8 практични начина предприемачите да вършат нещата както трябва

Предприемачите рядко се затрудняват, защото им липсва амбиция. По-често се затрудняват, защото дните им се изпълват с дейности, които не водят до реален напредък. Имейли, обаждания, дребни корекции и задачи с ниска стойност могат да погълнат цяла седмица, докато най-важната работа остава недокосната.

Затова е важно да вършите нещата по правилния начин. Не става дума само за това да сте заети. Става дума за това да вземате целенасочени решения, които придвижват бизнеса напред, пазят времето ви и създават устойчив импулс.

За основатели, собственици на малък бизнес и всеки, който изгражда компания в Съединените щати, този начин на мислене е особено важен. Когато стартирате или управлявате бизнес, времето ви е един от най-ценните ви ресурси. Всеки час, прекаран върху грешната задача, е час, който не е вложен в растеж, съответствие, обслужване на клиенти, продажби или стратегия.

Добрата новина е, че по-добрата продуктивност не изисква сложна система. Тя започва с няколко дисциплинирани навика, които ви помагат да се съсредоточите върху правилната работа, да намалите триенето и да направите всеки ден по-ефективен.

1. Започвайте с резултата, а не с дейността

Много хора планират деня си, като първо изброяват задачите, а за целите мислят по-късно. Този подход често води до движение без съществен напредък.

Вместо това започвайте с резултата, който искате да постигнете.

Попитайте се:

• Кой резултат е най-важен тази седмица?
• Коя задача ще доближи бизнеса най-много до този резултат?
• Какво може да бъде отложено, делегирано или премахнато?

Когато планирате от резултата назад, календарът ви се превръща в инструмент за напредък, а не в запис на заетост. Това е особено полезно за собственици на бизнес, които трябва да балансират задачи по учредяване, оперативна работа, маркетинг и дългосрочна стратегия.

Едно просто правило помага: ако дадена задача не подкрепя най-важния ви резултат, тя не трябва да управлява графика ви.

2. Използвайте списък с дневни приоритети с кратък лимит

Дългите списъци със задачи създават илюзията за продуктивност. В действителност те често скриват най-важната работа под планина от задачи с нисък приоритет.

По-добър подход е да ограничите дневния си списък с приоритети до няколко значими елемента.

Опитайте тази структура:

• 1 приоритетна задача, която би направила деня успешен, дори ако не се свърши нищо друго
• 2 до 3 поддържащи задачи, които придвижват приоритетната задача напред
• Кратък списък с рутинни поддържащи задачи

Това ви държи фокусирани върху изпълнението, вместо постоянно да решавате какво да правите след това. Освен това намалява умората, защото не жонглирате умствено с 20 незавършени задачи.

Ако изграждате компания, най-важните ви приоритети може да включват подаване на документи за учредяване, подготовка на вътрешен правилник, преглед на срокове за съответствие, откриване на банкова сметка или достигане до първите ви клиенти. Тези задачи са много по-важни от изчистването на входящата поща.

3. Отделяйте време за работа с висока стойност

Важната работа рядко се случва случайно. Тя се нуждае от защитено време.

Блокирането на време е един от най-простите начини да се уверите, че най-добрите ви часове се използват за най-добрата ви работа.

Отделяйте конкретни периоди за задачи, които изискват концентрация, като:

• Стратегическо планиране
• Комуникация с клиенти
• Разработка на продукт
• Продажбени контакти
• Преглед на съответствие
• Финансово управление

По време на тези блокове избягвайте да превключвате между несвързани задачи. Смяната на контекста ви забавя и затруднява завършването на значима работа.

За много предприемачи сутрин е най-доброто време за задълбочена работа. Точният час е по-малко важен от последователността. Ако резервирате един и същ час всеки ден за съсредоточена работа, навикът се поддържа по-лесно.

4. Делегирайте работа, която не изисква вашата преценка

Честа грешка в продуктивността е да се приема, че всяка задача трябва да бъде изпълнена лично.

Този подход може бързо да ограничи растежа.

Ако дадена задача не изисква вашата уникална експертиза, тя може да е подходяща за делегиране. Това включва много административни, повтарящи се или рутинни отговорности.

Примери:

• Насрочване на срещи
• Въвеждане на данни
• Основна счетоводна поддръжка
• Процеси за обслужване на клиенти
• Форматиране на документи
• Рутинни последващи имейли

Делегирането не е начин да избягвате отговорност. То е начин да запазите вниманието си за работа, която само вие можете да вършите.

Ако учредявате бизнес или управлявате съответствие, има и много задачи, при които доверен доставчик на услуги може да помогне да се намали триенето. Възлагането на правилната работа може да освободи време за вземане на решения, растеж и отношения с клиенти.

5. Вземайте по-добри решения с по-малко емоционални колебания

Продуктивността не е само планиране. Тя е и преценка.

Когато решенията се водят от стрес, разочарование или страх, хората често избират най-бързото облекчение вместо най-умния дългосрочен ход. Това може да доведе до загуба на време, конфликти и преработване.

