Чи може компанія з іноземними власниками наймати працівників у Сполучених Штатах?

Так. Компанія, якою володіють не громадяни США, може наймати працівників у Сполучених Штатах, якщо бізнес належним чином створено, зареєстровано та він відповідає федеральним і штатним вимогам щодо працевлаштування.

Іноземна власність не заважає бізнесу формувати команду в США. Важливо лише, чи має компанія правильну юридичну структуру, податкові реєстрації, налаштовану зарплатну відомість і документи для працевлаштування ще до першого найму.

У цьому посібнику пояснюється, як компанії з іноземними власниками можуть наймати працівників у США, які реєстрації зазвичай потрібні та які кроки з дотримання вимог є найважливішими.

Коротка відповідь

Іноземна LLC або корпорація зазвичай може наймати працівників у Сполучених Штатах, якщо вона:

• Існує як чинна юридична особа в США або зареєстрована для ведення діяльності у відповідному штаті
• Має номер роботодавця (EIN)
• Зареєстрована для сплати податків на заробітну плату та податків на працевлаштування, якщо це потрібно
• Оформляє федеральні та штатні документи для найму
• Дотримується вимог щодо заробітної плати, робочого часу, утримань і звітності

Компанії не потрібні громадянство США або американська власність, щоб стати роботодавцем. Але після появи працівників у штаті вона має працювати так само, як будь-який інший роботодавець у США.

Чому іноземна власність не є перешкодою

Трудове право США зосереджується на зобов’язаннях роботодавця, а не на громадянстві власників. Іноземний засновник може володіти 100% американської LLC або корпорації й усе одно наймати працівників у Сполучених Штатах.

Водночас іноземна власність може створювати додаткові питання на етапі підготовки, особливо щодо:

• Отримання EIN
• Відкриття бізнес-рахунку в США
• Вибору правильної юридичної форми
• Розуміння штатних податкових і трудових правил
• Узгодження зарплатних процесів із зареєстрованим агентом у США, бухгалтером або юристом

Процес найму є керованим, але до нього слід ставитися як до проєкту з дотримання вимог, а не лише як до адміністративного завдання.

Крок 1: Створіть правильну юридичну структуру бізнесу в США

Перед наймом працівників більшість іноземних засновників створюють американську LLC або корпорацію. Найкращий варіант залежить від цілей компанії, податкового становища, планів щодо залучення інвестицій і довгострокової діяльності.

Поширені варіанти включають:

• LLC: Часто використовується малим і середнім бізнесом, оскільки є гнучкою та відносно простою в управлінні
• Корпорація: Часто є кращим вибором, якщо компанія планує залучати інвестиції, випускати акції або будувати більш формальну корпоративну структуру

Якщо бізнес уже існує за межами США, йому може також знадобитися реєстрація як іноземної юридичної особи в штаті, де він буде працювати. Це особливо важливо, якщо компанія наймає персонал, орендує офіс або іншим чином створює фізичну присутність бізнесу.

Крок 2: Отримайте EIN у IRS

Компанії з іноземними власниками зазвичай потрібен EIN, щоб наймати працівників у Сполучених Штатах, подавати податки на заробітну плату та виконувати федеральну податкову звітність.

EIN працює як податковий номер бізнесу. Він використовується для багатьох важливих завдань, зокрема:

• Відкриття бізнес-рахунків
• Нарахування заробітної плати
• Подання федеральних податкових форм
• Реєстрації в державних органах
• Звітування про зарплату працівників і утримання податків

Компанії з іноземними власниками можуть подати заявку на EIN безпосередньо до IRS. Якщо відповідальна особа не має номера Social Security, процес подання все одно можна пройти за процедурами IRS для міжнародних заявників.

Крок 3: Зареєструйтеся для штатних рахунків із заробітної плати та працевлаштування

Лише федеральної реєстрації недостатньо. Роботодавці зазвичай повинні зареєструватися в штаті, де працюють працівники.

Залежно від штату, це може включати:

• Утримання штатного податку на дохід
• Штатне страхування на випадок безробіття
• Звітність про нових працівників
• Програми страхування по інвалідності або оплачуваної відпустки
• Реєстрацію місцевих податків на заробітну плату

У кожного штату свої правила. Якщо в компанії є працівники більш ніж в одному штаті, їй може знадобитися реєстрація в кожному штаті, де працівники виконують роботу.

Це одна з найважливіших сфер, де потрібно не помилитися, оскільки помилки в оплаті праці швидко призводять до штрафів.

Крок 4: Правильно налаштуйте зарплатну відомість

Після реєстрації компанія повинна організувати процес нарахування зарплати, який може обробляти виплати, утримання податків і звітність.

Належне налаштування зарплатної відомості має охоплювати:

• Класифікацію працівників
• Періодичність виплат
• Утримання федерального податку на доходи
• Податки Social Security та Medicare
• Федеральний податок на безробіття
• Штатні та місцеві утримання, якщо це потрібно
• Розрахункові листи та річні форми

Недостатньо просто платити працівнику неформально або через разові перекази. Працівникам потрібно виплачувати заробітну плату через сумісну із законом систему нарахування зарплати, яка відповідає вимогам щодо податків на працевлаштування.

Крок 5: Оформіть документи для найму

Під час найму працівників у США компанія повинна зібрати необхідні форми та перевірити право на працевлаштування.

Типові документи для початку роботи включають:

• Форма I-9 для підтвердження особи та права на роботу
• Форма W-4 для федерального утримання податку на доходи
• Штатні форми для утримання податків, якщо вони потрібні
• Внутрішні трудові угоди або листи з пропозицією роботи
• Форми дозволу на прямий депозит

Роботодавці також повинні належним чином зберігати записи та робити це відповідно до вимог щодо строків зберігання документів.

