Giấy phép trò chơi gây quỹ từ thiện tại New York: Hướng dẫn tuân thủ thực tế cho các tổ chức phi lợi nhuận

Hoạt động trò chơi gây quỹ từ thiện tại New York có thể là một công cụ gây quỹ đáng tin cậy, nhưng đây không phải là hoạt động gây quỹ mang tính tự phát. Tiểu bang xem bingo, xổ số bán vé, trò chơi bell jar và các đêm casino là các hoạt động được quản lý với những yêu cầu cụ thể về cấp phép, nộp hồ sơ và báo cáo. Nếu tổ chức của bạn muốn tổ chức một trong các sự kiện này, cách an toàn nhất là lập kế hoạch các bước tuân thủ trước khi ấn định ngày, bán vé hoặc in quảng cáo.

Đối với nhiều tổ chức, quy trình bắt đầu bằng một mã nhận diện của Ủy ban và kết thúc bằng giấy phép của chính quyền địa phương. Giữa hai bước đó, bạn có thể cần thu thập các tài liệu điều lệ, chứng minh lịch sử hoạt động của tổ chức, xác nhận thẩm quyền địa phương và chuẩn bị cho việc lưu trữ hồ sơ liên tục. Điều đó khiến trò chơi gây quỹ từ thiện tại New York vừa là một dự án tuân thủ vừa là một sự kiện gây quỹ.

Trò chơi gây quỹ từ thiện tại New York bao gồm những gì

New York điều chỉnh một số hình thức gây quỹ phổ biến theo quy định về trò chơi từ thiện:

• Bingo
• Trò chơi bell jar
• Xổ số bán vé
• Đêm casino, còn gọi là Las Vegas night

Mỗi nhóm có các biểu mẫu, thời hạn và quy tắc vận hành riêng. Một giấy phép cho một loại sự kiện không tự động cho phép loại khác. Nếu tổ chức của bạn dự định đa dạng hóa các hoạt động gây quỹ, bạn nên xem xét riêng từng loại trò chơi.

Nguyên tắc cốt lõi rất đơn giản: chỉ các tổ chức được phép mới có thể tổ chức trò chơi từ thiện, và toàn bộ khoản thu phải được sử dụng cho các mục đích hợp pháp của tổ chức.

Ai có thể tổ chức trò chơi từ thiện

New York yêu cầu tổ chức xin giấy phép phải là một tổ chức từ thiện hoặc tổ chức được phép hợp lệ. Trên thực tế, điều đó thường có nghĩa là tổ chức phải có thể chứng minh rằng:

• Đã tồn tại ít nhất một năm
• Duy trì danh sách thành viên hiện hành
• Có đầy đủ tài liệu quản trị và hồ sơ
• Có thể chứng minh cách khoản tiền trước đây đã được xử lý và chi tiêu
• Sẽ sử dụng khoản thu từ trò chơi cho các mục đích hợp pháp

Tiểu bang cũng giới hạn người được phép vận hành trò chơi. Thành viên thực thụ của tổ chức được cấp phép, hoặc thành viên của các nhóm phụ trợ hay liên kết, thường được kỳ vọng sẽ hỗ trợ bingo và các trò chơi may rủi.

Bước 1: Xin mã nhận diện của Ủy ban

Trước khi hầu hết các chính quyền địa phương cấp giấy phép, New York yêu cầu phải có Mã nhận diện cho Games of Chance và/hoặc Bingo từ Gaming Commission.

Quy trình cơ bản như sau:

1. Hoàn thành và công chứng Mẫu 1A, Đơn đăng ký ghi danh và cấp mã nhận diện.
2. Nộp đơn cùng các tài liệu hỗ trợ bắt buộc cho Division of Charitable Gaming.
3. Chờ Ủy ban xem xét và chấp thuận hoặc từ chối.
4. Sau khi Ủy ban cấp mã nhận diện, nộp đơn xin giấy phép địa phương với chính quyền thành phố hoặc thị trấn.

Ủy ban cho biết các hồ sơ thường mất 8 đến 10 tuần để xử lý, vì vậy các tổ chức không nên chờ đến phút chót.

