Cách tạo báo cáo dòng tiền pro forma cho doanh nghiệp của bạn

Báo cáo dòng tiền pro forma là một trong những công cụ lập kế hoạch hữu ích nhất mà một chủ doanh nghiệp có thể xây dựng. Công cụ này giúp bạn ước tính lượng tiền mặt sẽ đi vào và đi ra khỏi doanh nghiệp trong một giai đoạn tương lai, để bạn có thể phát hiện sớm tình trạng thiếu hụt, chuẩn bị cho tăng trưởng và đưa ra quyết định tự tin hơn.

Đối với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ, dự báo này đặc biệt quan trọng. Một doanh nghiệp có thể có lợi nhuận trên giấy tờ nhưng vẫn cạn tiền mặt nếu khách hàng thanh toán chậm, chi phí phát sinh sớm hoặc chi phí khởi nghiệp một lần lớn hơn dự kiến. Báo cáo dòng tiền pro forma giúp bạn nhìn thấy những khoảng lệch thời gian đó trước khi chúng trở thành vấn đề.

Nếu bạn đang thành lập một LLC hoặc corporation mới, loại dự báo này cũng có thể giúp bạn đánh giá liệu doanh nghiệp có đủ vốn để chi trả chi phí thành lập, phí đại diện đăng ký, thiết bị, hàng tồn kho, lương, tiếp thị và các chi phí vận hành ban đầu khác hay không.

Báo cáo dòng tiền pro forma là gì?

Báo cáo dòng tiền pro forma là ước tính mang tính dự báo về các khoản tiền vào và tiền ra của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như một tháng, một quý hoặc một năm. Không giống như báo cáo dòng tiền lịch sử, vốn cho biết những gì đã xảy ra, báo cáo pro forma cho thấy những gì bạn kỳ vọng sẽ xảy ra.

Nó được xây dựng dựa trên chuyển động tiền mặt, không phải lợi nhuận kế toán. Điều đó có nghĩa là nó tập trung vào thời điểm tiền mặt thực sự được nhận và thời điểm tiền mặt thực sự được chi ra. Sự khác biệt này rất quan trọng vì doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu nhưng vẫn không có đủ tiền trong ngân hàng để thanh toán hóa đơn.

Một kế hoạch tài chính đầy đủ thường bao gồm ba dự báo liên quan:

• Báo cáo thu nhập pro forma, ước tính lãi hoặc lỗ
• Bảng cân đối kế toán pro forma, ước tính tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
• Báo cáo dòng tiền pro forma, ước tính khả năng sẵn có của tiền mặt

Khi kết hợp lại, các dự báo này mang đến cái nhìn rõ ràng hơn về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp bạn.

Vì sao điều này quan trọng

Báo cáo dòng tiền pro forma giúp bạn trả lời các câu hỏi thực tế như:

• Doanh nghiệp có đủ tiền mặt để chi trả lương và tiền thuê nhà không?
• Khi nào các khoản thanh toán từ khách hàng thực sự sẽ đến?
• Cần bao nhiêu vốn lưu động để duy trì hoạt động?
• Doanh nghiệp có cần khoản vay, vốn đầu tư hay vốn góp từ chủ sở hữu không?
• Doanh nghiệp có thể mở rộng với tốc độ đã lên kế hoạch hay không?

Đối với doanh nghiệp mới, câu trả lời cho những câu hỏi này có thể định hình mọi thứ từ thời điểm ra mắt đến kế hoạch tuyển dụng. Đối với doanh nghiệp đã hoạt động, dự báo dòng tiền giúp lập kế hoạch mở rộng, theo mùa và quản lý rủi ro.

Những gì bạn cần trước khi bắt đầu

Trước khi xây dựng dự báo, hãy thu thập các giả định chính chi phối dòng tiền. Dữ liệu đầu vào càng thực tế, dự báo của bạn càng hữu ích.

1. Số dư tiền mặt đầu kỳ

Bắt đầu với số tiền mặt hiện có trong tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.

