7 βασικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε σε κάθε επιχειρηματική διαπραγμάτευση

Η διαπραγμάτευση είναι μέρος της δημιουργίας και της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Οι ιδρυτές διαπραγματεύονται με συνιδρυτές, προμηθευτές, ιδιοκτήτες ακινήτων, δανειστές, δικηγόρους, εργολάβους, επενδυτές και ακόμη και πελάτες. Τα αποτελέσματα μπορούν να διαμορφώσουν τα πάντα, από τη ρευστότητα και τον έλεγχο μέχρι την ταχύτητα, τον κίνδυνο και τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Οι ισχυροί διαπραγματευτές δεν είναι απαραίτητα οι πιο θορυβώδεις ή οι πιο επιθετικοί. Είναι εκείνοι που κάνουν τις σωστές ερωτήσεις, ακούν προσεκτικά και χρησιμοποιούν τις απαντήσεις για να πάρουν καλύτερες αποφάσεις. Όταν κάνετε στοχευμένες ερωτήσεις, αποκαλύπτετε κρυφές παραδοχές, αναδεικνύετε τις πραγματικές προτεραιότητες και δημιουργείτε χώρο για μια αμοιβαία επωφελή συμφωνία.

Για τους επιχειρηματίες που ιδρύουν μια εταιρεία ή διαχειρίζονται λειτουργίες πρώιμου σταδίου, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Κάθε συμφωνία μπορεί να επηρεάσει τη δομή της οντότητάς σας, τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης, την προστασία του brand και την οικονομική σας έκθεση. Είτε ξεκινάτε μια LLC, είτε προσλαμβάνετε έναν πάροχο υπηρεσιών είτε υπογράφετε μια μίσθωση, μια προσεκτική διαδικασία διαπραγμάτευσης μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα αργότερα.

Γιατί οι ερωτήσεις έχουν μεγαλύτερη σημασία από την πίεση

Πολλοί άνθρωποι μπαίνουν σε διαπραγματεύσεις προσπαθώντας να επιβάλουν μια θέση. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να λειτουργήσει σε σπάνιες περιπτώσεις, αλλά συχνά δημιουργεί αντίσταση. Οι ερωτήσεις είναι πιο αποτελεσματικές επειδή μετακινούν τη συζήτηση από την αντιπαράθεση στην ανακάλυψη.

Όταν κάνετε τη σωστή ερώτηση, μπορείτε να:

• Κατανοήσετε τις πραγματικές προτεραιότητες της άλλης πλευράς
• Εντοπίσετε ποια ζητήματα είναι ευέλικτα και ποια όχι
• Αποκαλύψετε κενά σε παραδοχές ή ελλιπείς πληροφορίες
• Χτίσετε εμπιστοσύνη και επαγγελματισμό
• Βρείτε όρους που λειτουργούν και για τις δύο πλευρές

Αυτό δεν σημαίνει ότι εγκαταλείπετε το πλεονέκτημά σας. Σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε την περιέργεια στρατηγικά. Μια καλά τοποθετημένη ερώτηση μπορεί να αποκαλύψει περισσότερα από έναν μακροσκελή λόγο ή μια σκληρή στάση.

1. Γιατί είναι αυτό σημαντικό για εσάς;

Αυτή η ερώτηση φτάνει στο κίνητρο πίσω από τη θέση της άλλης πλευράς. Οι άνθρωποι συχνά διατυπώνουν μια απαίτηση χωρίς να εξηγούν γιατί έχει σημασία. Μόλις κατανοήσετε τον λόγο, μπορείτε να αξιολογήσετε αν το ζήτημα αφορά τα χρήματα, τον χρόνο, τον έλεγχο, τον κίνδυνο, τη φήμη ή την ευκολία.

Για παράδειγμα, ένας προμηθευτής μπορεί να επιμένει σε ελάχιστη διάρκεια συνεργασίας επειδή χρειάζεται προβλέψιμα έσοδα. Ένας ιδιοκτήτης ακινήτου μπορεί να θέλει μεγαλύτερη μίσθωση επειδή σχεδιάζει με βάση τη χρηματοδότηση. Ένας συνιδρυτής μπορεί να δίνει μεγάλη σημασία στην έγκριση του διοικητικού συμβουλίου επειδή θέλει ισχυρότερη διακυβέρνηση.

Όταν γνωρίζετε τον πραγματικό λόγο, μπορείτε να αναζητήσετε εναλλακτικές που ικανοποιούν την υποκείμενη ανησυχία χωρίς να αποδεχθείτε έναν κακό όρο.

