10 khoản khấu trừ thuế mà chủ hộ kinh doanh cá thể ở Mỹ nên biết

Vận hành doanh nghiệp dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể mang lại tốc độ, sự linh hoạt và toàn quyền kiểm soát các quyết định hằng ngày. Đồng thời, bạn cũng phải tự theo dõi doanh thu, nộp thuế và yêu cầu mọi khoản khấu trừ hợp pháp mà mình được quyền áp dụng.

Điều sau cùng này quan trọng hơn nhiều chủ doanh nghiệp mới vẫn nghĩ. Một khoản khấu trừ được ghi chép đầy đủ có thể làm giảm thu nhập chịu thuế, cải thiện dòng tiền và giúp mùa thuế bớt căng thẳng hơn. Mấu chốt là biết khoản chi nào đủ điều kiện, cách lưu hồ sơ và chi phí nào mang tính cá nhân thay vì liên quan đến kinh doanh.

Hướng dẫn này phân tích những khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất dành cho chủ hộ kinh doanh cá thể tại Hoa Kỳ, giải thích cách chúng hoạt động và nêu rõ những hồ sơ bạn nên lưu giữ trong suốt cả năm.

Ai được xem là chủ hộ kinh doanh cá thể?

Chủ hộ kinh doanh cá thể là người sở hữu và điều hành một doanh nghiệp không đăng ký pháp nhân riêng, tự mình quản lý hoạt động. Bạn có thể là chủ hộ kinh doanh cá thể nếu làm freelance, điều hành doanh nghiệp tư vấn, bán sản phẩm trực tuyến, cung cấp dịch vụ chuyên môn hoặc làm thêm một công việc kinh doanh bên cạnh công việc toàn thời gian.

Trong mô hình hộ kinh doanh cá thể, không có sự tách biệt pháp lý giữa bạn và doanh nghiệp về mặt thuế. Điều đó không có nghĩa là bạn không thể khấu trừ chi phí kinh doanh. Nó có nghĩa là bạn phải khai báo doanh thu và chi phí kinh doanh trên tờ khai thuế cá nhân và duy trì hồ sơ rõ ràng.

Cách khoản khấu trừ thuế của hộ kinh doanh cá thể hoạt động

IRS thường cho phép khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết. Nói đơn giản, khoản chi đó nên phổ biến đối với loại hình kinh doanh của bạn và hữu ích cho việc vận hành doanh nghiệp.

Những khoản khấu trừ tốt nhất là những khoản:

• Gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh của bạn
• Được thanh toán hoặc phát sinh trong năm tính thuế
• Có hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng hoặc nhật ký làm bằng chứng
• Tách biệt tối đa với chi tiêu cá nhân

Nếu một khoản chi vừa có mục đích cá nhân vừa phục vụ kinh doanh, thường chỉ phần phục vụ kinh doanh mới được khấu trừ.

10 khoản khấu trừ thuế mà chủ hộ kinh doanh cá thể nên biết

1. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và chỉ dành riêng cho việc kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà. Đây là một trong những khoản khấu trừ có giá trị nhất đối với chủ doanh nghiệp làm việc tại nhà.

Bạn thường có thể khấu trừ một phần các chi phí như:

• Tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Hóa đơn tiện ích
• Bảo hiểm nhà ở
• Sửa chữa và bảo trì
• Thuế bất động sản, tùy theo tình huống thuế của bạn

Khu vực đó phải chỉ được dùng cho kinh doanh. Một phòng riêng hoặc một không gian được ngăn tách rõ ràng sẽ có lợi hơn về mặt hồ sơ. Bàn ăn trong bếp vừa là nơi cả gia đình dùng bữa thường sẽ không đủ điều kiện.

Bạn thường có hai cách tính:

• Cách tính đơn giản: dựa trên một mức tiêu chuẩn cho mỗi feet vuông diện tích văn phòng
• Cách tính chi phí thực tế: dựa trên tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh của các chi phí nhà ở đủ điều kiện

Phương pháp phù hợp phụ thuộc vào diện tích không gian làm việc và mức chi phí nhà ở đủ điều kiện.

2. Phí bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh

Nếu bạn tự trả bảo hiểm y tế của mình, bạn có thể được khấu trừ phí bảo hiểm cho bảo hiểm y tế, nha khoa và bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện. Khoản khấu trừ này đặc biệt quan trọng đối với chủ hộ kinh doanh cá thể không nhận phúc lợi bảo hiểm y tế từ người sử dụng lao động.

Có những giới hạn và quy tắc đủ điều kiện, vì vậy bạn cần xác nhận xem mình có đủ điều kiện trong năm nộp hồ sơ hay không. Thông thường, việc khấu trừ có thể phụ thuộc vào việc bạn hoặc vợ/chồng của bạn có được tiếp cận với một chương trình bảo hiểm y tế nhóm thông qua người sử dụng lao động hay không.

