Cách người sáng lập trả lời phỏng vấn báo chí thật tốt mà vẫn giữ được thông điệp
Một cuộc phỏng vấn báo chí có thể là một trong những cơ hội tạo độ hiện diện giá trị nhất đối với người sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc người điều hành startup. Một cuộc phỏng vấn được chuẩn bị kỹ lưỡng có thể xây dựng niềm tin, tăng mức độ nhận diện thương hiệu và định vị công ty của bạn như một tiếng nói đáng tin cậy trong ngành.
Nhưng nếu bạn chưa chuẩn bị, mọi thứ cũng có thể diễn ra không như mong muốn.
Nhiều doanh nhân cho rằng phỏng vấn với nhà báo chỉ là một cuộc trò chuyện bình thường. Thực tế, đó là một thời điểm giao tiếp có rủi ro cao. Bạn có thể chỉ có vài phút để giải thích công ty của mình làm gì, vì sao nó quan trọng và vì sao độc giả nên quan tâm. Nếu bạn nói lan man, giải thích quá mức hoặc cố kiểm soát từng lời, thông điệp thường sẽ yếu đi thay vì mạnh hơn.
Tin tốt là phỏng vấn tốt là một kỹ năng. Với một quy trình rõ ràng, bạn có thể nói chuyện tự tin, giữ đúng trọng tâm và bảo vệ uy tín công ty mà không nghe cứng nhắc hay máy móc.
Vì sao phỏng vấn báo chí quan trọng với người sáng lập
Đối với một doanh nghiệp mới, mọi lần xuất hiện trước công chúng đều có giá trị. Một cuộc phỏng vấn tốt có thể hỗ trợ nhiều mục tiêu cùng lúc:
- Xây dựng uy tín với khách hàng tiềm năng
- Tăng mức độ hiện diện trên tìm kiếm và mạng xã hội
- Củng cố thẩm quyền cá nhân của bạn với tư cách người sáng lập
- Giúp giải thích các dịch vụ phức tạp bằng ngôn ngữ đơn giản
- Tạo đà cho các lần ra mắt, cột mốc hoặc thông báo quan trọng
Điều này đặc biệt quan trọng với các công ty giai đoạn đầu và doanh nghiệp nhỏ chưa có ngân sách marketing lớn. Chỉ một lần được nhắc tới trong đúng ấn phẩm có thể giới thiệu thương hiệu của bạn tới một nhóm độc giả mới và tạo khả năng được tìm thấy lâu dài.
Với những người sáng lập đang phải cân bằng giữa phát triển sản phẩm, tuân thủ, vận hành và chăm sóc khách hàng, việc chuẩn bị cho truyền thông là một cách hiệu quả để tận dụng tối đa mọi cơ hội.
Bắt đầu với ba thông điệp cốt lõi
Phần quan trọng nhất của việc chuẩn bị phỏng vấn không phải là học thuộc câu trả lời cho mọi câu hỏi có thể xuất hiện. Đó là xác định ba ý bạn muốn khán giả ghi nhớ.
Hãy xem chúng như các trụ cột thông điệp của bạn.
Ví dụ, một người sáng lập có thể muốn nhấn mạnh:
- Công ty giải quyết vấn đề gì
- Vì sao giải pháp khác biệt hoặc tốt hơn
- Vì sao thời điểm này lại quan trọng
Trong khi đó, một chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào:
- Nỗi đau của khách hàng
- Quy trình hoặc chuyên môn của công ty
- Kết quả khách hàng có thể kỳ vọng
Ba là đủ. Nhiều hơn thế, thông điệp thường bị loãng. Nhà báo tìm kiếm sự rõ ràng, không phải bản chép lại mọi điều bạn biết.
Nếu bạn không thể giải thích câu chuyện của mình trong ba điểm gọn gàng, hãy tinh chỉnh trước khi phỏng vấn. Sự đơn giản không phải là điểm yếu. Thường thì đó là lý do người khác nhớ những gì bạn nói.
Chuẩn bị trước khi cuộc gọi bắt đầu
Một trong những sai lầm lớn nhất của người sáng lập là xem cuộc phỏng vấn như một sự gián đoạn thay vì một sự kiện giao tiếp đã được lên lịch. Ngay cả khi phóng viên gọi đến bất ngờ, bạn thường vẫn có đủ thời gian để tạo một thiết lập tốt hơn.
Trước khi bắt đầu, hãy làm các việc sau:
- Hỏi về chủ đề và thời hạn.
- Xác nhận tên phóng viên và ấn phẩm.
