Đăng ký vận động quyên góp từ thiện tại Puerto Rico: Những điều các tổ chức phi lợi nhuận cần biết

Hoạt động gây quỹ của tổ chức phi lợi nhuận tại Puerto Rico nằm ở giao điểm của việc thành lập pháp nhân, tuân thủ thuế, minh bạch với nhà tài trợ và, trong một số trường hợp, các quy định đăng ký ngoài lãnh thổ. Đối với các tổ chức huy động tiền tại hoặc từ Puerto Rico, câu hỏi then chốt không chỉ là liệu có tồn tại yêu cầu đăng ký vận động quyên góp từ thiện hay không, mà còn là những nghĩa vụ nộp hồ sơ khác nào vẫn phải hoàn tất trước khi chấp nhận khoản quyên góp đầu tiên.

Ở cấp độ lãnh thổ, hiện tại Puerto Rico dường như không yêu cầu một hình thức đăng ký vận động quyên góp từ thiện riêng biệt như nhiều tiểu bang của Hoa Kỳ. Điều đó không có nghĩa là hoạt động gây quỹ không bị điều chỉnh. Các tổ chức vẫn cần bảo đảm pháp nhân của mình được tổ chức hợp lệ, tình trạng thuế được sắp xếp đúng, và các hoạt động kêu gọi quyên góp tuân thủ các quy định liên bang, địa phương và quy tắc công bố thông tin cho nhà tài trợ có liên quan.

Thế nào được xem là vận động quyên góp từ thiện?

Vận động quyên góp từ thiện là bất kỳ yêu cầu đóng góp hoặc tặng cho nào được thực hiện vì mục đích từ thiện. Điều đó có thể bao gồm:

• Trang quyên góp trên website
• Chiến dịch email
• Bài đăng gây quỹ trên mạng xã hội
• Thư kêu gọi quyên góp trực tiếp
• Yêu cầu tài trợ cho sự kiện
• Chiến dịch qua tin nhắn văn bản
• Hoạt động gây quỹ cộng đồng
• Kêu gọi tài trợ từ các quỹ hoặc tổ chức

Trên thực tế, các quy tắc vận động quyên góp có ý nghĩa vì chúng quy định ai được phép kêu gọi quyên góp, cách thức các yêu cầu đó được trình bày, và liệu tổ chức có phải đăng ký hoặc công bố thông tin trước khi bắt đầu gây quỹ hay không.

Puerto Rico có yêu cầu đăng ký vận động quyên góp từ thiện không?

Đối với nhiều tổ chức, câu trả lời ngắn gọn là Puerto Rico hiện tại không áp đặt một yêu cầu đăng ký vận động quyên góp từ thiện riêng ở cấp lãnh thổ chỉ vì tổ chức đang kêu gọi quỹ.

Tuy nhiên, một chương trình gây quỹ vẫn có thể kích hoạt các nghĩa vụ pháp lý khác. Ví dụ:

• Bản thân pháp nhân có thể cần được đăng ký với Bộ Ngoại giao Puerto Rico.
• Tổ chức có thể cần được công nhận miễn thuế ở cấp liên bang hoặc thực hiện đúng các hồ sơ thuế.
• Một số hình thức kêu gọi có thể cần công bố thông tin cụ thể.
• Các chiến dịch gây quỹ tiếp cận nhà tài trợ ngoài Puerto Rico có thể chịu sự điều chỉnh của luật từ thiện ở các tiểu bang khác.
• Người gây quỹ thuê ngoài hoặc tư vấn gây quỹ có thể phát sinh thêm yêu cầu tuân thủ.

Kết luận thực tế là: không có đăng ký vận động quyên góp từ thiện riêng không đồng nghĩa với việc không có việc phải tuân thủ.

Đăng ký pháp nhân trước tiên

Trước khi bắt đầu gây quỹ, tổ chức nên được thành lập và được công nhận hợp lệ như một pháp nhân. Cơ quan Bộ Ngoại giao Puerto Rico quản lý Sổ đăng ký Pháp nhân, bao gồm nhiều công ty, quỹ và các hiệp hội khác hoạt động tại Puerto Rico.

Đối với tổ chức phi lợi nhuận, bước này quan trọng vì nó giúp xác lập sự tồn tại pháp lý của tổ chức và tạo nền tảng cho các bước tuân thủ sau đó. Tùy theo loại hình tổ chức và thời điểm thành lập, việc đăng ký tại Puerto Rico có thể là bắt buộc hoặc ít nhất là rất nên thực hiện.

Một hồ sơ thành lập đầy đủ nên bao gồm:

• Điều lệ quản trị của pháp nhân
• Tên đã đăng ký và thông tin thành lập
• Các sửa đổi hoặc cập nhật
• Tên của cán bộ hoặc thành viên hội đồng phụ trách
• Địa chỉ kinh doanh và thông tin liên hệ hiện tại

Nếu tổ chức chưa được thành lập, đây là điểm khởi đầu. Việc gây quỹ nên diễn ra sau khi đã hoàn tất thành lập hợp pháp, không phải trước đó.