2. Các khoản tiền vào dự kiến

Các khoản này có thể bao gồm:

• Doanh thu bán hàng thu bằng tiền mặt
• Thanh toán của khách hàng cho hóa đơn
• Vốn đầu tư
• Khoản giải ngân từ khoản vay
• Trợ cấp hoặc các nguồn tài trợ khác
• Bán tài sản

3. Các khoản tiền ra dự kiến

Các khoản này có thể bao gồm:

• Mua hàng tồn kho
• Lương và thanh toán cho nhà thầu
• Tiền thuê nhà và tiện ích
• Bảo hiểm
• Thuế
• Thanh toán khoản vay
• Chi phí tiếp thị
• Phí đăng ký phần mềm
• Dịch vụ chuyên môn
• Chi phí khởi nghiệp một lần

4. Giả định về thời điểm

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của mô hình. Doanh thu không phải lúc nào cũng được nhận đúng thời điểm ghi nhận, và chi phí không phải lúc nào cũng được thanh toán ngay khi phát sinh. Bạn cần biết:

• Khách hàng mất bao lâu để thanh toán
• Khi nào hóa đơn của nhà cung cấp đến hạn
• Tiền lương được trả hàng tuần, hai tuần một lần hay hàng tháng
• Những chi phí nào phải trả trước
• Những khoản nào mang tính mùa vụ hoặc không thường xuyên

5. Kế hoạch tài trợ

Nếu bạn dự định sử dụng tiền tiết kiệm, vốn đầu tư bên ngoài hoặc tài trợ bằng nợ, hãy đưa các khoản tiền đó vào dự báo và ghi chú thời điểm chúng sẽ đến.

Cách tạo báo cáo dòng tiền pro forma

Hãy làm theo các bước sau để xây dựng một dự báo hữu ích.

Bước 1: Chọn kỳ dự báo

Quyết định xem bạn đang dự báo theo tháng, theo quý hay theo tuần. Dự báo theo tháng phù hợp với hầu hết doanh nghiệp nhỏ. Dự báo theo tuần có thể tốt hơn đối với những doanh nghiệp có biên lợi nhuận mỏng hoặc dòng tiền luân chuyển nhanh.

Một khoảng thời gian lập kế hoạch tốt là 12 tháng đối với doanh nghiệp mới và 12 đến 24 tháng đối với doanh nghiệp đang tăng trưởng.

Bước 2: Ước tính các khoản tiền vào

Liệt kê mọi nguồn tiền mặt dự kiến cho từng kỳ. Hãy thận trọng. Nếu một số doanh thu chưa chắc chắn, hãy giảm mức ước tính hoặc chuyển sang kỳ sau.

Ví dụ, nếu bạn cung cấp dịch vụ theo điều khoản thanh toán 30 ngày, một giao dịch thực hiện vào tháng 1 có thể chỉ tạo ra tiền mặt vào tháng 2. Nếu bạn bán sản phẩm qua cửa hàng trực tuyến, một phần tiền có thể vào ngay lập tức, nhưng cũng cần tính đến hoàn tiền hoặc chargeback.

Bước 3: Ước tính các khoản tiền ra

Liệt kê mọi khoản thanh toán bằng tiền mặt đã lên kế hoạch. Bao gồm chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí khởi nghiệp một lần. Đừng quên những khoản chi ít hiển nhiên hơn như phí nộp báo cáo thường niên, giấy phép, chi phí chuyên môn hoặc thay thế thiết bị.

Doanh nghiệp mới thường đánh giá thấp các khoản chi sớm vì họ tập trung vào doanh thu ra mắt mà quên những chi phí thiết lập phát sinh trước khi doanh thu bắt đầu.

Bước 4: Tính đến khác biệt về thời điểm

Dự báo dòng tiền chủ yếu là về thời điểm. Một giao dịch có lãi không giúp ích gì nếu tiền không đến đủ sớm để trả tiền thuê nhà.

Các vấn đề thời điểm phổ biến bao gồm:

• Khách hàng thanh toán chậm hơn dự kiến
• Nhà cung cấp yêu cầu đặt cọc
• Tiền lương đến hạn trước khi thanh toán từ khách hàng được ghi có
• Nghĩa vụ thuế được nộp theo quý thay vì theo tháng
• Mức tăng đột biến theo mùa của việc mua hàng tồn kho

Hãy xây dựng dự báo dựa trên ngày thanh toán thực tế, không chỉ trên ngày kế toán.

