6 cách để duy trì động lực khi bạn tự điều hành doanh nghiệp của mình

Điều hành một doanh nghiệp mang lại cho bạn sự tự do, nhưng cũng đi kèm trách nhiệm. Không có người quản lý nào đặt ưu tiên cho bạn, không có hệ thống chấm công buộc bạn phải giữ nhịp, và cũng không có áp lực bên ngoài nào khiến bạn tiếp tục tiến lên khi năng lượng giảm xuống. Với nhiều nhà sáng lập, sự kết hợp đó ban đầu rất hấp dẫn rồi sau đó trở nên quá tải.

Động lực không phải là một đặc điểm tính cách mà bạn hoặc có hoặc không. Nó thường là kết quả của một hệ thống. Khi bạn xây dựng những thói quen giúp tiến độ trở nên rõ ràng, giảm ma sát và giữ cho doanh nghiệp được tổ chức tốt, việc duy trì động lực sẽ dễ hơn nhiều.

Điều đó càng quan trọng hơn đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ đang thành lập và vận hành công ty tại Hoa Kỳ. Giữa việc lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp, xử lý hồ sơ nộp cho tiểu bang, duy trì tuân thủ và phục vụ khách hàng, luôn có điều gì đó có thể kéo sự chú ý của bạn ra khỏi công việc thực sự thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Zenind giúp các nhà sáng lập theo dõi việc thành lập và tuân thủ để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng, bán hàng và dẫn dắt.

Dưới đây là sáu cách thực tế để duy trì động lực khi bạn đang điều hành doanh nghiệp của riêng mình.

1. Giữ mục tiêu của bạn luôn rõ ràng, cụ thể và cập nhật

Mục tiêu mơ hồ rất dễ bị bỏ qua. Mục tiêu rõ ràng thì dễ hành động hơn.

Thay vì nói, “Tôi muốn doanh nghiệp của mình tăng trưởng,” hãy xác định tăng trưởng có nghĩa là gì trong 30, 60 hoặc 90 ngày tới. Điều đó có thể là:

• Đạt một mục tiêu doanh thu hàng tháng cụ thể
• Ra mắt một dịch vụ hoặc sản phẩm mới
• Nộp giấy tờ LLC và chính thức thành lập doanh nghiệp của bạn
• Tạo lịch tuân thủ cho cả năm
• Ký thêm ba khách hàng hoặc người mua mới

Khi mục tiêu được viết ra và đặt ở nơi bạn có thể nhìn thấy, chúng sẽ không còn trừu tượng nữa. Hãy để chúng ở chỗ bạn nhìn thấy mỗi ngày. Một tờ giấy ghi chú trên bàn làm việc, một tài liệu được ghim trong công cụ quản lý dự án, hoặc một buổi xem lại ngắn vào mỗi tuần đều có thể giúp giữ ưu tiên luôn ở trước mắt.

Mục đích không phải là tạo thêm giấy tờ. Mục đích là giữ cho định hướng của doanh nghiệp luôn ở vị trí trung tâm để công việc hằng ngày gắn với một điều gì đó cụ thể.

2. Chia những tham vọng lớn thành các hành động nhỏ hằng ngày

Mục tiêu lớn sẽ trở nên tạo động lực hơn khi đi kèm với những bước tiếp theo nhỏ.

Một nhà sáng lập có thể mất đà nếu nghĩ quá xa. Ví dụ, “xây dựng một công ty thành công” là điều truyền cảm hứng, nhưng nó không nói cho bạn biết cần làm gì trước bữa trưa. Cách tốt hơn là chuyển tham vọng đó thành các nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành ngay hôm nay.

Ví dụ:

• Nghiên cứu cấu trúc doanh nghiệp phù hợp cho công ty mới của bạn
• Xem lại thỏa thuận điều hành hoặc điều lệ công ty
• Trả lời một khách hàng tiềm năng
• Cập nhật biểu mẫu liên hệ trên trang web
• Liên hệ với một nhà cung cấp hoặc đối tác tiềm năng
• Kiểm tra các thời hạn tuân thủ trong tháng

Tiến bộ mỗi ngày tạo ra bằng chứng rằng doanh nghiệp đang đi lên. Chỉ một hành động có ý nghĩa cũng có thể khôi phục đà tiến trong một ngày chậm chạp. Đà đó rất quan trọng vì động lực thường xuất hiện sau hành động, chứ không phải ngược lại.