Xác nhận tình trạng miễn thuế liên bang và yêu cầu EIN

Một tổ chức gây quỹ cũng cần hiểu rõ tình trạng của mình ở cấp liên bang. Phần lớn các tổ chức từ thiện muốn nhận được sự hỗ trợ rộng rãi từ công chúng thường hướng tới việc được công nhận theo mục 501(c)(3), nhưng đó không phải là phân loại phi lợi nhuận duy nhất.

Ít nhất, tổ chức nên bảo đảm mình có:

• Mã số Nhận diện Chủ lao động (EIN)
• Phân loại thuế chính xác
• Bất kỳ hồ sơ miễn thuế liên bang nào cần thiết
• Lịch theo dõi các tờ khai hằng năm và thời hạn liên quan đến thuế

Nếu các khoản đóng góp được kỳ vọng là được khấu trừ thuế, các thông điệp gửi nhà tài trợ phải phản ánh chính xác tình trạng đó. Tổ chức tuyệt đối không nên ngụ ý rằng một khoản tặng cho được khấu trừ nếu thực tế không phải vậy.

Chú ý các quy tắc công bố thông tin cho nhà tài trợ

Ngay cả khi không cần đăng ký vận động quyên góp riêng, các thông điệp gây quỹ vẫn phải rõ ràng và trung thực.

Các vấn đề công bố thông tin thường gặp bao gồm:

• Khoản quyên góp có được khấu trừ thuế hay không
• Tổ chức là tổ chức phi lợi nhuận hay là mô hình tài trợ qua bên trung gian
• Chiến dịch có hỗ trợ một dự án, chương trình hoặc cá nhân cụ thể hay không
• Có bên thứ ba nào nhận hoa hồng hoặc phí cho dịch vụ gây quỹ hay không
• Tiền quyên góp có bị hạn chế cho một mục đích đặc biệt hay không

Nếu tổ chức không đủ điều kiện nhận khoản đóng góp được khấu trừ thuế, tài liệu kêu gọi có thể cần một lời công bố dễ thấy rằng các khoản tặng cho không được khấu trừ cho mục đích thuế thu nhập liên bang. Đây là một trong những sai sót phổ biến nhất của các tổ chức từ thiện mới thành lập và các nhóm định hướng sứ mệnh.

Chú ý đến người vận động trả phí và tư vấn gây quỹ

Sử dụng đơn vị gây quỹ chuyên nghiệp có thể mở rộng phạm vi tiếp cận, nhưng cũng tạo ra rủi ro pháp lý nếu hợp đồng và điều khoản công bố không chặt chẽ.

Trước khi thuê bên thứ ba, tổ chức nên xác nhận:

• Ai là người thực sự thực hiện việc kêu gọi
• Người gây quỹ được trả theo hoa hồng, phí cố định hay mô hình kết hợp
• Người gây quỹ có thể đưa ra những tuyên bố nào với công chúng
• Bên nào chịu trách nhiệm gửi biên nhận và xác nhận cho nhà tài trợ
• Có yêu cầu đăng ký tại địa phương, liên bang hay ngoài lãnh thổ nào không

Các thỏa thuận gây quỹ trả phí nên luôn được lập thành văn bản. Thỏa thuận miệng là lựa chọn kém hiệu quả thay thế cho một hợp đồng rõ ràng, đặc biệt khi liên quan đến tiền của nhà tài trợ.

Gây quỹ trực tuyến có thể kích hoạt quy định của các tiểu bang khác

Một hiểu lầm tuân thủ lớn là tổ chức có trụ sở tại Puerto Rico chỉ cần tuân thủ quy định của Puerto Rico.

Điều đó không đúng khi tổ chức bắt đầu gây quỹ ngoài lãnh thổ.

Nếu chiến dịch của bạn tiếp cận nhà tài trợ tại các tiểu bang của Hoa Kỳ có yêu cầu đăng ký vận động quyên góp từ thiện, các tiểu bang đó có thể yêu cầu đăng ký trước khi việc kêu gọi bắt đầu. Điều này đặc biệt liên quan đến:

• Chiến dịch email trên phạm vi toàn quốc
• Các lời kêu gọi trên mạng xã hội có thể truy cập ở mọi nơi
• Trang quyên góp trên website chấp nhận khoản đóng góp từ nhiều khu vực pháp lý
• Các chiến dịch gây quỹ cộng đồng có phạm vi địa lý rộng
• Sự kiện, hợp tác hoặc chiến dịch có sự tham gia của nhà tài trợ ngoài tiểu bang

Nói cách khác, đối tượng gây quỹ quyết định một phần nghĩa vụ tuân thủ. Tổ chức nên xác định nơi mình đang kêu gọi trước khi triển khai chiến dịch công khai.

Các vấn đề ở cấp thành phố và địa phương

Một số tổ chức cũng bỏ qua các vấn đề cấp phép hoặc thuế địa phương. Tùy theo hoạt động, tổ chức có thể cần xem xét:

• Yêu cầu của thành phố đối với sự kiện đặc biệt
• Đăng ký bán hàng hoặc thương mại nếu hàng hóa được bán trong khuôn khổ gây quỹ
• Giấy phép địa phương cho xổ số, đấu giá hoặc sự kiện bán vé
• Quy định về thuê địa điểm hoặc sử dụng mặt bằng cho nơi tổ chức sự kiện
• Bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý cho các sự kiện công khai

Những vấn đề này tách biệt với đăng ký vận động quyên góp từ thiện, nhưng thường là một phần của cùng một dự án gây quỹ.

