8 Cara Praktikal untuk Usahawan Menyelesaikan Tugas dengan Betul

Usahawan jarang menghadapi masalah kerana mereka kurang bercita-cita. Lebih kerap, mereka bergelut kerana hari-hari mereka dipenuhi dengan aktiviti yang tidak menghasilkan kemajuan sebenar. E-mel, panggilan, pembaikan kecil dan tugas bernilai rendah boleh memakan seluruh minggu sementara kerja yang paling penting masih belum disentuh.

Sebab itu, menyelesaikan tugas dengan cara yang betul memang penting. Ia bukan sekadar tentang sibuk. Ia tentang membuat pilihan yang disengajakan yang memajukan perniagaan, melindungi masa anda dan mewujudkan momentum yang berkekalan.

Bagi pengasas, pemilik perniagaan kecil dan sesiapa sahaja yang membina syarikat di Amerika Syarikat, pemikiran ini sangat penting. Apabila anda melancarkan atau mengurus perniagaan, masa anda ialah salah satu aset paling bernilai. Setiap jam yang dihabiskan pada tugas yang salah ialah jam yang tidak digunakan untuk pertumbuhan, pematuhan, perkhidmatan pelanggan, jualan atau strategi.

Berita baiknya ialah produktiviti yang lebih baik tidak memerlukan sistem yang rumit. Ia bermula dengan beberapa tabiat berdisiplin yang membantu anda menumpukan perhatian pada kerja yang betul, mengurangkan halangan dan menjadikan setiap hari lebih berkesan.

1. Mulakan dengan Hasil, Bukan Aktiviti

Ramai orang merancang hari mereka dengan menyenaraikan tugas terlebih dahulu dan memikirkan matlamat kemudian. Pendekatan itu sering membawa kepada pergerakan tanpa kemajuan yang bermakna.

Sebaliknya, mulakan dengan hasil yang anda mahu capai.

Tanya diri anda:

• Apakah hasil yang paling penting minggu ini?
• Tugas yang manakah akan membawa perniagaan lebih dekat kepada hasil itu?
• Apakah yang boleh ditangguh, diwakilkan atau dihapuskan?

Apabila anda merancang dari hasil ke belakang, kalendar anda menjadi alat untuk kemajuan, bukan rekod kesibukan. Ini amat berguna bagi pemilik perniagaan yang perlu mengimbangi tugas penubuhan, operasi, pemasaran dan strategi jangka panjang.

Satu peraturan mudah membantu: jika sesuatu tugas tidak menyokong hasil keutamaan tertinggi anda, ia tidak sepatutnya mengawal jadual anda.

2. Gunakan Senarai Keutamaan Harian dengan Had yang Pendek

Senarai tugas yang panjang mewujudkan ilusi produktiviti. Pada hakikatnya, ia sering menyembunyikan kerja paling penting di bawah timbunan item berkeutamaan rendah.

Pendekatan yang lebih baik ialah mengehadkan senarai keutamaan harian anda kepada beberapa item yang benar-benar bermakna.

Cuba struktur ini:

• 1 tugas keutamaan yang akan menjadikan hari itu berjaya walaupun tiada perkara lain disiapkan
• 2 hingga 3 tugas sokongan yang memajukan tugas keutamaan
• Senarai kecil tugas penyelenggaraan rutin

Ini membantu anda kekal fokus pada pelaksanaan, bukannya sentiasa memikirkan apa yang perlu dilakukan seterusnya. Ia juga mengurangkan keletihan kerana anda tidak perlu mengurus 20 tugas yang belum selesai dalam fikiran.

Jika anda sedang membina syarikat, keutamaan utama anda mungkin termasuk memfailkan dokumen penubuhan, menyediakan perjanjian operasi, menyemak tarikh akhir pematuhan, menyediakan perbankan atau mendapatkan pelanggan pertama anda. Tugas-tugas itu jauh lebih penting daripada membersihkan peti masuk.

3. Blokkan Masa untuk Kerja Bernilai Tinggi

Kerja penting jarang berlaku secara kebetulan. Ia memerlukan masa yang dilindungi.

Time blocking ialah salah satu cara paling mudah untuk memastikan waktu terbaik anda digunakan untuk kerja terbaik anda.

Sediakan tempoh tertentu untuk tugas yang memerlukan tumpuan, seperti:

• Perancangan strategik
• Komunikasi pelanggan
• Pembangunan produk
• Jangkauan jualan
• Semakan pematuhan
• Pengurusan kewangan

Semasa blok masa itu, elakkan bertukar antara tugas yang tidak berkaitan. Pertukaran konteks memperlahankan anda dan menyukarkan kerja yang bermakna untuk disiapkan.

