Μπορεί μια εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες;

Ναι. Μια εταιρεία που ανήκει σε μη Αμερικανούς πολίτες μπορεί να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες, αρκεί η επιχείρηση να έχει συσταθεί σωστά, να έχει καταχωριστεί όπου απαιτείται και να συμμορφώνεται με τους ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς κανόνες απασχόλησης.

Η ξένη ιδιοκτησία δεν εμποδίζει μια επιχείρηση να δημιουργήσει ομάδα στις ΗΠΑ. Το σημαντικό είναι αν η εταιρεία διαθέτει την κατάλληλη νομική δομή, τις φορολογικές εγγραφές, τη ρύθμιση της μισθοδοσίας και την τεκμηρίωση απασχόλησης πριν από την πρώτη πρόσληψη.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς οι εταιρείες με ξένη ιδιοκτησία μπορούν να προσλάβουν εργαζομένους στις ΗΠΑ, ποιες εγγραφές απαιτούνται συνήθως και ποια βήματα συμμόρφωσης έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Η σύντομη απάντηση

Μια LLC ή εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία μπορεί γενικά να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες, εφόσον:

• Υπάρχει ως έγκυρη νομική οντότητα στις ΗΠΑ ή είναι καταχωρισμένη για να δραστηριοποιείται στην αρμόδια πολιτεία
• Διαθέτει Αριθμό Φορολογικού Μητρώου Εργοδότη (EIN)
• Έχει εγγραφεί για μισθοδοσία και φόρους απασχόλησης όπου απαιτείται
• Συμπληρώνει τα ομοσπονδιακά και πολιτειακά έγγραφα πρόσληψης
• Τηρεί τις υποχρεώσεις μισθών, ωραρίου, παρακράτησης και αναφοράς

Η εταιρεία δεν χρειάζεται αμερικανική υπηκοότητα ή αμερικανική ιδιοκτησία για να γίνει εργοδότης. Πρέπει όμως, μόλις οι εργαζόμενοι μπουν στη μισθοδοσία, να λειτουργεί όπως κάθε άλλος εργοδότης στις ΗΠΑ.

Γιατί η ξένη ιδιοκτησία δεν αποτελεί εμπόδιο

Η αμερικανική εργατική νομοθεσία εστιάζει στις υποχρεώσεις του εργοδότη και όχι στην εθνικότητα των ιδιοκτητών. Ένας αλλοδαπός ιδρυτής μπορεί να κατέχει το 100% μιας αμερικανικής LLC ή εταιρείας και παρ’ όλα αυτά να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Ωστόσο, η ξένη ιδιοκτησία μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον ζητήματα ρύθμισης, ειδικά σχετικά με:

• Την απόκτηση EIN
• Το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού επιχείρησης στις ΗΠΑ
• Την επιλογή της σωστής νομικής μορφής
• Την κατανόηση των πολιτειακών φορολογικών και εργατικών κανόνων
• Τον συντονισμό της μισθοδοσίας με εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο, λογιστή ή δικηγόρο στις ΗΠΑ

Η διαδικασία πρόσληψης είναι διαχειρίσιμη, αλλά πρέπει να αντιμετωπιστεί ως έργο συμμόρφωσης και όχι απλώς ως διοικητική εργασία.

Βήμα 1: Συστήστε τη σωστή αμερικανική νομική οντότητα

Πριν από την πρόσληψη εργαζομένων, οι περισσότεροι αλλοδαποί ιδρυτές συστήνουν μια αμερικανική LLC ή εταιρεία. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από τους στόχους της επιχείρησης, τη φορολογική της θέση, τα σχέδια χρηματοδότησης και τις μακροπρόθεσμες λειτουργίες της.

Συνήθεις επιλογές είναι οι εξής:

• LLC: Συχνά χρησιμοποιείται από μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, επειδή είναι ευέλικτη και σχετικά απλή στη διαχείριση
• Εταιρεία: Συχνά προτιμάται όταν η εταιρεία σχεδιάζει να αντλήσει επενδύσεις, να εκδώσει μετοχές ή να δημιουργήσει μια πιο τυπική εταιρική δομή

Αν η επιχείρηση υπάρχει ήδη εκτός Ηνωμένων Πολιτειών, μπορεί να χρειάζεται ακόμη να εγγραφεί ως αλλοδαπή οντότητα στην πολιτεία όπου θα δραστηριοποιηθεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν η εταιρεία προσλαμβάνει προσωπικό, μισθώνει γραφείο ή δημιουργεί με άλλο τρόπο φυσική επιχειρηματική παρουσία.

