Чи потрібен мені EIN? Практичний посібник для нових бізнесів у США

Початок бізнесу в Сполучених Штатах пов’язаний із довгим списком рішень на етапі запуску, і одним із найпоширеніших запитань є те, чи потрібен вам Employer Identification Number, або EIN. Коротка відповідь така: багатьом бізнесам він потрібен, але не кожен бізнес зобов’язаний мати EIN. Важливими є ваша юридична форма, плани щодо найму, податкові зобов’язання та потреби в банківському обслуговуванні.

Якщо ви створюєте нову компанію, раннє розуміння вимог щодо EIN може зекономити час пізніше. Це допомагає завершити федеральну податкову реєстрацію, відкрити бізнес-фінансові рахунки та підтримувати порядок у міру зростання вашого бізнесу.

Що таке EIN?

EIN — це федеральний податковий ідентифікаційний номер, який IRS видає для ідентифікації бізнес-структури. Його також іноді називають федеральним податковим номером. Бізнеси використовують його для податкової звітності, банківських відносин та інших офіційних подань.

Думайте про нього як про бізнес-аналог номера Social Security для податкового адміністрування. У багатьох випадках EIN стає одним із перших номерів, якими ви користуєтеся після створення компанії.

Кому зазвичай потрібен EIN?

IRS вимагає EIN у кількох поширених ситуаціях. Зазвичай він потрібен, якщо ваш бізнес:

• Має працівників
• Повинен сплачувати податки на оплату праці, акцизні податки або певні податки на алкоголь, тютюн і зброю
• Утримує податки з доходів, відмінних від зарплати, виплаченої нерезиденту
• Працює як партнерство
• Працює як корпорація
• У більшості випадків працює як LLC
• Працює як організація, звільнена від оподаткування
• Працює як спадщина або траст, з обмеженими винятками для окремих відкличних трастів, що належать засновнику
• Працює як пенсійний план, IRA, real estate mortgage investment conduit або сільськогосподарський кооператив

Для багатьох новостворених компаній відповідь «так» зумовлена вже самим типом юридичної особи, який вимагає EIN.

Які типи бізнесу зазвичай потребують EIN

LLC

Товариства з обмеженою відповідальністю зазвичай потребують EIN, особливо якщо в них більше одного учасника, якщо вони наймають працівників або відкривають бізнес-банківський рахунок. Навіть LLC з одним учасником може потребувати EIN залежно від того, як її оподатковують або чи вимагає цього банк або орган ліцензування.

Корпорації

Корпорації зазвичай потребують EIN. Це стосується як C corporation, так і S corporation. EIN використовується для податкової звітності та інших адміністративних завдань бізнесу.

Партнерства

Партнерство потребує EIN, оскільки IRS розглядає його як окрему бізнес-структуру для податкових цілей.

Некомерційні та звільнені від оподаткування організації

Організації, звільнені від оподаткування, потребують EIN навіть якщо в них немає працівників. Це частина федерального процесу створення та використовується для подання в IRS і ведення організаційних записів.

Спадщини та трасти

Певні спадщини та трасти потребують власного EIN. Точне правило залежить від типу трасту та того, як він структурований.

Коли EIN може знадобитися навіть тоді, коли він формально не обов’язковий

Навіть коли IRS прямо не вимагає EIN, є вагомі причини подати на нього заявку.

Щоб захистити свій особистий SSN

Багато індивідуальних підприємців вважають за краще використовувати EIN замість того, щоб розкривати номер Social Security банкам, постачальникам та іншим третім сторонам. Це може зробити операційну діяльність чистішою та приватнішою.

Щоб відкрити бізнес-банківський рахунок

Банки часто просять EIN, перш ніж дозволити відкрити бізнес-чековий рахунок. Вимоги залежать від установи, але EIN зазвичай є частиною процесу відкриття рахунку.

Щоб виконувати вимоги штату та місцевих органів

Деякі державні агентства, ліцензійні установи та податкові департаменти можуть вимагати EIN, навіть якщо федеральні правила цього не вимагають.

Щоб підготуватися до зростання

Навіть якщо ви починаєте з малого, корисно мати EIN напоготові до найму працівників, зміни податкового статусу або розширення нових комплаєнс-зобов’язань.

Коли EIN може не знадобитися

Індивідуальному підприємцю без працівників і без спеціальних федеральних податкових вимог може не знадобитися EIN. У такій ситуації власник часто може працювати під своїм номером Social Security.

Втім, багато індивідуальних підприємців усе одно вирішують отримати EIN, оскільки це спрощує банкінг, ведення обліку та захист приватності.

Якщо ваш бізнес є LLC, корпорацією, партнерством, неприбутковою організацією або іншою структурою, яку IRS визнає такою, що потребує власного ідентифікатора, слід очікувати необхідності отримати EIN.

