7 olennaista kysymystä, jotka kannattaa esittää missä tahansa liikeneuvottelussa

Neuvottelu on osa yrityksen perustamista ja pyörittämistä. Perustajat neuvottelevat kanssaperustajien, toimittajien, vuokranantajien, lainanantajien, asianajajien, urakoitsijoiden, sijoittajien ja jopa asiakkaiden kanssa. Lopputulokset voivat vaikuttaa kaikkeen kassavirrasta ja päätäntävallasta aina vauhtiin, riskiin ja pitkän aikavälin kasvuun.

Vahvat neuvottelijat eivät välttämättä ole äänekkäimpiä tai aggressiivisimpia. He ovat niitä, jotka esittävät oikeat kysymykset, kuuntelevat tarkasti ja käyttävät saamiaan vastauksia parempien päätösten tekemiseen. Kun esität kohdennettuja kysymyksiä, paljastat piileviä oletuksia, tuot esiin todelliset prioriteetit ja luot tilaa molempia osapuolia hyödyttävälle sopimukselle.

Yrittäjille, jotka perustavat yritystä tai hoitavat alkuvaiheen toimintaa, tämä on vieläkin tärkeämpää. Jokainen sopimus voi vaikuttaa yhtiörakenteeseen, vaatimustenmukaisuusvelvoitteisiin, brändin suojaamiseen ja taloudelliseen altistukseen. Olitpa sitten perustamassa LLC-yhtiötä, palkkaamassa palveluntarjoajaa tai allekirjoittamassa vuokrasopimusta, harkittu neuvotteluprosessi voi säästää aikaa ja rahaa myöhemmin.

Miksi kysymykset ovat tärkeämpiä kuin painostus

Monet ihmiset menevät neuvotteluihin yrittäen ajaa omaa kantaansa läpi. Se voi toimia harvoin, mutta usein se synnyttää vastarintaa. Kysymykset ovat tehokkaampia, koska ne siirtävät keskustelun vastakkainasettelusta yhteiseen ymmärrykseen.

Kun esität oikean kysymyksen, voit:

• ymmärtää toisen osapuolen todelliset prioriteetit
• tunnistaa, mitkä asiat ovat joustavia ja mitkä eivät
• paljastaa oletusten puutteita tai vajaita tietoja
• rakentaa luottamusta ja ammattimaisuutta
• löytää ehtoja, jotka toimivat molemmille osapuolille

Se ei tarkoita, että luovut neuvotteluvarasta. Se tarkoittaa, että käytät uteliaisuutta strategisesti. Hyvin ajoitettu kysymys voi paljastaa enemmän kuin pitkä puhe tai jyrkkä kanta.

1. Miksi tämä on sinulle tärkeää?

Tämä kysymys menee suoraan toisen osapuolen kannan taustalla olevaan motivaatioon. Ihmiset esittävät usein vaatimuksen kertomatta, miksi se on heille tärkeä. Kun ymmärrät syyn, voit arvioida, liittyykö asia rahaan, aikaan, kontrolliin, riskiin, maineeseen vai käytännöllisyyteen.

Esimerkiksi toimittaja voi vaatia vähimmäissopimuskautta, koska se tuo hänelle ennustettavaa tuloa. Vuokranantaja voi haluta pidempää vuokrasopimusta, koska hän suunnittelee rahoituksen ehdoilla. Kanssaperustaja voi välittää hallituksen hyväksynnästä syvästi, koska hän haluaa vahvempaa hallintoa.

Kun tiedät todellisen syyn, voit etsiä vaihtoehtoja, jotka täyttävät taustalla olevan tarpeen hyväksymättä huonoa ehtoa.

2. Minkä ongelman tämä ratkaisee sinulle?

Tämä kysymys on erityisen hyödyllinen, kun toinen osapuoli esittää vaatimuksen, joka vaikuttaa jäykältä tai epätavalliselta. Kun kysyt, minkä ongelman ehto ratkaisee, pakotat keskustelun pois oletuksista kohti käytännön lopputuloksia.

Urakoitsija voi pyytää suurta ennakkomaksua oman kassatilanteensa vuoksi. Sijoittaja voi vaatia tiukempaa raportointia, koska hän tarvitsee näkyvyyttä. Vuokranantaja voi edellyttää henkilökohtaista takausta, koska hän pitää vuokralaista uutena yrityksenä, jolla on rajallinen toimintahistoria.

Kun tiedät ongelman, voit testata, onko ehdotettu ratkaisu ainoa mahdollinen. Usein se ei ole.

3. Miltä reilu lopputulos näyttäisi sinusta?

Neuvottelut voivat jumittua, kun osapuolet puhuvat toistensa ohi. Kysymys siitä, miltä reilu lopputulos näyttäisi, auttaa määrittämään mahdollisen sopimuksen alueen.