Nếu bạn sử dụng Zenind để hỗ trợ thành lập và tuân thủ, bạn cũng có thể giảm thời gian lo lắng về các nhiệm vụ hành chính và chuyển năng lượng đó sang thu hút khách hàng, vận hành và chiến lược.

3. Xây dựng một thói quen bảo vệ sự tập trung của bạn

Động lực suy yếu khi mỗi ngày đều bắt đầu từ con số không.

Một thói quen lặp lại sẽ giảm mệt mỏi do phải đưa ra quyết định. Khi bạn biết ngày làm việc sẽ bắt đầu như thế nào, việc gì được ưu tiên trước, và khi nào thì xử lý công việc hành chính, bạn sẽ tốn ít năng lượng hơn cho việc lựa chọn và nhiều năng lượng hơn cho việc thực thi.

Một thói quen đơn giản cho nhà sáng lập có thể bao gồm:

• Xem lại các ưu tiên trước khi kiểm tra email
• Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trước buổi trưa
• Ấn định một khung giờ cố định cho công việc với khách hàng, bán hàng hoặc tiếp cận khách hàng
• Kết thúc ngày làm việc bằng một bản xem lại ngắn về tiến độ và các bước tiếp theo

Thói quen đặc biệt hữu ích khi bạn phải vừa phát triển vừa tuân thủ. Chủ doanh nghiệp thường mất tập trung vì phải phản ứng với quá nhiều việc nhỏ. Một thói quen sẽ tạo cấu trúc cho ngày làm việc và giúp các nghĩa vụ quan trọng không bị bỏ sót.

Bạn không cần một lịch trình hoàn hảo. Bạn cần một lịch trình đáng tin cậy.

4. Tạo một danh sách ngắn những việc dễ hoàn thành

Khi động lực thấp, hãy bắt đầu với những nhiệm vụ đơn giản để hoàn thành.

Một danh sách ngắn các công việc ít ma sát có thể giúp bạn bắt nhịp trước khi chuyển sang những dự án sâu hơn hoặc đòi hỏi nhiều hơn. Những chiến thắng nhỏ này quan trọng vì chúng tạo đà và giảm rào cản tinh thần khi bắt đầu.

Ví dụ tốt bao gồm:

• Dọn sạch hộp thư đến đang lộn xộn
• Lưu trữ các tài liệu đã sẵn sàng để cất giữ
• Xem lại một hóa đơn hoặc nhiệm vụ thanh toán
• Cập nhật danh sách liên hệ
• Kiểm tra các tài liệu thành lập hoặc tuân thủ cần được chú ý
• Đặt lời nhắc cho các hồ sơ hoặc gia hạn sắp đến hạn

Cách làm này hiệu quả vì cảm giác tiến bộ là có thật. Khi một nhà sáng lập bắt đầu hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ, việc chuyển sang công việc có giá trị cao hơn sẽ dễ hơn. Mục tiêu không phải là chỉ để bận rộn. Mục tiêu là tạo lực kéo.

Nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập, những chiến thắng nhỏ càng hữu ích hơn vì thường có rất nhiều việc hành chính cạnh tranh với bán hàng và tiếp thị. Một danh sách kiểm tra có cấu trúc sẽ giúp khối lượng công việc trở nên dễ quản lý hơn.

5. Sử dụng các khung thời gian làm việc thay vì những phiên làm việc mở-ended

Những phiên làm việc dài, không xác định trước có thể khiến bạn mệt trước cả khi bắt đầu.

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng họ cần vài giờ liên tục không bị gián đoạn để làm việc hiệu quả. Trên thực tế, các khung làm việc ngắn thường hiệu quả hơn. Chia thời gian theo khung giúp bạn có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, khiến các nhiệm vụ khó bớt đáng sợ hơn.

