Poate o companie deținută de străini să angajeze salariați în Statele Unite?

Da. O companie deținută de cetățeni care nu sunt americani poate angaja salariați în Statele Unite, atâta timp cât afacerea este înființată, înregistrată și conformă cu regulile federale și de stat privind ocuparea forței de muncă.

Deținerea străină nu împiedică o afacere să își construiască o echipă în SUA. Ceea ce contează este dacă societatea are structura juridică potrivită, înregistrările fiscale, configurația de salarizare și documentația de angajare necesare înainte de primul angajament.

Acest ghid explică modul în care companiile deținute de străini pot angaja salariați în SUA, ce înregistrări sunt de obicei necesare și care sunt pașii de conformitate cei mai importanți.

Răspunsul pe scurt

Un LLC sau o corporație deținută de străini poate, în general, să angajeze salariați în Statele Unite dacă:

• Există ca entitate juridică validă în SUA sau este înregistrată pentru a desfășura activități în statul relevant
• Are un Employer Identification Number (EIN)
• Se înregistrează pentru taxele de salarizare și de angajare acolo unde este necesar
• Completează documentele federale și de stat pentru angajare
• Respectă obligațiile privind salariile, programul de lucru, reținerile și raportările

Compania nu are nevoie de cetățenie americană sau de proprietate americană pentru a deveni angajator. Totuși, odată ce lucrătorii intră în statul de plată, trebuie să funcționeze ca orice alt angajator din SUA.

De ce deținerea străină nu este o barieră

Legislația muncii din SUA se concentrează pe obligațiile angajatorului, nu pe naționalitatea proprietarilor. Un fondator străin poate deține 100% dintr-un LLC sau dintr-o corporație din SUA și totuși poate angaja salariați în Statele Unite.

Totuși, deținerea străină poate ridica întrebări suplimentare de configurare, mai ales în legătură cu:

• Obținerea unui EIN
• Deschiderea unui cont bancar de afaceri în SUA
• Alegerea tipului corect de entitate
• Înțelegerea regulilor fiscale și de muncă la nivel de stat
• Coordonarea salarizării cu un agent înregistrat, contabil sau avocat din SUA

Procesul de angajare este gestionabil, dar trebuie tratat ca un proiect de conformitate, nu doar ca o sarcină administrativă.

Pasul 1: Înființați entitatea comercială potrivită în SUA

Înainte de a angaja salariați, majoritatea fondatorilor străini înființează un LLC sau o corporație în SUA. Cea mai bună opțiune depinde de obiectivele companiei, poziția fiscală, planurile de finanțare și operațiunile pe termen lung.

Alegeri frecvente includ:

• LLC: Folosit adesea de afaceri mici și mijlocii, deoarece este flexibil și relativ simplu de administrat
• Corporație: Adesea preferată atunci când compania intenționează să atragă investiții, să emită acțiuni sau să construiască o structură corporativă mai formală

Dacă afacerea există deja în afara Statelor Unite, este posibil să fie nevoie totuși să se înregistreze ca entitate străină în statul în care va desfășura activitatea. Acest lucru este deosebit de important dacă societatea angajează personal, închiriază spațiu de birouri sau creează în alt mod o prezență fizică de afaceri.

Pasul 2: Obțineți un EIN de la IRS

O companie deținută de străini are, în general, nevoie de un EIN pentru a angaja salariați în Statele Unite, pentru a depune taxele de salarizare și pentru a gestiona raportările fiscale federale.

Un EIN funcționează ca un cod fiscal pentru afacere. Este folosit pentru multe activități esențiale, inclusiv:

• Deschiderea conturilor bancare de afaceri
• Operarea salarizării
• Depunerea formularelor fiscale federale
• Înregistrarea la agențiile de stat
• Raportarea salariilor și a reținerilor angajaților

Companiile deținute de străini pot solicita un EIN direct la IRS. Dacă persoana responsabilă nu are un număr de Social Security, procesul de solicitare poate fi totuși finalizat folosind procedurile IRS pentru solicitanții internaționali.

