บริษัทที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติสามารถจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกาได้หรือไม่?

ได้ บริษัทที่มีเจ้าของเป็นผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ สามารถจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกาได้ ตราบใดที่ธุรกิจนั้นจัดตั้งอย่างถูกต้อง จดทะเบียนเรียบร้อย และปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการจ้างงานของรัฐบาลกลางและของแต่ละรัฐ

การเป็นเจ้าของโดยชาวต่างชาติไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อการสร้างทีมงานในสหรัฐฯ สิ่งสำคัญคือบริษัทต้องมีโครงสร้างทางกฎหมาย การจดทะเบียนภาษี การตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือน และเอกสารด้านการจ้างงานที่ถูกต้องก่อนจ้างคนแรก

คู่มือนี้อธิบายว่าบริษัทที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติสามารถจ้างพนักงานในสหรัฐฯ ได้อย่างไร โดยทั่วไปต้องมีการจดทะเบียนอะไรบ้าง และขั้นตอนด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบใดที่สำคัญที่สุด

คำตอบสั้นๆ

โดยทั่วไป LLC หรือ corporation ที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติสามารถจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกาได้ หากบริษัท:

• มีสถานะเป็นนิติบุคคลที่ถูกต้องในสหรัฐฯ หรือจดทะเบียนเพื่อประกอบธุรกิจในรัฐที่เกี่ยวข้องแล้ว
• มี Employer Identification Number (EIN)
• จดทะเบียนภาษีบัญชีเงินเดือนและภาษีการจ้างงานตามที่กำหนด
• จัดทำเอกสารการจ้างงานตามข้อกำหนดของรัฐบาลกลางและของรัฐ
• ปฏิบัติตามข้อกำหนดเรื่องค่าจ้าง ชั่วโมงงาน การหักภาษี และการรายงาน

บริษัทไม่จำเป็นต้องมีสัญชาติสหรัฐฯ หรือผู้ถือหุ้นสหรัฐฯ จึงจะเป็นนายจ้างได้ แต่เมื่อมีพนักงานในระบบเงินเดือนแล้ว บริษัทต้องดำเนินงานตามข้อกำหนดของนายจ้างในสหรัฐฯ เช่นเดียวกับธุรกิจอื่นๆ

เหตุใดการเป็นเจ้าของโดยชาวต่างชาติจึงไม่ใช่อุปสรรค

กฎหมายการจ้างงานของสหรัฐฯ ให้ความสำคัญกับหน้าที่ของนายจ้าง ไม่ใช่สัญชาติของเจ้าของบริษัท ผู้ก่อตั้งชาวต่างชาติสามารถถือครอง U.S. LLC หรือ corporation ได้ 100% และยังจ้างพนักงานในสหรัฐฯ ได้

อย่างไรก็ตาม การเป็นเจ้าของโดยชาวต่างชาติอาจทำให้มีคำถามด้านการตั้งค่าเพิ่มเติม โดยเฉพาะเรื่อง:

• การขอ EIN
• การเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจในสหรัฐฯ
• การเลือกประเภทนิติบุคคลที่เหมาะสม
• การทำความเข้าใจกฎภาษีและแรงงานของแต่ละรัฐ
• การประสานงานบัญชีเงินเดือนกับ registered agent นักบัญชี หรือทนายความในสหรัฐฯ

กระบวนการจ้างงานทำได้ แต่ควรถือเป็นโครงการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ไม่ใช่แค่งานธุรการทั่วไป

ขั้นตอนที่ 1: จัดตั้งนิติบุคคลในสหรัฐฯ ให้เหมาะสม

ก่อนจ้างพนักงาน ผู้ก่อตั้งชาวต่างชาติส่วนใหญ่มักตั้ง LLC หรือ corporation ในสหรัฐฯ ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดขึ้นอยู่กับเป้าหมายของบริษัท สถานะภาษี แผนการระดมทุน และการดำเนินงานระยะยาว

ตัวเลือกที่พบบ่อย ได้แก่:

• LLC: มักใช้โดยธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง เนื่องจากยืดหยุ่นและบริหารจัดการได้ค่อนข้างง่าย
• Corporation: มักเหมาะกับบริษัทที่วางแผนระดมทุน ออกหุ้น หรือสร้างโครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการมากขึ้น

