8 gyakorlati módszer, amellyel az entrepreneurs helyesen végzik el a teendőiket

Az entrepreneurs ritkán azért küzdenek, mert hiányzik belőlük a lendület. Sokkal gyakrabban azért, mert a napjaik olyan tevékenységekkel telnek meg, amelyek nem hoznak valódi előrelépést. Az e-mailek, hívások, kisebb javítások és alacsony értékű feladatok egy teljes hetet is felemészthetnek, miközben a legfontosabb munka érintetlen marad.

Ezért fontos, hogy a teendőket a megfelelő módon végezzük el. Ez nem csupán azt jelenti, hogy elfoglaltak vagyunk. Azt jelenti, hogy tudatos döntéseket hozunk, amelyek előreviszik a vállalkozást, védik az időnket, és tartós lendületet teremtenek.

Az alapítók, a kisvállalkozók és bárki számára, aki az Egyesült Államokban épít céget, ez a szemlélet különösen fontos. Amikor vállalkozást indítasz vagy irányítasz, az időd az egyik legértékesebb erőforrásod. Minden óra, amelyet rossz feladatra fordítasz, egy olyan óra, amely nem jut növekedésre, megfelelőségre, ügyfélszolgálatra, értékesítésre vagy stratégiára.

A jó hír az, hogy a jobb termelékenységhez nincs szükség bonyolult rendszerre. Néhány fegyelmezett szokással kezdődik, amelyek segítenek a megfelelő munkára összpontosítani, csökkenteni a súrlódást, és hatékonyabbá tenni a napot.

1. Az eredménnyel kezdd, ne a tevékenységgel

Sokan úgy tervezik meg a napjukat, hogy először a feladatokat sorolják fel, és csak utána gondolnak a célokra. Ez a megközelítés gyakran vezet mozgáshoz valódi előrelépés nélkül.

Ehelyett azzal kezdd, hogy milyen eredményt szeretnél létrehozni.

Kérdezd meg magadtól:

• Melyik eredmény a legfontosabb ezen a héten?
• Melyik feladat viszi a vállalkozást a legközelebb ehhez az eredményhez?
• Mit lehet elhalasztani, delegálni vagy megszüntetni?

Ha az eredményből visszafelé tervezel, a naptárad az előrehaladás eszközévé válik, nem pedig a foglaltság naplójává. Ez különösen hasznos azoknak a vállalkozóknak, akiknek egyensúlyt kell tartaniuk az alapítási feladatok, az üzemeltetés, a marketing és a hosszú távú stratégia között.

Egy egyszerű szabály segít: ha egy feladat nem támogatja a legfontosabb eredményedet, akkor nem irányíthatja az időbeosztásodat.

2. Használj napi prioritási listát rövid korláttal

A hosszú feladatlisták a produktivitás látszatát keltik. Valójában gyakran elrejtik a legfontosabb munkát az alacsony prioritású teendők halmaza alatt.

Jobb megoldás, ha a napi prioritási listát néhány valóban fontos elemre korlátozod.

Próbáld ezt a felépítést:

• 1 kiemelt feladat, amely akkor is sikeressé teszi a napot, ha mást nem végzel el
• 2-3 támogató feladat, amelyek előreviszik a kiemelt feladatot
• Egy kis lista a rutin karbantartási teendőkről

Ez segít a végrehajtásra összpontosítani, ahelyett hogy folyamatosan azon gondolkodnál, mi következzen. Az is csökkenti a fáradtságot, mert nem kell fejben 20 befejezetlen feladatot egyszerre kezelned.

Ha vállalkozást építesz, a legfontosabb prioritásaid közé tartozhatnak az alapítási dokumentumok benyújtása, az alapító okirat elkészítése, a megfelelőségi határidők áttekintése, a banki ügyintézés előkészítése vagy az első ügyfelek megszerzése. Ezek sokkal fontosabbak, mint a bejövő levelek ürítése.

3. Blokkolj időt a nagy értékű munkára

A fontos munka ritkán történik meg magától. Védett időre van szüksége.

Az időblokkolás az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy a legjobb óráidat a legjobb munkára fordítsd.

Tervezz be konkrét időszakokat az olyan feladatokra, amelyek koncentrációt igényelnek, például:

• Stratégiai tervezés
• Ügyfélkommunikáció
• Termékfejlesztés
• Értékesítési megkeresések
• Megfelelőségi ellenőrzés
• Pénzügyi menedzsment

Ezekben az idősávokban kerüld az egymástól független feladatok közötti váltogatást. A kontextusváltás lassít, és megnehezíti a valóban fontos munka befejezését.

