Cách tự trả lương cho mình với tư cách chủ doanh nghiệp: Rút vốn, bảng lương và các nguyên tắc thuế cơ bản

Tự trả tiền cho mình từ doanh nghiệp là một trong những quyết định tài chính đầu tiên mà mọi người sáng lập phải đưa ra. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng cách làm phù hợp phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, cách công ty của bạn bị đánh thuế, và việc bạn cần chạy bảng lương hay có thể dùng hình thức rút vốn của chủ sở hữu.

Làm đúng, bạn sẽ có quy trình thuế gọn gàng hơn, sổ sách tốt hơn và một hệ thống thù lao hỗ trợ tăng trưởng. Làm sai, bạn có thể gặp vấn đề tuân thủ, số liệu kế toán không chính xác và những rắc rối về thuế có thể tránh được.

Hướng dẫn này giải thích cách các chủ doanh nghiệp thường trả cho chính mình, các quy tắc khác nhau theo từng loại pháp nhân, và những điều cần cân nhắc nếu bạn đang thành lập công ty mới. Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cách cấu trúc doanh nghiệp, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng phù hợp ngay từ đầu.

Vì sao cấu trúc doanh nghiệp của bạn quan trọng

Không có một cách duy nhất nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp để tự trả lương cho mình. Phương thức bạn sử dụng phụ thuộc vào cấu trúc pháp lý và cấu trúc thuế của công ty.

Các cấu trúc doanh nghiệp phổ biến nhất gồm có:

• Hộ kinh doanh cá thể
• LLC một chủ sở hữu
• LLC nhiều chủ sở hữu
• Công ty hợp danh
• S corporation
• C corporation

Mỗi cấu trúc xử lý thù lao của chủ sở hữu khác nhau. Một số cho phép rút trực tiếp từ lợi nhuận doanh nghiệp. Một số khác yêu cầu phải chạy bảng lương và khấu trừ thuế theo đúng quy trình. Đó là lý do việc thành lập doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý. Nó còn ảnh hưởng đến cách tiền quay trở lại với bạn.

Nếu bạn đang bắt đầu một công ty, chọn đúng pháp nhân ngay từ đầu có thể giúp việc trả lương và khai báo thuế sau này dễ dàng hơn rất nhiều.

Hai cách chính để chủ doanh nghiệp tự trả cho mình

Hầu hết chủ doanh nghiệp được trả theo một trong hai cách sau:

• Rút vốn của chủ sở hữu
• Lương hoặc tiền công thông qua bảng lương

Rút vốn của chủ sở hữu là việc chuyển tiền từ doanh nghiệp sang chủ sở hữu. Cách này phổ biến ở những doanh nghiệp không bắt buộc phải chạy bảng lương cho chủ sở hữu.

Lương hoặc tiền công được trả qua bảng lương. Cách này thường bao gồm khấu trừ thuế, phát hành bảng lương và thực hiện các hồ sơ khai nộp liên quan đến payroll theo định kỳ.

Bạn dùng cách nào sẽ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn được xem là thực thể “pass-through” hay là corporation cho mục đích thuế.

Cách chủ hộ kinh doanh cá thể tự trả cho mình

Nếu bạn hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể, về mặt thuế sẽ không có sự tách biệt pháp lý giữa bạn và doanh nghiệp. Bạn không trả cho mình một mức lương theo nghĩa truyền thống.

Thay vào đó, bạn rút vốn của chủ sở hữu.

Rút vốn của chủ sở hữu nghĩa là gì

Rút vốn của chủ sở hữu là số tiền bạn chuyển từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân. Khoản này không được ghi nhận là chi phí tiền lương trên sổ sách.

Những điểm quan trọng cần nhớ:

• Bạn thường có thể rút tiền khi cần, miễn là doanh nghiệp có đủ tiền mặt.
• Bản thân khoản rút vốn không phải là khoản bị đánh thuế.
• Bạn bị đánh thuế trên lợi nhuận ròng của doanh nghiệp, dù bạn có rút hết tiền hay không.

Điều đó có nghĩa là nghĩa vụ thuế của bạn gắn với thu nhập doanh nghiệp được báo cáo trên tờ khai, chứ không phụ thuộc vào số tiền mặt bạn thực sự lấy ra.

Ghi chép vẫn rất quan trọng

Dù rút vốn không phải là bảng lương, bạn vẫn cần theo dõi cẩn thận. Sổ sách tốt giúp bạn:

• Tách tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Giữ sổ sách sạch sẽ
• Hiểu còn lại bao nhiêu lợi nhuận trong doanh nghiệp
• Chuẩn bị cho thuế tạm tính

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp có thể làm kế toán phức tạp hơn và gây vấn đề nếu sau này bạn cần vay vốn, gọi đầu tư hoặc lập hồ sơ pháp lý.

