7 Câu hỏi thiết yếu cần hỏi trong bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào

Đàm phán là một phần của việc xây dựng và vận hành doanh nghiệp. Nhà sáng lập đàm phán với đồng sáng lập, nhà cung cấp, chủ nhà, bên cho vay, luật sư, nhà thầu, nhà đầu tư và thậm chí cả khách hàng. Kết quả của những cuộc đàm phán này có thể định hình mọi thứ, từ dòng tiền và quyền kiểm soát đến tốc độ, rủi ro và tăng trưởng dài hạn.

Những người đàm phán giỏi không nhất thiết là người nói lớn nhất hay quyết liệt nhất. Họ là những người biết đặt đúng câu hỏi, lắng nghe cẩn thận và dùng câu trả lời để đưa ra quyết định tốt hơn. Khi bạn đặt những câu hỏi tập trung, bạn sẽ khám phá ra các giả định ẩn, làm rõ những ưu tiên thực sự và tạo không gian cho một thỏa thuận cùng có lợi.

Đối với các doanh nhân đang thành lập công ty hoặc quản lý hoạt động giai đoạn đầu, điều này còn quan trọng hơn. Mỗi thỏa thuận có thể ảnh hưởng đến cấu trúc pháp nhân, nghĩa vụ tuân thủ, bảo vệ thương hiệu và mức độ rủi ro tài chính của bạn. Dù bạn đang thành lập LLC, thuê một nhà cung cấp dịch vụ hay ký hợp đồng thuê mặt bằng, một quy trình đàm phán thận trọng có thể giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc về sau.

Vì sao câu hỏi quan trọng hơn gây áp lực

Nhiều người bước vào đàm phán với mục tiêu ép theo lập trường của mình. Cách tiếp cận đó đôi khi hiệu quả, nhưng thường tạo ra sự phản kháng. Câu hỏi hiệu quả hơn vì chúng chuyển cuộc trò chuyện từ đối đầu sang khám phá.

Khi bạn hỏi đúng câu hỏi, bạn có thể:

• Hiểu các ưu tiên thực sự của bên kia
• Xác định vấn đề nào linh hoạt và vấn đề nào không thể thương lượng
• Phát hiện những lỗ hổng trong giả định hoặc thông tin chưa đầy đủ
• Xây dựng niềm tin và sự chuyên nghiệp
• Tìm ra điều khoản phù hợp cho cả hai bên

Điều đó không có nghĩa là bạn từ bỏ lợi thế. Điều đó có nghĩa là bạn sử dụng sự tò mò một cách chiến lược. Một câu hỏi đúng lúc có thể tiết lộ nhiều hơn cả một bài diễn thuyết dài hay một lập trường cứng rắn.

1. Vì sao điều này quan trọng với bạn?

Câu hỏi này đi thẳng vào động cơ đằng sau lập trường của bên kia. Mọi người thường nêu ra một yêu cầu mà không giải thích vì sao nó quan trọng. Khi bạn hiểu lý do, bạn có thể đánh giá xem vấn đề đó liên quan đến tiền bạc, thời gian, quyền kiểm soát, rủi ro, uy tín hay sự thuận tiện.

Ví dụ, một nhà cung cấp có thể khăng khăng về thời hạn tối thiểu vì họ cần doanh thu ổn định. Một chủ nhà có thể muốn hợp đồng thuê dài hơn vì họ đang lên kế hoạch tài chính. Một đồng sáng lập có thể rất quan tâm đến việc được hội đồng quản trị phê duyệt vì họ muốn cơ chế quản trị chặt chẽ hơn.

Khi bạn biết lý do thật sự, bạn có thể tìm phương án thay thế đáp ứng mối quan tâm cốt lõi mà không phải chấp nhận một điều khoản bất lợi.

2. Điều này giải quyết vấn đề gì cho bạn?

Câu hỏi này đặc biệt hữu ích khi bên kia đưa ra một yêu cầu có vẻ cứng nhắc hoặc khác thường. Bằng cách hỏi điều khoản đó giải quyết vấn đề gì, bạn kéo cuộc trò chuyện ra khỏi giả định và hướng tới kết quả thực tế.

Một nhà thầu có thể yêu cầu thanh toán trước một khoản lớn vì họ đang gặp hạn chế về dòng tiền. Một nhà đầu tư có thể muốn báo cáo chặt chẽ hơn vì họ cần khả năng theo dõi. Một chủ nhà có thể yêu cầu bảo lãnh cá nhân vì họ xem bên thuê là một doanh nghiệp mới, chưa có lịch sử hoạt động dài.

Khi bạn biết vấn đề, bạn có thể kiểm tra xem giải pháp được đề xuất có phải là lựa chọn duy nhất hay không. Thường thì không phải.

3. Một kết quả công bằng đối với bạn sẽ như thế nào?

Đàm phán có thể bị đình trệ khi hai bên nói lệch nhau. Hỏi về một kết quả công bằng giúp xác định vùng có thể đạt được thỏa thuận.

