ฉันจำเป็นต้องมี EIN หรือไม่? คู่มือปฏิบัติสำหรับธุรกิจใหม่ในสหรัฐอเมริกา

การเริ่มต้นธุรกิจในสหรัฐอเมริกามาพร้อมกับรายการขั้นตอนการตั้งค่าที่ต้องพิจารณาอย่างยาว และหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดคือ คุณจำเป็นต้องมี Employer Identification Number หรือ EIN หรือไม่ คำตอบสั้น ๆ คือ หลายธุรกิจจำเป็นต้องมี แต่ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ถูกบังคับให้มี ปัจจัยสำคัญได้แก่ โครงสร้างทางกฎหมาย แผนการจ้างงาน ภาระภาษี และความต้องการด้านบัญชีธนาคารของคุณ

หากคุณกำลังก่อตั้งบริษัทใหม่ การเข้าใจข้อกำหนดเรื่อง EIN ตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยประหยัดเวลาในภายหลังได้ เพราะช่วยให้คุณดำเนินการลงทะเบียนภาษีระดับรัฐบาลกลาง เปิดบัญชีการเงินของธุรกิจ และจัดระบบให้พร้อมเมื่อธุรกิจเติบโต

EIN คืออะไร?

EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางที่ออกโดย IRS เพื่อระบุนิติบุคคลหรือธุรกิจ บางครั้งเรียกว่า federal tax ID number ธุรกิจใช้หมายเลขนี้สำหรับการรายงานภาษี ความสัมพันธ์กับธนาคาร และการยื่นเอกสารทางการอื่น ๆ

ให้คิดว่าเป็นหมายเลขที่เทียบได้กับหมายเลข Social Security ของบุคคล แต่ใช้สำหรับการบริหารจัดการด้านภาษีของธุรกิจ ในหลายกรณี EIN เป็นหนึ่งในหมายเลขแรก ๆ ที่คุณจะใช้หลังจากก่อตั้งบริษัท

ใครบ้างที่มักต้องมี EIN?

IRS กำหนดให้ต้องมี EIN ในหลายสถานการณ์ที่พบบ่อย โดยทั่วไปคุณจะต้องมี EIN หากธุรกิจของคุณ:

• มีพนักงาน
• ต้องจ่ายภาษีการจ้างงาน ภาษีสรรพสามิต หรือภาษีบางประเภทที่เกี่ยวกับแอลกอฮอล์ ยาสูบ และอาวุธปืน
• หักภาษีจากรายได้ที่ไม่ใช่ค่าจ้างซึ่งจ่ายให้กับบุคคลต่างชาติที่ไม่ใช่ผู้มีถิ่นที่อยู่ในสหรัฐฯ
• ดำเนินงานในรูปแบบห้างหุ้นส่วน
• ดำเนินงานในรูปแบบบริษัท
• ดำเนินงานในรูปแบบ LLC ในกรณีส่วนใหญ่
• ดำเนินงานในรูปแบบองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษี
• ดำเนินงานในรูปแบบมรดกหรือทรัสต์ โดยมีข้อยกเว้นจำกัดสำหรับ revocable trusts บางประเภทที่เป็นของ grantor
• ดำเนินงานในรูปแบบแผนเกษียณอายุ IRA real estate mortgage investment conduit หรือ farmers' cooperative

สำหรับบริษัทที่ก่อตั้งใหม่จำนวนมาก คำตอบคือใช่ เพียงเพราะประเภทนิติบุคคลนั้นกำหนดให้ต้องมี EIN อยู่แล้ว

ประเภทธุรกิจที่มักต้องมี EIN

LLCs

บริษัทจำกัดความรับผิดหรือ LLC มักต้องมี EIN โดยเฉพาะหากมีสมาชิกมากกว่าหนึ่งคน มีการจ้างพนักงาน หรือเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ แม้แต่ LLC ที่มีสมาชิกคนเดียวก็อาจต้องมี EIN ขึ้นอยู่กับวิธีการเสียภาษีหรือข้อกำหนดของธนาคารหรือหน่วยงานออกใบอนุญาต

