Cách lập dự báo doanh số chính xác cho một doanh nghiệp mới
Dự báo doanh số chính xác là một trong những công cụ hữu ích nhất mà người sáng lập có thể xây dựng ở giai đoạn đầu của doanh nghiệp. Công cụ này giúp bạn ước tính khi nào doanh thu có thể bắt đầu, cần bao nhiêu vốn, nên chuẩn bị mức tồn kho hoặc nhân sự ra sao, và kế hoạch ra mắt của bạn có thực sự phù hợp về mặt tài chính hay không.
Đối với một doanh nghiệp mới, dự báo sẽ không bao giờ hoàn hảo. Bạn không có dữ liệu lịch sử để dựa vào, và doanh số ban đầu chịu ảnh hưởng của nhiều biến số, bao gồm giá bán, mức độ phù hợp giữa sản phẩm và thị trường, tính thời vụ, cạnh tranh và hiệu quả triển khai marketing. Mục tiêu không phải là dự đoán tương lai với độ chắc chắn tuyệt đối. Mục tiêu là đưa ra một ước tính có cơ sở, dựa trên dữ liệu, để hỗ trợ các quyết định thông minh hơn.
Nếu bạn đang thành lập một LLC, corporation hoặc một loại hình doanh nghiệp khác, việc lập kế hoạch này nên được thực hiện trước khi ra mắt. Nó giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về chi phí khởi nghiệp, nhu cầu vốn lưu động và thời gian cần thiết để đạt điểm hòa vốn.
Vì sao dự báo doanh số quan trọng
Dự báo doanh số không chỉ là một bài tập làm bảng tính. Nó ảnh hưởng đến hầu như mọi quyết định ban đầu của bạn.
- Nhu cầu vốn: Bên cho vay, nhà đầu tư, và thậm chí bạn bè hoặc gia đình đều muốn hiểu tiềm năng tăng trưởng và thời điểm dự kiến có doanh thu.
- Thời điểm ra mắt: Dự báo giúp bạn quyết định nên mở ngay hay nên trì hoãn cho đến khi có đủ tiền dự trữ.
- Lập kế hoạch tồn kho: Các doanh nghiệp bán sản phẩm có thể dùng dự báo để ước tính mức đặt hàng lại và tránh mua quá nhiều.
- Quyết định tuyển dụng: Nếu nhu cầu dự kiến tăng nhanh, bạn có thể phải tuyển người sớm hơn dự kiến.
- Ngân sách marketing: Nếu doanh thu kỳ vọng thấp, bạn có thể cần ngân sách thu hút khách hàng lớn hơn hoặc thời gian đệm dài hơn.
Tóm lại, dự báo doanh số biến một ý tưởng thành một kế hoạch tài chính.
Bắt đầu từ thị trường, không phải từ bảng tính
Sai lầm lớn nhất của người sáng lập mới là bắt đầu từ mục tiêu doanh thu rồi làm ngược lại cho đến khi các con số có vẻ chấp nhận được. Cách làm tốt hơn là bắt đầu từ thị trường.
Hãy tự hỏi ba câu hỏi:
- Khách hàng là ai?
- Có thể tiếp cận thực tế được bao nhiêu khách hàng?
- Khách hàng sẽ mua bao nhiêu lần?
Nếu bạn trả lời được những câu hỏi này, dự báo của bạn sẽ có nền tảng vững chắc hơn.
Hãy tìm thông tin từ:
- Hiệp hội ngành nghề và các ấn phẩm chuyên ngành
- Trang giá và danh mục sản phẩm của đối thủ cạnh tranh
- Dữ liệu của chính phủ hoặc điều tra dân số
- Các Trung tâm Hỗ trợ Doanh nghiệp nhỏ (SBDC)
- Cố vấn SCORE
- Nhà cung cấp và đối tác phân phối
- Khách hàng tiềm năng thông qua khảo sát hoặc phỏng vấn
Nghiên cứu bên ngoài này giúp bạn có chuẩn tham chiếu ban đầu về nhu cầu, giá trị giao dịch trung bình và tần suất mua hàng.
Xây dựng dự báo theo hướng từ dưới lên
Dự báo từ dưới lên thường hữu ích hơn là ước đoán từ trên xuống. Thay vì nói, “Chúng ta muốn đạt 500.000 USD trong năm đầu,” hãy ước tính doanh thu từ các yếu tố thực tế của doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Số lượng khách hàng tiềm năng mỗi tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng thực tế
- Giá trị đơn hàng trung bình
- Tỷ lệ mua lại
- Số ngày hoạt động mỗi tháng
Một công thức đơn giản có thể là:
Doanh số hàng tháng = lưu lượng truy cập hoặc số khách hàng tiềm năng × tỷ lệ chuyển đổi × giá trị đơn hàng trung bình
Đối với doanh nghiệp dịch vụ, công thức có thể là:
Doanh số hàng tháng = số khách hàng × giá trị hợp đồng trung bình
Đối với mô hình đăng ký, hãy dùng:
Doanh số hàng tháng = số người đăng ký mới × doanh thu trung bình hàng tháng trên mỗi người đăng ký
Khi bạn xây dựng mô hình từ những giả định nhỏ nhất nhưng hợp lý, bạn sẽ thấy rõ biến số nào có ảnh hưởng lớn nhất.