- Hỏi xem cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra trực tiếp, ghi âm hay qua email.
- Xin vài phút để chuẩn bị nếu cần.
- Thu thập số liệu, liên kết và tài liệu nền liên quan.
Khoảng dừng nhỏ này có thể tạo ra khác biệt lớn. Nó cho bạn thời gian rà soát con số, kiểm tra tên riêng và ngày tháng, và quyết định phần nào trong câu chuyện sẽ hữu ích nhất cho độc giả.
Nếu chủ đề nhạy cảm hoặc mang tính kỹ thuật, việc chuẩn bị càng quan trọng hơn. Một người sáng lập nói quá nhanh về các chủ đề pháp lý, tài chính, tuân thủ hoặc vận hành có thể tạo ra sự nhầm lẫn không cần thiết.
Tạo một tờ briefing truyền thông ngắn
Bạn không cần một bộ slide đầy đủ để xử lý phỏng vấn tốt. Một tờ briefing một trang thường là đủ.
Hãy đưa vào:
- Ba thông điệp cốt lõi của bạn
- Mô tả ngắn gọn về công ty
- Các факt và mốc thời gian quan trọng bạn có thể nêu chính xác
- Các thuật ngữ sản phẩm hoặc dịch vụ bạn muốn dùng nhất quán
- Một hoặc hai ví dụ khách hàng hoặc tình huống sử dụng
- Những từ ngữ hoặc tuyên bố nên tránh
Tờ này giúp câu trả lời của bạn bám sát thực tế. Nó cũng giúp bạn giữ sự nhất quán giữa phỏng vấn báo chí, bài blog, podcast và các buổi nói chuyện công khai.
Nếu công ty của bạn vẫn đang ở giai đoạn hình thành ban đầu, hãy chắc chắn rằng phần mô tả công khai là chính xác và ổn định. Ngay cả những chi tiết cơ bản như công ty làm gì, hoạt động ở đâu và phục vụ ai cũng nên được nói rõ ràng. Kỷ luật như vậy rất hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang chuẩn bị cho truyền thông hoặc trao đổi với nhà đầu tư.
Trả lời câu hỏi rồi nối về thông điệp chính
Nhà báo đặt câu hỏi để lấy thông tin hữu ích, chứ không nhất thiết để bạn đọc một kịch bản hoàn hảo. Vì vậy, người trả lời tốt nhất là người trả lời trực tiếp rồi dẫn quay lại các ý chính.
Một cấu trúc đơn giản sẽ hiệu quả:
- Trả lời câu hỏi
- Thêm một факт hỗ trợ hoặc ví dụ ngắn
- Quay lại thông điệp chính
Ví dụ:
- “Có, nhu cầu đã tăng trong năm nay.”
- “Chúng tôi đang thấy điều đó ở nhiều nhóm khách hàng khác nhau.”
- “Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp hiện cần một cách khởi động đơn giản và nhanh hơn.”
Cách này tự nhiên hơn nhiều so với việc cố nhét các ý chính vào mọi câu trả lời. Nó cũng khiến trích dẫn của bạn dễ dùng hơn vì nghe trọn vẹn và mang tính đối thoại.
Tránh rơi vào bẫy nói thành những đoạn dài, rối rắm. Câu trả lời ngắn thường mạnh hơn trong phỏng vấn báo chí vì dễ trích dẫn, dễ hiểu và dễ nhớ hơn đối với độc giả.
Biết điều gì bạn kiểm soát được và điều gì không
Một nguồn gây lo lắng lớn cho người mới phỏng vấn là tin rằng họ có thể định hình từng chữ trong bài viết cuối cùng. Thực tế báo chí không hoạt động như vậy.
Khi bạn đã nói, phóng viên sẽ quyết định chi tiết nào được đưa vào, phần nào bị rút ngắn và cấu trúc bài viết ra sao. Nhiệm vụ của bạn không phải là kiểm soát câu chuyện cuối cùng. Nhiệm vụ của bạn là cung cấp thông tin rõ ràng, hữu ích và chính xác.
Điều đó có nghĩa là bạn nên tập trung vào những gì mình kiểm soát được:
- Thông điệp của bạn
- Giọng điệu của bạn
- Dữ kiện của bạn
- Mức độ rõ ràng của bạn
- Sự bình tĩnh của bạn
Bạn không thể kiểm soát mọi chỉnh sửa, nhưng bạn có thể khiến phóng viên dễ trình bày lại quan điểm của bạn một cách chính xác hơn nhiều. Những câu trả lời gọn gàng, súc tích sẽ giảm nguy cơ bị hiểu sai.