Sok vállalkozó számára a reggel a legjobb idő a mély munkára. A pontos időpontnál fontosabb az állandóság. Ha minden nap ugyanarra az időre foglalsz le egy fókuszált munkablokkot, a szokás könnyebben fenntarthatóvá válik.

4. Delegálj olyan munkát, amelyhez nincs szükség a saját döntésedre

Gyakori termelékenységi hiba, ha minden feladatot úgy kezelünk, mintha személyesen kellene elvégezni.

Ez a hozzáállás gyorsan korlátozhatja a növekedést.

Ha egy feladat nem igényli a te egyedi szakértelmedet, jó jelölt lehet delegálásra. Ez sok adminisztratív, ismétlődő vagy rutin jellegű feladatra igaz.

Példák:

• Ütemezés
• Adatbevitel
• Alap könyvelési támogatás
• Ügyfélszolgálati folyamatok
• Dokumentumok formázása
• Rutin követő e-mailek

A delegálás nem a felelősség elkerüléséről szól. Arról szól, hogy megőrizd a figyelmedet azokra a feladatokra, amelyeket csak te tudsz elvégezni.

Ha vállalkozást alapítasz vagy megfelelőségi feladatokat kezelsz, sok olyan teendő is van, amelyben egy megbízható szolgáltató csökkentheti a súrlódást. A megfelelő munka kiszervezése időt szabadíthat fel a döntéshozatalra, a növekedésre és az ügyfélkapcsolatokra.

5. Hozz jobb döntéseket kevesebb érzelmi kilengéssel

A produktivitás nemcsak tervezés kérdése. A döntéshozatal is része.

Amikor a döntéseket stressz, frusztráció vagy félelem irányítja, az emberek gyakran a leggyorsabb megkönnyebbülést választják a hosszú távon legjobb lépés helyett. Ez időpazarláshoz, konfliktushoz és ismételt munkához vezethet.

Az érzelmi döntéshozatal csökkentéséhez:

• Állj meg, mielőtt válaszolnál egy nehéz üzenetre
• Térj vissza a célhoz, mielőtt irányt váltasz
• Különítsd el a sürgőset a fontosról
• Kerüld a nagy döntések meghozatalát fáradtan vagy szétszórtan

A nyugodt döntéshozó általában hatékonyabb működtető. Ez nem azt jelenti, hogy figyelmen kívül hagyja a nyomást. Inkább azt, hogy elég struktúrát használ ahhoz, hogy a nyomás ne irányítsa a viselkedését.

Vállalkozók esetében ez minden területen számít: árképzés, felvétel, termékváltoztatások, beszállítók kiválasztása és üzletalapítási döntések.

6. Ellenőrizd a munkádat pontosság és integritás szempontjából

Gyorsan dolgozni nem ugyanaz, mint jól dolgozni.

Egy hibákkal lezárt feladat később több munkát okoz. Egy elhamarkodott döntés elkerülhető problémákhoz vezethet. Egy kihagyott részlet késedelmeket okozhat, amelyek időbe és pénzbe kerülnek.

Építsd be azt a szokást, hogy ellenőrzöd a munkádat, mielőtt továbblépsz.

Nézd át a következőket:

• Hiányzó információk
• Ellentmondó részletek
• Nem egyértelmű következő lépések
• Megfelelőségi problémák
• Elmulasztott határidők

Ez különösen fontos azoknak az alapítóknak, akik jogi és adminisztratív feladatokat kezelnek. Amikor üzleti dokumentumokat nyújtasz be, cégnyilvántartásokat frissítesz vagy működési anyagokat készítesz, a pontosság nem opcionális.

Az integritás tágabb értelemben is számít. Ha megígéred, hogy megteszel valamit, tedd meg. Ha azt mondod, hogy visszajelzel, akkor jelezz vissza. A megbízható végrehajtás bizalmat épít, a bizalom pedig támogatja a hosszú távú üzleti sikert.

7. Írj le egy tervet, ne csak fejben tartsd

Az emlékezet nem stratégia.

Ha egy cél fontos, írd le.

