Bầu chọn S: Điều đó có ý nghĩa gì đối với công ty của bạn và cách nộp Mẫu 2553

Bầu chọn S là một trong những quyết định thuế quan trọng nhất mà một công ty có thể đưa ra. Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, quyết định này có thể thay đổi cách thu nhập kinh doanh bị đánh thuế, cách lợi nhuận được chuyển qua cho chủ sở hữu, và cách công ty xử lý bảng lương cùng các khoản phân phối.

Nếu bạn đang thành lập một công ty hoặc đang xây dựng chiến lược thuế cho một công ty hiện có, việc hiểu sớm về bầu chọn S có thể giúp bạn tránh bỏ lỡ thời hạn, sai sót khi nộp hồ sơ và các chi phí thuế không cần thiết.

Bầu chọn S là gì?

Bầu chọn S là một lựa chọn thuế liên bang cho phép một công ty đủ điều kiện được đánh thuế theo Chương S của Bộ luật Thuế Nội địa Hoa Kỳ. Trên thực tế, công ty nhìn chung không phải trả thuế thu nhập liên bang ở cấp thực thể đối với thu nhập kinh doanh thông thường. Thay vào đó, thu nhập, lỗ, khấu trừ và tín dụng được chuyển qua cho các cổ đông và được khai trên tờ khai thuế cá nhân của họ.

Cơ chế chuyển qua này là điểm hấp dẫn cốt lõi của tình trạng công ty S. Nó có thể giúp tránh tình trạng đánh thuế hai lần thường áp dụng cho công ty C, nơi lợi nhuận có thể bị đánh thuế một lần ở cấp công ty và một lần nữa khi được phân phối cho cổ đông.

Vì sao chủ doanh nghiệp chọn tình trạng công ty S

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ xem xét bầu chọn S vì nó có thể mang lại sự cân bằng giữa hiệu quả thuế và cấu trúc công ty. Các lợi ích phổ biến bao gồm:

• Đánh thuế chuyển qua ở cấp cổ đông
• Có khả năng giảm gánh nặng thuế tổng thể so với cấu trúc công ty C
• Các thủ tục công ty có thể hỗ trợ bảo vệ trách nhiệm pháp lý
• Một khuôn khổ rõ ràng hơn để trả cho chủ sở hữu trực tiếp tham gia điều hành doanh nghiệp

Tuy nhiên, bầu chọn S không tự động là lựa chọn tốt nhất cho mọi công ty. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào quyền sở hữu, kế hoạch tăng trưởng, chiến lược bảng lương, kế hoạch kêu gọi nhà đầu tư và cách xử lý thuế ở cấp bang.

Ai có thể thực hiện bầu chọn S?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể chọn tình trạng công ty S. IRS yêu cầu thực thể phải đáp ứng các quy tắc đủ điều kiện cụ thể, bao gồm:

• Doanh nghiệp phải là công ty trong nước hoặc thực thể đủ điều kiện được coi là công ty cho mục đích thuế
• Doanh nghiệp phải có các cổ đông đủ điều kiện
• Doanh nghiệp nhìn chung không được có quá 100 cổ đông
• Cổ đông nhìn chung phải là cá nhân là công dân hoặc cư dân Hoa Kỳ, mặc dù một số di sản và quỹ tín thác nhất định cũng có thể đủ điều kiện
• Doanh nghiệp chỉ được có một loại cổ phần

Những quy tắc này rất quan trọng vì một công ty có thể mất trạng thái S nếu quyền sở hữu hoặc cơ cấu cổ phần vượt ra ngoài giới hạn cho phép.

Bầu chọn S hoạt động như thế nào

Để chọn cách đánh thuế theo công ty S, công ty nộp Mẫu 2553, Election by a Small Business Corporation, cho IRS. Mẫu này xác định công ty, các cổ đông và ngày hiệu lực của bầu chọn.

Trong nhiều trường hợp, bầu chọn phải được tất cả cổ đông đồng ý ký xác nhận. Điều đó khiến thời điểm và việc lưu trữ hồ sơ trở nên rất quan trọng ngay từ đầu.

Sau khi IRS chấp nhận bầu chọn, công ty nhìn chung sẽ bị đánh thuế như một công ty S kể từ ngày hiệu lực được ghi trên mẫu, với điều kiện mọi yêu cầu đều được đáp ứng.

Khi nào cần nộp Mẫu 2553

Thời điểm là yếu tố then chốt. Mẫu 2553 nhìn chung phải được nộp không muộn hơn 2 tháng 15 ngày sau khi bắt đầu năm tính thuế mà bầu chọn sẽ có hiệu lực, hoặc trong năm tính thuế trước năm bầu chọn.

Đối với doanh nghiệp theo năm dương lịch, điều này thường có nghĩa là phải nộp sớm trong năm nếu bầu chọn muốn áp dụng cho chính năm thuế đó.

Bỏ lỡ thời hạn không phải lúc nào cũng chấm dứt khả năng trở thành công ty S, nhưng việc được chấp thuận nộp muộn có thể yêu cầu giải trình và tài liệu bổ sung. Doanh nghiệp không nên cho rằng mình có thể tự động khắc phục một hồ sơ nộp trễ.

Điều gì xảy ra sau khi bầu chọn được chấp thuận?

Sau khi bầu chọn S có hiệu lực, doanh nghiệp báo cáo thu nhập theo cơ chế chuyển qua. Cổ đông thường sẽ nhận thông tin Schedule K-1 cho thấy phần thu nhập, khấu trừ và các khoản mục khác của họ.

