Preciso de um EIN? Um guia prático para novas empresas nos EUA

Começar um negócio nos Estados Unidos implica uma longa lista de decisões de configuração, e uma das perguntas mais comuns é se precisa de um Employer Identification Number, ou EIN. A resposta curta é que muitas empresas precisam, mas nem todas são obrigadas a ter um. A sua estrutura jurídica, os planos de contratação, as obrigações fiscais e as necessidades bancárias contam todos.

Se está a constituir uma nova empresa, compreender cedo a exigência de EIN pode poupar tempo mais à frente. Ajuda-o a concluir o registo fiscal federal, abrir contas financeiras empresariais e manter a organização à medida que o negócio cresce.

O que é um EIN?

Um EIN é um número federal de identificação fiscal emitido pelo IRS para identificar uma entidade empresarial. Por vezes, também é chamado de número federal de identificação fiscal. As empresas usam-no para declarações fiscais, relações bancárias e outros registos oficiais.

Pense nele como o equivalente empresarial de um número de Segurança Social para administração fiscal. Em muitos casos, o EIN torna-se um dos primeiros números que irá usar depois de constituir a sua empresa.

Quem costuma precisar de um EIN?

O IRS exige um EIN em várias situações comuns. Em geral, precisa de um se o seu negócio:

• Tem empregados
• Tem de pagar impostos sobre emprego, impostos especiais de consumo ou certos impostos sobre álcool, tabaco e armas de fogo
• Retém impostos sobre rendimentos que não sejam salários pagos a um estrangeiro não residente
• Funciona como parceria
• Funciona como sociedade por ações
• Funciona como LLC na maioria dos casos
• Funciona como organização isenta de impostos
• Funciona como herança ou trust, com exceções limitadas para certos trusts revogáveis detidos pelo concedente
• Funciona como plano de reforma, IRA, conduíte de investimento hipotecário imobiliário ou cooperativa agrícola

Para muitas empresas recém-constituídas, a resposta é sim simplesmente porque o próprio tipo de entidade exige um EIN.

Tipos de empresas que normalmente precisam de um EIN

LLCs

As sociedades de responsabilidade limitada normalmente precisam de um EIN, especialmente se tiverem mais de um membro, contratarem empregados ou abrirem uma conta bancária empresarial. Até uma LLC de um único membro pode precisar de um EIN, dependendo de como é tributada ou de o banco ou a entidade licenciadora o exigir.

Sociedades por ações

As sociedades por ações geralmente precisam de um EIN. Isto aplica-se tanto se a empresa for uma C corporation como uma S corporation. O EIN é usado para declarações fiscais e outras tarefas de administração empresarial.

Parcerias

Uma parceria precisa de um EIN porque o IRS a trata como uma entidade empresarial separada para efeitos fiscais.

Organizações sem fins lucrativos e entidades isentas de impostos

As organizações isentas de impostos precisam de um EIN, mesmo que não tenham empregados. Faz parte do processo de configuração federal e é usado para declarações ao IRS e registos organizacionais.

Heranças e trusts

Certas heranças e trusts requerem o seu próprio EIN. A regra exata depende do tipo de trust e da forma como está estruturado.

Quando pode querer um EIN mesmo que não seja obrigatório

Mesmo quando o IRS não exige estritamente um EIN, há boas razões para o solicitar na mesma.

Para proteger o seu SSN pessoal

Muitos empresários em nome individual preferem usar um EIN em vez de partilhar um número de Segurança Social com bancos, fornecedores e outras entidades. Isso pode tornar as operações empresariais mais limpas e privadas.

Para abrir uma conta bancária empresarial

Os bancos pedem frequentemente um EIN antes de permitirem a abertura de uma conta corrente empresarial. Os requisitos variam consoante a instituição, mas um EIN faz normalmente parte do processo de integração.

Para tratar de declarações estatais e locais

Algumas entidades estatais, repartições de licenciamento e departamentos fiscais podem pedir um EIN mesmo quando as regras federais não o exigem.

Para se preparar para crescer

Mesmo que comece pequeno, é útil ter um EIN pronto antes de contratar, alterar o estatuto fiscal ou expandir para novas obrigações de conformidade.

Quando pode não precisar de um EIN

Um empresário em nome individual sem empregados e sem quaisquer requisitos fiscais federais especiais pode não precisar de um EIN. Nessa situação, o proprietário pode muitas vezes operar com o seu número de Segurança Social.

Ainda assim, muitos empresários em nome individual optam por obter um porque isso facilita a banca, a contabilidade e a gestão da privacidade.

Se a sua empresa for uma LLC, sociedade por ações, parceria, organização sem fins lucrativos ou outra entidade reconhecida pelo IRS como necessitando do seu próprio identificador, deve esperar obter um EIN.