Corporations

บริษัทประเภท corporation โดยทั่วไปต้องมี EIN ไม่ว่าจะเป็น C corporation หรือ S corporation ก็ตาม EIN ใช้สำหรับการยื่นภาษีและงานบริหารจัดการธุรกิจอื่น ๆ

Partnerships

ห้างหุ้นส่วนต้องมี EIN เพราะ IRS มองว่าเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษี

Nonprofits และองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษี

องค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษีต้องมี EIN แม้ว่าจะไม่มีพนักงานก็ตาม EIN เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตั้งค่าระดับรัฐบาลกลาง และใช้สำหรับการยื่นเอกสารต่อ IRS และบันทึกขององค์กร

Estates และ Trusts

ทรัพย์มรดกและทรัสต์บางประเภทต้องมี EIN ของตนเอง กฎที่แน่ชัดขึ้นอยู่กับประเภทของทรัสต์และโครงสร้างของมัน

เมื่อใดที่คุณอาจอยากมี EIN แม้ว่าไม่จำเป็นต้องมี

แม้ว่า IRS จะไม่ได้บังคับให้ต้องมี EIN เสมอไป แต่ก็มีเหตุผลดี ๆ ที่ควรยื่นขอไว้

เพื่อปกป้องหมายเลข SSN ส่วนตัวของคุณ

เจ้าของกิจการคนเดียวจำนวนมากเลือกใช้ EIN แทนการเปิดเผยหมายเลข Social Security ให้กับธนาคาร ซัพพลายเออร์ และบุคคลที่สามอื่น ๆ ซึ่งช่วยให้การดำเนินธุรกิจดูเป็นระเบียบและเป็นส่วนตัวมากขึ้น

เพื่อเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ

ธนาคารมักขอ EIN ก่อนที่จะอนุญาตให้คุณเปิดบัญชีกระแสรายวันของธุรกิจ แม้ข้อกำหนดจะแตกต่างกันไปตามสถาบันการเงิน แต่ EIN มักเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนเริ่มต้นใช้งาน

เพื่อรองรับการยื่นเอกสารระดับรัฐและท้องถิ่น

หน่วยงานของรัฐ สำนักงานออกใบอนุญาต และฝ่ายภาษีบางแห่งอาจขอ EIN แม้ว่ากฎระดับรัฐบาลกลางจะไม่ได้บังคับให้ต้องมี

เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโต

แม้ว่าคุณจะเริ่มต้นจากธุรกิจขนาดเล็ก การมี EIN ไว้ล่วงหน้าก่อนเริ่มจ้างงาน เปลี่ยนสถานะภาษี หรือขยายไปสู่ภาระด้านการปฏิบัติตามกฎหมายใหม่ ๆ ก็เป็นเรื่องที่ช่วยได้

เมื่อใดที่คุณอาจไม่จำเป็นต้องมี EIN

เจ้าของกิจการคนเดียวที่ไม่มีพนักงานและไม่มีข้อกำหนดการยื่นภาษีระดับรัฐบาลกลางพิเศษ อาจไม่จำเป็นต้องมี EIN ในสถานการณ์นั้น เจ้าของสามารถดำเนินธุรกิจโดยใช้หมายเลข Social Security ของตนเองได้

อย่างไรก็ตาม เจ้าของกิจการคนเดียวจำนวนมากยังคงเลือกขอ EIN เพราะช่วยให้การทำธุรกรรมธนาคาร การจัดเก็บบันทึก และการจัดการความเป็นส่วนตัวง่ายขึ้น

หากธุรกิจของคุณเป็น LLC, corporation, partnership, nonprofit หรือหน่วยงานอื่นที่ IRS ระบุว่าต้องมีหมายเลขประจำตัวของตนเอง คุณควรคาดว่าจะต้องขอ EIN