Bước 5: Tính dòng tiền thuần

Đối với từng kỳ, lấy tổng tiền ra trừ tổng tiền vào.

Dòng tiền thuần = Tiền vào - Tiền ra

Nếu kết quả dương, tiền mặt đang tăng. Nếu kết quả âm, doanh nghiệp đang dùng nhiều tiền hơn số tiền tạo ra.

Bước 6: Tính số dư tiền mặt cuối kỳ

Lấy số dư tiền mặt đầu kỳ cộng với dòng tiền thuần của kỳ đó.

Số dư tiền mặt cuối kỳ = Số dư tiền mặt đầu kỳ + Dòng tiền thuần

Số dư cuối kỳ đó sẽ trở thành số dư đầu kỳ cho kỳ tiếp theo.

Bước 7: Xem xét các điểm thấp nhất

Phần quan trọng nhất của dự báo không phải là con số cuối cùng. Đó là mức tiền mặt thấp nhất trong kế hoạch. Đây là thời điểm doanh nghiệp có khả năng cần tài trợ, hoãn chi tiêu hoặc thay đổi hoạt động nhất.

Ví dụ về dòng tiền pro forma đơn giản

Dưới đây là một ví dụ hàng tháng cơ bản cho một doanh nghiệp mới.

Hạng mục	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
Số dư tiền mặt đầu kỳ	25.000	18.500	14.000
Tiền vào từ bán hàng	12.000	18.000	24.000
Vốn góp của chủ sở hữu	0	0	0
Khoản vay giải ngân	0	0	0
Tổng tiền vào	12.000	18.000	24.000
Lương	8.000	8.000	9.000
Tiền thuê nhà và tiện ích	2.500	2.500	2.500
Hàng tồn kho hoặc nguyên vật liệu	6.000	8.000	10.000
Tiếp thị và phần mềm	1.500	2.000	2.500
Chi phí khác	500	2.000	1.500
Tổng tiền ra	18.500	22.500	25.500
Dòng tiền thuần	-6.500	-4.500	-1.500
Số dư tiền mặt cuối kỳ	18.500	14.000	12.500

Ví dụ này cho thấy doanh nghiệp vẫn đang đốt tiền hàng tháng, ngay cả khi doanh thu đang tăng. Một dự báo như vậy giúp chủ doanh nghiệp thấy cần thêm bao nhiêu vốn trước khi số dư tiền mặt giảm xuống quá thấp.

Cách diễn giải kết quả

Khi dự báo hoàn tất, hãy tìm các mô hình xu hướng.

Xu hướng tiền mặt tích cực

Nếu số dư tiền mặt tăng đều, doanh nghiệp có thể có dư địa để tuyển dụng, đầu tư hoặc xây dựng quỹ dự phòng.

Xu hướng tiền mặt tiêu cực

Nếu số dư cuối kỳ tiếp tục giảm, doanh nghiệp có thể cần cắt giảm chi phí, đẩy nhanh thu tiền, tăng giá hoặc tìm nguồn tài trợ.

Biến động theo mùa

Một số doanh nghiệp có nhiều tiền mặt trong một quý nhưng lại thiếu tiền trong quý khác. Bán lẻ, cảnh quan, chuẩn bị thuế và nhiều doanh nghiệp dịch vụ tiêu dùng thường cần lập kế hoạch theo mùa để tránh căng thẳng dòng tiền.

Khoảng trống tài trợ

Nếu dự báo cho thấy thiếu hụt, hãy xác định chính xác tháng mà khoảng trống xuất hiện. Đó là thời điểm tốt nhất để xem xét các phương án tài trợ, thay vì chờ đến khi tài khoản gần như cạn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhầm lẫn giữa lợi nhuận và tiền mặt

Lợi nhuận và tiền mặt không giống nhau. Một doanh nghiệp có thể có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền mặt nếu các khoản phải thu chưa được thanh toán hoặc các khoản chi lớn đến hạn.