หากธุรกิจมีอยู่แล้วนอกสหรัฐอเมริกา อาจยังต้องจดทะเบียนเป็น foreign entity ในรัฐที่บริษัทจะดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทจะจ้างพนักงาน เช่าสำนักงาน หรือมีสถานประกอบธุรกิจทางกายภาพ

ขั้นตอนที่ 2: ขอ EIN จาก IRS

โดยทั่วไปบริษัทที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติจำเป็นต้องมี EIN เพื่อจ้างพนักงานในสหรัฐฯ ยื่นภาษีเงินเดือน และจัดการรายงานภาษีของรัฐบาลกลาง

EIN ทำหน้าที่เหมือนหมายเลขประจำตัวทางภาษีของธุรกิจ ใช้สำหรับงานสำคัญหลายอย่าง เช่น:

• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ดำเนินการจ่ายเงินเดือน
• ยื่นแบบภาษีของรัฐบาลกลาง
• จดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐ
• รายงานค่าจ้างและภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงาน

บริษัทที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติสามารถยื่นขอ EIN ได้โดยตรงกับ IRS หากผู้รับผิดชอบไม่มี Social Security number ก็ยังอาจดำเนินการได้ตามขั้นตอนของ IRS สำหรับผู้ยื่นคำขอต่างประเทศ

ขั้นตอนที่ 3: จดทะเบียนบัญชีภาษีและบัญชีการจ้างงานระดับรัฐ

การจดทะเบียนระดับรัฐบาลกลางอย่างเดียวไม่เพียงพอ โดยปกตินายจ้างต้องจดทะเบียนกับรัฐที่พนักงานทำงานอยู่

ขึ้นอยู่กับรัฐ อาจรวมถึง:

• การหักภาษีเงินได้ของรัฐ
• ประกันการว่างงานของรัฐ
• การรายงานการจ้างพนักงานใหม่
• โปรแกรม disability หรือ paid leave
• การจดทะเบียนภาษีเงินเดือนในท้องถิ่น

แต่ละรัฐมีกฎของตนเอง หากบริษัทมีพนักงานในหลายรัฐ อาจต้องจดทะเบียนในแต่ละรัฐที่พนักงานปฏิบัติงาน

นี่เป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุด เพราะข้อผิดพลาดด้านบัญชีเงินเดือนสามารถนำไปสู่บทลงโทษได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือนให้ถูกต้อง

เมื่อบริษัทจดทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ต้องตั้งกระบวนการจ่ายเงินเดือนที่รองรับค่าจ้าง การหักภาษี และการรายงาน

ระบบบัญชีเงินเดือนที่เหมาะสมควรครอบคลุม:

• การจำแนกพนักงาน
• ความถี่ในการจ่ายเงิน
• การหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง
• ภาษี Social Security และ Medicare
• ภาษีว่างงานของรัฐบาลกลาง
• การหักภาษีของรัฐและท้องถิ่นตามที่กำหนด
• สลิปเงินเดือนและแบบฟอร์มปลายปี

ไม่เพียงพอที่จะจ่ายเงินให้คนงานแบบไม่เป็นทางการหรือโอนเงินเป็นครั้งคราว พนักงานต้องได้รับค่าจ้างผ่านระบบบัญชีเงินเดือนที่สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านภาษีการจ้างงาน

ขั้นตอนที่ 5: จัดทำเอกสารการจ้างงาน

เมื่อจ้างพนักงานในสหรัฐฯ บริษัทต้องรวบรวมแบบฟอร์มที่จำเป็นและตรวจสอบสิทธิ์ในการทำงาน

เอกสาร onboarding ที่พบบ่อย ได้แก่:

• Form I-9 เพื่อยืนยันตัวตนและสิทธิ์การจ้างงาน
• Form W-4 สำหรับการหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง
• แบบฟอร์มหักภาษีของรัฐ หากมี
• สัญญาจ้างงานหรือจดหมายเสนอการจ้างงานภายใน
• แบบฟอร์มอนุญาตฝากเงินเข้าบัญชีโดยตรง