วิธีขอ EIN

IRS มีขั้นตอนการสมัคร EIN ฟรี โดยทั่วไปขั้นตอนค่อนข้างตรงไปตรงมา:

1. จดทะเบียนนิติบุคคลของคุณก่อน หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC, corporation หรือ partnership
2. เตรียมชื่อธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย ที่อยู่ และข้อมูลของผู้รับผิดชอบ
3. กรอกใบสมัครของ IRS
4. ใช้ EIN หลังจากได้รับแล้วสำหรับการเสียภาษีและการทำธุรกรรมด้านธนาคาร

สำหรับหลายธุรกิจ สามารถยื่นสมัครได้ทางออนไลน์ ในบางกรณีอาจมีตัวเลือกทางแฟกซ์หรือไปรษณีย์

ควรขอเมื่อไร?

จังหวะเวลาสำคัญ หากคุณกำลังก่อตั้งบริษัทใหม่ โดยทั่วไปควรยื่นขอ EIN ไม่นานหลังจากที่นิติบุคคลถูกจัดตั้งอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถใช้หมายเลขดังกล่าวเมื่อคุณ:

• เปิดบัญชีธนาคาร
• ลงทะเบียนภาษีระดับรัฐ หากจำเป็น
• สมัครใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
• จ้างพนักงาน
• ยื่นแบบภาษีของรัฐบาลกลาง

การรอนานเกินไปอาจทำให้ขั้นตอนการตั้งค่าอื่น ๆ ที่ต้องใช้ EIN ช้าลง

คุณสามารถทำอะไรกับ EIN ได้ทันที

เมื่อออก EIN แล้ว โดยทั่วไปสามารถนำไปใช้ได้ทันทีสำหรับความต้องการทางธุรกิจหลายอย่าง รวมถึง:

• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• สมัครใบอนุญาตและหนังสืออนุญาต
• ยื่นแบบภาษีบางประเภททางไปรษณีย์

ระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์และช่องทางการฝากเงินบางระบบอาจต้องใช้เวลาสั้น ๆ ก่อนที่จะยอมรับ EIN ใหม่ได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นควรวางแผนล่วงหน้าหากการเปิดตัวธุรกิจของคุณมีเดดไลน์ที่ชัดเจน

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับ EIN ที่ควรหลีกเลี่ยง

สมัครก่อนจัดตั้งนิติบุคคล

หากคุณกำลังสร้าง LLC, corporation หรือ partnership ให้จดทะเบียนธุรกิจก่อน IRS คาดว่านิติบุคคลตามกฎหมายจะต้องมีอยู่ก่อนที่คุณจะขอ EIN

ใช้หมายเลขภาษีผิดประเภท

อย่าใช้หมายเลข Social Security ส่วนบุคคลในกรณีที่ต้องใช้ EIN ของธุรกิจ เพราะอาจทำให้เกิดปัญหาในการยื่นเอกสารและสร้างความสับสนในภายหลัง

คิดว่าการเปลี่ยนชื่อธุรกิจต้องขอ EIN ใหม่

การเปลี่ยนชื่อธุรกิจหรือที่อยู่โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องขอ EIN ใหม่ การเปลี่ยนแปลงด้านความเป็นเจ้าของหรือโครงสร้างมีแนวโน้มที่จะทำให้ต้องใช้หมายเลขใหม่มากกว่า

ขอ EIN หลายหมายเลขโดยไม่มีเหตุผลชัดเจน

โดยทั่วไป ธุรกิจหนึ่งนิติบุคคลควรมี EIN เพียงหมายเลขเดียว หากคุณไม่แน่ใจว่าควรใช้หมายเลขใด ให้ตรวจสอบโครงสร้างธุรกิจอย่างรอบคอบก่อนยื่นสมัครอีกครั้ง

คุณจะต้องใช้ EIN ใหม่ในภายหลังหรือไม่?