Danh sách kiểm tra tuân thủ gây quỹ tại Puerto Rico

Trước khi triển khai chiến dịch gây quỹ, hãy xem xét danh sách kiểm tra sau:

• Xác nhận tổ chức phi lợi nhuận hoặc pháp nhân đã được thành lập hợp lệ
• Kiểm tra xem pháp nhân có được đăng ký trong Sổ đăng ký Pháp nhân của Puerto Rico hay chưa
• Xin cấp hoặc xác minh mã EIN của tổ chức
• Xác nhận tình trạng miễn thuế liên bang, nếu có
• Rà soát tính chính xác của toàn bộ ngôn ngữ dành cho nhà tài trợ
• Bảo đảm các tuyên bố về khả năng khấu trừ thuế là chính xác
• Ký kết hợp đồng với người gây quỹ hoặc tư vấn viên trả phí
• Theo dõi nơi các lời kêu gọi trực tuyến sẽ được tiếp nhận
• Kiểm tra luật vận động quyên góp từ thiện của các tiểu bang khác nếu gây quỹ vượt qua biên giới
• Xem xét các yêu cầu giấy phép hoặc sự kiện địa phương cho các chiến dịch trực tiếp
• Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ cho khoản quyên góp, biên nhận và tờ khai

Một danh sách kiểm tra tốt sẽ giảm nguy cơ phát sinh sự cố tuân thủ có thể phòng tránh được sau này.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Ngay cả những đơn vị có kinh nghiệm cũng có thể mắc lỗi dễ tránh khi hoạt động gây quỹ diễn ra quá nhanh.

1. Cho rằng tình trạng phi lợi nhuận tự động cho phép gây quỹ

Thành lập pháp nhân và quyền tiến hành gây quỹ có liên quan, nhưng không phải là một. Pháp nhân vẫn phải được tổ chức hợp lệ và tuân thủ đầy đủ.

2. Dùng ngôn ngữ cho nhà tài trợ quá mơ hồ

Trang chiến dịch nên giải thích rõ tổ chức làm gì, tiền sẽ được sử dụng ra sao, và liệu khoản tặng cho có được khấu trừ thuế hay không.

3. Bỏ qua quy tắc đăng ký của khu vực pháp lý khác

Một chiến dịch tiếp cận nhà tài trợ ở nhiều tiểu bang có thể cần nhiều lần đăng ký.

4. Không lập thành văn bản các thỏa thuận gây quỹ với bên thứ ba

Bất kỳ ai được trả tiền để kêu gọi quyên góp nên được điều chỉnh bằng một thỏa thuận bằng văn bản.

5. Xem nhẹ việc lưu trữ hồ sơ

Biên nhận quyên góp, báo cáo tài chính và lịch nộp hồ sơ quan trọng không kém bản thân chiến dịch.

Vì sao thành lập pháp nhân phải làm trước

Cách dễ nhất để tránh nhầm lẫn trong hoạt động gây quỹ là xây dựng nền tảng pháp lý rõ ràng trước khi bắt đầu kêu gọi đóng góp.

Điều đó có nghĩa là tổ chức nên có:

• Cấu trúc pháp nhân phù hợp
• Đăng ký cấp bang hoặc lãnh thổ đúng quy định
• EIN và thiết lập thuế
• Điều lệ quản trị phù hợp với sứ mệnh
• Lịch tuân thủ thực tế

Đối với người sáng lập mới và các tổ chức phi lợi nhuận, xử lý sớm vấn đề thành lập và tuân thủ sẽ giúp tiết kiệm thời gian về sau. Zenind giúp người sáng lập thiết lập nền tảng doanh nghiệp hoặc phi lợi nhuận phù hợp để họ có thể tập trung vào vận hành, quản trị và gây quỹ với ít bất ngờ hành chính hơn.

Kết luận

Tuân thủ gây quỹ tại Puerto Rico không xoay quanh một lần đăng ký duy nhất, mà là việc thiết lập đúng toàn bộ cấu trúc. Trong nhiều trường hợp, không có yêu cầu đăng ký vận động quyên góp từ thiện riêng ở cấp lãnh thổ, nhưng điều đó không loại bỏ nhu cầu đăng ký pháp nhân, công bố thông tin chính xác cho nhà tài trợ, tuân thủ thuế và rà soát cẩn thận các nghĩa vụ gây quỹ ngoài lãnh thổ.

Nếu tổ chức của bạn đang lên kế hoạch cho một chiến dịch từ thiện tại Puerto Rico hoặc từ Puerto Rico đến các nhà tài trợ ở nơi khác, hãy xây dựng danh sách kiểm tra tuân thủ trước. Những chương trình gây quỹ tốt nhất là những chương trình có thể mở rộng mà không tạo ra vấn đề pháp lý dọc đường.