Xem im lặng như một công cụ
Người sáng lập thường cảm thấy áp lực phải lấp đầy mọi khoảng dừng. Bản năng đó đôi khi gây hại nhiều hơn lợi.
Nếu bạn cần một chút thời gian để suy nghĩ, hãy cứ dừng lại. Một khoảng lặng ngắn nghe có vẻ thận trọng. Nói lan man nghe có vẻ thiếu chắc chắn.
Im lặng cũng hữu ích khi người phỏng vấn đặt câu hỏi khó. Bạn không cần trả lời ngay lập tức. Bạn có thể nói:
- “Để tôi suy nghĩ một chút về câu đó.”
- “Phần quan trọng nhất là...”
- “Điều tôi muốn nhấn mạnh là...”
Những câu chuyển này giúp bạn có thời gian và đưa cuộc trò chuyện quay lại trọng tâm.
Nếu bạn đang trao đổi về vấn đề nhạy cảm, đừng đoán. Tốt hơn là nói bạn sẽ xác nhận lại chi tiết sau còn hơn đưa ra một câu trả lời không chính xác trên bản ghi.
Xử lý sai sót bằng sự tỉnh táo, không phải cảm xúc
Ngay cả những cuộc phỏng vấn tốt cũng có thể chứa lỗi. Một phóng viên có thể trích sai cụm từ, viết sai tên, hoặc ghi nhầm ngày tháng. Điều đó không nhất thiết có nghĩa là cuộc phỏng vấn diễn ra tệ.
Trước khi phản ứng, hãy tự hỏi hai câu:
- Sai sót là về dữ kiện hay chỉ mang tính hình thức?
- Sai sót đó có ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp hoặc mức độ hiểu của độc giả không?
Nếu lỗi nhỏ và không gây hại, có thể không đáng để theo đuổi. Nhưng nếu bài viết có vấn đề dữ kiện nghiêm trọng, chẳng hạn sai tên công ty, trích dẫn sai nguồn, hoặc đưa ra tuyên bố gây hiểu lầm về sản phẩm của bạn, hãy yêu cầu đính chính nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Phản hồi tốt nhất là bình tĩnh và chính xác. Nêu rõ lỗi, cung cấp thông tin đúng và tránh làm tình huống trở nên kịch tính hơn mức cần thiết.
Đừng bao giờ bịa khi bạn không biết chi tiết
Đôi khi người sáng lập cảm thấy phải tỏ ra am hiểu mọi chủ đề. Đó là một sai lầm.
Nếu bạn không biết một con số, đừng tự bịa ra. Nếu bạn chưa chắc về một điểm pháp lý hoặc quy định, đừng suy đoán. Nếu câu hỏi nằm ngoài chuyên môn của bạn, hãy thừa nhận và chuyển sang điều bạn biết.
Ví dụ:
- “Tôi muốn cẩn trọng với số liệu đó và xác nhận lại trước khi đưa ra con số chính xác.”
- “Đó không phải lĩnh vực của tôi, nhưng điều tôi có thể nói là...”
- “Tôi muốn đưa cho bạn câu trả lời chính xác thay vì đoán.”
Điều này bảo vệ uy tín của bạn. Một phóng viên thường thoải mái hơn với nguồn trả lời cẩn trọng, chính xác so với người nghe có vẻ quá tự tin nhưng thiếu tin cậy.
Ngắn gọn nhưng không nghe như học thuộc
Câu trả lời phỏng vấn tốt nghe có vẻ đã được chuẩn bị, nhưng không cứng nhắc. Mục tiêu là nghe như một người hiểu rõ vấn đề, chứ không phải một bản ghi nhớ.
Một cách hữu ích để cân bằng cả hai là viết câu trả lời dưới dạng gạch đầu dòng ngắn thay vì viết thành kịch bản hoàn chỉnh. Hãy luyện nói cùng một ý theo nhiều cách cho đến khi nó tự nhiên.
Bạn nên tránh:
- Ngôn ngữ marketing quá bóng bẩy
- Từ ngữ sáo rỗng nhưng không cụ thể
- Giải thích dài khiến ý chính bị chôn vùi
- Phản ứng phòng thủ với những câu hỏi bình thường
Thay vào đó, hãy dùng ngôn ngữ đơn giản. Nếu khán giả của bạn không quen với ngành, sự rõ ràng quan trọng hơn biệt ngữ chuyên môn.
Luyện tập với các câu hỏi thực tế
Cách chuẩn bị tốt nhất là tập dượt.