Công ty vẫn phải duy trì sổ sách và hồ sơ đầy đủ, nộp đúng tờ khai thuế và tuân thủ các thủ tục công ty. Tình trạng S không làm mất đi nhu cầu tuân thủ chặt chẽ.

Tiền lương hợp lý rất quan trọng

Một trong những phần dễ bị hiểu sai nhất của công ty S là cách trả thù lao cho chủ sở hữu.

Nếu một cổ đông thực hiện dịch vụ cho doanh nghiệp, IRS kỳ vọng người đó sẽ nhận được mức thù lao hợp lý cho các dịch vụ đó trước khi nhận các khoản phân phối không phải tiền lương. Nói cách khác, cổ đông-kiêm-nhân viên nhìn chung không thể tránh thuế việc làm bằng cách nhận toàn bộ giá trị dưới dạng phân phối thay vì tiền lương qua bảng lương.

IRS có thể phân loại lại các khoản phân phối thành tiền lương nếu mức thù lao không hợp lý. Điều đó khiến việc lập kế hoạch bảng lương trở thành một phần thiết yếu khi vận hành công ty S.

Một cách tiếp cận thực tế là ghi nhận vai trò của chủ sở hữu, trách nhiệm, thời gian làm việc, chuẩn mực ngành và cơ sở xác định mức lương. Các doanh nghiệp có cổ đông-kiêm-nhân viên tích cực nên thường xuyên rà soát mức thù lao với chuyên gia thuế.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Bầu chọn S có thể rất hữu ích, nhưng chỉ khi công ty duy trì tuân thủ. Những sai lầm phổ biến bao gồm:

• Bỏ lỡ thời hạn nộp Mẫu 2553
• Không có được sự đồng ý của tất cả cổ đông bắt buộc
• Nhận một cổ đông không đủ điều kiện
• Vô tình phát hành loại cổ phần thứ hai
• Xem các khoản phân phối như sự thay thế cho tiền lương hợp lý
• Bỏ qua các quy định thuế cấp bang khác với quy định liên bang
• Không cập nhật hồ sơ sở hữu kịp thời

Chỉ một trong những lỗi này cũng có thể gây chậm trễ khi nộp hồ sơ hoặc làm ảnh hưởng đến trạng thái S.

Bầu chọn S so với đánh thuế công ty C

Công ty C bị đánh thuế tách biệt với các chủ sở hữu. Cấu trúc đó có thể hữu ích trong một số trường hợp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp muốn giữ lại lợi nhuận ở cấp thực thể hoặc tìm kiếm một số loại nhà đầu tư nhất định.

Ngược lại, công ty S nhìn chung chuyển thu nhập qua cho cổ đông. Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, mô hình chuyển qua đơn giản hơn và có thể hiệu quả thuế hơn.

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, kế hoạch mở rộng và cấu trúc sở hữu. Một startup có nhà đầu tư bên ngoài có thể cần một cấu trúc khác với một công ty dịch vụ do gia đình sở hữu.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập công ty tại Hoa Kỳ với cơ cấu và hỗ trợ tuân thủ cần thiết để giữ mọi thứ được tổ chức ngay từ đầu. Đối với những nhà sáng lập đang cân nhắc bầu chọn S, điều đó có nghĩa là nhiều hơn việc chỉ nộp hồ sơ thành lập.

Nó còn có nghĩa là xây dựng một nền tảng sẵn sàng cho tuân thủ với:

• Hồ sơ thành lập thực thể rõ ràng
• Hỗ trợ đại diện đăng ký
• Theo dõi báo cáo thường niên và tuân thủ
• Tổ chức tài liệu cho quyền sở hữu và hồ sơ thuế

Khi doanh nghiệp được thiết lập đúng ngay từ ngày đầu, việc đánh giá xem bầu chọn S có phù hợp hay không và nộp đúng biểu mẫu đúng hạn sẽ dễ dàng hơn.

Khi nào nên trao đổi với chuyên gia thuế

Bầu chọn S có thể mang lại hậu quả thuế lâu dài. Bạn nên trao đổi với CPA hoặc luật sư thuế nếu:

• Bạn có nhiều nhà sáng lập
• Bạn dự định phát hành các quyền vốn khác nhau
• Bạn đang chuyển đổi từ một loại thực thể khác
• Bạn muốn trả cho cổ đông-kiêm-nhân viên thông qua bảng lương
• Bạn không chắc cổ đông của mình có đủ điều kiện hay không
• Bạn có thể cần được xem xét chấp thuận nộp muộn

Tư vấn chuyên môn có thể giúp bạn tránh một cấu trúc nhìn có vẻ hiệu quả trên giấy tờ nhưng lại gây ra vấn đề trong thực tế.

Kết luận

Bầu chọn S có thể là một lựa chọn thông minh cho một công ty đủ điều kiện, đặc biệt khi mục tiêu là giảm đánh thuế hai lần và tạo ra một cấu trúc thuế phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp sở hữu chặt. Nhưng bầu chọn này sẽ hiệu quả nhất khi được nộp đúng cách, được hỗ trợ bởi hồ sơ sở hữu đầy đủ và đi kèm các thực hành trả thù lao hợp lý.

Nếu bạn đang thành lập một công ty hoặc xem xét lại cơ cấu hiện tại, việc đánh giá bầu chọn S từ sớm là điều đáng làm. Quyết định đúng ngay bây giờ có thể giúp các hồ sơ thuế và việc tuân thủ trong tương lai trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.