10 verovähennystä, jotka toiminimiyrittäjän kannattaa tuntea Yhdysvalloissa

Liiketoiminnan pyörittäminen toiminimellä tuo nopeutta, joustavuutta ja täyden päätösvallan arjen valintoihin. Samalla olet itse vastuussa tulojen seurannasta, verojen maksamisesta ja kaikkien lainmukaisten vähennysten hyödyntämisestä.

Juuri viimeinen kohta on tärkeämpi kuin moni uusi yrittäjä ymmärtää. Hyvin dokumentoitu vähennys voi pienentää verotettavaa tuloa, parantaa kassavirtaa ja tehdä veroajasta huomattavasti vähemmän stressaavaa. Olennaista on tietää, mitkä kulut ovat vähennyskelpoisia, miten ne dokumentoidaan ja mitkä kustannukset ovat henkilökohtaisia eikä liiketoimintaan liittyviä.

Tässä oppaassa käydään läpi yleisimmät toiminimiyrittäjän verovähennykset Yhdysvalloissa, selitetään niiden toimintaperiaate ja nostetaan esiin, mitä tositteita kannattaa säilyttää ympäri vuoden.

Kuka on toiminimiyrittäjä?

Toiminimiyrittäjä on henkilö, joka omistaa ja harjoittaa rekisteröimätöntä liiketoimintaa yksin. Voit olla toiminimiyrittäjä, jos teet freelance-töitä, pyörität konsultointiyritystä, myyt tuotteita verkossa, tarjoat ammatillisia palveluja tai teet sivutoimista liiketoimintaa päätyön ohella.

Toiminimessä ei ole oikeudellista eroa sinun ja yrityksen välillä verotuksessa. Se ei tarkoita, etteikö liiketoiminnan kuluja voisi vähentää. Se tarkoittaa, että sinun on ilmoitettava liiketoiminnan tulot ja menot henkilökohtaisessa veroilmoituksessasi ja pidettävä kirjanpito selkeänä.

Miten toiminimiyrittäjän verovähennykset toimivat

IRS sallii yleensä tavalliset ja välttämättömät liiketoiminnan kulut vähennettäviksi. Yksinkertaisesti sanottuna kulun tulee olla tyypillinen sinun toimialallesi ja hyödyllinen yrityksesi pyörittämisessä.

Parhaat vähennykset ovat sellaisia, jotka:

• liittyvät suoraan liiketoimintaasi
• on maksettu tai syntynyt verovuoden aikana
• joista on todisteina kuitteja, laskuja, tiliotteita tai lokimerkintöjä
• on erotettu henkilökohtaisista menoista mahdollisimman hyvin

Jos kulu on osittain henkilökohtainen ja osittain liiketoimintaan liittyvä, yleensä vain liiketoimintaosuus on vähennyskelpoinen.

10 verovähennystä, jotka toiminimiyrittäjän kannattaa tuntea

1. Kotitoimiston vähennys

Jos käytät osaa kodistasi säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan, voit mahdollisesti saada kotitoimiston vähennyksen. Tämä on yksi arvokkaimmista vähennyksistä etänä työskenteleville yksinyrittäjille.

Voit usein vähentää osan esimerkiksi seuraavista kustannuksista:

• vuokra tai asuntolainan korot
• sähkölaskut ja muut yleishyödylliset kulut
• kodin vakuutus
• korjaukset ja kunnossapito
• kiinteistöverot verotustilanteestasi riippuen

Tilaa on käytettävä vain liiketoimintaan. Erillinen huone tai selvästi rajattu alue on dokumentoinnin kannalta vahvin vaihtoehto. Keittiönpöytä, jota käytetään myös perheen ruokailuun, ei yleensä täytä vaatimuksia.

Käytössä on yleensä kaksi laskentatapaa:

• yksinkertaistettu menetelmä: perustuu standardisummaa per toimistotilan neliöjalka
• todellisten kulujen menetelmä: perustuu hyväksyttävien kotikulujen liiketoimintakäyttöosuuteen

Sopiva menetelmä riippuu työtilasi koosta ja hyväksyttävien kotikulujen määrästä.

2. Itsenäisen yrittäjän terveysvakuutusmaksut

Jos maksat oman terveysvakuutuksesi itse, voit ehkä vähentää lääke-, hammas- ja hyväksytyn pitkäaikaishoidon vakuutusmaksut. Tämä vähennys on erityisen tärkeä toiminimiyrittäjille, joilla ei ole työnantajan tarjoamia terveysetuja.