Các tài liệu thường được yêu cầu

Ủy ban yêu cầu tài liệu chứng minh cơ cấu, ban lãnh đạo và lịch sử tài chính của tổ chức. Các tài liệu thường được yêu cầu gồm:

• Điều lệ thành lập và nội quy, nếu tổ chức được thành lập theo pháp nhân
• Hiến chương và nội quy, nếu tổ chức không được thành lập theo pháp nhân
• Chứng thư thành lập của tổ chức
• Tên và chức danh của các thành viên cơ quan quản trị
• Tên các thành viên hiện tại
• Danh sách chi phí của năm trước, bao gồm các khoản phân bổ cho hoạt động từ thiện
• Sổ cái tổng hợp gần nhất hoặc IRS Form 990, 990-EZ, hoặc 990-N cùng các phụ lục hỗ trợ
• Thư xác nhận miễn thuế của IRS, nếu có

Đây là lúc hồ sơ pháp nhân được sắp xếp gọn gàng phát huy tác dụng. Nếu tài liệu của bạn không nhất quán, lỗi thời hoặc khó tìm, quá trình nộp hồ sơ sẽ chậm lại đáng kể.

Bước 2: Nộp đơn xin giấy phép của chính quyền địa phương

Mã nhận diện của Ủy ban không phải là sự chấp thuận cuối cùng. New York cũng yêu cầu giấy phép của chính quyền địa phương cho chính sự kiện đó.

Điều đó có nghĩa là chính quyền nơi tổ chức có trụ sở hoặc nơi diễn ra sự kiện phải xem xét và cấp loại giấy phép phù hợp. Nói cách khác, Ủy ban đưa bạn vào hệ thống, nhưng chính quyền địa phương mới cấp quyền vận hành để tổ chức sự kiện.

Vì quy trình địa phương có thể khác nhau, các tổ chức nên xác nhận thời hạn nộp, biểu mẫu của địa phương và mọi quy định địa phương trước khi cho rằng sự kiện đã được phê duyệt.

Những điều cơ bản về giấy phép Bingo tại New York

Bingo là một trong những hình thức trò chơi từ thiện được quản lý chặt chẽ nhất tại New York.

Các quy tắc chính của Bingo

• Chính quyền địa phương cấp giấy phép bingo có thời hạn một năm
• Phí giấy phép bingo là 18,75 đô la cho mỗi lần tổ chức, nộp cho chính quyền địa phương
• Bingo chỉ được tổ chức tại khu vực có luật hoặc sắc lệnh địa phương cho bingo
• Bingo bị giới hạn 18 ngày mỗi quý
• Giải thưởng tối đa cho một giải đơn lẻ là 5.000 đô la
• Tổng giá trị giải thưởng tối đa cho mỗi lần tổ chức là 15.000 đô la

Các bước nộp hồ sơ cho Bingo

Thông thường các tổ chức cần:

• Nộp Mẫu 1A để lấy mã nhận diện bingo
• Nộp đơn xin giấy phép bingo với các Mẫu BC-2, BC-2A và BC-2B
• Để chính quyền địa phương xem xét điều kiện và cấp Mẫu BC-5 nếu được chấp thuận
• Nộp Mẫu BC-7 trong vòng 7 ngày sau mỗi buổi bingo
• Nộp Mẫu BC-7Q trong vòng 15 ngày sau khi kết thúc bất kỳ quý nào có tổ chức bingo
• Nộp thêm phí giấy phép tương đương 3% doanh thu ròng đã báo cáo, nếu có

Bingo cũng có các quy tắc về nhân sự và mức độ tham gia. Người dưới 18 tuổi có thể tham dự nhưng không được chơi bingo, trong khi người từ 16 đến 18 tuổi có thể thực hiện các nhiệm vụ không liên quan đến chơi như bán hàng, dọn dẹp, bảo trì và chuẩn bị địa điểm.

