Preciso de um EIN? Um guia prático para novos negócios nos EUA

Iniciar um negócio nos Estados Unidos envolve uma longa lista de decisões de configuração, e uma das perguntas mais comuns é se você precisa de um Employer Identification Number, ou EIN. A resposta curta é que muitas empresas precisam, mas nem todas são obrigadas a ter um. Sua estrutura jurídica, seus planos de contratação, suas obrigações fiscais e suas necessidades bancárias têm importância.

Se você está formando uma nova empresa, entender a exigência de EIN desde cedo pode economizar tempo depois. Isso ajuda você a concluir o registro fiscal federal, abrir contas financeiras empresariais e manter a organização à medida que o negócio cresce.

O que é um EIN?

Um EIN é um número de identificação fiscal federal emitido pelo IRS para identificar uma entidade comercial. Ele também é chamado, às vezes, de número de identificação fiscal federal. As empresas o usam para declarações fiscais, relacionamento bancário e outros registros oficiais.

Pense nele como o equivalente empresarial de um número de Social Security para fins de administração tributária. Em muitos casos, o EIN se torna um dos primeiros números que você usará depois de formar sua empresa.

Quem normalmente precisa de um EIN?

O IRS exige um EIN em várias situações comuns. Em geral, você precisa de um se o seu negócio:

• Tem funcionários
• Deve pagar impostos sobre emprego, excise ou determinados impostos sobre álcool, tabaco e armas de fogo
• Retém impostos sobre renda que não sejam salários pagos a um estrangeiro não residente
• Opera como uma partnership
• Opera como uma corporation
• Opera como uma LLC na maioria dos casos
• Opera como uma organização isenta de impostos
• Opera como espólio ou trust, com exceções limitadas para certos revogáveis trusts de propriedade de grantor
• Opera como plano de aposentadoria, IRA, real estate mortgage investment conduit ou cooperativa de agricultores

Para muitas empresas recém-formadas, a resposta é sim simplesmente porque o próprio tipo de entidade exige um EIN.

Tipos de negócios que geralmente precisam de um EIN

LLCs

As limited liability companies geralmente precisam de um EIN, especialmente se tiverem mais de um membro, contratarem funcionários ou abrirem uma conta bancária empresarial. Até mesmo uma LLC de um único membro pode precisar de um EIN, dependendo de como é tributada ou se um banco ou órgão de licenciamento o exigir.

Corporations

As corporations geralmente precisam de um EIN. Isso vale tanto para uma C corporation quanto para uma S corporation. O EIN é usado para declarações fiscais e outras tarefas de administração empresarial.

Partnerships

Uma partnership precisa de um EIN porque o IRS a trata como uma entidade empresarial separada para fins fiscais.

Organizações sem fins lucrativos e isentas de impostos

Organizações isentas de impostos precisam de um EIN mesmo que não tenham funcionários. Isso faz parte do processo federal de criação e é usado para registros no IRS e documentação organizacional.

Espólios e trusts

Certos espólios e trusts exigem seu próprio EIN. A regra exata depende do tipo de trust e de como ele é estruturado.

Quando você pode querer um EIN mesmo sem ser obrigado a obtê-lo

Mesmo quando o IRS não exige estritamente um EIN, há bons motivos para solicitá-lo.

Para proteger seu SSN pessoal

Muitos sole proprietors preferem usar um EIN em vez de compartilhar um número de Social Security com bancos, fornecedores e outros terceiros. Isso pode tornar as operações do negócio mais organizadas e mais privadas.

Para abrir uma conta bancária empresarial

Os bancos geralmente pedem um EIN antes de permitir a abertura de uma conta corrente empresarial. Os requisitos variam conforme a instituição, mas o EIN costuma fazer parte do processo de abertura.

Para lidar com registros estaduais e locais

Algumas agências estaduais, órgãos de licenciamento e departamentos de impostos podem solicitar um EIN mesmo quando as regras federais não o exigem.

Para se preparar para crescer

Mesmo se você começar pequeno, é útil ter um EIN pronto antes de contratar, mudar o status tributário ou ampliar suas obrigações de conformidade.

Quando você talvez não precise de um EIN

Um sole proprietor sem funcionários e sem requisitos federais especiais de declaração fiscal pode não precisar de um EIN. Nessa situação, o proprietário muitas vezes pode operar usando seu número de Social Security.

Ainda assim, muitos sole proprietors optam por obter um, porque isso facilita operações bancárias, organização de registros e gestão de privacidade.

Se o seu negócio for uma LLC, corporation, partnership, nonprofit ou outra entidade reconhecida pelo IRS como necessitando de seu próprio identificador, você deve esperar obter um EIN.