3. Đóng góp hưu trí

Tiết kiệm cho hưu trí cũng có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế. Chủ hộ kinh doanh cá thể có thể đóng góp vào các chương trình hưu trí được ưu đãi thuế như:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Traditional IRA, theo các quy định riêng

Các khoản khấu trừ hưu trí hữu ích vì chúng vừa hỗ trợ kế hoạch tiết kiệm dài hạn của chủ doanh nghiệp vừa hỗ trợ lập kế hoạch thuế cho năm hiện tại. Hạn mức đóng góp và thời hạn nộp khác nhau tùy từng loại tài khoản, vì vậy nên xem xét lựa chọn trước cuối năm.

4. Vật tư và thiết bị kinh doanh

Những vật dụng bạn mua để duy trì hoạt động kinh doanh thường được khấu trừ. Nhóm này bao gồm các chi phí vận hành phổ biến như:

• Giấy, bút, mực in và bưu phí
• Vật liệu đóng gói
• Dụng cụ và thiết bị dùng cho kinh doanh
• Máy tính, màn hình và phụ kiện
• Nội thất dùng trong không gian làm việc riêng

Các món nhỏ hơn có thể được khấu trừ trong năm mua, trong khi các khoản mua thiết bị lớn hơn có thể phải khấu hao theo thời gian tùy vào tài sản và chế độ thuế áp dụng.

5. Điện thoại, internet và phần mềm

Nếu điện thoại, dịch vụ internet hoặc phần mềm của bạn được dùng cho công việc kinh doanh, phần sử dụng cho kinh doanh có thể được khấu trừ. Điều này bao gồm:

• Gói cước điện thoại di động
• Dịch vụ internet tại nhà
• Công cụ quản lý dự án
• Phần mềm kế toán
• Nền tảng email marketing
• Dịch vụ lưu trữ tệp và đăng ký đám mây
• Phí lưu trữ website và tên miền

Nếu bạn dùng chung một đường dây điện thoại hoặc kết nối internet cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, hãy ghi nhận tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh một cách hợp lý và áp dụng nhất quán.

6. Chi phí xe và số dặm di chuyển

Nhiều chủ hộ kinh doanh cá thể lái xe để gặp khách hàng, giao hàng, đi thực địa hoặc thực hiện các công việc kinh doanh khác. Nếu bạn sử dụng xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ các chi phí lái xe đó.

Trong nhiều trường hợp, phương pháp tính số dặm tiêu chuẩn là cách đơn giản nhất. Phương pháp này cho phép bạn nhân số dặm đi lại đủ điều kiện cho kinh doanh với mức hoàn trả số dặm của IRS trong năm. Tùy tình huống, bạn cũng có thể sử dụng chi phí thực tế của xe.

Hãy lưu nhật ký số dặm ghi rõ:

• Ngày đi lại
• Điểm xuất phát và điểm đến
• Mục đích kinh doanh
• Số dặm đã đi

Lưu ý rằng việc đi từ nhà đến nơi làm việc thường xuyên của bạn nhìn chung không được khấu trừ.

7. Chi phí đi công tác

Chi phí đi lại có thể được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ kinh doanh. Ví dụ phổ biến gồm tham dự hội nghị, gặp nhà cung cấp, thăm khách hàng hoặc đi đến một thành phố khác để phục vụ hoạt động kinh doanh.

Các chi phí đi công tác có thể được khấu trừ bao gồm:

• Vé máy bay
• Vé tàu hỏa hoặc xe buýt
• Chỗ ở
• Taxi, xe công nghệ và xe thuê
• Phí đỗ xe và phí qua trạm
• Phí hành lý

Mục đích kinh doanh của chuyến đi phải rõ ràng. Nếu chuyến đi vừa có phần kinh doanh vừa có phần cá nhân, thường chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ.

8. Bữa ăn

Các bữa ăn phục vụ kinh doanh có thể được khấu trừ nếu chúng thông thường, cần thiết và gắn với hoạt động kinh doanh. Ví dụ có thể gồm bữa ăn với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác hoặc các mối liên hệ kinh doanh khi có trao đổi công việc thực sự diễn ra.

Hãy nhớ rằng khoản khấu trừ cho bữa ăn có giới hạn và cần hồ sơ chứng minh chặt chẽ. Bạn nên giữ biên lai và ghi chú:

• Ai đã tham dự bữa ăn
• Mục đích kinh doanh
• Ngày và địa điểm
• Số tiền đã thanh toán, bao gồm tiền tip

Chi phí giải trí nhìn chung không được khấu trừ, vì vậy đừng cho rằng chỉ cần có nhắc đến công việc trong một buổi gặp gỡ xã giao là đã đủ điều kiện.