Nếu tổ chức của bạn đang cân nhắc bingo như một hoạt động gây quỹ định kỳ, hãy xây dựng lịch báo cáo trước khi lên lịch buổi chơi đầu tiên. Các hồ sơ theo quý và theo từng buổi rất dễ bị bỏ sót nếu đội tổ chức không phân công trách nhiệm sớm.

Những điều cơ bản về giấy phép Raffle tại New York

Raffle thường dễ triển khai hơn bingo, nhưng quy tắc tuân thủ vẫn rất quan trọng.

Ngưỡng quan trọng nhất là doanh thu ròng dự kiến:

• Nếu doanh thu ròng dự kiến dưới 5.000 đô la, tổ chức không cần đăng ký với Ủy ban
• Nếu doanh thu ròng dự kiến từ 5.000 đến 29.999 đô la mỗi năm dương lịch, tổ chức thuộc Category 1B
• Nếu tổ chức có thể tạo ra 30.000 đô la trở lên, tổ chức phải tuân theo yêu cầu của Category 1A

Quy tắc nộp hồ sơ và phí cho Raffle

Đối với raffle Category 1A, tổ chức thường phải:

• Nộp các Mẫu GC-2, GC-2A và GC-2B
• Nộp phí giấy phép thường niên 25 đô la cho thư ký thành phố hoặc thị trấn
• Xin Giấy phép Games of Chance của chính quyền địa phương, Mẫu GC-5
• Nộp Mẫu GC-7R cho thư ký thành phố hoặc thị trấn và cho Ủy ban trước ngày 30 tháng 1 của năm tiếp theo
• Nộp thêm phí giấy phép của địa phương tương đương 2% lợi nhuận ròng trên 30.000 đô la, nếu áp dụng

Đối với raffle Category 1B, tổ chức thường nộp Mẫu GCVS-1 cho thư ký thành phố hoặc thị trấn và cho Ủy ban để xác nhận phạm vi doanh thu ròng dự kiến trong năm.

Nếu doanh thu ròng thực tế cao hơn dự kiến, tổ chức phải tuân theo hướng dẫn nộp hồ sơ của nhóm cao hơn. Điều đó làm cho việc dự báo tài chính thực tế trở nên rất quan trọng trước khi bán vé.

New York cũng cho phép bán raffle qua internet hoặc thiết bị di động, nhưng những hình thức đó cần sự chấp thuận riêng của Ủy ban trước khi tổ chức có thể tiến hành.

Trò chơi bell jar và các hình thức trò chơi từ thiện khác

Bell jar cũng là hoạt động được quản lý bởi Ủy ban và chính quyền địa phương. Các tổ chức bán vé bell jar phải tuân theo các quy tắc cụ thể về cấp phép và báo cáo, và các tổ chức hiện đang được cấp phép có thể sử dụng cổng trực tuyến của Ủy ban cho một số hồ sơ theo quý nhất định.

Đêm casino cũng là một hình thức trò chơi từ thiện được quản lý tại New York. Vì các quy tắc có thể khác với bingo và raffle, các tổ chức nên xác nhận yêu cầu hiện hành trước khi quảng bá sự kiện.

Khi lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện trò chơi từ thiện nào, đừng cho rằng một giấy phép có thể bao trùm mọi loại trò chơi. Hãy xác nhận đúng định dạng sự kiện trước, rồi ghép quy trình nộp hồ sơ với định dạng đó.

Báo cáo, hồ sơ và việc sử dụng nguồn thu

New York yêu cầu khoản thu từ trò chơi từ thiện phải phục vụ các mục đích hợp pháp của tổ chức được phép. Điều đó có nghĩa là tổ chức phải lưu giữ hồ sơ rõ ràng về cả doanh thu và chi phí.

Hồ sơ tuân thủ tốt thường bao gồm:

• Bản sao mọi giấy phép và mã nhận diện
• Nhật ký từng buổi chơi và hồ sơ tham dự
• Bản sao các biểu mẫu đã nộp và biên lai của chính quyền địa phương
• Danh sách thành viên và người hỗ trợ
• Hồ sơ ngân hàng và báo cáo kế toán
• Hồ sơ thể hiện khoản thu đã được sử dụng như thế nào

Ủy ban cũng lưu ý rằng giấy phép phải được niêm yết tại nơi diễn ra trò chơi. Đây là chi tiết nhỏ, nhưng là một phần của nghĩa vụ tuân thủ và nên được đưa vào danh sách kiểm tra chuẩn bị sự kiện.

