8 cách thực tế để doanh nhân hoàn thành công việc đúng cách

Doanh nhân hiếm khi gặp khó khăn vì thiếu tham vọng. Thường thì họ gặp khó khăn vì ngày làm việc bị lấp đầy bởi những việc không tạo ra tiến bộ thực sự. Email, cuộc gọi, những chỉnh sửa nhỏ và các công việc giá trị thấp có thể chiếm trọn cả một tuần trong khi những việc quan trọng nhất vẫn chưa được đụng tới.

Đó là lý do vì sao việc hoàn thành công việc đúng cách lại quan trọng. Không chỉ là bận rộn. Mà là đưa ra những lựa chọn có chủ đích để thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên, bảo vệ thời gian của bạn và tạo ra động lực bền vững.

Với những người sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và bất kỳ ai đang xây dựng công ty tại Hoa Kỳ, tư duy này đặc biệt quan trọng. Khi bạn đang khởi nghiệp hoặc quản lý doanh nghiệp, thời gian là một trong những tài sản quý giá nhất của bạn. Mỗi giờ dành cho sai việc là một giờ không dành cho tăng trưởng, tuân thủ, chăm sóc khách hàng, bán hàng hoặc chiến lược.

Tin tốt là năng suất tốt hơn không đòi hỏi một hệ thống phức tạp. Nó bắt đầu từ vài thói quen kỷ luật giúp bạn tập trung vào đúng việc, giảm ma sát và làm cho mỗi ngày hiệu quả hơn.

1. Bắt đầu từ kết quả, không phải từ hoạt động

Nhiều người lập kế hoạch ngày làm việc bằng cách liệt kê các nhiệm vụ trước rồi mới nghĩ đến mục tiêu sau. Cách làm đó thường dẫn đến việc chuyển động liên tục nhưng không tạo ra tiến triển có ý nghĩa.

Thay vào đó, hãy bắt đầu từ kết quả bạn muốn tạo ra.

Hãy tự hỏi:

• Kết quả nào là quan trọng nhất trong tuần này?
• Nhiệm vụ nào sẽ đưa doanh nghiệp đến gần kết quả đó nhất?
• Việc gì có thể trì hoãn, giao cho người khác hoặc loại bỏ?

Khi bạn lập kế hoạch từ kết quả đi ngược lại, lịch làm việc của bạn sẽ trở thành công cụ tạo tiến triển thay vì chỉ là bản ghi cho thấy bạn bận rộn. Điều này đặc biệt hữu ích cho chủ doanh nghiệp cần cân bằng giữa các nhiệm vụ thành lập công ty, vận hành, tiếp thị và chiến lược dài hạn.

Một nguyên tắc đơn giản là: nếu một nhiệm vụ không hỗ trợ kết quả ưu tiên cao nhất của bạn, nó không nên điều khiển lịch trình của bạn.

2. Dùng danh sách ưu tiên hằng ngày với giới hạn ngắn

Danh sách việc dài tạo cảm giác như bạn đang rất năng suất. Thực tế, chúng thường che mất phần việc quan trọng nhất dưới một đống mục ưu tiên thấp.

Cách tốt hơn là giới hạn danh sách ưu tiên hằng ngày chỉ còn vài mục thật sự có ý nghĩa.

Hãy thử cấu trúc này:

• 1 nhiệm vụ ưu tiên, nếu hoàn thành nó thì ngày hôm đó có thể xem là thành công
• 2 đến 3 nhiệm vụ hỗ trợ giúp tiến gần đến nhiệm vụ ưu tiên
• Một danh sách nhỏ các việc duy trì thường xuyên

Cách này giúp bạn tập trung vào thực thi thay vì liên tục phải quyết định tiếp theo làm gì. Nó cũng giảm mệt mỏi vì bạn không phải xử lý trong đầu 20 việc chưa xong.

Nếu bạn đang xây dựng công ty, những ưu tiên hàng đầu có thể bao gồm nộp hồ sơ thành lập, chuẩn bị operating agreement, xem lại các hạn tuân thủ, thiết lập tài khoản ngân hàng hoặc tiếp cận khách hàng đầu tiên. Những việc đó quan trọng hơn nhiều so với việc dọn hộp thư đến.

3. Chặn thời gian cho công việc giá trị cao

Công việc quan trọng hiếm khi xảy ra một cách ngẫu nhiên. Nó cần có thời gian được bảo vệ.

Chặn thời gian là một trong những cách đơn giản nhất để đảm bảo những giờ tốt nhất của bạn được dành cho công việc tốt nhất.