Bagi kebanyakan usahawan, waktu pagi ialah masa terbaik untuk kerja mendalam. Masa yang tepat kurang penting berbanding konsistensi. Jika anda memperuntukkan masa yang sama setiap hari untuk kerja fokus, tabiat itu akan menjadi lebih mudah dikekalkan.

4. Wakilkan Kerja yang Tidak Memerlukan Pertimbangan Anda

Kesilapan produktiviti yang biasa ialah menganggap setiap tugas mesti dilakukan sendiri.

Pendekatan itu boleh mengehadkan pertumbuhan dengan cepat.

Jika sesuatu tugas tidak memerlukan kepakaran unik anda, ia mungkin sesuai untuk diwakilkan. Ini termasuk banyak tanggungjawab pentadbiran, berulang atau rutin.

Contohnya termasuk:

• Menjadualkan
• Kemasukan data
• Sokongan perakaunan asas
• Aliran kerja sokongan pelanggan
• Pemformatan dokumen
• E-mel susulan rutin

Mewakilkan bukan bermaksud mengelak tanggungjawab. Ia bermaksud melindungi perhatian anda untuk kerja yang hanya anda boleh lakukan.

Jika anda sedang menubuhkan perniagaan atau mengurus pematuhan, terdapat juga banyak tugas yang boleh dibantu oleh penyedia perkhidmatan yang dipercayai untuk mengurangkan halangan. Penyumberan luar kerja yang sesuai boleh membebaskan masa untuk membuat keputusan, pertumbuhan dan hubungan pelanggan.

5. Buat Keputusan yang Lebih Baik dengan Lebih Sedikit Perubahan Emosi

Produktiviti bukan hanya tentang perancangan. Ia juga tentang pertimbangan.

Apabila keputusan didorong oleh tekanan, kekecewaan atau ketakutan, orang sering memilih kelegaan paling cepat dan bukannya tindakan jangka panjang yang paling bijak. Itu boleh membawa kepada pembaziran masa, konflik dan kerja semula.

Untuk mengurangkan keputusan berasaskan emosi:

• Berhenti seketika sebelum membalas mesej yang sukar
• Semak semula matlamat sebelum menukar hala tuju
• Bezakan perkara yang mendesak daripada yang penting
• Elakkan membuat keputusan besar ketika letih atau terganggu

Pembuat keputusan yang tenang biasanya lebih berkesan dalam operasi. Ini bukan bermaksud mengabaikan tekanan. Ia bermaksud menggunakan struktur yang mencukupi supaya tekanan tidak mengawal tingkah laku anda.

Bagi usahawan, perkara ini penting dalam semua bidang: penetapan harga, pengambilan pekerja, perubahan produk, pemilihan vendor dan pilihan penubuhan perniagaan.

6. Semak Kerja Anda untuk Integriti dan Ketepatan

Melakukan sesuatu dengan cepat tidak sama dengan melakukannya dengan baik.

Tugas yang diselesaikan dengan ralat akan mencipta kerja tambahan kemudian. Keputusan yang tergesa-gesa boleh menyebabkan masalah yang boleh dielakkan. Butiran yang terlepas boleh membawa kepada kelewatan yang menelan masa dan wang.

Bina tabiat menyemak kerja anda sebelum beralih ke perkara seterusnya.

Perhatikan:

• Maklumat yang hilang
• Butiran yang tidak konsisten
• Langkah susulan yang tidak jelas
• Isu pematuhan
• Tarikh akhir yang mungkin anda terlepas pandang

Ini sangat penting bagi pengasas yang mengendalikan tanggungjawab undang-undang dan pentadbiran. Apabila anda memfailkan dokumen perniagaan, mengemas kini rekod syarikat atau menyediakan bahan operasi, ketepatan bukan pilihan.

Integriti juga penting dalam erti yang lebih luas. Jika anda berjanji untuk melakukan sesuatu, lakukanlah. Jika anda kata anda akan membuat susulan, lakukan susulan itu. Pelaksanaan yang boleh dipercayai membina kepercayaan, dan kepercayaan menyokong kejayaan perniagaan jangka panjang.

7. Simpan Pelan Bertulis, Bukan Sekadar dalam Minda

Ingatan bukan strategi.

Jika sesuatu matlamat itu penting, tuliskannya.