Các khoản chi phí có thể cần chú ý

Một số chi phí liên quan đến trò chơi có thể gắn trực tiếp với sự kiện và cần được báo cáo, bao gồm:

• Thuê hoặc mua thiết bị
• Thuê bàn và ghế
• Tiền thuê của bên cho thuê được cấp phép
• Dịch vụ vệ sinh hoặc an ninh
• Chuẩn bị các biểu mẫu trò chơi bắt buộc và công tác kế toán
• Quảng cáo và các chi phí vận hành khác

Vì phí giấy phép bổ sung và quy tắc báo cáo có thể khác nhau theo loại trò chơi, các tổ chức cần chắc chắn đang sử dụng đúng biểu mẫu cho từng sự kiện và không trộn lẫn báo cáo của bingo với games of chance.

Những sai lầm tuân thủ thường gặp

Nhiều tổ chức gặp rắc rối vì những lỗi có thể tránh được giống nhau:

• Lên lịch sự kiện trước khi có đủ cả hai phê duyệt
• Cho rằng chỉ cần chấp thuận của Ủy ban là đủ
• Sử dụng sai bộ biểu mẫu cho loại trò chơi
• Bỏ lỡ thời hạn nộp theo từng buổi, theo quý hoặc theo năm
• Không xác nhận rằng chính quyền địa phương đã ban hành luật cần thiết
• Bán hoặc quảng cáo vé raffle trực tuyến khi chưa có phê duyệt cần thiết
• Để tài liệu quản trị hoặc danh sách thành viên bị lỗi thời

Những vấn đề này thường không xuất phát từ ý định xấu. Chúng xảy ra khi một buổi gây quỹ bị xem như một sự kiện một đêm thay vì một quy trình tuân thủ được quản lý.

Zenind có thể hỗ trợ phần thiết lập như thế nào

Zenind được xây dựng cho việc thành lập doanh nghiệp và duy trì tuân thủ liên tục, điều này hữu ích khi hoạt động từ thiện của bạn phụ thuộc vào hồ sơ gọn gàng và cơ cấu pháp nhân rõ ràng. Nếu tổ chức của bạn vẫn đang thiết lập pháp nhân sẽ vận hành buổi gây quỹ, việc giữ cho hồ sơ thành lập được tổ chức ngăn nắp có thể tiết kiệm thời gian về sau.

Một quy trình thực tế sẽ là:

1. Sắp xếp tài liệu thành lập và nội quy
2. Xác nhận cơ quan quản trị và danh sách thành viên hiện tại
3. Chuẩn bị bộ hồ sơ xin mã nhận diện của Ủy ban
4. Nộp đơn xin giấy phép của chính quyền địa phương
5. Theo dõi các thời hạn báo cáo sau sự kiện

Cấu trúc như vậy giúp giảm chậm trễ khi nộp hồ sơ và hạn chế lỗi có thể tránh được.

Kết luận

Giấy phép trò chơi gây quỹ từ thiện tại New York thực chất là một quy trình phê duyệt nhiều lớp. Phần lớn tổ chức cần mã nhận diện của Ủy ban, giấy phép của chính quyền địa phương và việc báo cáo kỷ luật sau sự kiện. Các biểu mẫu cụ thể phụ thuộc vào việc bạn tổ chức bingo, raffle, bell jar hay một trò chơi từ thiện khác được quản lý.

Nếu bạn lập kế hoạch trước, giữ hồ sơ ngăn nắp và ghép đúng quy trình nộp hồ sơ với loại trò chơi, trò chơi gây quỹ từ thiện tại New York sẽ trở nên có thể quản lý. Rủi ro thực sự không nằm ở bản thân sự kiện. Nó nằm ở việc không xem sự kiện như một quy trình tuân thủ ngay từ đầu.