Πώς να δημιουργήσετε μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών για την επιχείρησή σας

Μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία σχεδιασμού που μπορεί να δημιουργήσει ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης. Σας βοηθά να εκτιμήσετε πόσα μετρητά θα εισρεύσουν και θα εκρεύσουν από την επιχείρηση σε μια μελλοντική περίοδο, ώστε να εντοπίζετε έγκαιρα ελλείψεις, να προετοιμάζεστε για ανάπτυξη και να λαμβάνετε πιο σίγουρες αποφάσεις.

Για startups και μικρές επιχειρήσεις, αυτή η πρόβλεψη είναι ιδιαίτερα σημαντική. Μια εταιρεία μπορεί να είναι κερδοφόρα στα χαρτιά και παρ’ όλα αυτά να ξεμείνει από μετρητά, αν οι πελάτες πληρώνουν αργά, τα έξοδα έρχονται νωρίτερα ή τα αρχικά έξοδα εκκίνησης είναι μεγαλύτερα από το αναμενόμενο. Μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών σάς βοηθά να βλέπετε αυτά τα χρονικά κενά πριν εξελιχθούν σε προβλήματα.

Αν ιδρύετε μια νέα LLC ή μια εταιρεία, αυτού του είδους η πρόβλεψη μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να κρίνετε αν η επιχείρησή σας διαθέτει επαρκή κεφάλαια για να καλύψει τα έξοδα σύστασης, τα τέλη του registered agent, τον εξοπλισμό, το απόθεμα, τη μισθοδοσία, το μάρκετινγκ και άλλα αρχικά λειτουργικά έξοδα.

Τι είναι μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών;

Μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών είναι μια εκτίμηση για το μέλλον των ταμειακών εισροών και εκροών της επιχείρησής σας για μια συγκεκριμένη περίοδο, όπως ένας μήνας, ένα τρίμηνο ή ένας χρόνος. Σε αντίθεση με μια ιστορική κατάσταση ταμειακών ροών, η οποία δείχνει ό,τι έχει ήδη συμβεί, μια προβλεπόμενη κατάσταση δείχνει ό,τι αναμένετε να συμβεί.

Βασίζεται στη μετακίνηση μετρητών και όχι στο λογιστικό κέρδος. Αυτό σημαίνει ότι εστιάζει στο πότε τα μετρητά πράγματι εισπράττονται και πότε πράγματι πληρώνονται. Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή μια επιχείρηση μπορεί να καταγράψει έσοδα και παρ’ όλα αυτά να μην έχει αρκετά μετρητά στην τράπεζα για να πληρώσει τους λογαριασμούς της.

Ένα ολοκληρωμένο οικονομικό πλάνο συνήθως περιλαμβάνει τρεις σχετικές προβλέψεις:

• Μια προβλεπόμενη κατάσταση αποτελεσμάτων, που εκτιμά το κέρδος ή τη ζημία
• Έναν προβλεπόμενο ισολογισμό, που εκτιμά τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια
• Μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών, που εκτιμά τη διαθεσιμότητα μετρητών

Μαζί, αυτές οι προβλέψεις δίνουν μια πιο καθαρή εικόνα της οικονομικής υγείας της επιχείρησής σας.

Γιατί έχει σημασία

Μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών σάς βοηθά να απαντήσετε σε πρακτικά ερωτήματα όπως:

• Θα έχει η επιχείρηση αρκετά μετρητά για τη μισθοδοσία και το ενοίκιο;
• Πότε θα φτάσουν πραγματικά οι πληρωμές των πελατών;
• Πόσο κεφάλαιο κίνησης χρειάζεται για να λειτουργεί η επιχείρηση;
• Θα χρειαστεί η επιχείρηση δάνειο, επενδυτική χρηματοδότηση ή εισφορές από τον ιδιοκτήτη;
• Μπορεί η επιχείρηση να αντέξει να επεκταθεί με τον ρυθμό που έχει σχεδιαστεί;

Για νέες επιχειρήσεις, οι απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα μπορούν να επηρεάσουν τα πάντα, από τη χρονική στιγμή της έναρξης μέχρι τα σχέδια πρόσληψης. Για εγκατεστημένες εταιρείες, η πρόβλεψη ταμειακών ροών βοηθά στην ανάπτυξη, τον εποχικό προγραμματισμό και τη διαχείριση κινδύνων.

Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε

Πριν δημιουργήσετε την πρόβλεψή σας, συγκεντρώστε τις βασικές παραδοχές που καθορίζουν τη ροή των μετρητών. Όσο πιο ρεαλιστικές είναι οι εισροές σας, τόσο πιο χρήσιμη θα είναι η πρόβλεψή σας.

1. Αρχικό υπόλοιπο μετρητών

Ξεκινήστε με το ποσό μετρητών που είναι ήδη διαθέσιμο στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης.

2. Αναμενόμενες ταμειακές εισροές

Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Έσοδα από πωλήσεις που εισπράττονται με μετρητά
• Πληρωμές πελατών σε τιμολόγια
• Επενδυτικό κεφάλαιο
• Έσοδα από δάνειο
• Επιχορηγήσεις ή άλλες πηγές χρηματοδότησης
• Πωλήσεις περιουσιακών στοιχείων

3. Αναμενόμενες ταμειακές εκροές

Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αγορές αποθεμάτων
• Πληρωμές μισθοδοσίας και συνεργατών
• Ενοίκιο και κοινόχρηστα
• Ασφάλιση
• Φόρους
• Πληρωμές δανείων
• Έξοδα μάρκετινγκ
• Συνδρομές σε λογισμικό
• Επαγγελματικές υπηρεσίες
• Εφάπαξ έξοδα εκκίνησης

4. Παραδοχές χρονισμού

Αυτό είναι ένα από τα σημαντικότερα μέρη του μοντέλου. Τα έσοδα δεν εισπράττονται πάντα όταν κερδίζονται, και τα έξοδα δεν πληρώνονται πάντα τη στιγμή που δημιουργούνται. Πρέπει να γνωρίζετε:

• Πόσο χρόνο χρειάζονται οι πελάτες για να πληρώσουν
• Πότε λήγουν τα τιμολόγια των προμηθευτών
• Αν η μισθοδοσία είναι εβδομαδιαία, δεκαπενθήμερη ή μηνιαία
• Ποια κόστη πληρώνονται προκαταβολικά
• Ποια έξοδα είναι εποχικά ή ακανόνιστα

5. Προγραμματισμένη χρηματοδότηση

Αν αναμένετε να χρησιμοποιήσετε αποταμιεύσεις, εξωτερική επένδυση ή χρηματοδότηση μέσω δανεισμού, συμπεριλάβετε αυτά τα κεφάλαια στην πρόβλεψη και σημειώστε πότε θα εισέλθουν.

Πώς να δημιουργήσετε μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε μια χρήσιμη πρόβλεψη.

Βήμα 1: Επιλέξτε την περίοδο πρόβλεψης

Αποφασίστε αν θα κάνετε πρόβλεψη σε μηνιαία, τριμηνιαία ή εβδομαδιαία βάση. Οι μηνιαίες προβλέψεις λειτουργούν καλά για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. Οι εβδομαδιαίες προβλέψεις μπορεί να είναι καλύτερες για επιχειρήσεις με στενά περιθώρια ή ταχεία κυκλοφορία μετρητών.

Ένας καλός ορίζοντας σχεδιασμού είναι 12 μήνες για μια νέα επιχείρηση και 12 έως 24 μήνες για μια επιχείρηση που αναπτύσσεται.

Βήμα 2: Εκτιμήστε τις ταμειακές εισροές

Καταγράψτε κάθε αναμενόμενη πηγή μετρητών για κάθε περίοδο. Να είστε συντηρητικοί. Αν κάποια έσοδα είναι αβέβαια, μειώστε τα ή μετακινήστε τα σε μεταγενέστερη περίοδο.

Για παράδειγμα, αν πουλάτε υπηρεσίες με όρους εξόφλησης 30 ημερών, μια πώληση που έγινε τον Ιανουάριο μπορεί να αποδώσει μετρητά μόνο τον Φεβρουάριο. Αν πουλάτε προϊόντα μέσω ηλεκτρονικού καταστήματος, κάποια μετρητά μπορεί να εισπράττονται άμεσα, αλλά θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη οι επιστροφές ή οι αντιστροφές χρεώσεων.