Pelan bertulis membantu anda:

• Menjelaskan apa yang perlu berlaku
• Melihat kebergantungan dan tarikh akhir
• Menjejak kemajuan dari semasa ke semasa
• Mengurangkan kekusutan mental
• Mengenal pasti halangan dengan lebih cepat

Pelan anda tidak perlu rumit. Sebenarnya, yang lebih ringkas biasanya lebih baik. Pelan satu halaman dengan pencapaian, pemilik dan tarikh akhir selalunya lebih berguna daripada hamparan besar yang tidak pernah dibuka.

Bagi perniagaan baharu, pelan bertulis anda mungkin merangkumi:

• Pemilihan struktur perniagaan
• Pemfailan penubuhan
• Permohonan EIN
• Penyediaan ejen berdaftar
• Pembukaan akaun bank
• Pelancaran laman web
• Jangkauan pelanggan pertama

Apabila pelan itu kelihatan, anda boleh menguruskannya. Apa yang hanya tersimpan dalam kepala mudah dilupakan. Apa yang ditulis boleh diperbaiki.

8. Nilai Kemajuan Anda Secara Berkala

Ramai orang menunggu sehingga masalah menjadi jelas sebelum mereka menyemak prestasi mereka. Pada ketika itu, kerosakan sering lebih sukar diperbaiki.

Penilaian kendiri yang berkala menghalang masalah kecil daripada menjadi besar.

Pada akhir setiap minggu atau bulan, tanya:

• Apakah yang memajukan perniagaan?
• Apakah yang memakan masa tanpa menghasilkan nilai?
• Apakah yang patut saya hentikan?
• Apakah yang patut saya lakukan dengan lebih kerap?
• Apakah yang boleh saya wakilkan seterusnya?
• Keutamaan yang manakah telah diabaikan?

Matlamatnya bukan untuk mengkritik diri sendiri. Matlamatnya ialah untuk belajar apa yang benar-benar berkesan.

Semakan seperti ini membantu usahawan memperhalus sistem mereka, melindungi perhatian mereka dan meningkatkan hasil dari semasa ke semasa.

Sistem Harian yang Mudah untuk Pelaksanaan Lebih Baik

Jika anda mahukan cara praktikal untuk menggunakan idea ini, gunakan aliran kerja harian berikut:

1. Semak matlamat perniagaan utama anda untuk hari itu.
2. Pilih satu tugas yang secara langsung memajukan matlamat itu.
3. Blokkan masa untuk sesi kerja fokus yang pertama.
4. Selesaikan tugas bernilai tertinggi sebelum menyemak mesej.
5. Wakilkan atau tangguhkan tugas yang tidak memerlukan input langsung anda.
6. Semak kerja anda untuk ketepatan sebelum menutup hari.
7. Akhiri hari dengan menulis keutamaan seterusnya.

Sistem ini ringkas, tetapi berkesan kerana ia memaksa anda menggunakan perhatian pada perkara yang paling penting.

Mengapa Ini Penting untuk Pengasas dan Perniagaan Kecil

Apabila anda membina perniagaan di Amerika Syarikat, senarai tugas tidak pernah benar-benar habis. Sentiasa ada e-mel lain, borang lain, keputusan lain, tugas lain. Tanpa kaedah yang jelas, mudah untuk mengelirukan keutamaan dengan keperluan segera.

Menyelesaikan tugas dengan cara yang betul bermaksud membina perniagaan berdasarkan tindakan yang difikirkan dengan teliti, bukan reaksi yang berterusan.

Ini lebih penting semasa penubuhan syarikat dan operasi peringkat awal. Seorang pengasas yang mengurus masa dengan baik lebih bersedia untuk mengendalikan persediaan undang-undang, tanggungjawab pematuhan, pertumbuhan pelanggan dan perancangan kewangan tanpa menjadi terlalu terbeban.

Produktiviti yang lebih baik tidak datang daripada bekerja tanpa henti. Ia datang daripada memastikan kerja yang anda lakukan benar-benar bermakna.

Penutup

Hanya ada sejumlah jam dalam sehari, dan setiap usahawan perlu membuat pilihan tentang cara menggunakannya. Kuncinya bukan melakukan lebih banyak perkara. Kuncinya ialah melakukan perkara yang betul, dalam urutan yang betul, dengan tahap tumpuan yang betul.

Jika anda menyusun masa anda, mengutamakan hasil, melindungi tumpuan, mendelegasikan dengan bijak dan menyemak kemajuan anda secara berkala, anda akan menggunakan kurang tenaga dan menghasilkan keputusan yang lebih baik.

Itulah makna sebenar menyelesaikan tugas dengan cara yang betul.