Крок 6: Дотримуйтеся законів про оплату праці та робочий час

Найм працівників означає дотримання федеральних і штатних законів про оплату праці та робочий час. Ці правила впливають на те, як оплачують роботу, як обліковують години та чи належить понаднормова оплата.

Важливі питання дотримання вимог включають:

• Мінімальну заробітну плату
• Понаднормову оплату
• Правила щодо обідніх і перерв
• Обов’язки з ведення обліку
• Класифікацію працівників як exempt і non-exempt
• Вимоги щодо остаточного розрахунку після звільнення

Ці обов’язки можуть відрізнятися залежно від штату та міста. Компанія з іноземними власниками не повинна припускати, що одна й та сама політика нарахування зарплати працює по всій території Сполучених Штатів.

Працівники проти підрядників

Деякі засновники намагаються уникнути складнощів із працевлаштуванням, використовуючи незалежних підрядників. У деяких випадках це може бути доречно, але це не замінює трудові відносини з працівниками.

Працівник, якого класифікують як підрядника, дійсно має відповідати критеріям підрядника. Якщо компанія контролює, як, коли і де виконується робота, то такий працівник за законом може вважатися співробітником.

Неправильна класифікація може призвести до донарахування податків, вимог щодо виплати заробітної плати та штрафів. Якщо бізнесу потрібен довгостроковий член команди, який працює під керівництвом компанії, статус працівника часто є безпечнішим варіантом.

Чи може іноземний власник працювати в бізнесі?

Іноземна власність і працевлаштування — це різні питання. Людина може володіти американською компанією, навіть якщо вона не є громадянином або резидентом США.

Однак якщо іноземний власник хоче фізично працювати в Сполучених Штатах, можуть застосовуватися імміграційні правила та правила щодо дозволу на роботу. Власність сама по собі не дає автоматичного права працювати в країні.

Це важливе розрізнення:

• Володіти бізнесом не те саме, що мати дозвіл працювати в США
• Наймати працівників у США відрізняється від особистого виконання роботи в США
• Питання імміграції слід розглядати окремо від податкових і корпоративних питань

Типові помилки компаній з іноземними власниками

Іноземні засновники часто стикаються з проблемами через надто швидкі дії. Поширені помилки включають:

• Найм до створення правильної юридичної особи
• Запуск нарахування зарплати без EIN
• Ігнорування вимог щодо штатної реєстрації
• Класифікацію працівників як підрядників, хоча за функціями вони є працівниками
• Неправильне утримання податків
• Пропуск строків повідомлення про нових працівників
• Використання правил одного штату для всіх працівників у країні
• Відсутність реєстрації для штатного страхування на випадок безробіття

Кожна з цих помилок може створити адміністративні труднощі або ризики недотримання вимог. Найбезпечніший підхід — завершити створення компанії та податкове налаштування до першого циклу виплати зарплати.

Які записи має зберігати компанія?

Роботодавець з іноземними власниками має з самого початку вести акуратний облік. Якісне ведення документів допомагає з податковою звітністю, перевірками та внутрішнім управлінням.

Корисні записи включають:

• Документи про створення компанії
• Лист-підтвердження EIN
• Реєстраційні записи штату
• Подання щодо заробітної плати
• Форми I-9 і податкові форми працівників
• Листи з пропозицією роботи та трудові угоди
• Табелі обліку робочого часу
• Угоди з підрядниками, якщо вони є
• Рішення ради директорів або учасників, якщо це застосовується

Добре впорядковані записи також спрощують розширення в нові штати або подальший найм працівників.

Як Zenind може допомогти

Для іноземних засновників, які хочуть сформувати команду в США, першим викликом зазвичай є створення правильної структури бізнесу та податково-комплаєнсної основи.

Zenind допомагає підприємцям створювати американські LLC та корпорації, стежити за вимогами щодо дотримання правил і переходити від створення юридичної особи до готовності до роботи з меншими труднощами.

Ця підтримка може бути особливо корисною, коли компанії потрібно:

• Створити юридичну особу в США
• Підтримувати належний статус
• Координувати комплаєнс-завдання
• Підготуватися до банківських операцій, оподаткування та найму

Коли питання створення компанії та дотримання вимог вирішені належним чином, найм працівників у США стає значно простішим.

Практичний чекліст перед першим наймом

Скористайтеся цим чеклістом перед тим, як додати першого працівника:

• Переконайтеся, що компанія належним чином створена в США
• Отримайте EIN у IRS
• Зареєструйтеся в штаті, де працюватиме працівник
• Налаштуйте зарплату та утримання податків
• Підготуйте документи для найму I-9 і W-4
• Перевірте правила щодо оплати праці та робочого часу для цього штату
• Налаштуйте ведення записів і звітність щодо зарплати
• Перевірте, чи потрібні якісь місцеві реєстрації

Якщо компанія планує найм у кількох штатах, повторіть перевірку на рівні штату для кожної локації.

Підсумок

Компанія, якою володіє не громадянин США, цілком може наймати працівників у Сполучених Штатах. Головне — розглядати цей процес як послідовність дій з дотримання вимог: створити бізнес, отримати EIN, зареєструватися для податків на заробітну плату та уважно дотримуватися федеральних і штатних законів про працевлаштування.

За правильної підготовки іноземні засновники можуть впевнено формувати команди в США та масштабувати свою діяльність без зайвих юридичних або податкових ризиків.