2. Ποιο πρόβλημα λύνει αυτό για εσάς;

Αυτή η ερώτηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν η άλλη πλευρά παρουσιάζει μια απαίτηση που φαίνεται άκαμπτη ή ασυνήθιστη. Ρωτώντας ποιο πρόβλημα λύνει ο όρος, μεταφέρετε τη συζήτηση από τις παραδοχές στα πρακτικά αποτελέσματα.

Ένας εργολάβος μπορεί να ζητά μεγάλη προκαταβολή λόγω των δικών του περιορισμών ρευστότητας. Ένας επενδυτής μπορεί να ζητά αυστηρότερη αναφορά επειδή χρειάζεται ορατότητα. Ένας ιδιοκτήτης ακινήτου μπορεί να απαιτεί προσωπική εγγύηση επειδή βλέπει τον ενοικιαστή ως νέα επιχείρηση με περιορισμένο λειτουργικό ιστορικό.

Μόλις γνωρίζετε το πρόβλημα, μπορείτε να ελέγξετε αν η προτεινόμενη λύση είναι η μόνη διαθέσιμη. Συχνά, δεν είναι.

3. Ποιο θα ήταν για εσάς ένα δίκαιο αποτέλεσμα;

Οι διαπραγματεύσεις μπορούν να κολλήσουν όταν κάθε πλευρά μιλάει χωρίς να καταλαβαίνει την άλλη. Ρωτώντας ποιο θα ήταν ένα δίκαιο αποτέλεσμα, βοηθάτε στον καθορισμό της ζώνης πιθανής συμφωνίας.

Αυτή η ερώτηση είναι χρήσιμη επειδή ενθαρρύνει την άλλη πλευρά να διατυπώσει ένα πρότυπο, όχι απλώς μια απαίτηση. Η απάντησή της μπορεί να αποκαλύψει περιθώριο για προσαρμογή της τιμής, του χρόνου, του εύρους, της κατανομής κινδύνου ή της δομής πληρωμής.

Για παράδειγμα, αν ένας πάροχος υπηρεσιών θέλει περισσότερη βεβαιότητα, μια μικρότερη αρχική δέσμευση με δυνατότητα ανανέωσης μπορεί να είναι αρκετή. Αν ένας προμηθευτής θέλει όγκο, μια κλιμακωτή τιμολόγηση μπορεί να επιλύσει το ζήτημα. Αν ένας ιδιοκτήτης ακινήτου θέλει ασφάλεια, μια μεγαλύτερη εγγύηση μπορεί να είναι πιο σημαντική από υψηλότερο βασικό ενοίκιο.

Η δικαιοσύνη σπάνια αφορά πανομοιότυπα αποτελέσματα. Αφορά ισορροπημένους συμβιβασμούς.

4. Ποιες ανησυχίες έχετε για την πρότασή μου;

Αυτή είναι μία από τις πιο πρακτικές ερωτήσεις σε κάθε διαπραγμάτευση, επειδή αναδεικνύει τις αντιρρήσεις πριν αυτές παγιωθούν σε απόρριψη.

Αντί να ρωτήσετε αν η άλλη πλευρά αποδέχεται την πρότασή σας, ρωτήστε ποιες ανησυχίες έχει. Η απάντηση δείχνει πού βρίσκεται η πραγματική τριβή. Μπορεί να αφορά την τιμή, την ευθύνη, το χρονοδιάγραμμα, το εύρος, τους όρους πληρωμής ή την εμπιστοσύνη στην ικανότητά σας να εκτελέσετε.

Αυτή η ερώτηση λειτουργεί καλά και στις διαπραγματεύσεις μεταξύ ιδρυτών. Αν ένας πιθανός συνεργάτης διστάζει σχετικά με το operating agreement της LLC σας, μπορεί να ανησυχεί για την εξουσία λήψης αποφάσεων ή τα δικαιώματα εξόδου. Αν μια τράπεζα έχει ενστάσεις για το αίτημα δανείου σας, μπορεί να αναζητά ισχυρότερη τεκμηρίωση. Αν ένας ιδιοκτήτης ακινήτου αντιδρά στην πρόταση μίσθωσής σας, μπορεί να ανησυχεί για τη σταθερότητα της μίσθωσης.

Η γνώση της ανησυχίας σάς επιτρέπει να απαντήσετε με ακρίβεια αντί να μαντεύετε.

5. Ποιες πληροφορίες θα σας βοηθούσαν να αποφασίσετε;

Οι καλές διαπραγματεύσεις βασίζονται σε δεδομένα. Μερικές φορές το ζήτημα δεν είναι η διαφωνία, αλλά οι ελλιπείς πληροφορίες.