Pasul 3: Înregistrați conturile de salarizare și de angajare la nivel de stat

Înregistrarea federală singură nu este suficientă. Angajatorii trebuie, de obicei, să se înregistreze în statul în care lucrează angajații.

În funcție de stat, acest lucru poate include:

• Reținerea impozitului pe venit la nivel de stat
• Asigurarea pentru șomaj la nivel de stat
• Raportarea noilor angajați
• Programe de dizabilitate sau concediu plătit
• Înregistrarea pentru taxe locale de salarizare

Fiecare stat are propriile reguli. Dacă o companie are angajați în mai multe state, este posibil să fie necesar să se înregistreze în fiecare stat în care lucrătorii prestează servicii.

Aceasta este una dintre cele mai importante zone în care trebuie acordată atenție, deoarece erorile de salarizare pot genera rapid sancțiuni.

Pasul 4: Configurați corect salarizarea

Odată ce compania este înregistrată, trebuie să stabilească un proces de salarizare care poate gestiona salariile, reținerile fiscale și raportarea.

O configurare corectă a salarizării ar trebui să abordeze:

• Clasificarea angajaților
• Frecvența plăților
• Reținerea impozitului federal pe venit
• Taxele de Social Security și Medicare
• Federal unemployment tax
• Rețineri la nivel de stat și local, acolo unde sunt necesare
• Fluturași de salariu și formulare de sfârșit de an

Nu este suficient să plătiți un lucrător informal sau prin transferuri ad hoc. Angajații trebuie plătiți printr-un sistem de salarizare conform, care respectă cerințele privind taxele de muncă.

Pasul 5: Completați documentele de angajare

La angajarea salariaților din SUA, compania trebuie să colecteze formularele necesare și să verifice dreptul de muncă.

Documentele tipice de onboarding includ:

• Formularul I-9 pentru verificarea identității și a eligibilității de angajare
• Formularul W-4 pentru reținerea impozitului federal pe venit
• Formulare de reținere la nivel de stat, dacă este cazul
• Contracte interne de muncă sau scrisori de ofertă
• Formulare de autorizare pentru depunerea salariului în cont bancar

Angajatorii trebuie, de asemenea, să păstreze corect evidențele și să le stocheze conform cerințelor legale de păstrare.

Pasul 6: Respectați legile privind salariile și timpul de lucru

Angajarea salariaților înseamnă respectarea legilor federale și de stat privind salariile și timpul de lucru. Aceste reguli afectează modul în care sunt plătiți lucrătorii, cum sunt urmărite orele și dacă se datorează ore suplimentare.

Subiecte importante de conformitate includ:

• Salariul minim
• Plata orelor suplimentare
• Regulile privind pauzele de masă și de odihnă
• Obligațiile de păstrare a evidențelor
• Clasificarea ca exempt versus non-exempt
• Cerințele privind plata finală după încetarea raportului de muncă

Aceste obligații pot diferi de la un stat la altul și de la un oraș la altul. O companie deținută de străini nu ar trebui să presupună că o singură politică de salarizare funcționează peste tot în Statele Unite.

Angajați versus contractori

Unii fondatori încearcă să evite complexitatea angajării folosind contractori independenți. Acest lucru poate fi adecvat în unele situații, dar nu este un substitut pentru angajați.

Un lucrător clasificat ca și contractor trebuie să îndeplinească în mod real standardele de contractor. Dacă societatea controlează cum, când și unde se face munca, atunci lucrătorul poate fi, de fapt, un angajat conform legii.

Clasificarea greșită poate duce la taxe restante, cereri salariale și sancțiuni. Dacă afacerea are nevoie de un membru al echipei pe termen lung, care lucrează sub coordonarea companiei, statutul de angajat este adesea varianta mai sigură.

Poate proprietarul străin să lucreze în afacere?

Deținerea străină și angajarea sunt chestiuni separate. O persoană poate deține o companie din SUA chiar dacă nu este cetățean sau rezident american.

Totuși, dacă proprietarul străin dorește să lucreze fizic în Statele Unite, se pot aplica regulile privind imigrația și autorizarea de muncă. Deținerea nu oferă automat dreptul de a lucra în țară.