Tämä kysymys on hyödyllinen, koska se kannustaa toista osapuolta kuvaamaan standardia, ei vain vaatimusta. Vastaus voi paljastaa joustovaraa hinnassa, aikataulussa, laajuudessa, riskin jakamisessa tai maksuehdoissa.

Esimerkiksi jos palveluntarjoaja haluaa enemmän varmuutta, lyhyempi alkuvaiheen sitoumus ja uusimisoptio voivat riittää. Jos toimittaja haluaa volyymia, porrastettu hinnoittelu voi ratkaista asian. Jos vuokranantaja haluaa turvaa, suurempi vakuus voi olla tärkeämpi kuin korkeampi perusvuokra.

Reiluus ei yleensä tarkoita identtisiä lopputuloksia. Se tarkoittaa tasapainoisia kompromisseja.

4. Mitä huolia sinulla on ehdotuksestani?

Tämä on yksi käytännöllisimmistä kysymyksistä missä tahansa neuvottelussa, koska se tuo esiin vastalauseet ennen kuin ne kovettuvat hylkäykseksi.

Sen sijaan että kysyisit, hyväksyykö toinen osapuoli ehdotuksesi, kysy, mitä huolia hänellä on. Vastaus kertoo, missä todellinen kitka on. Se voi liittyä hintaan, vastuuseen, aikatauluun, laajuuteen, maksuehtoihin tai luottamukseen siihen, että pystyt suoriutumaan.

Tämä kysymys toimii hyvin myös perustajien välisissä neuvotteluissa. Jos mahdollinen kumppani epäröi LLC:n toimintasopimuksen suhteen, hän saattaa olla huolissaan päätösvallasta tai poistumisoikeuksista. Jos pankki suhtautuu varauksella lainahakemukseesi, se voi kaivata vahvempia asiakirjoja. Jos vuokranantaja torjuu vuokrasopimusluonnoksesi, häntä saattaa huolestuttaa sopimuksen vakaus.

Kun tiedät huolenaiheen, voit vastata täsmällisesti arvailemisen sijaan.

5. Mitä tietoja tarvitsisit päätöksen tekemiseen?

Hyvät neuvottelut perustuvat faktoihin. Joskus ongelma ei ole erimielisyys, vaan puuttuvat tiedot.

Tämä kysymys auttaa siirtämään keskustelun mielipiteistä todisteisiin. Sen jälkeen voit toimittaa asiakirjoja, ennusteita, referenssejä, taloustietoja, aikatauluja tai esimerkkejä, jotka vahvistavat perusteluasi.

Yrityksen perustamisessa ja alkuvaiheen toiminnassa dokumentaatio on usein tärkeämpää kuin vakuuttelu. Toimittaja voi haluta todisteen yhtiön perustamisesta. Pankki voi vaatia EIN-tietoja, omistustietoja tai taloudellisia raportteja. Vuokranantaja voi pyytää organisaatioasiakirjoja. Sijoittaja voi haluta cap table -taulukon, liiketoimintasuunnitelman tai vaatimustenmukaisuushistorian.

Mitä selkeämmin pystyt tukemaan kantaasi, sitä helpompi on kuroa umpeen osapuolten välinen ero.

6. Mitä kompromisseja tähän vaihtoehtoon liittyy?

Jokaisessa sopimuksessa on kompromisseja. Jos neuvottelija esittää yhden polun ainoana hyväksyttävänä vaihtoehtona, kannattaa kysyä, mitä sillä voitetaan ja mitä menetetään.

Tämä kysymys on arvokas, koska se pakottaa läpinäkyvyyteen. Alhaisempi hinta voi merkitä vähemmän joustavuutta. Nopeampi toimitus voi tarkoittaa rajallista räätälöintiä. Lyhyempi vuokrasopimus voi maksaa enemmän kuukaudessa, mutta vähentää pitkän aikavälin riskiä. Suojaavampi oikeudellinen ehto voi hidastaa sopimuksen syntyä, mutta estää tulevia riitoja.

Perustajille tämä on erityisen tärkeää, kun päätät, miten suhde kannattaa jäsentää.

• edullisempi palvelu ei välttämättä sisällä jatkuvaa tukea
• yksinkertainen sopimus voi jättää tärkeitä aukkoja
• nopea toimitus voi vaatia vähemmän tarkastelua
• laajempi sopimus voi vähentää joustavuutta myöhemmin

Kompromissien ymmärtäminen auttaa tekemään päätöksen todellisen liiketoiminta-arvon perusteella, ei pelkästään otsikoitujen ehtojen perusteella.