Az írásos terv segít abban, hogy:

• Tisztázd, minek kell történnie
• Lásd a függőségeket és határidőket
• Kövesd a haladást az idő során
• Csökkentsd a mentális terhelést
• Gyorsabban azonosítsd a szűk keresztmetszeteket

A tervednek nem kell bonyolultnak lennie. Valójában általában az egyszerűbb a jobb. Egy egylapos terv mérföldkövekkel, felelősökkel és határidőkkel gyakran hasznosabb, mint egy hatalmas táblázat, amelyet senki sem néz meg.

Egy új vállalkozás esetében az írásos terved tartalmazhatja például:

• Vállalkozási forma kiválasztása
• Alapítási bejelentés
• EIN igénylése
• Bejegyzett ügynök beállítása
• Bankszámla nyitása
• Weboldal indítása
• Első ügyfélszerzés

Ha a terv látható, tudod kezelni. Ami a fejedben van, azt könnyű elfelejteni. Ami le van írva, azt lehet fejleszteni.

8. Rendszeresen értékeld a haladásodat

Sokan csak akkor nézik át a teljesítményüket, amikor a probléma már nyilvánvalóvá válik. Addigra a kár gyakran nehezebben javítható.

A rendszeres önértékelés megakadályozza, hogy a kisebb gondok nagy problémává váljanak.

Minden hét vagy hónap végén kérdezd meg magadtól:

• Mi vitte előre a vállalkozást?
• Mi vitt el időt értékteremtés nélkül?
• Mit kellene abbahagynom?
• Mit kellene gyakrabban csinálnom?
• Mit delegálhatok legközelebb?
• Mely prioritások maradtak figyelmen kívül?

A cél nem az, hogy kritizáld magad. A cél az, hogy megtanuld, mi működik valójában.

Ez a fajta áttekintés segít a vállalkozóknak finomítani a rendszereiket, megóvni a figyelmüket és idővel jobb eredményeket elérni.

Egy egyszerű napi rendszer a jobb végrehajtáshoz

Ha gyakorlati módot keresel az ötletek alkalmazására, használd ezt a napi munkafolyamatot:

1. Nézd át a napi legfontosabb üzleti célodat.
2. Válassz ki egy feladatot, amely közvetlenül előreviszi ezt a célt.
3. Időblokkolással jelöld ki az első fókuszált munkaszakaszt.
4. A legértékesebb feladatot fejezd be, mielőtt az üzeneteidet ellenőriznéd.
5. Delegáld vagy halaszd el azokat a teendőket, amelyekhez nincs szükség a közvetlen közreműködésedre.
6. A nap lezárása előtt ellenőrizd a munkádat pontosság szempontjából.
7. A nap végén írd le a következő prioritást.

Ez a rendszer egyszerű, mégis működik, mert arra kényszerít, hogy oda figyelj, ahol az igazán számít.

Miért fontos ez az alapítók és a kisvállalkozások számára

Amikor az Egyesült Államokban építesz vállalkozást, a teendőlista soha nem ér véget igazán. Mindig van még egy e-mail, még egy űrlap, még egy döntés, még egy feladat. Világos módszer nélkül könnyű összekeverni a sürgősséget a fontossággal.

A teendők helyes elvégzése azt jelenti, hogy a vállalkozást átgondolt cselekvésre, nem pedig állandó reakcióra építed.

Ez különösen igaz a cégalapítás és a korai működés időszakában. Az az alapító, aki jól kezeli az idejét, jobban felkészült a jogi előkészítésre, a megfelelőségi kötelezettségekre, az ügyfélnövekedésre és a pénzügyi tervezésre anélkül, hogy túlterheltté válna.

A jobb produktivitás nem abból fakad, hogy megállás nélkül dolgozol. Abból fakad, hogy biztosítod: amit teszel, az valóban számít.

Záró gondolatok

Egy napban csak ennyi óra van, és minden vállalkozónak döntenie kell arról, hogyan használja fel őket. A kulcs nem az, hogy több dolgot csinálj. A kulcs az, hogy a megfelelő dolgokat a megfelelő sorrendben, a megfelelő összpontosítással végezd el.

Ha rendszerezed az idődet, az eredményeket helyezed előtérbe, véded a fókuszt, okosan delegálsz, és rendszeresen értékeled a haladásodat, kevesebb energiát használsz fel, miközben jobb eredményeket érsz el.

Ez jelenti valójában a teendők helyes elvégzését.