Como solicitar um EIN

O IRS oferece um processo gratuito de solicitação de EIN. Em geral, as etapas são simples:

1. Primeiro, constitua sua entidade empresarial se estiver criando uma LLC, corporation ou partnership.
2. Reúna o nome legal da empresa, o endereço e as informações da parte responsável.
3. Preencha a solicitação do IRS.
4. Use o EIN após a emissão para fins fiscais e bancários.

Para muitas empresas, a solicitação pode ser concluída online. Em outros casos, opções por fax ou correio podem estar disponíveis.

Quando solicitar

O timing importa. Se você está formando uma nova empresa, geralmente é inteligente solicitar um EIN logo após a entidade ser legalmente constituída.

Assim, você pode usar o número quando for necessário:

• Abrir uma conta bancária
• Registrar impostos estaduais, se necessário
• Solicitar licenças empresariais
• Contratar funcionários
• Entregar formulários fiscais federais

Esperar tempo demais pode atrasar outras tarefas de configuração que dependem do EIN.

O que você pode fazer imediatamente com um EIN

Depois de emitido, um EIN geralmente pode ser usado imediatamente para muitas necessidades empresariais, incluindo:

• Abrir uma conta bancária empresarial
• Solicitar licenças e autorizações
• Entregar determinadas declarações fiscais pelo correio

Alguns sistemas eletrônicos de impostos e canais de depósito podem exigir um curto período de espera antes de reconhecer totalmente um novo EIN, então é melhor se planejar com antecedência se o lançamento do seu negócio tiver um prazo rígido.

Erros comuns com EIN a evitar

Solicitar antes de formar a entidade

Se você está criando uma LLC, corporation ou partnership, forme a empresa primeiro. O IRS espera que a entidade legal exista antes de você solicitar o EIN.

Usar o tipo errado de identificação fiscal

Não use um número de Social Security pessoal quando for necessário um EIN empresarial. Isso pode gerar problemas de declaração e confusão depois.

Assumir que uma mudança de nome exige um novo EIN

Uma mudança de nome comercial ou de endereço geralmente não exige um novo EIN. Mudanças de propriedade ou de estrutura têm maior probabilidade de exigir um novo número.

Obter vários EINs sem um motivo claro

Uma entidade empresarial geralmente deve ter apenas um EIN. Se você não tiver certeza de qual número usar, revise cuidadosamente a estrutura do negócio antes de solicitar novamente.

Você precisa de um novo EIN mais tarde?

Normalmente, não. Uma mudança de nome ou endereço da empresa normalmente não exige um novo EIN.

É mais provável que um novo EIN seja necessário quando houver mudanças de propriedade ou de estrutura, como quando:

• Um sole proprietor incorpora a empresa
• Uma partnership se torna uma corporation
• Uma corporation passa por uma grande mudança estrutural
• Uma nova entidade é criada por fusão ou reorganização

Se o seu negócio mudar de forma significativa, vale a pena verificar se o IRS espera um novo número.

Perguntas sobre EIN que novos fundadores fazem com mais frequência

EIN é o mesmo que uma licença empresarial?

Não. Um EIN é um ID fiscal federal. Uma licença empresarial é uma autorização separada que pode vir de um estado, condado ou cidade.

EIN é o mesmo que registrar uma empresa?

Não. A constituição ou o registro criam a entidade jurídica. O EIN identifica essa entidade para fins fiscais federais.

Posso usar meu EIN para tudo?

Não. Alguns registros ainda exigem outros números, como IDs fiscais estaduais ou números de conta de licenças.

Todas as nonprofits precisam de um EIN?

Sim. Entidades sem fins lucrativos e isentas de impostos geralmente precisam de um EIN, mesmo que não tenham funcionários.

Como a Zenind se encaixa no processo

Para fundadores, a questão do EIN geralmente faz parte de uma lista maior de tarefas de formação de empresa. Se você está lançando uma LLC, corporation ou nonprofit, a Zenind pode ajudar você a administrar as etapas administrativas iniciais para iniciar um negócio nos EUA.

Isso importa porque o EIN raramente é uma tarefa isolada. Ele geralmente vem junto com registros de constituição, configuração de conformidade, preparação bancária e registro em nível estadual. Lidar com essas etapas na ordem certa torna o lançamento mais tranquilo e reduz atrasos evitáveis.

Conclusão

Você provavelmente precisa de um EIN se o seu negócio tem funcionários, opera como partnership ou corporation, ou se enquadra em uma das categorias de entidade do IRS que exigem esse número. Mesmo que você não seja estritamente obrigado a obter um EIN, ele ainda pode ser útil para operações bancárias, privacidade e conformidade estadual.

Se você está começando uma nova empresa, a abordagem mais segura é revisar primeiro o tipo de entidade, confirmar suas obrigações fiscais e solicitar o EIN assim que a empresa for legalmente constituída.