Ước tính doanh thu quá cao

Các dự báo ban đầu thường cho rằng doanh số sẽ đến nhanh hơn thực tế. Hãy dùng giả định thực tế và tạo một mức đệm.

Bỏ qua thời điểm thanh toán

Luôn mô hình hóa thời điểm tiền được thu và thời điểm hóa đơn được thanh toán. Thời điểm thường là yếu tố phân biệt giữa một dự báo lành mạnh và một dự báo gây hiểu lầm.

Quên các khoản chi một lần

Chi phí khởi nghiệp, phí pháp lý, mua thiết bị và tiền đặt cọc có thể tác động lớn đến dòng tiền. Hãy đưa chúng vào ngay từ đầu.

Không cập nhật dự báo

Báo cáo dòng tiền pro forma nên được cập nhật thường xuyên. Nếu doanh số, chi phí hoặc giả định về thời điểm thay đổi, dự báo cũng phải thay đổi theo.

Thực hành tốt để dự báo chính xác hơn

• Dùng giả định thận trọng cho doanh thu và thu tiền
• Tách chi phí cố định khỏi chi phí biến đổi
• Bao gồm một khoản dự phòng cho chi phí phát sinh ngoài dự kiến
• So sánh kết quả thực tế với kết quả dự báo mỗi tháng
• Cập nhật mô hình khi giá cả, số lượng nhân sự hoặc điều khoản với nhà cung cấp thay đổi
• Xây dựng các kịch bản tốt nhất, kỳ vọng và xấu nhất

Lập kế hoạch theo kịch bản đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp mới. Nếu dự báo tốt nhất trông rất khả quan nhưng dự báo xấu nhất lại tạo ra vấn đề về tài trợ, bạn sẽ biết trước rằng mình cần một phương án dự phòng.

Điều này giúp doanh nghiệp mới như thế nào

Đối với các doanh nhân đang thành lập doanh nghiệp mới, báo cáo dòng tiền pro forma không chỉ là một bảng tính. Nó là công cụ lập kế hoạch giúp bạn quyết định liệu công ty đã sẵn sàng ra mắt hay chưa, cần bao nhiêu vốn và có thể tăng trưởng nhanh đến mức nào.

Nếu bạn đang bắt đầu một LLC hoặc corporation, các chi phí ban đầu của bạn có thể bao gồm:

• Phí nộp hồ sơ của tiểu bang
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Chuẩn bị operating agreement hoặc bylaws
• Giấy phép kinh doanh và giấy phép con
• Chi phí website và xây dựng thương hiệu
• Thiết bị, vật tư và hàng tồn kho
• Chi phí ra mắt tiếp thị
• Chi phí lương hoặc nhà thầu

Một dự báo thực tế giúp bạn hiểu liệu doanh nghiệp có thể gánh các chi phí đó mà không bị cạn tiền hay không. Sự rõ ràng như vậy hỗ trợ những quyết định tốt hơn trước và sau khi thành lập.

Kết luận

Báo cáo dòng tiền pro forma cho bạn cái nhìn thực tế về số tiền mà doanh nghiệp có khả năng sẽ có trong tương lai. Nó giúp bạn lập kế hoạch cho việc khách hàng thanh toán chậm, biến động theo mùa, chi tiêu khởi nghiệp và các cơ hội tăng trưởng.

Quy trình rất đơn giản: ước tính tiền vào, ước tính tiền ra, tính đến thời điểm và tính số dư cuối kỳ cho từng giai đoạn. Khi làm được điều đó, bạn có thể phát hiện rủi ro sớm và đưa ra quyết định tự tin hơn.

Đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào, đặc biệt là người đang khởi động một công ty mới, lập kế hoạch dòng tiền không phải là tùy chọn. Đây là một trong những công cụ cốt lõi để duy trì sự ổn định tài chính và xây dựng một doanh nghiệp có thể tăng trưởng.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Với các câu hỏi cụ thể, hãy tham khảo chuyên gia được cấp phép.