Βήμα 3: Εκτιμήστε τις ταμειακές εκροές

Καταγράψτε κάθε προγραμματισμένη πληρωμή μετρητών. Συμπεριλάβετε σταθερά έξοδα, μεταβλητά έξοδα και εφάπαξ έξοδα εκκίνησης. Μην ξεχνάτε λιγότερο προφανή έξοδα, όπως ετήσιες υποβολές αναφορών, άδειες, επαγγελματικές αμοιβές ή αντικαταστάσεις εξοπλισμού.

Οι νέες επιχειρήσεις συχνά υποεκτιμούν τις αρχικές εκροές επειδή εστιάζουν στα έσοδα της έναρξης και ξεχνούν τα έξοδα εγκατάστασης που προκύπτουν πριν αρχίσουν τα έσοδα.

Βήμα 4: Λάβετε υπόψη τις χρονικές διαφορές

Η πρόβλεψη ταμειακών ροών αφορά κυρίως τον χρονισμό. Μια κερδοφόρα πώληση δεν βοηθά αν τα μετρητά δεν φτάνουν αρκετά γρήγορα για να πληρωθεί το ενοίκιο.

Συνηθισμένα ζητήματα χρονισμού είναι:

• Πελάτες που πληρώνουν αργότερα από το αναμενόμενο
• Προμηθευτές που απαιτούν προκαταβολές
• Η μισθοδοσία που λήγει πριν εκκαθαριστούν οι πληρωμές των πελατών
• Φορολογικές υποχρεώσεις που πληρώνονται τριμηνιαία αντί για μηνιαία
• Εποχικές αυξήσεις στις αγορές αποθεμάτων

Διαμορφώστε την πρόβλεψή σας με βάση τις πραγματικές ημερομηνίες πληρωμής και όχι μόνο τις λογιστικές ημερομηνίες.

Βήμα 5: Υπολογίστε την καθαρή ταμειακή ροή

Για κάθε περίοδο, αφαιρέστε το σύνολο των ταμειακών εκροών από το σύνολο των ταμειακών εισροών.

Καθαρή ταμειακή ροή = Ταμειακές εισροές - Ταμειακές εκροές

Αν το αποτέλεσμα είναι θετικό, τα μετρητά αυξάνονται. Αν είναι αρνητικό, η επιχείρηση χρησιμοποιεί περισσότερα μετρητά από όσα παράγει.

Βήμα 6: Υπολογίστε το τελικό υπόλοιπο μετρητών

Πάρτε το αρχικό υπόλοιπο μετρητών και προσθέστε την καθαρή ταμειακή ροή για την περίοδο.

Τελικό υπόλοιπο μετρητών = Αρχικό υπόλοιπο μετρητών + Καθαρή ταμειακή ροή

Αυτό το τελικό υπόλοιπο γίνεται το αρχικό υπόλοιπο της επόμενης περιόδου.

Βήμα 7: Εξετάστε τα χαμηλότερα σημεία

Το πιο σημαντικό μέρος της πρόβλεψης δεν είναι το τελικό νούμερο. Είναι το χαμηλότερο υπόλοιπο μετρητών στο πλάνο. Αυτό είναι το σημείο στο οποίο η επιχείρηση είναι πιο πιθανό να χρειαστεί χρηματοδότηση, καθυστέρηση δαπανών ή αλλαγή στη λειτουργία της.

Παράδειγμα μιας απλής προβλεπόμενης κατάστασης ταμειακών ροών

Ακολουθεί ένα βασικό μηνιαίο παράδειγμα για μια νέα επιχείρηση.