7. Mitä tapahtuu seuraavaksi, jos sovimme tästä?

Neuvottelujen pitäisi päättyä selkeyteen. Tämä kysymys auttaa määrittämään seuraavat vaiheet, vastuut ja aikataulun.

Ei riitä, että ollaan periaatteessa samaa mieltä. On tiedettävä, kuka tekee mitä, milloin sopimus astuu voimaan, mitä asiakirjoja seuraa ja jääkö jotakin ehtoja vielä avoimeksi.

Tämä on erityisen tärkeää uusille yrityksen omistajille. Suullinen sopimus omistuksesta, maksuista tai toimituksista voi johtaa hämmennykseen, jos paperit eivät vastaa keskustelua. Ennen kuin etenet, varmista, että prosessi on selvä:

• kuka valmistelee lopullisen asiakirjan
• mitä pitää allekirjoittaa
• mitä hyväksyntöjä tarvitaan
• milloin velvoitteet alkavat
• miten muutoksia käsitellään myöhemmin

Selkeä päätös ehkäisee kalliita väärinkäsityksiä.

Miten näitä kysymyksiä käytetään todellisissa neuvotteluissa

Sinun ei tarvitse esittää kaikkia kysymyksiä jokaisessa keskustelussa. Tarkoitus on valita tilanteeseen sopivat kysymykset.

Esimerkiksi:

• kun neuvottelet toimittajan kanssa, keskity motivaatioon, kompromisseihin ja seuraaviin vaiheisiin
• kun neuvottelet vuokrasopimuksesta, keskity reiluihin ehtoihin, huoliin ja dokumentaatioon
• kun neuvottelet kanssaperustajan kanssa, keskity prioriteetteihin, kontrolliin ja tuleviin velvoitteisiin
• kun neuvottelet lainanantajien tai sijoittajien kanssa, keskity tietoihin, riskiin ja seurauksiin

Parhaat neuvottelijat ovat kurinalaisia. He kuuntelevat, kysyvät ja mukautuvat. He eivät kiirehdi päätökseen ennen kuin ymmärtävät, mistä oikeasti on kyse.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Myös vahvat yrityksen omistajat tekevät neuvotteluvirheitä. Vältä näitä yleisiä ongelmia:

• puhuminen enemmän kuin kuunteleminen
• jokaisen asian käsitteleminen ikään kuin se olisi ainoa asia
• epämääräisten vastausten hyväksyminen ilman jatkokysymystä
• sovitun kirjaamatta jättäminen
• oikeudellisten ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien seurausten sivuuttaminen
• keskittymisen vain hintaan eikä kokonaisarvoon

Paperilla hyvältä näyttävä neuvottelu voi silti aiheuttaa ongelmia myöhemmin, jos rakenne on heikko. Siksi perustajien pitäisi ajatella välitöntä diiliä pidemmälle ja pohtia pitkän aikavälin toiminnallista vaikutusta.

Neuvottelu on osa vahvan yrityksen rakentamista

Neuvottelu ei ole erillinen taito yrittäjyydestä. Se on osa yrityksen perustamista, toimittajahallintaa, rekrytointia, sopimuksia ja kasvua. Joka kerta kun neuvottelet, muokkaat rakentamaasi yritystä.

Siksi valmistautuminen on tärkeää. Ennen neuvottelua tiedä prioriteettisi, rajasi ja haluamasi lopputulos. Keskustelun aikana esitä kysymyksiä, jotka paljastavat toisen osapuolen todelliset intressit. Jälkeenpäin vahvista ehdot kirjallisesti ja varmista, että sopimus tukee liiketoimintatavoitteitasi.

Perustajille, jotka perustavat LLC:n, osakeyhtiön tai muun yritysmuodon, hyvät neuvottelutavat voivat auttaa suojaamaan omistusta, vähentämään riskiä ja välttämään ehkäistävissä olevia riitoja. Zenind auttaa yrittäjiä etenemään yrityksen perustamisessa ja jatkuvassa vaatimustenmukaisuudessa selkeästi, jotta voit keskittyä yrityksen pyörittämiseen ja parempien päätösten tekemiseen jokaisessa vaiheessa.

Lopullinen viesti

Parhaat neuvottelukysymykset eivät auta vain voittamaan diiliä. Ne auttavat rakentamaan paremman diilin.

Esitä kysymyksiä, jotka paljastavat motivaation, määrittävät reiluuden, tuovat esiin huolia ja selkeyttävät seuraavan askeleen. Tällainen lähestymistapa johtaa vahvempiin sopimuksiin, vähempiin yllätyksiin ja parempiin tuloksiin yrityksellesi ajan myötä.