24 công việc mà doanh nghiệp nhỏ có thể thuê ngoài để tiết kiệm thời gian và tăng trưởng nhanh hơn

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải làm quá nhiều việc cùng lúc. Một giờ trước bạn còn đang trả lời câu hỏi của khách hàng, giờ sau bạn đã phải kiểm tra hóa đơn, cập nhật website hoặc cố gắng tìm ra bước tiếp theo cho hoạt động marketing. Khối lượng công việc như vậy rất phổ biến ở giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp, nhưng không thể duy trì mãi.

Thuê ngoài mang đến cho nhà sáng lập một cách thực tế để lấy lại thời gian mà không làm giảm chất lượng. Thay vì tuyển nhân viên toàn thời gian cho từng công việc chuyên biệt, bạn có thể thuê freelancer, nhà thầu, agency hoặc nhà cung cấp dịch vụ cho những việc không nhất thiết phải làm nội bộ. Cách này có thể giảm chi phí cố định, tăng tốc độ xử lý và giúp đội ngũ cốt lõi tập trung vào những việc thực sự tạo ra tăng trưởng.

Với các nhà sáng lập vẫn đang trong giai đoạn khởi nghiệp, thuê ngoài đặc biệt hiệu quả. Bạn có thể giao bớt những công việc lặp lại trong khi vẫn tập trung vào thành lập doanh nghiệp, tuân thủ quy định, thu hút khách hàng và phát triển sản phẩm. Zenind giúp các doanh nhân đơn giản hóa quy trình thành lập công ty để họ dành ít thời gian hơn cho thủ tục giấy tờ và nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp.

Thuê ngoài thực sự có nghĩa là gì

Thuê ngoài là việc giao một phần công việc cụ thể cho các chuyên gia bên ngoài thay vì tự xử lý tất cả trong nội bộ. Điều đó không có nghĩa là từ bỏ quyền kiểm soát. Khi làm đúng, thuê ngoài là chọn đúng người hoặc đúng nhà cung cấp cho đúng việc.

Những quyết định thuê ngoài tốt nhất thường có ba đặc điểm:

• Công việc có tính lặp lại và được xác định rõ ràng.
• Công việc đòi hỏi chuyên môn mà bạn hiện không có sẵn trong đội ngũ.
• Công việc không nhất thiết phải do một nhân viên làm ngay tại văn phòng của bạn.

Khi những điều kiện đó được đáp ứng, thuê ngoài có thể là lựa chọn gọn gàng và hiệu quả hơn so với tuyển dụng.

24 công việc doanh nghiệp nhỏ có thể thuê ngoài

1. Hỗ trợ hành chính

Quản lý lịch, phân loại email, điều phối cuộc họp, sắp xếp hồ sơ và nghiên cứu cơ bản thường có thể giao cho trợ lý ảo.

2. Kế toán sổ sách

Duy trì sổ sách cập nhật là việc thiết yếu nhưng cũng rất tốn thời gian. Một nhân viên kế toán sổ sách có thể phân loại giao dịch, đối chiếu tài khoản và giúp hồ sơ của bạn sẵn sàng cho mùa thuế.

3. Xử lý bảng lương

Tiền lương liên quan đến thời hạn, phép tính, tờ khai thuế và các nghĩa vụ tuân thủ. Thuê ngoài xử lý bảng lương giúp giảm nguy cơ sai sót tốn kém.

4. Xuất hóa đơn và thu tiền

Một chuyên viên thanh toán có thể gửi hóa đơn, theo dõi các khoản chậm thanh toán, quản lý công nợ và duy trì dòng tiền ổn định hơn.

5. Hỗ trợ khách hàng

Hỗ trợ qua email, chat và các yêu cầu dịch vụ thường lệ có thể được giao cho bên ngoài để đội ngũ của bạn tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn.

6. Thiết kế website

Nếu website của bạn cần vẻ ngoài chuyên nghiệp, một nhà thiết kế web có thể giúp tạo ra trang nhanh hơn, gọn hơn và dễ điều hướng hơn.

7. Bảo trì website

Cập nhật plugin, sửa liên kết hỏng, theo dõi thời gian hoạt động và áp dụng bản vá bảo mật đều là những hạng mục phù hợp để thuê ngoài.

8. Viết nội dung

Bài blog, trang đích, bản tin email, mô tả sản phẩm và case study đều đòi hỏi thời gian và một quy trình viết đều đặn.

9. Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm

SEO có thể cải thiện khả năng hiển thị, nhưng đòi hỏi nghiên cứu liên tục, lập kế hoạch nội dung, tối ưu kỹ thuật và chiến lược liên kết. Một chuyên gia có thể quản lý phần việc này hiệu quả hơn.

10. Quản lý mạng xã hội

Đăng bài đều đặn, phản hồi bình luận và lên kế hoạch chiến dịch đều có thể giao cho bên ngoài khi đội ngũ của bạn không đủ nguồn lực.

11. Email marketing

Phân khúc khách hàng, tự động hóa, thiết kế bản tin và thử nghiệm chiến dịch đều là những công việc mà một marketer hoặc agency có thể quản lý cho bạn.

12. Thiết kế đồ họa

Logo, tờ rơi, quảng cáo, bộ slide thuyết trình, bao bì và đồ họa mạng xã hội thường sẽ đẹp hơn khi do một nhà thiết kế được đào tạo thực hiện.

13. Chỉnh sửa video

Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất nội dung video, một freelancer có thể đảm nhận việc chỉnh sửa, cân màu, thêm phụ đề và định dạng cho nhiều nền tảng khác nhau.

14. Tạo khách hàng tiềm năng

Một chuyên viên tạo khách hàng tiềm năng có thể xác định đối tượng triển vọng, làm sạch danh sách liên hệ và giúp lấp đầy phần đầu của phễu bán hàng.

15. Đặt lịch hẹn

Các hoạt động liên hệ ra ngoài và sắp xếp cuộc gọi có thể được thuê ngoài cho một trợ lý được đào tạo hoặc nhà cung cấp hỗ trợ bán hàng.

16. Phát triển bán hàng

Một freelancer có kinh nghiệm có thể nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, sàng lọc mức độ quan tâm và chuyển các cơ hội mạnh hơn cho đội ngũ nội bộ.

17. Nghiên cứu thị trường

Trước khi ra mắt sản phẩm hoặc chiến dịch, việc hiểu đối thủ, nhu cầu khách hàng và xu hướng giá là rất quan trọng. Hỗ trợ nghiên cứu có thể rút ngắn quá trình này.

18. Nhập dữ liệu

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra khối lượng lớn hồ sơ, cập nhật tồn kho hoặc công việc bảng tính, nhập dữ liệu thường là một hạng mục phù hợp để thuê ngoài.

19. Chuyển lời nói thành văn bản

Phỏng vấn âm thanh, webinar, cuộc họp và ghi chú đọc khẩu lệnh có thể được chuyển thành văn bản dễ tìm kiếm bởi các chuyên gia chép lời.

20. Dịch thuật

Doanh nghiệp phục vụ nhiều thị trường thường cần nội dung được dịch chính xác và nhất quán giữa các ngôn ngữ.

21. Hỗ trợ soạn thảo pháp lý

Luật sư nên phụ trách các tư vấn pháp lý thực sự, nhưng việc soạn thảo tài liệu thường lệ, mẫu hợp đồng và rà soát chính sách thường có thể giao cho các chuyên gia pháp lý khi cần.

22. Chuẩn bị thuế

Khai thuế có tính thời hạn cao và nhiều quy định. Một chuyên gia thuế có thể giúp doanh nghiệp đáp ứng các nghĩa vụ liên bang và tiểu bang.

23. Hỗ trợ tuyển dụng

Tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ và lên lịch phỏng vấn có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian. Hỗ trợ tuyển dụng có thể làm quá trình này hiệu quả hơn.

24. Hoàn tất đơn hàng và logistics

Nếu doanh nghiệp của bạn bán sản phẩm, các nhà cung cấp fulfillment có thể đóng gói, gửi hàng và theo dõi đơn hàng để đội ngũ của bạn tập trung vào bán hàng và trải nghiệm khách hàng.

Cách quyết định nên thuê ngoài việc nào trước

Không phải công việc nào cũng nên rời khỏi bàn làm việc của bạn. Cách tiếp cận đúng là bắt đầu với những việc lặp lại, tốn thời gian hoặc nằm ngoài chuyên môn chính của bạn.

Một nguyên tắc hữu ích là nên thuê ngoài những công việc:

• Không đòi hỏi hiểu biết sâu về nội bộ doanh nghiệp.
• Có thể được mô tả bằng quy trình hoặc danh sách kiểm tra.
• Tạo ra điểm nghẽn khi bị trì hoãn.
• Có thể đo lường bằng đầu ra rõ ràng.