Βήμα 2: Αποκτήστε EIN από το IRS

Μια εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία χρειάζεται συνήθως EIN για να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες, να υποβάλει φόρους μισθοδοσίας και να χειριστεί την ομοσπονδιακή φορολογική αναφορά.

Το EIN λειτουργεί ως φορολογικός αριθμός της επιχείρησης. Χρησιμοποιείται για πολλές βασικές ενέργειες, όπως:

• Άνοιγμα τραπεζικών λογαριασμών επιχείρησης
• Εκτέλεση μισθοδοσίας
• Υποβολή ομοσπονδιακών φορολογικών εντύπων
• Εγγραφή σε κρατικές υπηρεσίες
• Αναφορά μισθών και παρακρατήσεων εργαζομένων

Οι εταιρείες με ξένη ιδιοκτησία μπορούν να υποβάλουν αίτηση για EIN απευθείας στο IRS. Αν το υπεύθυνο πρόσωπο δεν διαθέτει Αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης, η διαδικασία αίτησης μπορεί παρ’ όλα αυτά να ολοκληρωθεί μέσω των διαδικασιών του IRS για διεθνείς αιτούντες.

Βήμα 3: Εγγραφείτε για πολιτειακούς λογαριασμούς μισθοδοσίας και απασχόλησης

Η ομοσπονδιακή εγγραφή από μόνη της δεν αρκεί. Οι εργοδότες συνήθως πρέπει να εγγραφούν στην πολιτεία όπου εργάζονται οι εργαζόμενοι.

Ανάλογα με την πολιτεία, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Παρακράτηση φόρου εισοδήματος πολιτείας
• Ασφάλιση ανεργίας πολιτείας
• Αναφορά νέων προσλήψεων
• Προγράμματα αναπηρίας ή αμειβόμενης άδειας
• Εγγραφή για τοπικούς φόρους μισθοδοσίας

Κάθε πολιτεία έχει τους δικούς της κανόνες. Αν μια εταιρεία έχει εργαζομένους σε περισσότερες από μία πολιτείες, μπορεί να χρειαστεί εγγραφή σε κάθε πολιτεία όπου παρέχονται οι υπηρεσίες.

Αυτός είναι ένας από τους σημαντικότερους τομείς που πρέπει να γίνουν σωστά, επειδή τα λάθη στη μισθοδοσία μπορούν να προκαλέσουν γρήγορα κυρώσεις.

Βήμα 4: Ρυθμίστε σωστά τη μισθοδοσία

Μόλις η εταιρεία εγγραφεί, πρέπει να δημιουργήσει μια διαδικασία μισθοδοσίας που να μπορεί να χειρίζεται μισθούς, παρακράτηση φόρων και αναφορά.

Μια σωστή ρύθμιση μισθοδοσίας πρέπει να καλύπτει:

• Ταξινόμηση εργαζομένων
• Συχνότητα πληρωμών
• Παρακράτηση ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος
• Φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare
• Ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας
• Παρακράτηση πολιτειακού και τοπικού φόρου όπου απαιτείται
• Βεβαιώσεις αποδοχών και ετήσιες φόρμες

Δεν αρκεί να πληρώνεται ένας εργαζόμενος ανεπίσημα ή με αποσπασματικές μεταφορές. Οι εργαζόμενοι πρέπει να αμείβονται μέσω ενός συμβατού συστήματος μισθοδοσίας που πληροί τις φορολογικές απαιτήσεις της απασχόλησης.

Βήμα 5: Ολοκληρώστε τα έγγραφα πρόσληψης

Κατά την πρόσληψη εργαζομένων στις ΗΠΑ, η εταιρεία πρέπει να συλλέξει τα απαιτούμενα έντυπα και να επαληθεύσει την άδεια εργασίας.

Τα συνήθη έγγραφα ένταξης περιλαμβάνουν:

• Έντυπο I-9 για την επαλήθευση ταυτότητας και επιλεξιμότητας για εργασία
• Έντυπο W-4 για την παρακράτηση ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος
• Πολιτειακά έντυπα παρακράτησης, εφόσον εφαρμόζονται
• Εσωτερικές συμβάσεις εργασίας ή επιστολές προσφοράς
• Έντυπα εξουσιοδότησης άμεσης κατάθεσης

Οι εργοδότες πρέπει επίσης να τηρούν σωστά τα αρχεία και να τα αποθηκεύουν σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις διατήρησης.