Sääntöihin ja kelpoisuuteen liittyy rajoituksia, joten on tärkeää varmistaa, täytätkö ehdot sinä vuonna, jolloin ilmoitat verot. Yleisesti vähennys voi riippua siitä, oliko sinulla tai puolisollasi mahdollisuus työnantajan tarjoamaan ryhmäterveysvakuutukseen.

3. Eläkemaksut

Myös eläkesäästäminen voi pienentää verotettavaa tuloa. Toiminimiyrittäjät voivat mahdollisesti tehdä maksuja verotuksellisesti edullisiin eläkesuunnitelmiin, kuten:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• perinteinen IRA, erillisten sääntöjen mukaisesti

Eläkevähennykset ovat hyödyllisiä, koska ne tukevat sekä yrittäjän pitkäaikaista säästämistä että kuluvan vuoden verosuunnittelua. Maksukatot ja määräajat vaihtelevat tilityypin mukaan, joten vaihtoehdot kannattaa tarkistaa ennen vuoden loppua.

4. Liiketoiminnan tarvikkeet ja laitteet

Hankinnat, joita tarvitset yrityksesi pyörittämiseen, ovat usein vähennyskelpoisia. Tähän kuuluvat tavalliset käyttökulut, kuten:

• paperi, kynät, värikasetit ja postikulut
• pakkausmateriaalit
• työkalut ja liiketoiminnassa käytettävät laitteet
• tietokoneet, näytöt ja lisävarusteet
• kalusteet, joita käytetään erillisessä työtilassa

Pienemmät hankinnat voidaan yleensä vähentää ostohetkellä, kun taas suuremmat laitehankinnat voidaan joutua poistamaan ajan kuluessa riippuen omaisuuserästä ja sovellettavasta verokohtelusta.

5. Puhelin, internet ja ohjelmistot

Jos puhelintasi, internetyhteyttäsi tai ohjelmistoja käytetään liiketoimintaan, liiketoimintaosuus voi olla vähennyskelpoinen. Tähän sisältyvät:

• matkapuhelinliittymät
• kodin internet-yhteys
• projektinhallintatyökalut
• kirjanpito-ohjelmistot
• sähköpostimarkkinointialustat
• tiedostojen tallennus- ja pilvipalvelut
• verkkosivujen hosting ja domain-maksut

Jos käytät yhtä puhelinliittymää tai internetyhteyttä sekä henkilökohtaiseen että liiketoimintakäyttöön, dokumentoi kohtuullinen liiketoimintakäyttöosuus ja käytä sitä johdonmukaisesti.

6. Ajoneuvokulut ja kilometrikorvaukset

Monet toiminimiyrittäjät ajavat tapaamisiin, toimituksiin, asiakaskäynteihin tai muihin liiketoiminnan tehtäviin. Jos käytät ajoneuvoasi liiketoimintaan, voit ehkä vähentää nämä ajokulut.

Monissa tapauksissa kilometrivähennys on yksinkertaisin vaihtoehto. Sen avulla voit kertoa hyväksyttävät liiketoimintakilometrit IRS:n vuoden kilometrikorvauksella. Tilanteestasi riippuen voit myös käyttää todellisia ajoneuvokuluja.

Pidä ajopäiväkirjaa, josta käy ilmi:

• matkan päivämäärä
• lähtöpaikka ja määränpää
• liiketoiminnan tarkoitus
• ajetut kilometrit

Muista, että työmatka kodista säännölliseen työpaikkaan ei yleensä ole vähennyskelpoinen.

7. Liikematkat

Matkakulut voivat olla vähennyskelpoisia, kun matka tehdään ensisijaisesti liiketoiminnan vuoksi. Tavallisia esimerkkejä ovat konferenssiin osallistuminen, toimittajan tapaaminen, asiakkaan luona käynti tai matkustaminen toiseen kaupunkiin liiketoimintaa varten.

Vähennyskelpoisia matkakuluja voivat olla:

• lentoliput
• junaliput tai bussiliput
• majoitus
• taksit, kyytipalvelut ja vuokra-autot
• pysäköinti ja tietullit
• matkatavaramaksut

Matkan liiketoiminnallinen tarkoitus on kyettävä osoittamaan selkeästi. Jos matka sisältää sekä liiketoiminnallista että henkilökohtaista aikaa, yleensä vain liiketoimintaan liittyvä osuus on vähennyskelpoinen.

8. Ateriat

Liiketoimintaan liittyvät ateriat voivat olla vähennyskelpoisia, jos ne ovat tavallisia, välttämättömiä ja liittyvät yrityksesi pyörittämiseen. Esimerkkejä voivat olla ateriat asiakkaiden, toimittajien, kumppaneiden tai muiden liiketoimintakontaktien kanssa silloin, kun aitoa liiketoimintakeskustelua käydään.