Cách chủ sở hữu LLC một thành viên tự trả cho mình

LLC một thành viên thường dùng cách trả tương tự như hộ kinh doanh cá thể, trừ khi doanh nghiệp chọn một cách đánh thuế khác.

Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu sẽ rút vốn thay vì nhận lương.

Dù vậy, việc thành lập LLC vẫn có giá trị vì nó tạo ra một cấu trúc pháp lý có thể giúp tách biệt trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm doanh nghiệp. Cấu trúc LLC cũng mang lại sự linh hoạt nếu sau này bạn muốn thay đổi phân loại thuế.

Đó là một lý do nhiều người sáng lập lập LLC sớm rồi sau đó xem xét lại cách đánh thuế với một chuyên gia đủ năng lực.

Cách LLC nhiều thành viên và công ty hợp danh trả cho chủ sở hữu

LLC nhiều thành viên và công ty hợp danh áp dụng một bộ quy tắc khác.

Chủ sở hữu thường không được xem như nhân viên W-2 chỉ vì họ là chủ sở hữu. Thay vào đó, thù lao thường đến từ phân phối lợi nhuận hoặc guaranteed payments, tùy theo thỏa thuận và cách đánh thuế.

Điều cần lưu ý

• Phân phối của công ty hợp danh không giống như tiền lương.
• Trong một số cấu trúc hợp danh, guaranteed payments có thể được sử dụng.
• Quy tắc kế toán và báo cáo thuế phức tạp hơn so với hộ kinh doanh cá thể.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp cùng các đối tác, thỏa thuận sở hữu nên quy định rõ tiền sẽ được phân phối như thế nào, lợi nhuận được phân bổ ra sao, và khi nào chủ sở hữu có thể rút tiền từ doanh nghiệp.

Một operating agreement rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn về sau.

Cách chủ sở hữu S corporation tự trả cho mình

S corporation sử dụng một mô hình thù lao khác. Chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp thường được kỳ vọng tự trả cho mình một mức lương hợp lý thông qua bảng lương.

Sau khi trả lương, phần lợi nhuận bổ sung có thể được phân phối cho chủ sở hữu dưới dạng phân phối.

Vì sao thù lao của S corp khác biệt

Điểm khác biệt chính là:

• Lương phải chịu thuế payroll
• Phân phối nhìn chung không chịu self-employment tax theo cách tương tự

Đó là một lý do khiến một số chủ doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn S corporation sau khi công ty bắt đầu tạo ra lợi nhuận ổn định.

Tuy nhiên, mức lương phải hợp lý. Trả lương quá thấp và phân phối quá nhiều có thể khiến IRS chú ý.

Mức lương hợp lý là gì

Không có một con số duy nhất phù hợp cho mọi trường hợp. Mức lương hợp lý thường phụ thuộc vào:

• Vai trò của bạn trong doanh nghiệp
• Mặt bằng của ngành
• Thời gian bạn làm việc cho công ty
• Giá trị dịch vụ bạn cung cấp
• Doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp

Nếu bạn không chắc S corp có phù hợp hay không, hãy trao đổi với chuyên gia thuế trước khi thực hiện bầu chọn thuế.

Cách chủ sở hữu C corporation tự trả cho mình

C corporation cũng sử dụng bảng lương để trả thù lao cho chủ sở hữu.

Nếu bạn là chủ sở hữu đồng thời là nhân viên của C corporation, bạn thường nhận lương qua payroll. Tùy theo chính sách và tình hình tài chính của công ty, bạn cũng có thể nhận cổ tức.

Vì C corporation có hồ sơ thuế khác với các thực thể pass-through, loại hình này thường được chọn cho các chiến lược tăng trưởng, đầu tư hoặc tái đầu tư cụ thể hơn là chỉ để đơn giản hóa việc trả thù lao cho chủ sở hữu.

Việc cần làm trước khi tự trả cho mình

Trước khi chuyển tiền ra khỏi doanh nghiệp, hãy bảo đảm các yếu tố cơ bản đã sẵn sàng.

1. Tách riêng tài khoản doanh nghiệp và cá nhân

Mở tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp và dùng tài khoản này cho toàn bộ thu nhập và chi phí của doanh nghiệp. Điều này giúp theo dõi rút vốn, bảng lương và phân phối dễ dàng hơn.

2. Hiểu phân loại thuế của bạn

Pháp nhân hợp pháp và lựa chọn thuế của bạn không phải lúc nào cũng giống nhau. Ví dụ, một LLC đôi khi có thể bị đánh thuế như disregarded entity, partnership, S corporation hoặc C corporation.

Cách đánh thuế đó sẽ thay đổi cách bạn tự trả cho mình.