Một vài cách thực tế để dùng khung thời gian:

• Làm việc trong các phiên tập trung 25 đến 30 phút
• Dành một khung cho công việc hành chính và một khung cho công việc tăng trưởng
• Sử dụng bộ hẹn giờ để bảo vệ sự tập trung
• Dừng lại khi kết thúc khung, rồi xem có nên tiếp tục không

Phương pháp này giúp theo hai cách. Thứ nhất, nó giúp bạn dễ bắt đầu hơn. Thứ hai, nó ngăn kiệt sức bằng cách buộc bạn nghỉ trước khi sự tập trung giảm quá nhiều.

Với các nhà sáng lập đang xử lý việc thành lập và tuân thủ liên tục, khung thời gian làm việc đặc biệt hữu ích vì công việc hành chính có thể lấp đầy cả ngày nếu bạn để nó tự mở rộng. Một khung tập trung thường đủ để xử lý hồ sơ, lưu trữ hoặc các nhiệm vụ theo dõi mà không chiếm trọn lịch làm việc.

6. Bảo vệ năng lượng của bạn, không chỉ thời gian của bạn

Một lịch làm việc kín không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với một doanh nghiệp hiệu quả.

Động lực gắn chặt với năng lượng thể chất và tinh thần. Nếu bạn luôn kiệt sức, mất tập trung hoặc căng thẳng, ngay cả những cơ hội tốt cũng có thể trở nên nặng nề. Đó là lý do vì sao việc sở hữu doanh nghiệp bền vững đòi hỏi nhiều hơn kỷ luật. Nó đòi hỏi quản lý năng lượng.

Bạn có thể bảo vệ năng lượng của mình bằng cách:

• Nghỉ ngơi thực sự, tránh màn hình
• Ngủ đủ để suy nghĩ rõ ràng
• Ủy quyền những việc không cần đến sự chú ý trực tiếp của bạn
• Đơn giản hóa các công việc hành chính lặp lại
• Chủ động theo dõi các thời hạn tuân thủ để tránh căng thẳng phút chót làm hao mòn sự tập trung

Đây là lúc sự tổ chức trở nên quan trọng. Một nhà sáng lập phải loay hoay nhớ hồ sơ, thời hạn hoặc việc duy trì thực thể doanh nghiệp đang tiêu hao năng lượng cho những áp lực có thể tránh được. Một nhà sáng lập có quy trình rõ ràng có thể dành năng lượng đó cho những công việc giá trị cao hơn.

Zenind được thiết kế để giúp chủ doanh nghiệp luôn có tổ chức với hỗ trợ thành lập và tuân thủ, từ đó giảm bớt căng thẳng và giúp bạn giữ sự chú ý vào nơi nó thuộc về: chính doanh nghiệp của bạn.

Tư duy thực tế để duy trì động lực

Những chủ doanh nghiệp bền bỉ nhất không phải là những người lúc nào cũng cảm thấy được truyền cảm hứng. Họ là những người xây dựng được một môi trường khiến tiến bộ dễ lặp lại.

Nếu bạn muốn duy trì động lực, hãy tập trung vào các điều kiện hỗ trợ động lực:

• Mục tiêu rõ ràng
• Hành động nhỏ hằng ngày
• Thói quen đáng tin cậy
• Những chiến thắng nhanh
• Các khung thời gian làm việc tập trung
• Quản lý năng lượng tốt hơn

Khi những yếu tố đó đã có, việc tiếp tục tiến lên sẽ dễ hơn nhiều, ngay cả vào những ngày bạn không có nhiều hứng khởi.

Điều hành doanh nghiệp riêng sẽ luôn đi kèm áp lực. Nhưng với những thói quen phù hợp và hệ thống hỗ trợ phù hợp, áp lực đó không nhất thiết phải biến thành sự tê liệt. Hãy giữ cho doanh nghiệp được tổ chức, giữ cho bước tiếp theo luôn rõ ràng, và tiếp tục tiến lên đều đặn.

Đó là cách các nhà sáng lập biến động lực thành đà phát triển.