9. Phí chuyên môn, giấy phép và bảo hiểm

Điều hành doanh nghiệp thường đòi hỏi phải trả cho các dịch vụ giúp bạn tuân thủ quy định và vận hành trơn tru. Những khoản này có thể bao gồm:

• Phí luật sư và kế toán
• Phí khai thuế
• Giấy phép kinh doanh và giấy phép hoạt động
• Hội viên nghề nghiệp liên quan đến công việc của bạn
• Bảo hiểm trách nhiệm kinh doanh
• Bảo hiểm lỗi và thiếu sót
• Phí ngân hàng gắn với tài khoản kinh doanh

Nhóm chi phí này rất dễ bị bỏ sót, đặc biệt với chủ doanh nghiệp mới. Nếu khoản chi hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh và không mang tính cá nhân, nó có thể thuộc vào danh mục cần theo dõi để khấu trừ.

10. Chi phí quảng cáo, tiếp thị và website

Bất kỳ khoản nào bạn chi để thu hút khách hàng hoặc quảng bá doanh nghiệp đều có thể được khấu trừ. Điều đó bao gồm:

• Quảng cáo trực tuyến
• Tiếp thị in ấn
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Thiết kế logo và nhận diện thương hiệu
• Thiết kế và bảo trì website
• Đăng ký tên miền và lưu trữ website
• Công cụ bản tin email

Đối với nhiều chủ hộ kinh doanh cá thể, chi phí marketing là một trong những khoản khấu trừ có thể mở rộng nhất vì chúng trực tiếp hỗ trợ tăng trưởng. Chúng cũng dễ ghi chép nếu bạn lưu hóa đơn và sao kê nền tảng hằng tháng.

Các nhóm khấu trừ khác mà chủ hộ kinh doanh cá thể thường bỏ sót

Danh sách trên bao gồm những nhóm phổ biến nhất, nhưng vẫn còn một số khoản khấu trừ khác đáng để xem xét:

• Phí ngân hàng trên tài khoản kinh doanh
• Phí xử lý thanh toán của bên trung gian
• Tiền thuê văn phòng cho không gian thuê
• Phí vận chuyển và bưu phí
• Đào tạo và giáo dục liên quan đến kinh doanh
• Chi phí hàng tồn kho, tùy mô hình kinh doanh
• Khấu hao trên tài sản đủ điều kiện

Cách xử lý chính xác có thể khác nhau, vì vậy bạn nên xem kỹ hồ sơ cuối năm thay vì chỉ dựa vào trí nhớ.

Các khoản chi mà chủ hộ kinh doanh cá thể thường không thể khấu trừ

Một số chi phí có vẻ liên quan đến kinh doanh nhưng thực ra không được khấu trừ, hoặc chỉ được khấu trừ trong những trường hợp hạn chế. Ví dụ thường gặp gồm:

• Đi lại từ nhà đến nơi làm việc thường xuyên
• Quần áo cá nhân có thể mặc hằng ngày
• Tiền phạt và tiền xử phạt
• Bữa ăn và giải trí mang tính cá nhân
• Chuyến đi gia đình không chủ yếu phục vụ kinh doanh
• Rút vốn hoặc lấy tiền từ doanh nghiệp cho cá nhân

Khi không chắc chắn, hãy tự hỏi liệu khoản chi đó có thông thường, cần thiết và chủ yếu phục vụ kinh doanh hay không. Nếu câu trả lời là không, khoản đó có thể không đủ điều kiện.

Cách lưu hồ sơ tốt hơn trong suốt cả năm

Khấu trừ thuế tốt phụ thuộc vào việc lưu hồ sơ tốt. Dù khoản khấu trừ có mạnh đến đâu, nó vẫn có thể bị bác bỏ nếu bạn không chứng minh được.

Một hệ thống đơn giản nên bao gồm:

• Một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng
• Một thẻ tín dụng kinh doanh riêng nếu có thể
• Bản sao điện tử của biên lai và hóa đơn
• Nhật ký số dặm cho việc lái xe kinh doanh
• Ghi chép hoặc theo dõi chi phí hằng tháng
• Hồ sơ sắp xếp rõ ràng cho các khoản thanh toán cho nhà thầu và mẫu 1099

Đừng đợi đến mùa thuế mới ghép lại toàn bộ chi tiêu. Ghi nhận giao dịch trong suốt cả năm giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ bỏ sót khoản khấu trừ.

