări
• Introducere de date
• Suport de bază pentru contabilitate
• Fluxuri de lucru pentru suport clienți
• Formatarea documentelor
• Emailuri de urmărire de rutină

Delegarea nu înseamnă evitarea responsabilității. Înseamnă protejarea atenției tale pentru munca pe care numai tu o poți face.

Dacă îți înființezi o afacere sau gestionezi conformitatea, există și multe sarcini în care un furnizor de servicii de încredere poate ajuta la reducerea fricțiunii. Externalizarea muncii potrivite poate elibera timp pentru luarea deciziilor, creștere și relații cu clienții.

5. Ia decizii mai bune cu mai puține oscilații emoționale

Productivitatea nu ține doar de planificare. Ține și de judecată.

Când deciziile sunt conduse de stres, frustrare sau teamă, oamenii aleg adesea cea mai rapidă ușurare în locul celei mai inteligente mișcări pe termen lung. Asta poate duce la timp irosit, conflicte și refaceri.

Pentru a reduce deciziile emoționale:

• Fă o pauză înainte de a răspunde la un mesaj dificil
• Revino la obiectiv înainte de a schimba direcția
• Separă urgentul de important
• Evită să iei decizii majore când ești obosit sau distras

Un decident calm este, de regulă, un operator mai eficient. Asta nu înseamnă să ignori presiunea. Înseamnă să folosești suficientă structură încât presiunea să nu-ți controleze comportamentul.

Pentru antreprenori, acest lucru contează în toate domeniile: prețuri, angajări, schimbări de produs, alegerea furnizorilor și deciziile legate de înființarea afacerii.

6. Revizuiește-ți munca pentru integritate și acuratețe

A face lucrurile repede nu este același lucru cu a le face bine.

O sarcină finalizată cu erori creează mai multă muncă mai târziu. O decizie grăbită poate provoca probleme care puteau fi evitate. Un detaliu omis poate duce la întârzieri care costă timp și bani.

Construiește-ți obiceiul de a-ți verifica munca înainte de a merge mai departe.

Uită-te după:

• Informații lipsă
• Detalii inconsistente
• Pași de urmărire neclari
• Probleme de conformitate
• Termene pe care le-ai putea fi trecut cu vederea

Acest lucru este deosebit de important pentru fondatorii care gestionează responsabilități legale și administrative. Când depui documente de afaceri, actualizezi evidențele companiei sau pregătești materiale operaționale, acuratețea nu este opțională.

Integritatea contează și într-un sens mai larg. Dacă promiți că vei face ceva, fă acel lucru. Dacă spui că vei reveni cu un răspuns, revino. Execuția de încredere construiește încredere, iar încrederea susține succesul pe termen lung al afacerii.

7. Ține un plan scris, nu doar unul mental

Memoria nu este o strategie.

Dacă un obiectiv contează, pune-l în scris.

Un plan scris te ajută să:

• Clarifici ce trebuie să se întâmple
• Vezi dependențele și termenele limită
• Urmărești progresul în timp
• Reduci aglomerația mentală
• Identifici mai repede blocajele

Planul tău nu trebuie să fie complicat. De fapt, de obicei, simplitatea este mai bună. Un plan pe o singură pagină, cu etape, responsabili și termene limită, este adesea mai util decât un spreadsheet uriaș pe care nimeni nu-l verifică.

Pentru o afacere nouă, planul scris ar putea include:

• Alegerea structurii afacerii
• Depunerea actelor de înființare
• Cererea pentru EIN
• Configurarea agentului înregistrat
• Deschiderea contului bancar
• Lansarea site-ului
• Primele acțiuni de contactare a clienților

Odată ce planul este vizibil, îl poți gestiona. Ce rămâne în minte este ușor de uitat. Ce este scris poate fi îmbunătățit.

8. Evaluează-ți progresul în mod regulat

Mulți oameni așteaptă până când o problemă devine evidentă înainte să-și revizuiască performanța. Până atunci, daunele sunt adesea mai greu de reparat.

Autoevaluarea regulată împiedică transformarea problemelor mici în unele majore.

La sfârșitul fiecărei săptămâni sau luni, întreabă-te:

• Ce a dus afacerea înainte?
• Ce a consumat timp fără să creeze valoare?
• Ce ar trebui să opresc?
• Ce ar trebui să fac mai des?
• Ce pot delega în continuare?
• Ce priorități au fost ignorate?

Scopul nu este să te critici. Scopul este să înveți ce funcționează cu adevărat.

Acest tip de analiză îi ajută pe antreprenori să-și rafineze sistemele, să-și protejeze atenția și să-și îmbunătățească rezultatele în timp.

Un sistem zilnic simplu pentru o execuție mai bună

Dacă vrei o modalitate practică de a aplica aceste idei, folosește acest flux de lucru zilnic:

1. Revizuiește obiectivul principal al afacerii pentru ziua respectivă.
2. Alege o sarcină care avansează direct acel obiectiv.
3. Blochează în calendar prima sesiune de muncă concentrată.
4. Finalizează sarcina cu cea mai mare valoare înainte de a verifica mesajele.
5. Deleagă sau amână sarcinile care nu necesită implicarea ta directă.
6. Verifică-ți munca pentru acuratețe înainte de a încheia ziua.
7. Încheie ziua notând următoarea prioritate.

Acest sistem este simplu, dar funcționează pentru că te obligă să-ți aloci atenția acolo unde contează cel mai mult.

De ce contează acest lucru pentru fondatori și micile afaceri

Când construiești o afacere în Statele Unite, lista de lucruri de făcut nu se termină niciodată cu adevărat. Există mereu un email în plus, un formular în plus, o decizie în plus, o sarcină în plus. Fără o metodă clară, este ușor să confunzi urgența cu importanța.

A face lucrurile corect înseamnă să construiești o afacere bazată pe acțiune atentă, nu pe reacție constantă.

Acest lucru este cu atât mai adevărat în timpul constituirii companiei și al operațiunilor timpurii. Un fondator care își gestionează bine timpul este mai bine poziționat să se ocupe de configurarea legală, responsabilitățile de conformitate, creșterea bazei de clienți și planificarea financiară fără să fie copleșit.

O productivitate mai bună nu vine din a munci non-stop. Vine din a te asigura că munca pe care o faci chiar contează.

Gânduri finale

Există doar un număr limitat de ore într-o zi, iar fiecare antreprenor trebuie să facă alegeri despre cum le folosește. Cheia nu este să faci mai multe lucruri. Cheia este să faci lucrurile potrivite, în ordinea potrivită, cu nivelul potrivit de concentrare.

Dacă îți organizezi timpul, prioritizezi rezultatele, îți protejezi concentrarea, delegi cu înțelepciune și îți revizuiești progresul în mod regulat, vei consuma mai puțină energie și vei crea rezultate mai bune.

Acesta este adevăratul sens al ideii de a face lucrurile corect.