Công ty thuộc sở hữu nước ngoài có thể thuê nhân viên tại Hoa Kỳ không?

Có. Một công ty do người không phải công dân Hoa Kỳ sở hữu có thể thuê nhân viên tại Hoa Kỳ, miễn là doanh nghiệp được thành lập hợp lệ, đăng ký đầy đủ và tuân thủ các quy định lao động của liên bang và tiểu bang.

Việc sở hữu nước ngoài không ngăn cản một doanh nghiệp xây dựng đội ngũ tại Hoa Kỳ. Điều quan trọng là công ty có đúng cấu trúc pháp lý, đăng ký thuế, thiết lập bảng lương và hồ sơ tuyển dụng trước khi thuê người đầu tiên hay không.

Bài viết này giải thích cách các công ty thuộc sở hữu nước ngoài có thể thuê nhân viên tại Hoa Kỳ, những đăng ký thường cần có và các bước tuân thủ quan trọng nhất.

Câu trả lời ngắn gọn

Một LLC hoặc corporation thuộc sở hữu nước ngoài thường có thể thuê nhân viên tại Hoa Kỳ nếu công ty:

• Tồn tại như một pháp nhân hợp lệ tại Hoa Kỳ hoặc đã đăng ký kinh doanh tại tiểu bang liên quan
• Có Mã số Nhận diện Nhà tuyển dụng (EIN)
• Đăng ký các loại thuế tiền lương và thuế lao động khi cần thiết
• Hoàn tất các giấy tờ tuyển dụng của liên bang và tiểu bang
• Tuân thủ nghĩa vụ về tiền lương, giờ làm việc, khấu trừ và báo cáo

Công ty không cần quốc tịch Hoa Kỳ hay quyền sở hữu của người Mỹ để trở thành nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, khi đã có nhân viên trong bảng lương, công ty phải vận hành như bất kỳ nhà tuyển dụng nào tại Hoa Kỳ.

Vì sao sở hữu nước ngoài không phải là rào cản

Luật lao động Hoa Kỳ tập trung vào nghĩa vụ của nhà tuyển dụng, không phải quốc tịch của chủ sở hữu. Một nhà sáng lập nước ngoài có thể sở hữu 100% một LLC hoặc corporation tại Hoa Kỳ và vẫn thuê nhân viên tại đây.

Tuy vậy, sở hữu nước ngoài có thể làm phát sinh thêm một số vấn đề khi thiết lập, đặc biệt liên quan đến:

• Xin EIN
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại Hoa Kỳ
• Chọn loại pháp nhân phù hợp
• Hiểu các quy định thuế và lao động của tiểu bang
• Phối hợp tiền lương với đại lý đăng ký, kế toán hoặc luật sư tại Hoa Kỳ

Quá trình tuyển dụng có thể quản lý được, nhưng nên được xem là một dự án tuân thủ, không chỉ là một việc hành chính.

Bước 1: Thành lập đúng loại pháp nhân tại Hoa Kỳ

Trước khi thuê nhân viên, hầu hết nhà sáng lập nước ngoài sẽ thành lập một LLC hoặc corporation tại Hoa Kỳ. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh, tình hình thuế, kế hoạch gọi vốn và hoạt động dài hạn của công ty.

Các lựa chọn phổ biến gồm:

• LLC: Thường được các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng vì linh hoạt và tương đối dễ quản lý
• Corporation: Thường phù hợp hơn khi công ty dự định gọi vốn, phát hành cổ phần hoặc xây dựng cấu trúc doanh nghiệp chính thức hơn

Nếu doanh nghiệp đã tồn tại bên ngoài Hoa Kỳ, công ty vẫn có thể cần đăng ký tư cách pháp nhân nước ngoài tại tiểu bang nơi sẽ hoạt động. Điều này đặc biệt quan trọng nếu công ty thuê nhân sự, thuê văn phòng hoặc tạo sự hiện diện kinh doanh thực tế.

Bước 2: Xin EIN từ IRS

Một công ty thuộc sở hữu nước ngoài thường cần EIN để thuê nhân viên tại Hoa Kỳ, nộp thuế tiền lương và thực hiện báo cáo thuế liên bang.

EIN hoạt động như mã số thuế của doanh nghiệp. Nó được dùng cho nhiều việc quan trọng, bao gồm:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Chạy bảng lương
• Nộp các tờ khai thuế liên bang
• Đăng ký với cơ quan tiểu bang
• Báo cáo tiền lương và khoản khấu trừ của nhân viên

Các công ty thuộc sở hữu nước ngoài có thể nộp đơn xin EIN trực tiếp với IRS. Nếu người chịu trách nhiệm không có Số An sinh Xã hội, quy trình nộp đơn vẫn có thể thực hiện theo thủ tục của IRS dành cho người nộp đơn quốc tế.