Κατηγορία	Ιανουάριος	Φεβρουάριος	Μάρτιος
Αρχικό υπόλοιπο μετρητών	25.000	18.500	14.000
Ταμειακές εισροές από πωλήσεις	12.000	18.000	24.000
Εισφορά ιδιοκτήτη	0	0	0
Έσοδα από δάνειο	0	0	0
Σύνολο ταμειακών εισροών	12.000	18.000	24.000
Μισθοδοσία	8.000	8.000	9.000
Ενοίκιο και κοινόχρηστα	2.500	2.500	2.500
Απόθεμα ή υλικά	6.000	8.000	10.000
Μάρκετινγκ και λογισμικό	1.500	2.000	2.500
Λοιπά έξοδα	500	2.000	1.500
Σύνολο ταμειακών εκροών	18.500	22.500	25.500
Καθαρή ταμειακή ροή	-6.500	-4.500	-1.500
Τελικό υπόλοιπο μετρητών	18.500	14.000	12.500

Αυτό το παράδειγμα δείχνει μια επιχείρηση που εξακολουθεί να καταναλώνει μετρητά κάθε μήνα, παρότι τα έσοδα αυξάνονται. Μια τέτοια πρόβλεψη βοηθά τον ιδιοκτήτη να δει πόσο πρόσθετο κεφάλαιο χρειάζεται πριν το υπόλοιπο μετρητών γίνει υπερβολικά χαμηλό.

Πώς να ερμηνεύσετε τα αποτελέσματα

Μόλις ολοκληρωθεί η πρόβλεψη, αναζητήστε τα μοτίβα.

Θετικές τάσεις μετρητών

Αν τα υπόλοιπα μετρητών αυξάνονται σταθερά, η επιχείρηση μπορεί να έχει περιθώριο να προσλάβει προσωπικό, να επενδύσει ή να δημιουργήσει αποθεματικό.

Αρνητικές τάσεις μετρητών

Αν το τελικό υπόλοιπο μειώνεται συνεχώς, η επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί να μειώσει τα έξοδα, να επιταχύνει τις εισπράξεις, να αυξήσει τις τιμές ή να εξασφαλίσει χρηματοδότηση.

Εποχικές διακυμάνσεις

Ορισμένες επιχειρήσεις είναι πλούσιες σε μετρητά σε ένα τρίμηνο και φτωχές σε μετρητά σε ένα άλλο. Το λιανικό εμπόριο, οι υπηρεσίες κηπουρικής, η προετοιμασία φορολογικών δηλώσεων και πολλές καταναλωτικές υπηρεσίες συχνά χρειάζονται εποχικό σχεδιασμό για να αποφύγουν την πίεση ρευστότητας.

Κενά χρηματοδότησης

Αν η πρόβλεψη δείχνει έλλειμμα, εντοπίστε τον ακριβή μήνα κατά τον οποίο εμφανίζεται το κενό. Αυτό είναι η καλύτερη στιγμή για να εξετάσετε επιλογές χρηματοδότησης, αντί να περιμένετε μέχρι ο λογαριασμός να είναι σχεδόν άδειος.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Σύγχυση μεταξύ κέρδους και μετρητών

Το κέρδος και τα μετρητά δεν είναι το ίδιο πράγμα. Μια επιχείρηση μπορεί να εμφανίζει κέρδος αλλά να έχει έλλειψη μετρητών αν οι απαιτήσεις παραμένουν ανεξόφλητες ή αν πρέπει να πληρωθούν μεγάλα έξοδα.

Υπερεκτίμηση των εσόδων

Οι αρχικές προβλέψεις συχνά υποθέτουν ότι οι πωλήσεις θα έρθουν πιο γρήγορα απ’ ό,τι συμβαίνει στην πραγματικότητα. Χρησιμοποιήστε ρεαλιστικές παραδοχές και ενσωματώστε ένα περιθώριο ασφαλείας.

Αγνόηση του χρονισμού των πληρωμών

Πάντα να μοντελοποιείτε πότε εισπράττονται τα μετρητά και πότε πληρώνονται οι λογαριασμοί. Ο χρονισμός είναι συχνά η διαφορά ανάμεσα σε μια υγιή πρόβλεψη και σε μια παραπλανητική.

Παράλειψη εφάπαξ εξόδων

Τα έξοδα εκκίνησης, τα νομικά τέλη, οι αγορές εξοπλισμού και οι προκαταβολές μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τις ταμειακές ροές. Συμπεριλάβετέ τα από την αρχή.