นายจ้างต้องเก็บบันทึกให้ถูกต้องและเก็บรักษาตามข้อกำหนดด้านระยะเวลาการเก็บเอกสาร

ขั้นตอนที่ 6: ปฏิบัติตามกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงงาน

การจ้างพนักงานหมายถึงต้องปฏิบัติตามกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงงานของทั้งรัฐบาลกลางและของรัฐ กฎเหล่านี้มีผลต่อวิธีการจ่ายค่าจ้าง การบันทึกชั่วโมงงาน และการคำนวณ overtime

ประเด็นสำคัญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ได้แก่:

• ค่าจ้างขั้นต่ำ
• ค่าล่วงเวลา
• กฎเรื่องเวลาพักและช่วงรับประทานอาหาร
• ภาระหน้าที่ด้านการเก็บบันทึก
• การจัดประเภท exempt และ non-exempt
• ข้อกำหนดการจ่ายงวดสุดท้ายหลังการสิ้นสุดการจ้างงาน

ข้อกำหนดเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปตามรัฐและเมือง บริษัทที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติไม่ควรคิดว่านโยบายบัญชีเงินเดือนแบบเดียวจะใช้ได้ทั่วทั้งสหรัฐอเมริกา

พนักงานกับผู้รับจ้างอิสระ

ผู้ก่อตั้งบางรายพยายามหลีกเลี่ยงความซับซ้อนด้านการจ้างงานโดยใช้ independent contractors ซึ่งอาจเหมาะสมในบางกรณี แต่ไม่ใช่สิ่งทดแทนพนักงาน

คนงานที่ถูกจัดเป็น contractor ต้องมีคุณสมบัติตามมาตรฐานของ contractor อย่างแท้จริง หากบริษัทควบคุมว่าใครทำงาน เมื่อใด และทำงานที่ไหน คนงานคนนั้นอาจถือเป็นพนักงานตามกฎหมาย

การจัดประเภทผิดอาจนำไปสู่ภาษีย้อนหลัง คำร้องเรื่องค่าจ้าง และบทลงโทษ หากธุรกิจต้องการสมาชิกทีมระยะยาวที่ทำงานภายใต้การกำกับของบริษัท การเป็นพนักงานมักเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยกว่า

เจ้าของต่างชาติสามารถทำงานในธุรกิจได้หรือไม่

การเป็นเจ้าของโดยชาวต่างชาติและการทำงานเป็นคนละประเด็นกัน บุคคลสามารถเป็นเจ้าของบริษัทในสหรัฐฯ ได้แม้จะไม่ใช่พลเมืองหรือผู้มีถิ่นพำนักในสหรัฐฯ

อย่างไรก็ตาม หากเจ้าของชาวต่างชาติต้องการทำงานในสหรัฐฯ ด้วยตนเอง กฎด้านตรวจคนเข้าเมืองและสิทธิ์ในการทำงานอาจมีผล การเป็นเจ้าของไม่ได้ให้สิทธิ์ในการทำงานในประเทศโดยอัตโนมัติ

นี่คือความแตกต่างที่สำคัญ:

• การเป็นเจ้าของธุรกิจ ไม่เหมือนกับ การได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐฯ
• การจ้างพนักงานในสหรัฐฯ แตกต่างจากการลงมือทำงานเองในสหรัฐฯ
• ประเด็นด้านการย้ายถิ่นฐานควรพิจารณาแยกจากประเด็นด้านภาษีและการจัดตั้งบริษัท

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของบริษัทที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติ

ผู้ก่อตั้งชาวต่างชาติมักมีปัญหาเพราะเร่งรีบเกินไป ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่:

• จ้างงานก่อนจัดตั้งนิติบุคคลให้ถูกต้อง
• เริ่มจ่ายเงินเดือนโดยไม่มี EIN
• มองข้ามข้อกำหนดการจดทะเบียนของรัฐ
• จัดประเภทคนงานเป็น contractor ทั้งที่ทำงานในลักษณะพนักงาน
• หักภาษีไม่ถูกต้อง
• พลาดกำหนดเวลารายงานการจ้างพนักงานใหม่
• ใช้กฎของรัฐเดียวกับพนักงานทุกคนทั่วประเทศ
• ไม่ได้จดทะเบียนประกันการว่างงานของรัฐ