Hãy bắt đầu nhỏ. Một dự án thuê ngoài thường cho bạn nhiều thông tin hơn cả một buổi lập kế hoạch dài. Nếu quy trình hiệu quả, bạn có thể mở rộng quan hệ hợp tác hoặc bổ sung thêm hỗ trợ.

Những việc không nên thuê ngoài quá sớm

Một số trách nhiệm nên được nhà sáng lập giữ gần hơn, đặc biệt là trong giai đoạn đầu.

Bạn có thể muốn giữ quyền kiểm soát trực tiếp đối với:

• Các quyết định chiến lược cốt lõi
• Định hướng sản phẩm
• Quyền quyết định giá cuối cùng
• Quan hệ khách hàng nhạy cảm
• Phê duyệt tài chính có rủi ro cao

Thuê ngoài hiệu quả nhất khi nó củng cố mô hình kinh doanh của bạn, chứ không làm bạn mất đi sự hiểu biết về cách doanh nghiệp thực sự vận hành.

Cách quản lý công việc thuê ngoài hiệu quả

Một mối quan hệ thuê ngoài tốt phụ thuộc vào sự rõ ràng. Trước khi giao bất kỳ công việc nào, hãy đảm bảo bạn có:

• Phạm vi công việc bằng văn bản
• Thời hạn và kỳ vọng bàn giao
• Cách thức giao tiếp ưu tiên
• Quyền truy cập vào công cụ và tệp tin
• Tiêu chuẩn chất lượng hoặc ví dụ tham chiếu

Nếu bạn muốn kết quả đáng tin cậy, hãy xem công việc thuê ngoài như bất kỳ quy trình kinh doanh quan trọng nào khác. Càng có cấu trúc rõ ràng, bạn càng dễ mở rộng quy mô.

Tránh rủi ro phân loại sai người lao động

Thuê ngoài không giống với tuyển dụng nhân viên. Sự khác biệt này rất quan trọng. Nếu một nhà thầu đang hoạt động như một nhân viên bình thường, mối quan hệ đó có thể gây ra vấn đề về thuế và tuân thủ.

Trước khi làm việc với freelancer hoặc nhà thầu, hãy chắc chắn rằng thỏa thuận phản ánh đúng quan hệ kinh doanh độc lập. Khi còn băn khoăn, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia có đủ năng lực.

Thuê ngoài hỗ trợ nhà sáng lập mới như thế nào

Các nhà sáng lập ở giai đoạn đầu thường gặp cùng một thách thức: quá nhiều việc phải làm và quá ít thời gian để làm hết. Thuê ngoài giải quyết một phần vấn đề đó bằng cách giúp bạn tiếp cận hỗ trợ mà không phải xây dựng đội ngũ lớn quá sớm.

Điều đó đặc biệt đúng trong giai đoạn thành lập công ty và những bước phát triển đầu tiên. Khi bạn sử dụng Zenind cho nhu cầu thành lập công ty và thiết lập doanh nghiệp liên quan, bạn có thể giảm bớt gánh nặng hành chính ban đầu và tập trung vào khách hàng, vận hành và doanh thu.

Cách tiếp cận tinh gọn thường mang lại hiệu quả trong giai đoạn đầu. Hãy thuê ngoài những việc làm bạn mất tập trung, giữ lại những việc định hình công ty của bạn, và dành thời gian cho nơi tạo ra tác động lớn nhất.

Kết luận

Thuê ngoài không chỉ là một chiến thuật tiết kiệm chi phí. Đó là một chiến lược tăng trưởng. Sự kết hợp phù hợp giữa freelancer, nhà cung cấp dịch vụ và đối tác chuyên môn có thể giúp doanh nghiệp nhỏ di chuyển nhanh hơn, vận hành chuyên nghiệp hơn và tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty từ đầu, hãy bắt đầu bằng cách xác định những công việc tốn thời gian nhưng không tạo ra lợi thế cạnh tranh thực sự. Đó thường là những ứng viên tốt nhất để giao lại cho bên ngoài.

Mục tiêu rất đơn giản: tập trung vào phần việc chỉ bạn mới có thể xây dựng cho doanh nghiệp, và để các chuyên gia bên ngoài đáng tin cậy xử lý phần còn lại.