Ước tính nhu cầu theo hướng thận trọng
Dự báo ban đầu nên mang tính thận trọng. Người sáng lập thường đánh giá quá cao tốc độ lan tỏa nhận biết và tốc độ khách hàng ra quyết định mua.
Hãy dùng các giả định dè dặt cho:
- Lưu lượng truy cập trong 90 ngày đầu
- Tỷ lệ chuyển đổi trước khi thương hiệu được biết đến nhiều hơn
- Tần suất mua hàng trong năm đầu
- Thời gian cần để chốt một giao dịch
- Độ trễ giữa ngày ra mắt và doanh số lặp lại
Nếu chưa chắc chắn, hãy xây dựng ba phiên bản dự báo:
- Thận trọng: Tăng trưởng khách hàng chậm, tỷ lệ chuyển đổi thấp hơn, chi phí vận hành cao hơn
- Kỳ vọng: Tăng trưởng hợp lý dựa trên nghiên cứu của bạn
- Tích cực: Nhu cầu mạnh, tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn mức trung bình, khách hàng mua lại nhanh hơn
Có ba kịch bản sẽ giúp bạn chuẩn bị cho cả chiều hướng tốt lẫn xấu.
Dự báo chi phí trước khi dự báo doanh thu
Dự báo doanh thu rất quan trọng, nhưng chi phí thường dễ tính hơn và cũng quan trọng không kém. Trên thực tế, nhiều startup gặp khó khăn vì quá tập trung vào doanh số mà quên dòng tiền chi ra.
Hãy bắt đầu với chi phí cố định:
- Tiền thuê hoặc chi phí văn phòng
- Phí đăng ký phần mềm
- Bảo hiểm
- Chi phí lương hoặc nhà thầu
- Tiện ích
- Thanh toán khoản vay
Sau đó ước tính chi phí biến đổi:
- Quảng cáo và khuyến mãi
- Vận chuyển và hoàn tất đơn hàng
- Phí xử lý thanh toán
- Nguyên vật liệu hoặc hàng tồn kho
- Hoa hồng bán hàng
- Thuế và chi phí tuân thủ
Hãy thực tế. Nếu một khoản chi phí chưa chắc chắn, hãy dùng mức cao hơn trong khoảng ước tính thay vì mức thấp nhất có thể. Cách này giúp kế hoạch của bạn bền vững hơn.
Sử dụng dự báo theo tháng cho năm đầu tiên
Dự báo doanh thu theo năm hữu ích, nhưng dự báo theo tháng sẽ thực tế hơn trong giai đoạn khởi nghiệp. Số liệu theo từng tháng giúp bạn phát hiện thiếu hụt tiền mặt, các đợt tăng theo mùa và những giai đoạn cần tăng marketing.
Một dự báo năm đầu tốt nên thể hiện:
- Doanh thu theo tháng
- Giá vốn hàng bán hoặc chi phí trực tiếp của dịch vụ
- Lợi nhuận gộp
- Chi phí vận hành
- Lãi hoặc lỗ ròng
- Số dư tiền cuối kỳ
Góc nhìn này giúp bạn trả lời các câu hỏi thực tế như:
- Khi nào doanh nghiệp sẽ hòa vốn?
- Cần bao nhiêu tiền mặt trước khi ra mắt?
- Điều gì xảy ra nếu doanh số thấp hơn mục tiêu 20%?
- Doanh nghiệp có thể tồn tại qua một quý chậm không?
Tách doanh thu gộp khỏi lợi nhuận
Doanh thu cao không đồng nghĩa với doanh nghiệp khỏe mạnh. Nếu biên lợi nhuận mỏng, doanh thu có thể tăng nhưng lợi nhuận vẫn yếu.
Đó là lý do dự báo của bạn nên bao gồm phân tích biên lợi nhuận.
Hãy theo dõi:
- Biên lợi nhuận gộp: Doanh thu trừ chi phí trực tiếp
- Biên lợi nhuận hoạt động: Doanh thu sau chi phí vận hành
- Biên lợi nhuận ròng: Phần còn lại sau tất cả chi phí
Một doanh nghiệp có doanh thu thấp hơn nhưng biên lợi nhuận mạnh hơn có thể khỏe mạnh hơn một doanh nghiệp có doanh thu cao hơn nhưng lợi nhuận kém. Điều này đặc biệt quan trọng trong năm đầu, khi tiền mặt hạn chế và mọi khoản chi đều ảnh hưởng đến khả năng tồn tại.