Αυτή η ερώτηση βοηθά να μετακινηθεί η συζήτηση από την άποψη στην απόδειξη. Στη συνέχεια μπορείτε να παρέχετε έγγραφα, προβλέψεις, συστάσεις, οικονομικές καταστάσεις, χρονοδιαγράμματα ή παραδείγματα που ενισχύουν τη θέση σας.

Στην ίδρυση και τις πρώιμες λειτουργίες μιας επιχείρησης, η τεκμηρίωση συχνά έχει μεγαλύτερη σημασία από την πειθώ. Ένας προμηθευτής μπορεί να θέλει απόδειξη σύστασης της οντότητας. Μια τράπεζα μπορεί να θέλει στοιχεία EIN, λεπτομέρειες ιδιοκτησίας ή οικονομικές καταστάσεις. Ένας ιδιοκτήτης ακινήτου μπορεί να θέλει εταιρικά έγγραφα. Ένας επενδυτής μπορεί να θέλει cap table, επιχειρηματικό σχέδιο ή ιστορικό συμμόρφωσης.

Όσο πιο καθαρά μπορείτε να στηρίξετε τη θέση σας, τόσο πιο εύκολο γίνεται να κλείσετε το χάσμα μεταξύ των δύο πλευρών.

6. Ποιες είναι οι ανταλλαγές αν επιλέξουμε αυτή την επιλογή;

Κάθε συμφωνία έχει ανταλλαγές. Αν ένας διαπραγματευτής παρουσιάζει έναν δρόμο ως τη μόνη αποδεκτή επιλογή, αξίζει να ρωτήσετε τι κερδίζεται και τι χάνεται.

Αυτή η ερώτηση είναι πολύτιμη επειδή απαιτεί διαφάνεια. Μια χαμηλότερη τιμή μπορεί να συνοδεύεται από λιγότερη ευελιξία. Η ταχύτερη παράδοση μπορεί να σημαίνει περιορισμένη προσαρμογή. Μια μικρότερη μίσθωση μπορεί να κοστίζει περισσότερο ανά μήνα, αλλά να μειώνει τον μακροπρόθεσμο κίνδυνο. Μια πιο προστατευτική νομική ρήτρα μπορεί να επιβραδύνει τη συμφωνία, αλλά να αποτρέψει μελλοντικές διαφωνίες.

Για τους ιδρυτές, αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν αποφασίζετε πώς θα δομήσετε μια σχέση.

• Μια φθηνότερη υπηρεσία μπορεί να μην περιλαμβάνει συνεχή υποστήριξη
• Ένα απλό συμβόλαιο μπορεί να αφήνει σημαντικά κενά
• Ένας γρήγορος χρόνος παράδοσης μπορεί να απαιτεί λιγότερο έλεγχο
• Μια ευρύτερη συμφωνία μπορεί να μειώνει την ευελιξία αργότερα

Η κατανόηση των ανταλλαγών σάς βοηθά να λάβετε απόφαση με βάση την πραγματική επιχειρηματική αξία, όχι μόνο τους εντυπωσιακούς όρους.

7. Τι γίνεται μετά αν συμφωνήσουμε;

Οι διαπραγματεύσεις πρέπει να ολοκληρώνονται με σαφήνεια. Αυτή η ερώτηση βοηθά στον καθορισμό των επόμενων βημάτων, των αρμοδιοτήτων και του χρόνου.

Δεν αρκεί να συμφωνήσετε κατ’ αρχήν. Πρέπει να ξέρετε ποιος θα κάνει τι, πότε τίθεται σε ισχύ η συμφωνία, ποια έγγραφα ακολουθούν και αν απομένουν εκκρεμείς προϋποθέσεις.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Μια προφορική συμφωνία για ιδιοκτησία, πληρωμές ή παραδοτέα μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση αν τα έγγραφα δεν αντικατοπτρίζουν τη συζήτηση. Πριν προχωρήσετε, βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία είναι σαφής:

• Ποιος προετοιμάζει το τελικό έγγραφο
• Τι πρέπει να υπογραφεί
• Ποιες εγκρίσεις απαιτούνται
• Πότε αρχίζουν οι υποχρεώσεις
• Πώς θα αντιμετωπίζονται οι αλλαγές αργότερα

Ένα καθαρό κλείσιμο προλαμβάνει δαπανηρές παρεξηγήσεις.

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ερωτήσεις σε πραγματικές διαπραγματεύσεις

Δεν χρειάζεται να κάνετε κάθε ερώτηση σε κάθε συζήτηση. Το ζητούμενο είναι να επιλέγετε εκείνες που ταιριάζουν στην περίσταση.