Hãy dành ra những khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung, chẳng hạn như:

• Lập kế hoạch chiến lược
• Giao tiếp với khách hàng
• Phát triển sản phẩm
• Tiếp cận bán hàng
• Rà soát tuân thủ
• Quản lý tài chính

Trong các khoảng thời gian đó, tránh chuyển qua lại giữa những việc không liên quan. Việc đổi ngữ cảnh làm bạn chậm lại và khiến việc hoàn thành công việc có ý nghĩa trở nên khó hơn.

Với nhiều doanh nhân, buổi sáng là thời điểm tốt nhất cho công việc tập trung sâu. Thời điểm cụ thể không quan trọng bằng tính nhất quán. Nếu bạn dành cùng một khung giờ mỗi ngày cho công việc tập trung, thói quen đó sẽ dễ duy trì hơn.

4. Giao việc không cần đến phán đoán của bạn cho người khác

Một lỗi năng suất phổ biến là xem mọi nhiệm vụ đều phải tự mình làm.

Cách tiếp cận đó có thể nhanh chóng giới hạn tăng trưởng.

Nếu một việc không đòi hỏi chuyên môn đặc thù của bạn, nó có thể là ứng viên để giao cho người khác. Điều đó bao gồm nhiều trách nhiệm hành chính, lặp lại hoặc mang tính thường quy.

Ví dụ:

• Lên lịch
• Nhập dữ liệu
• Hỗ trợ kế toán cơ bản
• Quy trình chăm sóc khách hàng
• Định dạng tài liệu
• Email theo dõi định kỳ

Giao việc không phải là né tránh trách nhiệm. Đó là cách bảo vệ sự tập trung của bạn cho những công việc chỉ bạn mới có thể làm.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp hoặc quản lý tuân thủ, cũng có nhiều việc mà một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy có thể giúp giảm ma sát. Thuê ngoài đúng phần việc có thể giải phóng thời gian cho việc ra quyết định, tăng trưởng và xây dựng quan hệ khách hàng.

5. Ra quyết định tốt hơn bằng cách giảm dao động cảm xúc

Năng suất không chỉ là chuyện lập kế hoạch. Nó còn là chuyện phán đoán.

Khi quyết định bị chi phối bởi căng thẳng, thất vọng hoặc sợ hãi, con người thường chọn cách giải tỏa nhanh nhất thay vì phương án dài hạn thông minh nhất. Điều đó có thể dẫn đến lãng phí thời gian, xung đột và phải làm lại.

Để giảm việc ra quyết định theo cảm xúc:

• Dừng lại trước khi phản hồi một tin nhắn khó
• Nhìn lại mục tiêu trước khi đổi hướng
• Phân biệt việc khẩn cấp với việc quan trọng
• Tránh đưa ra các quyết định lớn khi mệt mỏi hoặc bị xao nhãng

Một người ra quyết định điềm tĩnh thường là một người vận hành hiệu quả hơn. Điều đó không có nghĩa là phớt lờ áp lực. Nó có nghĩa là dùng đủ cấu trúc để áp lực không điều khiển hành vi của bạn.

Với doanh nhân, điều này quan trọng trong mọi lĩnh vực: định giá, tuyển dụng, thay đổi sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp và các quyết định liên quan đến thành lập doanh nghiệp.

6. Rà soát công việc để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn

Làm nhanh không đồng nghĩa với làm tốt.

Một nhiệm vụ hoàn thành với lỗi sẽ tạo thêm việc về sau. Một quyết định vội vàng có thể gây ra vấn đề có thể tránh được. Một chi tiết bị bỏ sót có thể dẫn đến chậm trễ và tốn thời gian, tiền bạc.

Hãy xây dựng thói quen kiểm tra lại công việc trước khi chuyển sang việc khác.

Hãy chú ý đến:

• Thông tin bị thiếu
• Chi tiết không nhất quán
• Các bước tiếp theo chưa rõ ràng
• Vấn đề tuân thủ
• Những hạn chót bạn có thể đã bỏ lỡ

Điều này đặc biệt quan trọng với những người sáng lập đang xử lý trách nhiệm pháp lý và hành chính. Khi bạn nộp hồ sơ doanh nghiệp, cập nhật hồ sơ công ty hoặc chuẩn bị tài liệu vận hành, độ chính xác là điều không thể tùy ý.

Tính toàn vẹn cũng quan trọng ở nghĩa rộng hơn. Nếu bạn hứa sẽ làm điều gì đó, hãy làm. Nếu bạn nói sẽ phản hồi, hãy phản hồi. Thực thi đáng tin cậy tạo ra niềm tin, và niềm tin hỗ trợ thành công lâu dài của doanh nghiệp.

7. Giữ một kế hoạch bằng văn bản, không chỉ trong đầu

Trí nhớ không phải là chiến lược.

Nếu một mục tiêu quan trọng, hãy viết nó ra.