Βήμα 6: Τηρήστε τους νόμους για μισθούς και ωράριο

Η πρόσληψη εργαζομένων σημαίνει συμμόρφωση με τους ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς νόμους για μισθούς και ωράριο. Αυτοί οι κανόνες επηρεάζουν το πώς πληρώνονται οι εργαζόμενοι, πώς καταγράφονται οι ώρες και αν οφείλονται υπερωρίες.

Σημαντικά θέματα συμμόρφωσης περιλαμβάνουν:

• Κατώτατος μισθός
• Υπερωριακή αμοιβή
• Κανόνες διαλειμμάτων για γεύμα και ανάπαυση
• Υποχρεώσεις τήρησης αρχείων
• Ταξινόμηση ως απαλλασσόμενος ή μη απαλλασσόμενος εργαζόμενος
• Απαιτήσεις τελικής μισθοδοσίας μετά τη λύση της σχέσης εργασίας

Αυτές οι υποχρεώσεις μπορεί να διαφέρουν ανά πολιτεία και πόλη. Μια εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία δεν πρέπει να υποθέτει ότι μία πολιτική μισθοδοσίας λειτουργεί παντού στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Εργαζόμενοι έναντι ανεξάρτητων συνεργατών

Ορισμένοι ιδρυτές προσπαθούν να αποφύγουν την πολυπλοκότητα της απασχόλησης χρησιμοποιώντας ανεξάρτητους συνεργάτες. Αυτό μπορεί να είναι κατάλληλο σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά δεν αποτελεί υποκατάστατο των εργαζομένων.

Ένας εργαζόμενος που ταξινομείται ως συνεργάτης πρέπει πράγματι να πληροί τα κριτήρια του ανεξάρτητου συνεργάτη. Αν η εταιρεία ελέγχει πώς, πότε και πού γίνεται η εργασία, ο εργαζόμενος μπορεί στην πραγματικότητα να θεωρείται εργαζόμενος βάσει του νόμου.

Η εσφαλμένη ταξινόμηση μπορεί να οδηγήσει σε αναδρομικούς φόρους, αξιώσεις μισθών και κυρώσεις. Αν η επιχείρηση χρειάζεται ένα μακροπρόθεσμο μέλος ομάδας που εργάζεται υπό την κατεύθυνσή της, η ιδιότητα του εργαζομένου είναι συχνά η ασφαλέστερη επιλογή.

Μπορεί ο αλλοδαπός ιδιοκτήτης να εργάζεται στην επιχείρηση;

Η ξένη ιδιοκτησία και η απασχόληση είναι ξεχωριστά ζητήματα. Ένα πρόσωπο μπορεί να κατέχει μια αμερικανική εταιρεία ακόμη κι αν δεν είναι Αμερικανός πολίτης ή κάτοικος.

Ωστόσο, αν ο αλλοδαπός ιδιοκτήτης θέλει να εργάζεται φυσικά στις Ηνωμένες Πολιτείες, μπορεί να ισχύουν οι κανόνες μετανάστευσης και άδειας εργασίας. Η ιδιοκτησία δεν παρέχει αυτόματα το δικαίωμα εργασίας στη χώρα.

Αυτή είναι μια σημαντική διάκριση:

• Η ιδιοκτησία μιας επιχείρησης δεν είναι το ίδιο με την εξουσιοδότηση να εργάζεται κάποιος στις ΗΠΑ
• Η πρόσληψη εργαζομένων στις ΗΠΑ διαφέρει από το να εκτελεί ο ίδιος ο ιδιοκτήτης εργασία στις ΗΠΑ
• Τα ζητήματα μετανάστευσης πρέπει να εξετάζονται ξεχωριστά από τα φορολογικά και εταιρικά ζητήματα σύστασης

Συνήθη λάθη που κάνουν οι εταιρείες με ξένη ιδιοκτησία

Οι αλλοδαποί ιδρυτές συχνά αντιμετωπίζουν προβλήματα επειδή κινούνται πολύ γρήγορα. Συνήθη λάθη περιλαμβάνουν:

• Πρόσληψη πριν από τη σύσταση της σωστής οντότητας
• Έναρξη μισθοδοσίας χωρίς EIN
• Παράλειψη των απαιτήσεων εγγραφής σε επίπεδο πολιτείας
• Χαρακτηρισμός εργαζομένων ως συνεργατών όταν λειτουργούν ως εργαζόμενοι
• Εσφαλμένη παρακράτηση φόρων
• Παράλειψη προθεσμιών αναφοράς νέων προσλήψεων
• Χρήση των κανόνων μιας πολιτείας για όλους τους εργαζομένους σε εθνικό επίπεδο
• Παράλειψη εγγραφής στην ασφάλιση ανεργίας της πολιτείας

Καθένα από αυτά τα λάθη μπορεί να δημιουργήσει διοικητικό φόρτο ή έκθεση σε κινδύνους συμμόρφωσης. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να ολοκληρωθούν η σύσταση και η φορολογική ρύθμιση πριν από την πρώτη εκτέλεση μισθοδοσίας.