Aceasta este o distincție importantă:

• A deține o afacere nu este același lucru cu a fi autorizat să lucrezi în SUA
• Angajarea salariaților din SUA este diferită de prestarea personală de muncă în SUA
• Problemele de imigrație trebuie analizate separat de aspectele fiscale și de înființare a societății

Greșeli frecvente ale companiilor deținute de străini

Fondatorii străini întâmpină adesea probleme pentru că se grăbesc. Greșeli frecvente includ:

• Angajarea înainte de a înființa entitatea potrivită
• Începerea salarizării fără un EIN
• Ignorarea cerințelor de înregistrare la nivel de stat
• Tratarea lucrătorilor ca și contractori atunci când, de fapt, funcționează ca angajați
• Nereținerea corectă a taxelor
• Neraportarea la timp a noilor angajați
• Folosirea regulilor unui singur stat pentru toți angajații din țară
• Omiterea înregistrării pentru asigurarea de șomaj la nivel de stat

Fiecare dintre aceste greșeli poate crea probleme administrative sau expunere la neconformitate. Cea mai sigură abordare este să finalizați înființarea și configurarea fiscală înainte de primul ciclu de salarizare.

Ce evidențe ar trebui să păstreze compania?

Un angajator deținut de străini ar trebui să păstreze evidențe clare de la început. O bună evidență ajută la depunerea taxelor, audituri și administrarea internă.

Documentele utile includ:

• Documente de înființare
• Scrisoarea de confirmare a EIN-ului
• Documente de înregistrare la nivel de stat
• Declarații de salarizare
• Formularele I-9 și fiscale ale angajaților
• Scrisori de ofertă și contracte de muncă
• Evidențe de pontaj
• Acorduri cu contractori, dacă există
• Aprobări ale consiliului sau ale membrilor, dacă este cazul

Evidențele bine organizate fac, de asemenea, mai ușoară extinderea în noi state sau integrarea altor angajați mai târziu.

Cum poate ajuta Zenind

Pentru fondatorii străini care vor să își construiască o echipă în SUA, prima provocare este de obicei să pună la punct structura afacerii și baza de conformitate.

Zenind ajută antreprenorii să înființeze LLC-uri și corporații în SUA, să țină pasul cu cerințele de conformitate și să treacă de la configurarea entității la pregătirea operațională cu mai puține fricțiuni.

Acest sprijin poate fi deosebit de util atunci când o companie trebuie să:

• Înființeze o entitate comercială în SUA
• Mențină statutul de bună reputație
• Coordoneze sarcinile de conformitate
• Se pregătească pentru bancă, taxe și angajare

Când componentele de înființare și conformitate sunt gestionate corect, angajarea salariaților în SUA devine mult mai simplă.

Checklist practic înainte de primul angajament

Folosiți această listă înainte de a adăuga primul angajat:

• Confirmați că societatea este înființată corespunzător în Statele Unite
• Obțineți un EIN de la IRS
• Înregistrați-vă în statul în care va lucra angajatul
• Configurați salarizarea și reținerea taxelor
• Pregătiți documentele de onboarding I-9 și W-4
• Revizuiți regulile privind salariile și timpul de lucru pentru acel stat
• Configurați evidența și raportarea salarizării
• Confirmați dacă sunt necesare înregistrări locale suplimentare

Dacă societatea va angaja în mai multe state, repetați analiza la nivel de stat pentru fiecare locație.

Concluzie

O companie deținută de persoane care nu sunt cetățeni americani poate, în mod absolut, să angajeze salariați în Statele Unite. Cheia este să tratați procesul ca pe o secvență de conformitate: înființați afacerea, obțineți un EIN, înregistrați-vă pentru taxele de salarizare și respectați cu atenție legile federale și de stat privind ocuparea forței de muncă.

Cu o configurare corectă, fondatorii străini pot construi cu încredere echipe în SUA și își pot scala operațiunile fără riscuri juridice sau fiscale inutile.