Một kế hoạch bằng văn bản giúp bạn:

• Làm rõ điều cần xảy ra
• Thấy được các phụ thuộc và hạn chót
• Theo dõi tiến độ theo thời gian
• Giảm sự lộn xộn trong đầu
• Nhận diện điểm nghẽn nhanh hơn

Kế hoạch của bạn không cần phức tạp. Thực ra, càng đơn giản thường càng tốt. Một kế hoạch một trang với các mốc, người phụ trách và hạn chót thường hữu ích hơn nhiều so với một bảng tính khổng lồ mà không ai xem.

Với một doanh nghiệp mới, kế hoạch bằng văn bản của bạn có thể bao gồm:

• Lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp
• Nộp hồ sơ thành lập
• Nộp đơn xin EIN
• Thiết lập registered agent
• Mở tài khoản ngân hàng
• Ra mắt website
• Tiếp cận những khách hàng đầu tiên

Khi kế hoạch đã hiển thị, bạn có thể quản lý nó. Những gì chỉ nằm trong đầu thì dễ bị quên. Những gì được ghi ra có thể được cải thiện.

8. Đánh giá tiến độ thường xuyên

Nhiều người chờ đến khi vấn đề trở nên rõ ràng mới xem lại hiệu suất của mình. Đến lúc đó, thiệt hại thường khó khắc phục hơn.

Tự đánh giá thường xuyên giúp các vấn đề nhỏ không trở thành vấn đề lớn.

Vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng, hãy tự hỏi:

• Điều gì đã thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên?
• Điều gì đã tiêu tốn thời gian nhưng không tạo ra giá trị?
• Tôi nên ngừng làm gì?
• Tôi nên làm gì thường xuyên hơn?
• Tôi có thể giao thêm việc gì?
• Những ưu tiên nào đã bị bỏ qua?

Mục tiêu không phải là tự chỉ trích. Mục tiêu là học ra điều gì thực sự hiệu quả.

Kiểu rà soát này giúp doanh nhân tinh chỉnh hệ thống của mình, bảo vệ sự tập trung và cải thiện kết quả theo thời gian.

Một hệ thống hằng ngày đơn giản để thực thi tốt hơn

Nếu bạn muốn một cách thực tế để áp dụng các ý tưởng này, hãy dùng quy trình hằng ngày sau:

1. Xem lại mục tiêu kinh doanh hàng đầu trong ngày.
2. Chọn một nhiệm vụ trực tiếp thúc đẩy mục tiêu đó.
3. Chặn thời gian cho phiên làm việc tập trung đầu tiên.
4. Hoàn thành nhiệm vụ có giá trị cao nhất trước khi kiểm tra tin nhắn.
5. Giao hoặc hoãn những việc không cần sự tham gia trực tiếp của bạn.
6. Kiểm tra độ chính xác của công việc trước khi kết thúc ngày.
7. Cuối ngày, viết ra ưu tiên tiếp theo.

Hệ thống này đơn giản, nhưng hiệu quả vì nó buộc bạn dành sự chú ý vào nơi quan trọng nhất.

Vì sao điều này quan trọng với người sáng lập và doanh nghiệp nhỏ

Khi bạn đang xây dựng một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, danh sách việc cần làm dường như không bao giờ kết thúc. Luôn có thêm email, thêm biểu mẫu, thêm quyết định, thêm nhiệm vụ. Nếu không có phương pháp rõ ràng, rất dễ nhầm lẫn giữa tính khẩn cấp và tính quan trọng.

Hoàn thành công việc đúng cách có nghĩa là xây dựng doanh nghiệp dựa trên hành động có suy nghĩ, không phải phản ứng liên tục.

Điều đó đặc biệt đúng trong giai đoạn thành lập công ty và vận hành ban đầu. Một người sáng lập quản lý thời gian tốt sẽ có vị thế tốt hơn để xử lý việc thiết lập pháp lý, trách nhiệm tuân thủ, tăng trưởng khách hàng và kế hoạch tài chính mà không bị quá tải.

Năng suất tốt hơn không đến từ việc làm việc không ngừng. Nó đến từ việc bảo đảm rằng những gì bạn làm thực sự có ý nghĩa.

Lời kết

Một ngày chỉ có bấy nhiêu giờ, và mỗi doanh nhân đều phải chọn cách sử dụng chúng. Mấu chốt không phải là làm nhiều hơn. Mấu chốt là làm đúng việc, theo đúng thứ tự, với mức độ tập trung phù hợp.

Nếu bạn tổ chức thời gian, ưu tiên theo kết quả, bảo vệ sự tập trung, giao việc khôn ngoan và rà soát tiến độ thường xuyên, bạn sẽ tiêu tốn ít năng lượng hơn nhưng tạo ra kết quả tốt hơn.

Đó mới là ý nghĩa thực sự của việc hoàn thành công việc đúng cách.