Como solicitar um EIN

O IRS oferece um processo gratuito de pedido de EIN. Em geral, os passos são simples:

1. Constitua primeiro a sua entidade empresarial se estiver a criar uma LLC, sociedade por ações ou parceria.
2. Reúna o nome legal da empresa, a morada e a informação da parte responsável.
3. Preencha o pedido do IRS.
4. Utilize o EIN depois de ser emitido para fins fiscais e bancários.

Para muitas empresas, o pedido pode ser concluído online. Noutros casos, podem estar disponíveis opções por fax ou correio.

Quando deve pedir

O momento certo importa. Se está a constituir uma nova empresa, é normalmente sensato pedir um EIN pouco depois de a entidade ser legalmente constituída.

Assim, pode usar o número quando:

• Abrir uma conta bancária
• Registar-se para impostos estaduais, se necessário
• Solicitar licenças empresariais
• Contratar empregados
• Entregar formulários fiscais federais

Esperar demasiado pode atrasar outras tarefas de configuração que dependem do EIN.

O que pode fazer logo que tiver um EIN

Depois de emitido, um EIN pode normalmente ser usado de imediato para muitas necessidades empresariais, incluindo:

• Abrir uma conta bancária empresarial
• Solicitar licenças e autorizações
• Entregar certas declarações fiscais por correio

Alguns sistemas eletrónicos de impostos e canais de depósito podem exigir um curto período de espera antes de reconhecerem totalmente um novo EIN, por isso é melhor planear com antecedência se o lançamento do seu negócio tiver uma data-limite rígida.

Erros comuns a evitar com o EIN

Solicitar antes de constituir a entidade

Se estiver a criar uma LLC, sociedade por ações ou parceria, constitua primeiro a empresa. O IRS espera que a entidade legal exista antes de pedir o EIN.

Usar o número fiscal errado

Não use um número de Segurança Social pessoal quando for exigido um EIN empresarial. Isso pode criar problemas de preenchimento e confusão mais tarde.

Assumir que uma alteração de nome exige um novo EIN

Uma alteração do nome da empresa ou da morada normalmente não exige um novo EIN. Alterações de propriedade ou estruturais têm maior probabilidade de desencadear a necessidade de um novo número.

Obter vários EINs sem uma razão clara

Uma entidade empresarial deve geralmente ter apenas um EIN. Se não tiver a certeza de qual número usar, reveja cuidadosamente a estrutura da empresa antes de voltar a solicitar um.

Precisa de um novo EIN mais tarde?

Normalmente, não. Uma alteração do nome da empresa ou da morada não exige, em regra, um novo EIN.

É mais provável que seja necessário um novo EIN quando a propriedade ou a estrutura mudam, por exemplo quando:

• Um empresário em nome individual constitui uma sociedade
• Uma parceria passa a ser uma sociedade por ações
• Uma sociedade por ações sofre uma alteração estrutural importante
• É criada uma nova entidade através de fusão ou reorganização

Se a sua empresa mudar de forma significativa, vale a pena confirmar se o IRS espera um novo número.

Perguntas sobre o EIN que os novos fundadores fazem com mais frequência

Um EIN é o mesmo que uma licença empresarial?

Não. Um EIN é um número fiscal federal. Uma licença empresarial é uma autorização separada que pode ser emitida por um estado, condado ou município.

Um EIN é o mesmo que registar uma empresa?

Não. A constituição ou o registo criam a entidade legal. O EIN identifica essa entidade para efeitos fiscais federais.

Posso usar o meu EIN para tudo?

Não. Alguns registos continuam a exigir outros números, como identificadores fiscais estaduais ou números de conta de licenças.

Todas as organizações sem fins lucrativos precisam de um EIN?

Sim. As entidades sem fins lucrativos e isentas de impostos geralmente precisam de um EIN, mesmo que não tenham empregados.

Como a Zenind se enquadra no processo

Para os fundadores, a questão do EIN faz normalmente parte de uma lista mais ampla de tarefas de constituição de empresas. Se está a lançar uma LLC, sociedade por ações ou organização sem fins lucrativos, a Zenind pode ajudá-lo a gerir os passos administrativos iniciais de iniciar um negócio nos EUA.

Isto importa porque o EIN raramente é uma tarefa isolada. Normalmente, surge ao lado de registos de constituição, configuração de conformidade, preparação bancária e registo a nível estadual. Lidar com estes passos pela ordem certa torna o lançamento mais fluido e reduz atrasos evitáveis.

Conclusão final

Provavelmente precisa de um EIN se a sua empresa tiver empregados, funcionar como parceria ou sociedade por ações, ou se enquadrar numa das categorias de entidade do IRS que o exigem. Mesmo que não seja estritamente obrigatório, um EIN pode continuar a ser útil para banca, privacidade e conformidade estadual.

Se está a iniciar uma nova empresa, a abordagem mais segura é rever primeiro o tipo de entidade, confirmar as suas obrigações fiscais e solicitar o EIN assim que o negócio estiver legalmente constituído.