Για παράδειγμα:

• Όταν διαπραγματεύεστε με έναν προμηθευτή, εστιάστε στο κίνητρο, στις ανταλλαγές και στα επόμενα βήματα
• Όταν διαπραγματεύεστε μια μίσθωση, εστιάστε στους δίκαιους όρους, στις ανησυχίες και στην τεκμηρίωση
• Όταν διαπραγματεύεστε με συνιδρυτή, εστιάστε στις προτεραιότητες, στον έλεγχο και στις μελλοντικές υποχρεώσεις
• Όταν διαπραγματεύεστε με δανειστές ή επενδυτές, εστιάστε στις πληροφορίες, στον κίνδυνο και στις συνέπειες

Οι καλύτεροι διαπραγματευτές είναι πειθαρχημένοι. Ακούν, ρωτούν και προσαρμόζονται. Δεν βιάζονται να πάρουν απόφαση πριν καταλάβουν τι πραγματικά διακυβεύεται.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Ακόμη και οι δυνατοί επιχειρηματίες κάνουν λάθη στις διαπραγματεύσεις. Αποφύγετε τα εξής συνηθισμένα προβλήματα:

• Μιλάτε περισσότερο από όσο ακούτε
• Αντιμετωπίζετε κάθε ζήτημα σαν να είναι το μοναδικό ζήτημα
• Αποδέχεστε αόριστες απαντήσεις χωρίς περαιτέρω ερώτηση
• Δεν τεκμηριώνετε όσα συμφωνήθηκαν
• Αγνοείτε τις νομικές και κανονιστικές συνέπειες
• Εστιάζετε μόνο στην τιμή και όχι στη συνολική αξία

Μια διαπραγμάτευση που φαίνεται καλή στα χαρτιά μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα αν η δομή της είναι αδύναμη. Γι’ αυτό οι ιδρυτές πρέπει να σκέφτονται πέρα από την άμεση συμφωνία και να λαμβάνουν υπόψη τη μακροπρόθεσμη λειτουργική επίδραση.

Η διαπραγμάτευση είναι μέρος της δημιουργίας μιας ισχυρής εταιρείας

Η διαπραγμάτευση δεν είναι ξεχωριστή δεξιότητα από την επιχειρηματικότητα. Είναι μέρος της ίδρυσης εταιρείας, της διαχείρισης προμηθευτών, της πρόσληψης, των συμβάσεων και της ανάπτυξης. Κάθε φορά που διαπραγματεύεστε, διαμορφώνετε την επιχείρηση που χτίζετε.

Γι’ αυτό η προετοιμασία έχει σημασία. Πριν μπείτε σε μια διαπραγμάτευση, γνωρίζετε τις προτεραιότητές σας, τα όριά σας και το αποτέλεσμα που θέλετε. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, κάντε ερωτήσεις που αποκαλύπτουν τα πραγματικά συμφέροντα της άλλης πλευράς. Μετά, επιβεβαιώστε τους όρους γραπτώς και βεβαιωθείτε ότι η συμφωνία υποστηρίζει τους επιχειρηματικούς σας στόχους.

Για τους ιδρυτές που στήνουν μια LLC, μια corporation ή άλλη επιχειρηματική οντότητα, οι καλές συνήθειες διαπραγμάτευσης μπορούν να σας βοηθήσουν να προστατεύσετε την ιδιοκτησία, να μειώσετε τον κίνδυνο και να αποφύγετε διαφωνίες που μπορούν να προληφθούν. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να προχωρούν στην ίδρυση εταιρείας και στη συνεχή επιχειρηματική συμμόρφωση με σαφήνεια, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στη λειτουργία της εταιρείας και στη λήψη καλύτερων αποφάσεων σε κάθε στάδιο.

Τελικό συμπέρασμα

Οι καλύτερες ερωτήσεις στη διαπραγμάτευση δεν σας βοηθούν απλώς να κερδίσετε μια συμφωνία. Σας βοηθούν να χτίσετε μια καλύτερη συμφωνία.

Κάντε ερωτήσεις που αποκαλύπτουν το κίνητρο, ορίζουν το δίκαιο, αναδεικνύουν τις ανησυχίες και ξεκαθαρίζουν το επόμενο βήμα. Αυτή η προσέγγιση οδηγεί σε ισχυρότερες συμφωνίες, λιγότερες εκπλήξεις και καλύτερα αποτελέσματα για την επιχείρησή σας με την πάροδο του χρόνου.