За да намалите емоционалните решения:

• Направете пауза, преди да отговорите на труден имейл или съобщение
• Върнете се към целта, преди да промените посоката
• Разграничавайте спешното от важното
• Избягвайте да вземате големи решения, когато сте уморени или разсеяни

Спокойният човек, който взема решения, обикновено е по-ефективен оператор. Това не означава да игнорирате напрежението. Означава да използвате достатъчно структура, за да не позволите на напрежението да контролира поведението ви.

За предприемачите това е важно във всяка област: ценообразуване, наемане, промени в продукта, избор на доставчици и решения, свързани с учредяването на бизнеса.

6. Проверявайте работата си за точност и коректност

Да вършите нещата бързо не е същото като да ги вършите добре.

Задача, завършена с грешки, създава повече работа по-късно. Прибързаното решение може да причини избягваеми проблеми. Пропуснат детайл може да доведе до забавяния, които струват време и пари.

Изградете навик да проверявате работата си, преди да продължите.

Търсете:

• Липсваща информация
• Несъответстващи детайли
• Неясни следващи стъпки
• Проблеми със съответствието
• Пропуснати срокове

Това е особено важно за основатели, които се занимават с правни и административни отговорности. Когато подавате документи за бизнеса, актуализирате фирмени записи или подготвяте оперативни материали, точността не е по избор.

Коректността има значение и в по-широк смисъл. Ако обещаете, че ще направите нещо, направете го. Ако кажете, че ще последвате, последвайте. Надеждното изпълнение изгражда доверие, а доверието подпомага дългосрочния бизнес успех.

7. Дръжте писмен план, а не само мислен

Паметта не е стратегия.

Ако целта е важна, запишете я.

Писменият план ви помага да:

• Изясните какво трябва да се случи
• Видите зависимостите и сроковете
• Проследявате напредъка във времето
• Намалите умственото натоварване
• Откриете по-бързо тесните места

Планът ви не трябва да е сложен. Всъщност по-простият обикновено е по-добър. План на една страница с етапи, отговорници и срокове често е по-полезен от огромна таблица, която никой не проверява.

За нов бизнес писменият ви план може да включва:

• Избор на правна форма
• Подаване на документи за учредяване
• Заявяване на EIN
• Назначаване на регистриран представител
• Откриване на банков акаунт
• Стартиране на уебсайт
• Първи контакти с клиенти

Щом планът е видим, можете да го управлявате. Това, което остава само в главата ви, лесно се забравя. Това, което е записано, може да бъде подобрено.

8. Оценявайте напредъка си редовно

Много хора чакат проблемът да стане очевиден, преди да прегледат работата си. До тогава щетите често са по-трудни за коригиране.

Редовната самооценка не позволява малките проблеми да се превърнат в големи.

В края на всяка седмица или месец си задавайте:

• Какво придвижи бизнеса напред?
• Какво погълна време, без да създаде стойност?
• Какво трябва да спра да правя?
• Какво трябва да правя по-често?
• Какво мога да делегирам следващо?
• Кои приоритети бяха пренебрегнати?

Целта не е да се критикувате. Целта е да разберете какво наистина работи.

Този тип преглед помага на предприемачите да усъвършенстват системите си, да пазят вниманието си и да подобряват резултатите си с времето.

Един прост дневен модел за по-добро изпълнение

Ако искате практичен начин да приложите тези идеи, използвайте този дневен работен процес:

1. Прегледайте основната си бизнес цел за деня.
2. Изберете една задача, която директно я придвижва напред.
3. Отделете време за първата фокусирана работна сесия.
4. Завършете най-важната задача, преди да проверите съобщенията.
5. Делегирайте или отложете задачите, които не изискват пряката ви намеса.
6. Проверете работата си за точност, преди да приключите.
7. Завършете деня, като запишете следващия приоритет.

Този модел е прост, но работи, защото ви принуждава да насочвате вниманието си там, където има най-голямо значение.

Защо това е важно за основатели и малки бизнеси

Когато изграждате бизнес в Съединените щати, списъкът със задачи никога наистина не свършва. Винаги има още един имейл, още един формуляр, още едно решение, още една задача. Без ясен метод е лесно да объркате спешността с важността.

Да вършите нещата по правилния начин означава да изграждате бизнеса си около обмислено действие, а не около постоянно реагиране.

Това е особено вярно по време на учредяването на компания и в ранните оперативни етапи. Основателят, който управлява времето си добре, е в по-добра позиция да се справя с правната подготовка, задълженията по съответствие, растежа на клиентите и финансовото планиране, без да бъде претоварен.

По-добрата продуктивност не идва от непрекъсната работа. Тя идва от това да се уверите, че работата, която вършите, наистина има значение.

Заключение

В един ден има само определен брой часове и всеки предприемач трябва да решава как да ги използва. Ключът не е да правите повече неща. Ключът е да правите правилните неща, в правилния ред и с правилното ниво на фокус.

Ако организирате времето си, приоритизирате резултатите, пазите фокуса си, делегирате разумно и редовно преглеждате напредъка си, ще влагате по-малко енергия и ще постигате по-добри резултати.

Това е истинският смисъл да вършите нещата както трябва.