Ακινησία της πρόβλεψης

Μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών πρέπει να ενημερώνεται τακτικά. Αν αλλάξουν οι πωλήσεις, τα έξοδα ή οι παραδοχές χρονισμού, η πρόβλεψη πρέπει να αλλάξει επίσης.

Καλές πρακτικές για καλύτερη πρόβλεψη

• Χρησιμοποιήστε συντηρητικές παραδοχές για τα έσοδα και τις εισπράξεις
• Διαχωρίστε τα σταθερά από τα μεταβλητά έξοδα
• Συμπεριλάβετε αποθεματικό για απρόβλεπτα έξοδα
• Συγκρίνετε τα πραγματικά αποτελέσματα με τις προβλέψεις κάθε μήνα
• Ενημερώνετε το μοντέλο όταν αλλάζουν οι τιμές, το προσωπικό ή οι όροι των προμηθευτών
• Δημιουργήστε σενάρια για το καλύτερο, το αναμενόμενο και το χειρότερο δυνατό σενάριο

Ο σχεδιασμός σεναρίων είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για νέες επιχειρήσεις. Αν η πρόβλεψη του καλύτερου σεναρίου φαίνεται εξαιρετική, αλλά το χειρότερο σενάριο δημιουργεί πρόβλημα χρηματοδότησης, γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι χρειάζεστε ένα εναλλακτικό σχέδιο.

Πώς βοηθά τις νέες επιχειρήσεις

Για επιχειρηματίες που ιδρύουν μια νέα επιχείρηση, μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών είναι κάτι περισσότερο από ένα υπολογιστικό φύλλο. Είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που σας βοηθά να αποφασίσετε αν η εταιρεία είναι έτοιμη να ξεκινήσει, πόσο κεφάλαιο χρειάζεται και πόσο γρήγορα μπορεί να αναπτυχθεί.

Αν ξεκινάτε μια LLC ή μια εταιρεία, τα αρχικά σας έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Τέλη κατάθεσης στην Πολιτεία
• Υπηρεσίες registered agent
• Προετοιμασία operating agreement ή καταστατικών
• Άδειες και permits επιχείρησης
• Έξοδα ιστοσελίδας και branding
• Εξοπλισμό, προμήθειες και απόθεμα
• Έξοδα έναρξης μάρκετινγκ
• Μισθοδοσία ή κόστη συνεργατών

Μια ρεαλιστική πρόβλεψη σάς βοηθά να καταλάβετε αν η επιχείρηση μπορεί να καλύψει αυτά τα έξοδα χωρίς να ξεμείνει από χρήματα. Αυτού του είδους η σαφήνεια υποστηρίζει καλύτερες αποφάσεις πριν και μετά τη σύσταση.

Τελικές σκέψεις

Μια προβλεπόμενη κατάσταση ταμειακών ροών σάς δίνει μια πρακτική εικόνα των χρημάτων που είναι πιθανό να έχει η επιχείρησή σας στο μέλλον. Σας βοηθά να προγραμματίζετε για αργές πληρωμές πελατών, εποχικές μεταβολές, έξοδα εκκίνησης και ευκαιρίες ανάπτυξης.

Η διαδικασία είναι απλή: εκτιμήστε τις ταμειακές εισροές, εκτιμήστε τις ταμειακές εκροές, λάβετε υπόψη τον χρονισμό και υπολογίστε το τελικό υπόλοιπο για κάθε περίοδο. Μόλις το κάνετε αυτό, μπορείτε να εντοπίζετε τους κινδύνους νωρίς και να λαμβάνετε αποφάσεις με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.

Για κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης, ειδικά για κάποιον που ξεκινά μια νέα εταιρεία, ο σχεδιασμός ταμειακών ροών δεν είναι προαιρετικός. Είναι ένα από τα βασικά εργαλεία για τη διατήρηση της οικονομικής σταθερότητας και τη δημιουργία μιας επιχείρησης που μπορεί να αναπτυχθεί.

Αυτό το άρθρο παρέχεται μόνο για γενικούς ενημερωτικούς σκοπούς και δεν αποτελεί νομική, φορολογική ή λογιστική συμβουλή. Για συγκεκριμένα ερωτήματα, συμβουλευτείτε έναν αδειούχο επαγγελματία.