3. Giữ sổ sách chính xác

Sổ sách tốt giúp bạn biết:

• Doanh nghiệp đã kiếm được bao nhiêu
• Có bao nhiêu tiền mặt đang sẵn có
• Đã trả bao nhiêu cho chủ sở hữu
• Có cần chạy bảng lương hay phân phối hay không

4. Lên kế hoạch thuế trong suốt năm

Nhiều chủ doanh nghiệp quên rằng việc tự trả cho mình không xóa bỏ nghĩa vụ thuế. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, bạn vẫn có thể cần dành tiền cho:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế thu nhập tiểu bang
• Thuế self-employment
• Nghĩa vụ thuế payroll
• Các khoản thanh toán thuế tạm tính hàng quý

Lên kế hoạch trước sẽ giúp tránh những bất ngờ vào cuối năm.

Những sai lầm phổ biến của chủ doanh nghiệp

Trả cho mình sai cách có thể gây ra cả vấn đề thuế lẫn vận hành. Những sai lầm phổ biến nhất gồm có:

• Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp
• Rút tiền nhưng không ghi nhận theo dõi
• Không chạy bảng lương khi bắt buộc
• Trả lương cho chủ sở hữu S corp ở mức quá thấp một cách không hợp lý
• Bỏ qua nghĩa vụ thuế tạm tính
• Dùng tài khoản doanh nghiệp như tài khoản thanh toán cá nhân

Những lỗi này có thể tránh được, nhưng chỉ khi bạn thiết lập hệ thống từ sớm.

Nên tự trả cho mình bao nhiêu

Không có câu trả lời chung cho tất cả.

Mức thù lao của người sáng lập phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, dòng tiền, biên lợi nhuận và giai đoạn tăng trưởng. Một doanh nghiệp mới có thể chưa đủ khả năng hỗ trợ khoản trả ổn định hoặc lớn ngay từ đầu. Một công ty trưởng thành hơn có thể hỗ trợ payroll định kỳ hoặc các khoản phân phối có kế hoạch.

Cách làm thực tế là cân nhắc:

• Chi phí sinh hoạt cá nhân của bạn
• Doanh thu hàng tháng của công ty
• Các loại thuế dự kiến
• Quỹ dự phòng vận hành
• Phần tái đầu tư dự kiến cho tăng trưởng

Nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu với một mức khiêm tốn nhưng bền vững, rồi tăng dần khi doanh nghiệp ổn định hơn.

Zenind phù hợp thế nào trong quy trình này

Trước khi lo về lương, rút vốn hay phân phối, bạn cần cấu trúc doanh nghiệp đúng.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với một quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp. Điều đó quan trọng vì cấu trúc bạn chọn sẽ ảnh hưởng đến:

• Bảo vệ trách nhiệm pháp lý
• Cách xử lý thuế
• Tính linh hoạt của quyền sở hữu
• Việc lập kế hoạch payroll và thù lao trong tương lai
• Mức độ phức tạp về hành chính

Bắt đầu với một nền tảng thành lập phù hợp sẽ cho bạn nhiều lựa chọn hơn về sau khi đến lúc trả thù lao cho chính mình, thêm đối tác hoặc lập kế hoạch tăng trưởng.

Một khung đơn giản để tự trả cho mình

Nếu bạn muốn một điểm khởi đầu thực tế, hãy dùng khung sau:

• Xác nhận loại pháp nhân và cách đánh thuế
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Thiết lập sổ sách ngay từ đầu
• Xác định xem bạn cần payroll hay có thể dùng rút vốn
• Trích tiền cho thuế đều đặn
• Xem lại kế hoạch thù lao khi lợi nhuận tăng

Cách tiếp cận này giúp phương thức trả thù lao của bạn phù hợp với doanh nghiệp và giữ cho bạn có tổ chức khi công ty phát triển.

Kết luận

Cách bạn tự trả cho mình với tư cách chủ doanh nghiệp phụ thuộc vào cách doanh nghiệp được thành lập và bị đánh thuế. Chủ hộ kinh doanh cá thể và nhiều chủ LLC thường rút vốn. Chủ S corporation và C corporation thường dùng bảng lương. Công ty hợp danh và LLC nhiều thành viên có thể dùng phân phối hoặc guaranteed payments.

Câu trả lời đúng không chỉ là chuyển tiền. Đó là lựa chọn một cấu trúc hỗ trợ tuân thủ, sổ sách gọn gàng và tăng trưởng dài hạn.

Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn thành lập, Zenind có thể giúp bạn thiết lập nền tảng doanh nghiệp khiến các quyết định thù lao trong tương lai trở nên rõ ràng và dễ quản lý hơn.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không phải là tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Hãy tham khảo một chuyên gia đủ năng lực để được hướng dẫn cho trường hợp cụ thể của bạn.