Bước 3: Đăng ký tài khoản bảng lương và lao động của tiểu bang

Đăng ký liên bang là chưa đủ. Nhà tuyển dụng thường cần đăng ký với tiểu bang nơi nhân viên làm việc.

Tùy theo tiểu bang, việc này có thể bao gồm:

• Khấu trừ thuế thu nhập tiểu bang
• Bảo hiểm thất nghiệp tiểu bang
• Báo cáo nhân viên mới
• Các chương trình khuyết tật hoặc nghỉ phép có lương
• Đăng ký thuế tiền lương cấp địa phương

Mỗi tiểu bang có quy định riêng. Nếu công ty có nhân viên ở nhiều tiểu bang, có thể phải đăng ký ở từng tiểu bang nơi người lao động thực hiện công việc.

Đây là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất cần làm đúng, vì sai sót về bảng lương có thể dẫn đến tiền phạt rất nhanh.

Bước 4: Thiết lập bảng lương đúng cách

Khi công ty đã đăng ký, công ty phải thiết lập quy trình bảng lương có thể xử lý tiền lương, khấu trừ thuế và báo cáo.

Một thiết lập bảng lương đúng chuẩn nên xử lý:

• Phân loại nhân viên
• Tần suất trả lương
• Khấu trừ thuế thu nhập liên bang
• Thuế An sinh Xã hội và Medicare
• Thuế thất nghiệp liên bang
• Khấu trừ của tiểu bang và địa phương khi cần thiết
• Phiếu lương và các biểu mẫu cuối năm

Không đủ để trả cho người lao động một cách không chính thức hoặc qua các khoản chuyển tiền rời rạc. Nhân viên phải được trả qua một hệ thống bảng lương tuân thủ các yêu cầu về thuế lao động.

Bước 5: Hoàn tất giấy tờ tuyển dụng

Khi tuyển nhân viên tại Hoa Kỳ, công ty phải thu thập các biểu mẫu bắt buộc và xác minh quyền làm việc.

Các tài liệu onboarding điển hình gồm:

• Mẫu I-9 để xác minh danh tính và điều kiện làm việc
• Mẫu W-4 cho khấu trừ thuế thu nhập liên bang
• Các biểu mẫu khấu trừ của tiểu bang, nếu áp dụng
• Hợp đồng lao động nội bộ hoặc thư mời nhận việc
• Biểu mẫu ủy quyền chuyển khoản trực tiếp

Nhà tuyển dụng cũng phải lưu giữ hồ sơ đúng cách và theo thời hạn lưu trữ pháp lý yêu cầu.

Bước 6: Tuân thủ luật tiền lương và giờ làm việc

Thuê nhân viên đồng nghĩa với việc phải tuân thủ luật tiền lương và giờ làm việc của liên bang và tiểu bang. Các quy định này ảnh hưởng đến cách trả lương, cách theo dõi giờ làm và liệu có phải trả làm thêm giờ hay không.

Các chủ đề tuân thủ quan trọng gồm:

• Mức lương tối thiểu
• Trả lương làm thêm giờ
• Quy định về nghỉ ăn và nghỉ giải lao
• Nghĩa vụ lưu hồ sơ
• Phân loại miễn trừ và không miễn trừ
• Quy định trả lương cuối cùng sau khi chấm dứt việc làm

Các nghĩa vụ này có thể khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố. Một công ty thuộc sở hữu nước ngoài không nên cho rằng một chính sách bảng lương có thể áp dụng ở mọi nơi tại Hoa Kỳ.

Nhân viên so với nhà thầu độc lập

Một số nhà sáng lập cố tránh sự phức tạp của tuyển dụng bằng cách dùng nhà thầu độc lập. Điều đó có thể phù hợp trong một số trường hợp, nhưng không phải là thay thế cho nhân viên.

Một người lao động được phân loại là nhà thầu phải thực sự đáp ứng tiêu chuẩn của nhà thầu. Nếu công ty kiểm soát cách thức, thời gian và nơi thực hiện công việc, người đó có thể thực chất là nhân viên theo pháp luật.

Phân loại sai có thể dẫn đến truy thu thuế, khiếu nại về tiền lương và tiền phạt. Nếu doanh nghiệp cần một thành viên làm việc lâu dài dưới sự chỉ đạo của công ty, trạng thái nhân viên thường là lựa chọn an toàn hơn.

Chủ sở hữu nước ngoài có thể làm việc trong doanh nghiệp không?

Sở hữu nước ngoài và quyền làm việc là hai vấn đề riêng biệt. Một người có thể sở hữu một công ty tại Hoa Kỳ ngay cả khi không phải công dân hoặc thường trú nhân Hoa Kỳ.

Tuy nhiên, nếu chủ sở hữu nước ngoài muốn trực tiếp làm việc tại Hoa Kỳ, các quy định về nhập cư và giấy phép lao động có thể áp dụng. Quyền sở hữu không tự động cho phép làm việc tại quốc gia này.