Ποια αρχεία πρέπει να τηρεί η εταιρεία;

Ένας εργοδότης με ξένη ιδιοκτησία πρέπει να τηρεί καθαρά αρχεία από την αρχή. Η καλή τήρηση αρχείων βοηθά στις φορολογικές δηλώσεις, στους ελέγχους και στην εσωτερική διαχείριση.

Χρήσιμα αρχεία περιλαμβάνουν:

• Έγγραφα σύστασης
• Επιστολή επιβεβαίωσης EIN
• Εγγραφές πολιτείας
• Δηλώσεις μισθοδοσίας
• Έντυπα I-9 και φορολογικά έντυπα εργαζομένων
• Επιστολές προσφοράς και συμβάσεις εργασίας
• Αρχεία ωρομέτρησης
• Συμβάσεις ανεξάρτητων συνεργατών, αν υπάρχουν
• Εγκρίσεις διοικητικού συμβουλίου ή μελών, όπου εφαρμόζεται

Τα οργανωμένα αρχεία διευκολύνουν επίσης την επέκταση σε νέες πολιτείες ή την ένταξη επιπλέον εργαζομένων αργότερα.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Για τους αλλοδαπούς ιδρυτές που θέλουν να δημιουργήσουν ομάδα στις ΗΠΑ, η πρώτη πρόκληση είναι συνήθως να τεθεί σε σωστή βάση η επιχειρηματική δομή και η συμμόρφωση.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήσουν αμερικανικές LLC και εταιρείες, να παραμένουν σε καλή νομική κατάσταση και να μεταβαίνουν από τη σύσταση στην ετοιμότητα λειτουργίας με λιγότερες τριβές.

Αυτή η υποστήριξη μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μια εταιρεία χρειάζεται να:

• Συστήσει αμερικανική επιχειρηματική οντότητα
• Διατηρήσει καλή νομική κατάσταση
• Συντονίσει εργασίες συμμόρφωσης
• Προετοιμαστεί για τραπεζικές συναλλαγές, φορολογία και προσλήψεις

Όταν τα ζητήματα σύστασης και συμμόρφωσης έχουν αντιμετωπιστεί σωστά, η πρόσληψη εργαζομένων στις ΗΠΑ γίνεται πολύ πιο απλή.

Πρακτικός έλεγχος πριν από την πρώτη πρόσληψη

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα ελέγχου πριν προσθέσετε τον πρώτο σας εργαζόμενο:

• Επιβεβαιώστε ότι η εταιρεία έχει συσταθεί σωστά στις Ηνωμένες Πολιτείες
• Αποκτήστε EIN από το IRS
• Εγγραφείτε στην πολιτεία όπου θα εργάζεται ο εργαζόμενος
• Ρυθμίστε τη μισθοδοσία και την παρακράτηση φόρων
• Προετοιμάστε τα έγγραφα ένταξης I-9 και W-4
• Ελέγξτε τους κανόνες μισθών και ωραρίου για την πολιτεία
• Ρυθμίστε την τήρηση αρχείων και την αναφορά μισθοδοσίας
• Επιβεβαιώστε αν απαιτούνται τοπικές εγγραφές

Αν η εταιρεία θα προσλάβει σε πολλές πολιτείες, επαναλάβετε τον έλεγχο σε επίπεδο πολιτείας για κάθε τοποθεσία.

Τελικές σκέψεις

Μια εταιρεία που ανήκει σε μη Αμερικανό πολίτη μπορεί απολύτως να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες. Το κλειδί είναι να αντιμετωπιστεί η διαδικασία ως αλυσίδα συμμόρφωσης: σύσταση της επιχείρησης, απόκτηση EIN, εγγραφή για φόρους μισθοδοσίας και προσεκτική τήρηση των ομοσπονδιακών και πολιτειακών εργατικών νόμων.

Με τη σωστή προετοιμασία, οι αλλοδαποί ιδρυτές μπορούν να δημιουργήσουν με σιγουριά ομάδες στις ΗΠΑ και να επεκτείνουν τις δραστηριότητές τους χωρίς περιττό νομικό ή φορολογικό κίνδυνο.