Muista, että ateriavähennyksiin liittyy rajoituksia ja niihin tarvitaan vahvat todisteet. Säilytä kuitit ja kirjaa ylös:

• ketkä osallistuivat aterialle
• liiketoiminnan tarkoitus
• päivämäärä ja paikka
• maksettu summa, juomaraha mukaan lukien

Viihdekulut eivät yleensä ole vähennyskelpoisia, joten älä oleta sosiaalisen menon kelpaavan vähennykseksi vain siksi, että liiketoiminnasta puhuttiin.

9. Ammatilliset palkkiot, lisenssit ja vakuutukset

Yrityksen pyörittäminen edellyttää usein palveluita, jotka auttavat sinua pysymään sääntöjen mukaisena ja toimimaan sujuvasti. Näitä kuluja voivat olla:

• asianajajan ja kirjanpitäjän palkkiot
• veroilmoituksen laatimismaksut
• liiketoiminnan luvat ja lisenssit
• työhösi liittyvät ammattilaisjäsenyydet
• yrityksen vastuuvakuutus
• virhe- ja laiminlyöntivakuutus
• liiketoimintatileihin liittyvät pankkimaksut

Tämä kategoria jää helposti huomaamatta, erityisesti uusilta yrittäjiltä. Jos kulu tukee liiketoimintaa eikä ole henkilökohtainen, se voi kuulua vähennysseurantaan.

10. Mainonta-, markkinointi- ja verkkosivukulut

Kaikki, mitä käytät asiakkaiden houkuttelemiseen tai yrityksesi markkinointiin, voi olla vähennyskelpoista. Tämä sisältää:

• verkkomainokset
• painettu markkinointimateriaali
• sosiaalisen median mainonta
• logo- ja brändityö
• verkkosivujen suunnittelu ja ylläpito
• domain-rekisteröinti ja hosting
• sähköpostiuutiskirjeiden työkalut

Monille toiminimiyrittäjille markkinointikulut ovat skaalautuvimpia vähennyksiä, koska ne tukevat suoraan kasvua. Ne on myös helppo dokumentoida, jos säilytät laskut ja kuukausittaiset alustan tiliotteet.

Muita vähennyskategorioita, jotka toiminimiyrittäjät usein unohtavat

Edellä oleva lista kattaa yleisimmät kategoriat, mutta myös nämä kannattaa tarkistaa:

• pankkikulut liiketoimintatileiltä
• maksunvälityspalkkiot
• vuokrat toimitiloista
• toimitus- ja postikulut
• liiketoimintaan liittyvä koulutus ja opetus
• varastokustannukset liiketoimintamallista riippuen
• poistot hyväksyttävistä omaisuuseristä

Tarkka käsittely voi vaihdella, joten vuoden lopun aineisto kannattaa käydä huolellisesti läpi eikä luottaa pelkkään muistiin.

Kulut, joita toiminimiyrittäjä ei yleensä voi vähentää

Jotkin kulut voivat tuntua liiketoimintaan liittyviltä, mutta ne eivät ole vähennyskelpoisia tai ovat vähennyskelpoisia vain rajoitetusti. Tavallisia esimerkkejä ovat:

• työmatkat kodin ja säännöllisen työpaikan välillä
• henkilökohtaiset vaatteet, joita voi käyttää myös arjessa
• sakot ja rangaistusmaksut
• henkilökohtaiset ateriat ja viihde
• perhematkat, jotka eivät ole ensisijaisesti liiketoimintaan liittyviä
• omistajan nostot tai rahansiirrot yrityksestä

Kun olet epävarma, kysy itseltäsi, onko kulu tavallinen, välttämätön ja ensisijaisesti liiketoimintaan liittyvä. Jos vastaus on ei, se ei ehkä ole vähennyskelpoinen.

Miten pidät kirjaa paremmin ympäri vuoden

Hyvät verovähennykset perustuvat hyvään kirjanpitoon. Vahvinkaan vähennys ei välttämättä kestä tarkastelua, jos sitä ei voi perustella.

Yksinkertainen järjestelmä sisältää:

• erillisen yrityspankkitilin
• mahdollisuuksien mukaan erillisen yritysluottokortin
• digitaaliset kopiot kuiteista ja laskuista
• ajopäiväkirjan liiketoiminta-ajoille
• kuukausittaisen kirjanpidon tai kuluseurannan
• järjestetyt tiedot urakoitsijamaksuista ja 1099-lomakkeista

Älä odota veroaikaan asti kootaksesi kulusi jälkikäteen. Tapahtumien kirjaaminen pitkin vuotta säästää aikaa ja vähentää riskiä, että vähennyksiä jää huomaamatta.