โดยปกติแล้ว คำตอบคือไม่ การเปลี่ยนชื่อธุรกิจหรือที่อยู่มักไม่จำเป็นต้องขอ EIN ใหม่

EIN ใหม่มักจำเป็นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของหรือโครงสร้าง เช่น เมื่อ:

• เจ้าของกิจการคนเดียวจดทะเบียนเป็น corporation
• partnership กลายเป็น corporation
• corporation มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างครั้งใหญ่
• มีการสร้างนิติบุคคลใหม่จากการควบรวมกิจการหรือการปรับโครงสร้าง

หากธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ ควรตรวจสอบว่า IRS คาดว่าจะต้องมีหมายเลขใหม่หรือไม่

คำถามเกี่ยวกับ EIN ที่ผู้ก่อตั้งใหม่มักถาม

EIN เหมือนกับใบอนุญาตประกอบธุรกิจหรือไม่?

ไม่ใช่ EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง ส่วนใบอนุญาตประกอบธุรกิจเป็นการอนุญาตอีกประเภทหนึ่ง ซึ่งอาจออกโดยรัฐ เคาน์ตี หรือเมือง

EIN เหมือนกับการจดทะเบียนธุรกิจหรือไม่?

ไม่ใช่ การจัดตั้งหรือจดทะเบียนเป็นการสร้างนิติบุคคลตามกฎหมาย ส่วน EIN ใช้ระบุตัวตนนิติบุคคลนั้นสำหรับภาษีของรัฐบาลกลาง

ฉันสามารถใช้ EIN สำหรับทุกอย่างได้หรือไม่?

ไม่ได้ เอกสารบางประเภทอาจยังต้องใช้หมายเลขอื่น เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐหรือหมายเลขบัญชีใบอนุญาต

Nonprofits ทุกแห่งต้องมี EIN หรือไม่?

ใช่ โดยทั่วไปองค์กร nonprofit และองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษีต้องมี EIN แม้ว่าจะไม่มีพนักงานก็ตาม

Zenind เข้าช่วยในกระบวนการอย่างไร

สำหรับผู้ก่อตั้งธุรกิจ คำถามเรื่อง EIN มักเป็นส่วนหนึ่งของรายการตรวจสอบการเริ่มต้นธุรกิจที่ใหญ่กว่า หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC, corporation หรือ nonprofit, Zenind สามารถช่วยคุณจัดการขั้นตอนเริ่มต้นด้านเอกสารของการเริ่มธุรกิจในสหรัฐอเมริกาได้

นั่นสำคัญเพราะ EIN มักไม่ใช่งานที่แยกออกมาโดยลำพัง แต่มักอยู่ควบคู่กับการยื่นเอกสารจัดตั้ง การตั้งค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเตรียมเปิดบัญชีธนาคาร และการลงทะเบียนระดับรัฐ การจัดการขั้นตอนเหล่านี้ในลำดับที่เหมาะสมจะช่วยให้การเปิดธุรกิจราบรื่นขึ้นและลดความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้

สรุปสุดท้าย

คุณน่าจะต้องมี EIN หากธุรกิจของคุณมีพนักงาน ดำเนินงานในรูปแบบ partnership หรือ corporation หรืออยู่ในหมวดหมู่นิติบุคคลของ IRS ที่กำหนดให้ต้องมี แม้ว่าคุณจะไม่ได้ถูกบังคับให้ต้องมี EIN อย่างเคร่งครัด แต่ก็ยังมีประโยชน์สำหรับการทำธุรกรรมธนาคาร ความเป็นส่วนตัว และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐ

หากคุณกำลังเริ่มต้นบริษัทใหม่ วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือ ตรวจสอบประเภทนิติบุคคลของคุณก่อน ยืนยันภาระภาษีของคุณ และยื่นขอ EIN ทันทีที่ธุรกิจได้รับการจัดตั้งอย่างถูกต้องตามกฎหมาย