Cách chủ hộ kinh doanh cá thể khai khấu trừ trên tờ khai thuế

Chủ hộ kinh doanh cá thể thường báo cáo doanh thu và chi phí kinh doanh trên Schedule C của Form 1040. Một số khoản khấu trừ, như khấu trừ phí bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh và một phần thuế tự doanh, cũng có thể xuất hiện ở các phần khác của tờ khai.

Vì tờ khai này gắn với thuế cá nhân của bạn, độ chính xác là rất quan trọng. Ngay cả những sai sót nhỏ trong sổ sách cũng có thể ảnh hưởng đến số tiền cuối cùng bạn phải nộp hoặc khoản hoàn thuế bạn nhận được.

Bạn cũng có thể cần nộp thuế tạm tính trong năm nếu dự kiến phải nộp đủ mức thuế nhất định. Đó là một lý do nữa để giữ sổ sách cập nhật thay vì đợi đến hạn nộp.

Khi nào chủ hộ kinh doanh cá thể nên cân nhắc thành lập LLC

Hộ kinh doanh cá thể thường là cách đơn giản nhất để bắt đầu một doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng là cấu trúc tốt nhất về lâu dài. Nhiều chủ sở hữu cuối cùng sẽ thành lập LLC để tách rủi ro cá nhân và kinh doanh, nâng cao uy tín và tạo khuôn khổ chính thức hơn cho tăng trưởng.

Thành lập LLC không tự động tạo ra lợi ích thuế mới, nhưng có thể giúp bạn:

• Tách biệt tài chính doanh nghiệp rõ ràng hơn
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn với khách hàng và nhà cung cấp
• Xây dựng cấu trúc có thể hỗ trợ mở rộng
• Tạo lộ trình rõ ràng hơn cho việc lập kế hoạch thuế và pháp lý trong tương lai

Nếu bạn đang cân nhắc LLC, Zenind có thể hỗ trợ bạn thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với quy trình nộp hồ sơ tinh gọn. Điều đó có thể giúp bạn chuyển từ mô hình cá nhân sang một công ty có cấu trúc hơn khi thời điểm phù hợp.

Kết luận

Chủ hộ kinh doanh cá thể có thể tiết kiệm thuế đáng kể bằng cách theo dõi các khoản chi hợp lệ trong suốt cả năm và khai khấu trừ chính xác. Chi phí văn phòng tại nhà, phí bảo hiểm y tế, số dặm đi lại, vật tư, đi công tác, bữa ăn, dịch vụ chuyên môn và chi phí marketing là những nhóm phổ biến nhất cần xem xét.

Lợi thế thực sự đến từ việc ghi chép nhất quán. Khi bạn biết khoản nào được tính, lưu hồ sơ đúng cách và tách riêng chi phí kinh doanh với chi phí cá nhân, mùa thuế sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển và bạn muốn một nền tảng có cấu trúc hơn, hãy cân nhắc xem đã đến lúc vượt ra ngoài mô hình hộ kinh doanh cá thể và thành lập LLC phù hợp hơn với mục tiêu của mình hay chưa.

Câu hỏi thường gặp

Khoản khấu trừ nào có giá trị nhất đối với nhiều chủ hộ kinh doanh cá thể?

Khấu trừ văn phòng tại nhà thường là một trong những khoản có giá trị nhất vì nó có thể tính một phần chi phí sinh hoạt hằng tháng khi bạn làm việc trong một không gian kinh doanh chuyên biệt.

Tôi có thể khấu trừ chi phí nếu doanh nghiệp là công việc bán thời gian không?

Có, nếu khoản chi đó thông thường, cần thiết và liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn. Một công việc kinh doanh phụ vẫn có thể đủ điều kiện khấu trừ khi các chi phí là chi phí kinh doanh hợp lệ.

Tôi có cần biên lai cho mọi khoản khấu trừ không?

Không nhất thiết cho mọi khoản nhỏ, nhưng biên lai, hóa đơn và nhật ký vẫn được khuyến nghị mạnh. Khoản chi càng chi tiết thì hồ sơ chứng minh càng nên đầy đủ.

Thành lập LLC có đồng nghĩa với tiết kiệm thuế không?

Không. LLC là một cấu trúc pháp lý, không phải là chiến lược thuế tự động. Nó có thể giúp tổ chức tốt hơn và tách biệt trách nhiệm pháp lý, nhưng lợi ích thuế phụ thuộc vào cách doanh nghiệp được cấu trúc và khai báo.

Tôi có nên hỏi chuyên gia trước khi nộp tờ khai không?

Có. Quy định thuế thay đổi và mỗi doanh nghiệp có tình huống khác nhau. Một chuyên gia thuế đủ điều kiện có thể giúp bạn áp dụng khấu trừ đúng cách và tránh sai sót khi nộp hồ sơ.