Як подати заявку на EIN

IRS пропонує безкоштовний процес подання заявки на EIN. Загалом кроки прості:

1. Спочатку створіть свою бізнес-структуру, якщо ви формуєте LLC, корпорацію або партнерство.
2. Підготуйте офіційну назву бізнесу, адресу та інформацію про відповідальну особу.
3. Заповніть заявку IRS.
4. Використовуйте EIN після його отримання для податкових і банківських цілей.

Для багатьох бізнесів заявку можна подати онлайн. В інших випадках можуть бути доступні варіанти подання факсом або поштою.

Коли подавати заявку

Час має значення. Якщо ви створюєте нову компанію, зазвичай розумно подати заявку на EIN незабаром після того, як юридичну особу буде офіційно створено.

Так ви зможете використовувати номер, коли будете:

• Відкривати банківський рахунок
• Реєструватися для сплати податків штату, якщо це потрібно
• Подавати заявки на бізнес-ліцензії
• Наймати працівників
• Подавати федеральні податкові форми

Затягування може сповільнити інші етапи запуску, які залежать від EIN.

Що можна робити з EIN одразу

Після видачі EIN зазвичай можна одразу використовувати для багатьох бізнес-потреб, зокрема для:

• Відкриття бізнес-банківського рахунку
• Подання заявок на ліцензії та дозволи
• Подання певних податкових декларацій поштою

Для деяких електронних податкових систем і каналів внесення депозитів може знадобитися короткий період, перш ніж вони повністю розпізнають новий EIN, тому краще планувати заздалегідь, якщо запуск бізнесу має жорсткий дедлайн.

Поширені помилки, яких слід уникати

Подання заявки до створення юридичної особи

Якщо ви створюєте LLC, корпорацію або партнерство, спочатку зареєструйте бізнес. IRS очікує, що юридична особа вже існуватиме до того, як ви запросите EIN.

Використання неправильного податкового номера

Не використовуйте особистий номер Social Security там, де потрібен бізнес-EIN. Це може спричинити проблеми з поданням звітності та подальшу плутанину.

Припущення, що зміна назви потребує нового EIN

Зміна назви бізнесу або адреси зазвичай не вимагає нового EIN. Зміни у власності або структурі частіше можуть потребувати нового номера.

Отримання кількох EIN без чіткої причини

Бізнес-структура зазвичай повинна мати лише один EIN. Якщо ви не впевнені, який номер використовувати, уважно перевірте структуру бізнесу, перш ніж подавати заявку ще раз.

Чи потрібен новий EIN пізніше?

Зазвичай ні. Зміна назви бізнесу або адреси зазвичай не потребує нового EIN.

Новий EIN частіше потрібен у разі зміни власності або структури, наприклад коли:

• Індивідуальний підприємець інкорпорується
• Партнерство стає корпорацією
• Корпорація проходить через суттєву структурну зміну
• Створюється нова юридична особа в результаті злиття або реорганізації

Якщо у вашому бізнесі відбуваються значні зміни, варто перевірити, чи очікує IRS новий номер.

Найчастіші запитання нових засновників про EIN

Чи EIN — це те саме, що й бізнес-ліцензія?

Ні. EIN — це федеральний податковий номер. Бізнес-ліцензія — окремий дозвіл, який може видавати штат, округ або місто.

Чи EIN — це те саме, що й реєстрація бізнесу?

Ні. Створення або реєстрація формує юридичну особу. EIN ідентифікує цю особу для федеральних податкових цілей.

Чи можу я використовувати EIN для всього?

Ні. Для деяких подань усе ще потрібні інші номери, наприклад податкові номери штату або номери рахунків ліцензій.

Чи всім неприбутковим організаціям потрібен EIN?

Так. Неприбуткові та звільнені від оподаткування організації зазвичай потребують EIN, навіть якщо вони не мають працівників.

Як Zenind вписується в цей процес

Для засновників питання EIN зазвичай є частиною ширшого переліку дій під час створення бізнесу. Якщо ви запускаєте LLC, корпорацію або неприбуткову організацію, Zenind може допомогти вам керувати початковими адміністративними кроками створення бізнесу в США.

Це важливо, тому що EIN рідко є ізольованим завданням. Зазвичай він входить до переліку поряд із документами про створення компанії, налаштуванням комплаєнсу, підготовкою до банкінгу та реєстрацією на рівні штату. Правильна послідовність цих кроків робить запуск простішим і зменшує ризик непотрібних затримок.

Підсумок

Ймовірно, вам потрібен EIN, якщо ваш бізнес має працівників, працює як партнерство або корпорація чи належить до однієї з категорій IRS, для яких він обов’язковий. Навіть якщо EIN не є для вас суворо обов’язковим, він усе одно може бути корисним для банкінгу, приватності та дотримання вимог штату.

Якщо ви починаєте нову компанію, найбезпечніший підхід полягає в тому, щоб спочатку перевірити тип юридичної особи, підтвердити свої податкові зобов’язання та подати заявку на EIN одразу після офіційного створення бізнесу.