Điều quan trọng cần phân biệt là:

• Sở hữu doanh nghiệp không giống với được phép làm việc tại Hoa Kỳ
• Tuyển dụng nhân viên Hoa Kỳ khác với việc tự mình thực hiện công việc tại Hoa Kỳ
• Các vấn đề nhập cư nên được xem xét riêng với vấn đề thuế và thành lập pháp nhân

Những sai lầm phổ biến của công ty thuộc sở hữu nước ngoài

Các nhà sáng lập nước ngoài thường gặp vấn đề do làm quá nhanh. Những sai lầm phổ biến gồm:

• Tuyển dụng trước khi thành lập đúng pháp nhân
• Bắt đầu bảng lương khi chưa có EIN
• Bỏ qua các yêu cầu đăng ký của tiểu bang
• Xem người lao động là nhà thầu trong khi họ hoạt động như nhân viên
• Không khấu trừ thuế đúng cách
• Bỏ lỡ thời hạn báo cáo nhân viên mới
• Dùng quy định của một tiểu bang cho toàn bộ nhân viên trên toàn quốc
• Không đăng ký bảo hiểm thất nghiệp cấp tiểu bang

Mỗi sai lầm này đều có thể tạo ra rắc rối hành chính hoặc rủi ro tuân thủ. Cách an toàn nhất là hoàn tất thành lập và thiết lập thuế trước khi chạy bảng lương đầu tiên.

Công ty nên lưu giữ hồ sơ gì?

Một nhà tuyển dụng thuộc sở hữu nước ngoài nên giữ hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu. Việc lưu hồ sơ tốt giúp ích cho khai thuế, kiểm toán và quản lý nội bộ.

Hồ sơ hữu ích bao gồm:

• Tài liệu thành lập
• Thư xác nhận EIN
• Hồ sơ đăng ký tiểu bang
• Tờ khai bảng lương
• Mẫu I-9 và các biểu mẫu thuế của nhân viên
• Thư mời nhận việc và hợp đồng lao động
• Hồ sơ chấm công
• Hợp đồng nhà thầu, nếu có
• Nghị quyết của hội đồng quản trị hoặc thành viên, nếu áp dụng

Hồ sơ được tổ chức tốt cũng giúp dễ mở rộng sang các tiểu bang mới hoặc tiếp nhận thêm nhân viên sau này.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Đối với các nhà sáng lập nước ngoài muốn xây dựng đội ngũ tại Hoa Kỳ, thách thức đầu tiên thường là thiết lập đúng cấu trúc doanh nghiệp và nền tảng tuân thủ.

Zenind giúp doanh nhân thành lập LLC và corporation tại Hoa Kỳ, theo dõi các yêu cầu tuân thủ và chuyển từ giai đoạn thành lập sang sẵn sàng vận hành với ít trở ngại hơn.

Sự hỗ trợ đó đặc biệt hữu ích khi công ty cần:

• Thành lập một pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ
• Duy trì tình trạng tốt
• Phối hợp các nhiệm vụ tuân thủ
• Chuẩn bị cho ngân hàng, thuế và tuyển dụng

Khi các phần thành lập và tuân thủ được xử lý đúng cách, việc thuê nhân viên tại Hoa Kỳ sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

Danh sách kiểm tra thực tế trước khi thuê nhân viên đầu tiên

Hãy dùng danh sách này trước khi thêm nhân viên đầu tiên:

• Xác nhận công ty đã được thành lập đúng cách tại Hoa Kỳ
• Xin EIN từ IRS
• Đăng ký tại tiểu bang nơi nhân viên sẽ làm việc
• Thiết lập bảng lương và khấu trừ thuế
• Chuẩn bị các tài liệu onboarding I-9 và W-4
• Rà soát luật tiền lương và giờ làm việc của tiểu bang
• Thiết lập lưu trữ hồ sơ và báo cáo bảng lương
• Xác nhận xem có yêu cầu đăng ký cấp địa phương nào không

Nếu công ty sẽ thuê ở nhiều tiểu bang, hãy lặp lại việc rà soát cấp tiểu bang cho từng địa điểm.

Kết luận

Một công ty thuộc sở hữu của người không phải công dân Hoa Kỳ hoàn toàn có thể thuê nhân viên tại Hoa Kỳ. Điều quan trọng là coi đây là một chuỗi tuân thủ: thành lập doanh nghiệp, xin EIN, đăng ký thuế bảng lương và tuân thủ cẩn thận luật lao động của liên bang và tiểu bang.

Với thiết lập phù hợp, các nhà sáng lập nước ngoài có thể xây dựng đội ngũ tại Hoa Kỳ một cách tự tin và mở rộng hoạt động mà không gặp rủi ro pháp lý hoặc thuế không cần thiết.