Câu hỏi này hữu ích vì nó khuyến khích bên kia nêu ra một tiêu chuẩn, chứ không chỉ là một yêu cầu. Câu trả lời của họ có thể cho thấy còn dư địa để điều chỉnh giá, thời gian, phạm vi, phân bổ rủi ro hoặc cấu trúc thanh toán.

Ví dụ, nếu một nhà cung cấp dịch vụ muốn sự chắc chắn hơn, một cam kết ban đầu ngắn hơn kèm tùy chọn gia hạn có thể đã đủ. Nếu một nhà cung cấp muốn khối lượng, mô hình giá theo bậc có thể giải quyết vấn đề. Nếu một chủ nhà muốn an toàn, khoản đặt cọc lớn hơn có thể quan trọng hơn việc tăng tiền thuê cơ bản.

Công bằng hiếm khi có nghĩa là kết quả giống hệt nhau. Nó là sự đánh đổi cân bằng.

4. Bạn có lo ngại gì về đề xuất của tôi?

Đây là một trong những câu hỏi thực tế nhất trong bất kỳ cuộc đàm phán nào vì nó làm lộ ra phản đối trước khi chúng trở thành sự từ chối.

Thay vì hỏi bên kia có chấp nhận đề xuất của bạn hay không, hãy hỏi họ đang lo ngại điều gì. Câu trả lời sẽ cho bạn biết điểm ma sát thực sự nằm ở đâu. Có thể là giá, trách nhiệm pháp lý, thời gian, phạm vi công việc, điều khoản thanh toán hoặc mức độ tin tưởng vào khả năng thực hiện của bạn.

Câu hỏi này cũng rất hiệu quả trong đàm phán giữa các nhà sáng lập. Nếu một đối tác tiềm năng còn do dự về thỏa thuận vận hành LLC của bạn, họ có thể lo về quyền ra quyết định hoặc quyền thoái lui. Nếu ngân hàng lo ngại về yêu cầu vay của bạn, họ có thể cần tài liệu mạnh hơn. Nếu chủ nhà phản đối đề xuất thuê của bạn, họ có thể lo về tính ổn định của hợp đồng thuê.

Biết được mối lo ngại giúp bạn phản hồi chính xác thay vì đoán mò.

5. Thông tin nào sẽ giúp bạn ra quyết định?

Đàm phán tốt phụ thuộc vào dữ liệu thực tế. Đôi khi vấn đề không phải là bất đồng; mà là thiếu thông tin.

Câu hỏi này giúp cuộc thảo luận chuyển từ ý kiến sang bằng chứng. Từ đó, bạn có thể cung cấp tài liệu, dự báo, thư giới thiệu, báo cáo tài chính, mốc thời gian hoặc ví dụ để củng cố lập luận của mình.

Trong quá trình thành lập và vận hành ban đầu của doanh nghiệp, tài liệu thường quan trọng hơn khả năng thuyết phục. Một nhà cung cấp có thể muốn bằng chứng về việc thành lập pháp nhân. Một ngân hàng có thể muốn hồ sơ EIN, thông tin chủ sở hữu hoặc báo cáo tài chính. Một chủ nhà có thể muốn các tài liệu tổ chức. Một nhà đầu tư có thể muốn bảng cap table, kế hoạch kinh doanh hoặc lịch sử tuân thủ.

Bạn càng hỗ trợ lập trường của mình rõ ràng bao nhiêu, việc thu hẹp khoảng cách giữa hai bên càng dễ bấy nhiêu.

6. Có những đánh đổi nào nếu chúng ta chọn phương án này?

Mọi thỏa thuận đều có đánh đổi. Nếu một người đàm phán trình bày một hướng đi như là lựa chọn duy nhất có thể chấp nhận, thì nên hỏi xem điều gì được và điều gì mất.

Câu hỏi này có giá trị vì nó buộc sự minh bạch. Mức giá thấp hơn có thể đi kèm ít linh hoạt hơn. Giao hàng nhanh hơn có thể đồng nghĩa với ít tùy biến hơn. Hợp đồng thuê ngắn hơn có thể đắt hơn mỗi tháng nhưng giảm rủi ro dài hạn. Một điều khoản pháp lý bảo vệ hơn có thể làm chậm quá trình nhưng ngăn ngừa tranh chấp sau này.

Đối với nhà sáng lập, điều này đặc biệt quan trọng khi bạn quyết định cách cấu trúc một mối quan hệ.

• Dịch vụ chi phí thấp hơn có thể không bao gồm hỗ trợ liên tục
• Hợp đồng đơn giản có thể bỏ sót những khoảng trống quan trọng
• Thời gian hoàn thành nhanh có thể cần ít rà soát hơn
• Một thỏa thuận rộng hơn có thể làm giảm tính linh hoạt sau này

Hiểu rõ các đánh đổi giúp bạn ra quyết định dựa trên giá trị kinh doanh thực, chứ không chỉ nhìn vào các điều khoản bề mặt.

7. Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo nếu chúng ta đồng ý?

Đàm phán nên kết thúc bằng sự rõ ràng. Câu hỏi này giúp xác định các bước tiếp theo, trách nhiệm và thời điểm.

Không đủ nếu chỉ đồng ý về nguyên tắc. Bạn cần biết ai sẽ làm gì, khi nào thỏa thuận có hiệu lực, những tài liệu nào sẽ theo sau và còn điều kiện nào chưa hoàn tất hay không.

Điều này đặc biệt quan trọng với chủ doanh nghiệp mới. Một thỏa thuận miệng về quyền sở hữu, thanh toán hoặc nghĩa vụ thực hiện có thể dẫn đến nhầm lẫn nếu giấy tờ không khớp với nội dung trao đổi. Trước khi tiến hành, hãy chắc rằng quy trình đã rõ:

• Ai soạn thảo tài liệu cuối cùng
• Cần ký những gì
• Cần phê duyệt nào
• Khi nào nghĩa vụ bắt đầu
• Việc thay đổi sau này sẽ được xử lý như thế nào

Một kết thúc gọn gàng sẽ ngăn ngừa những hiểu lầm tốn kém.

Cách sử dụng những câu hỏi này trong đàm phán thực tế

Bạn không cần hỏi tất cả các câu hỏi trong mọi cuộc trò chuyện. Mục tiêu là chọn những câu phù hợp với tình huống.

Ví dụ:

• Khi đàm phán với nhà cung cấp, hãy tập trung vào động cơ, đánh đổi và các bước tiếp theo
• Khi đàm phán hợp đồng thuê, hãy tập trung vào điều khoản công bằng, mối lo ngại và tài liệu
• Khi đàm phán với đồng sáng lập, hãy tập trung vào ưu tiên, quyền kiểm soát và nghĩa vụ tương lai
• Khi đàm phán với bên cho vay hoặc nhà đầu tư, hãy tập trung vào thông tin, rủi ro và hệ quả

Những người đàm phán giỏi nhất là những người có kỷ luật. Họ lắng nghe, đặt câu hỏi và điều chỉnh. Họ không vội vàng đưa ra quyết định trước khi hiểu rõ điều gì thực sự đang bị đặt lên bàn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả những chủ doanh nghiệp giỏi cũng mắc sai lầm khi đàm phán. Hãy tránh những vấn đề phổ biến sau:

• Nói nhiều hơn nghe
• Xem mọi vấn đề như thể đó là vấn đề duy nhất
• Chấp nhận câu trả lời mơ hồ mà không hỏi tiếp
• Không ghi lại những gì đã thỏa thuận
• Bỏ qua các hệ quả pháp lý và tuân thủ
• Chỉ tập trung vào giá thay vì tổng giá trị

Một cuộc đàm phán trông có vẻ tốt trên giấy tờ vẫn có thể gây ra vấn đề sau này nếu cấu trúc không vững. Đó là lý do nhà sáng lập nên nghĩ vượt ra ngoài giao dịch trước mắt và xem xét tác động vận hành dài hạn.

Đàm phán là một phần của việc xây dựng công ty vững mạnh

Đàm phán không phải là một kỹ năng tách biệt khỏi tinh thần khởi nghiệp. Nó là một phần của việc thành lập công ty, quản lý nhà cung cấp, tuyển dụng, ký kết hợp đồng và tăng trưởng. Mỗi lần đàm phán, bạn đang định hình doanh nghiệp mà mình xây dựng.

Vì vậy, sự chuẩn bị rất quan trọng. Trước khi bước vào đàm phán, hãy biết rõ ưu tiên, giới hạn và kết quả bạn muốn. Trong cuộc trò chuyện, hãy đặt những câu hỏi làm rõ lợi ích thật sự của bên kia. Sau đó, xác nhận các điều khoản bằng văn bản và bảo đảm thỏa thuận hỗ trợ mục tiêu kinh doanh của bạn.

Đối với những nhà sáng lập đang thành lập LLC, corporation hoặc một loại pháp nhân khác, thói quen đàm phán tốt có thể giúp bạn bảo vệ quyền sở hữu, giảm rủi ro và tránh các tranh chấp có thể phòng ngừa được. Zenind giúp doanh nhân đi qua quá trình thành lập công ty và duy trì tuân thủ kinh doanh với sự rõ ràng, để bạn có thể tập trung vào việc điều hành công ty và đưa ra quyết định tốt hơn ở mọi giai đoạn.

Kết luận cuối cùng

Những câu hỏi đàm phán tốt nhất không chỉ giúp bạn thắng một thỏa thuận. Chúng giúp bạn xây dựng một thỏa thuận tốt hơn.

Hãy đặt những câu hỏi làm rõ động cơ, xác định sự công bằng, bộc lộ mối lo ngại và làm rõ bước tiếp theo. Cách tiếp cận đó dẫn đến các thỏa thuận mạnh hơn, ít bất ngờ hơn và kết quả tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn theo thời gian.