Hãy nhờ ai đó đặt những câu hỏi gần với những gì một nhà báo có thể hỏi. Bao gồm cả câu dễ và câu khó. Luyện đến khi bạn trả lời trôi chảy mà không nghe như học thuộc.
Một số câu hỏi luyện tập hữu ích:
- Doanh nghiệp của bạn giải quyết vấn đề gì?
- Vì sao điều này quan trọng vào lúc này?
- Điều gì làm cách tiếp cận của bạn khác biệt?
- Khách hàng nên hiểu điều gì trước khi mua?
- Có hiểu lầm nào phổ biến về ngành của bạn không?
- Phần khó nhất khi khởi đầu là gì?
Bạn cũng có thể luyện cách kéo câu trả lời quay lại thông điệp của mình khi câu hỏi đi lệch chủ đề. Đây là một kỹ năng rất hữu ích cho người sáng lập, vì nó áp dụng được trong phỏng vấn, thuyết trình, networking và trao đổi với khách hàng.
Một khung phỏng vấn mẫu cho người sáng lập
Nếu bạn muốn có một cấu trúc đơn giản cho hầu hết các cuộc trò chuyện với báo chí, hãy dùng khung này:
- Bắt đầu bằng một câu mô tả công ty
- Giải thích vấn đề bằng ngôn ngữ đơn giản
- Cho thấy doanh nghiệp giải quyết nó như thế nào
- Thêm một bằng chứng cụ thể
- Kết thúc bằng lý do điều đó quan trọng với độc giả
Ví dụ:
“Chúng tôi giúp các doanh nghiệp nhỏ khởi đầu và quản lý giai đoạn đầu của việc thành lập và tuân thủ một cách tự tin hơn. Nhiều chủ doanh nghiệp bị quá tải bởi hồ sơ tiểu bang, thời hạn và các yêu cầu không quen thuộc. Mục tiêu của chúng tôi là làm cho quy trình trở nên rõ ràng và dễ quản lý hơn để người sáng lập có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp. Điều đó quan trọng vì một công ty càng sớm được tổ chức bài bản thì càng dễ phát triển một cách có trách nhiệm.”
Đây không phải là kịch bản để học thuộc. Nó là một mô hình để suy nghĩ rõ ràng và nói theo cách hữu ích cho cả nhà báo lẫn độc giả.
Sau phỏng vấn, hãy ghi lại những gì bạn học được
Cuộc phỏng vấn không kết thúc khi cuộc gọi kết thúc. Một cuộc tổng kết nhanh có thể giúp bạn cải thiện cho lần sau.
Hãy ghi lại:
- Câu hỏi nào dễ trả lời
- Câu hỏi nào khiến bạn lúng túng
- Thông điệp nào được đón nhận tốt nhất
- Dữ kiện nào bạn muốn xác minh lại sau
- Có cần gửi thêm tài liệu theo dõi hay không
Nhật ký này sẽ ngày càng có giá trị theo thời gian. Nếu bạn thường xuyên phỏng vấn, bạn sẽ bắt đầu nhận ra các mẫu câu hỏi và những chủ đề được lặp lại.
Những hiểu biết đó có thể cải thiện chiến lược truyền thông, nội dung website, tiểu sử người sáng lập và thậm chí cả chiến lược marketing nội dung rộng hơn.
Sẵn sàng cho truyền thông là một phần của sự sẵn sàng kinh doanh
Đối với người sáng lập, khả năng giao tiếp rõ ràng trước công chúng không phải là một kỹ năng phụ. Nó là một phần của việc vận hành doanh nghiệp tốt.
Dù bạn đang công bố một cột mốc gọi vốn, giải thích một dịch vụ hay phản hồi một chủ đề nóng trong ngành, cách bạn trả lời phỏng vấn sẽ định hình cách người khác nhìn nhận công ty của bạn. Một phản hồi thận trọng có thể củng cố niềm tin. Một phản hồi vội vàng có thể tạo ra sự nhầm lẫn.
Những người sáng lập giỏi nhất không phải là người biết mọi câu trả lời. Họ là người hiểu thông điệp của mình, giữ bình tĩnh dưới áp lực và nói chuyện có kỷ luật.
Nếu bạn chuẩn bị ba ý mạnh, trả lời trực tiếp và giữ cho dữ kiện của mình được sắp xếp rõ ràng, bạn sẽ sẵn sàng cho khoảnh khắc điện thoại reo và một phóng viên muốn trò chuyện.
Không có câu hỏi nào. Vui lòng quay lại sau.