Kiểm tra độ bền của các con số
Khi bản nháp đầu tiên hoàn thành, hãy kiểm tra áp lực cho mô hình.
Hãy hỏi:
- Nếu doanh số thấp hơn kỳ vọng 30% thì sao?
- Nếu chi phí quảng cáo cao hơn thì sao?
- Nếu khách hàng thanh toán chậm hơn thì sao?
- Nếu hàng tồn kho quay vòng chậm hơn thì sao?
- Nếu một kênh bán hàng hoạt động kém thì sao?
Kiểm tra độ bền sẽ cho thấy mô hình của bạn mong manh ở đâu. Nó cũng cho bạn biết đòn bẩy vận hành nào quan trọng nhất, chẳng hạn như giá bán, tỷ lệ chuyển đổi hoặc khả năng giữ chân khách hàng.
Nếu một thay đổi nhỏ trong một giả định tạo ra khoản lỗ lớn, đó là dấu hiệu bạn nên xem lại mô hình kinh doanh trước khi ra mắt.
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Nhiều doanh nghiệp mới mắc phải các sai lầm dự báo giống nhau.
1. Dùng tư duy lạc quan quá mức
Mục tiêu doanh thu phải dựa trên dữ liệu thị trường, không phải sự lạc quan.
2. Bỏ qua tính thời vụ
Một số doanh nghiệp mạnh trong một số tháng nhất định và chậm hơn ở các tháng khác. Một dự báo phẳng có thể che giấu các vấn đề dòng tiền thực sự.
3. Quên thời gian khởi động ban đầu
Thường mất nhiều tháng, không phải vài ngày, để xây dựng nhận biết và thu hút khách mua đều đặn.
4. Đánh giá thấp chi phí
Chi phí marketing, pháp lý, bảo hiểm và tuân thủ thường cao hơn dự kiến.
5. Coi mọi doanh số là lợi nhuận
Doanh thu không giống tiền mặt trong ngân hàng, và cũng không giống lợi nhuận.
6. Chỉ dựa vào một kịch bản duy nhất
Một dự báo chỉ có một kết quả sẽ không giúp bạn chuẩn bị cho thay đổi.
Một khung dự báo đơn giản
Nếu bạn đang xây dựng mô hình đầu tiên, hãy dùng cấu trúc này:
- Xác định khách hàng và đề xuất giá trị.
- Ước tính mỗi tháng bạn có thể tiếp cận bao nhiêu khách hàng tiềm năng hoặc người mua.
- Chọn một tỷ lệ chuyển đổi thực tế.
- Tính giá trị đơn hàng trung bình hoặc giá trị hợp đồng.
- Nhân với khối lượng bán hàng kỳ vọng.
- Trừ chi phí trực tiếp.
- Trừ chi phí vận hành.
- Xem xét dòng tiền theo tháng.
- Tạo các phiên bản thận trọng, kỳ vọng và tích cực.
- Cập nhật dự báo khi có dữ liệu bán hàng thực tế.
Khung này đơn giản nhưng hiệu quả vì nó gắn các con số của bạn với hoạt động kinh doanh thực tế.
Xem xét và điều chỉnh thường xuyên
Dự báo không phải là một tài liệu làm một lần rồi thôi. Sau khi doanh nghiệp ra mắt, hãy so sánh kết quả thực tế với dự báo mỗi tháng.
Nếu doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch, hãy tìm nguyên nhân. Tỷ lệ chuyển đổi có tốt hơn dự kiến không? Một kênh nào đó có vượt trội không? Có bỏ sót chi phí nào không? Nhu cầu có mang tính mùa vụ không?
Càng thường xuyên xem xét mô hình, bạn càng nhanh hiểu được giả định nào chính xác và giả định nào cần điều chỉnh.
Đối với người sáng lập mới, quy trình này đặc biệt hữu ích. Nó biến việc dự báo thành một công cụ quản trị, không chỉ là một tài liệu lập kế hoạch.
Lời kết
Dự báo doanh số chính xác bắt đầu từ những giả định trung thực, nghiên cứu thị trường và hiểu rõ cấu trúc chi phí của bạn. Dự báo hữu ích nhất không phải là dự báo lạc quan nhất. Đó là dự báo giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về vốn, tuyển dụng, định giá và tăng trưởng.
Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp, hãy xây dựng mô hình doanh số sớm, giữ cách tiếp cận thận trọng và thường xuyên điều chỉnh. Một dự báo được suy nghĩ kỹ sẽ không đảm bảo thành công, nhưng có thể giúp bạn tránh những bất ngờ tốn kém và khởi đầu với sự tự tin hơn.
Không có câu hỏi nào. Vui lòng quay lại sau.