Miten toiminimiyrittäjä ilmoittaa vähennykset veroilmoituksella

Toiminimiyrittäjät ilmoittavat yleensä liiketoiminnan tulot ja menot Form 1040 -lomakkeen Schedule C:llä. Jotkin vähennykset, kuten itsenäisen yrittäjän terveysvakuutusvähennys ja osa itsenäisen ammatinharjoittajan verosta, voivat näkyä myös veroilmoituksen muissa kohdissa.

Koska veroilmoitus liittyy henkilökohtaisiin veroihisi, tarkkuus on tärkeää. Pienetkin kirjanpitovirheet voivat vaikuttaa siihen, kuinka paljon olet lopulta velkaa tai kuinka suuren palautuksen saat.

Myös ennakkoveromaksut voivat olla tarpeen vuoden aikana, jos odotat joutuvasi maksamaan riittävästi veroja. Se on toinen syy pitää kirjanpito ajantasaisena eikä odottaa määräpäivään asti.

Milloin toiminimiyrittäjän kannattaa harkita LLC:n perustamista

Toiminimi on usein helpoin tapa aloittaa yritys, mutta se ei aina ole paras pitkän aikavälin rakenne. Monet yrittäjät perustavat lopulta LLC:n erottaakseen henkilökohtaisen ja liiketoiminnan riskin, parantaakseen uskottavuutta ja luodakseen muodollisemman kasvualustan.

LLC:n perustaminen ei automaattisesti tuo uusia verosäästöjä, mutta se voi auttaa sinua:

• erottamaan yritys- ja henkilökohtaiset taloudet selkeämmin
• rakentamaan ammattimaisemman vaikutelman asiakkaisiin ja toimittajiin
• luomaan rakenteen, joka tukee laajentumista
• rakentamaan selkeämmän pohjan tulevalle vero- ja oikeudelliselle suunnittelulle

Jos harkitset LLC:n perustamista, Zenind voi auttaa sinua perustamaan ja hallinnoimaan Yhdysvaltain yritystäsi sujuvalla hakemusprosessilla. Se voi tehdä siirtymisestä yksinyrittäjyydestä rakenteellisempaan yhtiöön helpompaa, kun aika on oikea.

Yhteenveto

Toiminimiyrittäjät voivat saavuttaa merkittäviä verosäästöjä seuraamalla hyväksyttäviä kuluja ympäri vuoden ja ilmoittamalla vähennykset oikein. Kotitoimiston kulut, terveysvakuutusmaksut, kilometrikustannukset, tarvikkeet, matkakulut, ateriat, ammatilliset palvelut ja markkinointikulut ovat yleisimpiä tarkistettavia kategorioita.

Todellinen etu syntyy johdonmukaisesta kirjanpidosta. Kun tiedät, mikä on vähennyskelpoista, dokumentoit sen oikein ja pidät yritys- ja henkilökohtaiset kulut erillään, veroajasta tulee huomattavasti hallittavampi.

Jos yrityksesi kasvaa ja haluat rakenteellisemman perustan, harkitse, onko aika siirtyä toiminimen ulkopuolelle ja perustaa LLC, joka tukee tavoitteitasi paremmin.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on monille toiminimiyrittäjille arvokkain vähennys?

Kotitoimiston vähennys on usein yksi arvokkaimmista, koska se voi kattaa osan jatkuvista kodin kuluista, kun työskentelet liiketoimintaan varatusta tilasta.

Voinko vähentää kuluja, jos yritykseni on sivutoiminen?

Kyllä, jos kulu on tavallinen, välttämätön ja liittyy liiketoimintaasi. Sivutoiminenkin yritys voi saada vähennyksiä, kun kulut ovat aitoja liiketoiminnan menoja.

Tarvitsenko kuitin jokaisesta vähennyksestä?

Ei aina jokaisesta pienestä ostoksesta, mutta kuitteja, laskuja ja lokimerkintöjä suositellaan vahvasti. Mitä yksityiskohtaisempi kulu on, sitä paremmat todisteet sinulla pitäisi olla.

Onko LLC:n perustaminen sama asia kuin verosäästö?

Ei. LLC on oikeudellinen rakenne, ei automaattinen verostrategia. Se voi auttaa järjestäytymisessä ja vastuun erottamisessa, mutta verosäästöt riippuvat siitä, miten yritys on rakenteeltaan ja raportoidaan.

Pitäisikö minun kysyä ammattilaiselta ennen ilmoittamista?

Kyllä. Verosäännöt muuttuvat ja jokainen liiketoimintatilanne on erilainen. Pätevä verotuksen ammattilainen voi auttaa soveltamaan vähennykset oikein ja välttämään virheitä.