แต่ละข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจก่อให้เกิดปัญหาด้านธุรการหรือความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือจัดการเรื่องการจัดตั้งและการตั้งค่าภาษีก่อนเริ่มรอบบัญชีเงินเดือนแรก

บริษัทควรเก็บบันทึกอะไรบ้าง

นายจ้างที่มีเจ้าของเป็นชาวต่างชาติควรจัดเก็บบันทึกให้เรียบร้อยตั้งแต่ต้น การเก็บบันทึกที่ดีช่วยเรื่องการยื่นภาษี การตรวจสอบ และการบริหารภายใน

บันทึกที่มีประโยชน์ ได้แก่:

• เอกสารการจัดตั้งบริษัท
• หนังสือยืนยัน EIN
• เอกสารการจดทะเบียนของรัฐ
• แบบยื่นภาษีบัญชีเงินเดือน
• แบบ I-9 และแบบภาษีของพนักงาน
• จดหมายเสนอการจ้างงานและสัญญาจ้าง
• บันทึกการลงเวลา
• สัญญาผู้รับจ้าง หากมี
• มติคณะกรรมการหรือมติสมาชิก ตามความเหมาะสม

การเก็บบันทึกอย่างเป็นระบบยังช่วยให้ขยายไปยังรัฐใหม่ๆ หรือรับพนักงานเพิ่มเติมในอนาคตได้ง่ายขึ้น

Zenind ช่วยได้อย่างไร

สำหรับผู้ก่อตั้งชาวต่างชาติที่ต้องการสร้างทีมในสหรัฐฯ ความท้าทายแรกมักเป็นการวางโครงสร้างธุรกิจและฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้พร้อม

Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้ง U.S. LLCs และ corporations ติดตามข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเปลี่ยนจากขั้นตอนการตั้งนิติบุคคลไปสู่ความพร้อมในการดำเนินงานได้อย่างราบรื่นขึ้น

การสนับสนุนนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อบริษัทต้องการ:

• จัดตั้งนิติบุคคลธุรกิจในสหรัฐฯ
• รักษาสถานะ good standing
• ประสานงานงานด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• เตรียมความพร้อมสำหรับการธนาคาร ภาษี และการจ้างงาน

เมื่อการจัดตั้งและการปฏิบัติตามกฎระเบียบทำได้ถูกต้อง การจ้างพนักงานในสหรัฐฯ ก็จะง่ายขึ้นมาก

เช็กลิสต์ก่อนจ้างคนแรก

ใช้เช็กลิสต์นี้ก่อนเพิ่มพนักงานคนแรก:

• ยืนยันว่าบริษัทจัดตั้งอย่างถูกต้องในสหรัฐฯ แล้ว
• ขอ EIN จาก IRS
• จดทะเบียนในรัฐที่พนักงานจะทำงาน
• ตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือนและการหักภาษี
• เตรียมเอกสาร onboarding แบบ I-9 และ W-4
• ตรวจสอบกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงงานของรัฐนั้น
• ตั้งระบบเก็บบันทึกและรายงานบัญชีเงินเดือน
• ตรวจสอบว่าจำเป็นต้องจดทะเบียนในท้องถิ่นเพิ่มเติมหรือไม่

หากบริษัทจะจ้างในหลายรัฐ ให้ทบทวนข้อกำหนดระดับรัฐสำหรับแต่ละสถานที่อีกครั้ง

สรุป

บริษัทที่มีเจ้าของไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ สามารถจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกาได้อย่างแน่นอน กุญแจสำคัญคือการมองกระบวนการนี้เป็นลำดับของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: จัดตั้งธุรกิจ ขอ EIN จดทะเบียนภาษีบัญชีเงินเดือน และปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานของรัฐบาลกลางและของรัฐอย่างรอบคอบ

ด้วยการตั้งค่าที่ถูกต้อง ผู้ก่อตั้งชาวต่างชาติสามารถสร้างทีมงานในสหรัฐฯ ได้อย่างมั่นใจ และขยายธุรกิจโดยลดความเสี่ยงทางกฎหมายและภาษีที่ไม่จำเป็น