Thuế trên Venmo được giải thích: Cách doanh nghiệp nhỏ khai báo thanh toán và duy trì tuân thủ

Venmo và các ứng dụng thanh toán tương tự đã trở thành một phần quen thuộc trong hoạt động kinh doanh hằng ngày của freelancer, chuyên gia tư vấn, nhà cung cấp dịch vụ địa phương và người bán hàng trực tuyến. Sự tiện lợi đó cũng có thể gây nhầm lẫn khi đến mùa thuế. Nếu bạn nhận thanh toán qua một ứng dụng ngang hàng, bạn cần biết giao dịch nào chịu thuế, Mẫu 1099-K hoạt động như thế nào và cách giữ hồ sơ gọn gàng.

Điểm mấu chốt rất đơn giản: báo cáo từ ứng dụng thanh toán không quyết định khoản thu nhập đó có chịu thuế hay không. Nghĩa vụ thuế của bạn phụ thuộc vào mục đích của khoản thanh toán. Nếu khách hàng trả tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ, đó thường là thu nhập kinh doanh. Nếu bạn bè hoàn tiền bữa tối hoặc gửi quà, thì thường không phải thu nhập chịu thuế.

Đối với chủ doanh nghiệp, cách an toàn nhất là xem ứng dụng thanh toán như một phần của hệ thống sổ sách kế toán rộng hơn, chứ không phải là sự thay thế cho hồ sơ kế toán.

Mẫu 1099-K có nghĩa là gì

Mẫu 1099-K là một tờ khai thông tin của IRS dùng để báo cáo một số giao dịch thanh toán được xử lý qua thẻ thanh toán và các tổ chức thanh toán trung gian của bên thứ ba. Trên thực tế, điều đó bao gồm các khoản thanh toán nhận qua nhiều ví điện tử và ứng dụng thanh toán khi các khoản thanh toán đó gắn với hàng hóa hoặc dịch vụ.

Mẫu 1099-K báo cáo tổng số tiền thanh toán gộp, không phải lợi nhuận. Điều đó có nghĩa là mẫu này có thể thể hiện tổng số tiền bạn nhận được trước khi hoàn tiền, phí, khoản bù trừ và các khoản chi phí được khấu trừ được tính đến. Tổng gộp không giống với thu nhập chịu thuế.

Điều này rất quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ vì hồ sơ từ ứng dụng thanh toán thường có thể làm phóng đại thu nhập thực nếu bạn trộn lẫn hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh trong cùng một tài khoản.

Khi nào sẽ được cấp 1099-K

Theo hướng dẫn hiện hành của IRS, ứng dụng thanh toán hoặc sàn giao dịch trực tuyến thường cấp Mẫu 1099-K khi tổng số tiền thanh toán thuộc diện báo cáo cho hàng hóa hoặc dịch vụ vượt quá 20.000 đô la và có hơn 200 giao dịch.

Ngưỡng này đã thay đổi theo thời gian, vì vậy các bài viết cũ thường đưa ra con số khác nhau. Nếu bạn đang đọc lời khuyên thuế từ nguồn cũ, hãy kiểm tra lại với hướng dẫn hiện hành của IRS trước khi dựa vào đó.

Ngay cả khi bạn không nhận được Mẫu 1099-K, thu nhập vẫn có thể phải chịu thuế. Mẫu này là tài liệu báo cáo, không phải quy tắc tạo ra nghĩa vụ thuế.

Khoản nào được xem là thu nhập Venmo chịu thuế

Nếu bạn nhận tiền qua Venmo để đổi lấy công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ kinh doanh, thì khoản đó nhìn chung là thu nhập chịu thuế.

Ví dụ gồm:

• Thanh toán của khách hàng cho dịch vụ tự do
• Thanh toán cho hàng hóa bán qua cửa hàng trực tuyến
• Khoản tiền đặt cọc từ một hoạt động làm thêm
• Thanh toán cho dịch vụ lái xe, giao hàng, tư vấn, thiết kế hoặc gia sư
• Tiền thuê nhà hoặc các khoản thanh toán liên quan đến dịch vụ khi phù hợp với tình huống thuế của bạn

Một số khoản thanh toán không phải là thu nhập kinh doanh chịu thuế. Ví dụ phổ biến gồm:

• Quà tặng
• Hoàn tiền cho chi phí chia sẻ
• Chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn
• Tiền bạn bè hoặc gia đình gửi vì lý do cá nhân
• Khoản thanh toán không liên quan đến hoạt động thương mại hoặc kinh doanh

Vấn đề là các ứng dụng thanh toán thường không biết rõ mục đích thực sự của từng giao dịch. Vì vậy, hồ sơ của chính bạn là rất quan trọng.

Vì sao báo cáo tổng thanh toán có thể gây hiểu lầm

Một Mẫu 1099-K có thể khiến doanh nghiệp trông lớn hơn thực tế nếu tài khoản chứa cả hoạt động cá nhân lẫn hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, giả sử bạn dùng cùng một tài khoản ứng dụng thanh toán cho công việc freelance và hoàn tiền cá nhân. Mẫu thuế có thể cộng tất cả các giao dịch đó lại. IRS có thể nhận được tổng số gộp, nhưng chỉ phần kinh doanh mới thuộc về thu nhập trên tờ khai thuế của bạn.

Đó cũng là lý do bạn không bao giờ nên cho rằng chính mẫu này là câu trả lời cuối cùng. Bạn nên xem xét từng giao dịch, tách khoản chịu thuế khỏi khoản không chịu thuế và lưu tài liệu chứng minh cho cách xử lý của mình.

Cách khai báo khoản thanh toán Venmo trên tờ khai thuế

Nếu bạn nhận thu nhập kinh doanh qua Venmo, cách khai báo sẽ phụ thuộc vào loại hoạt động bạn thực hiện.

Đối với nhiều chủ sở hữu duy nhất và freelancer, thu nhập kinh doanh được khai trên Schedule C, Profit or Loss From Business. Từ đó, bạn có thể khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết áp dụng cho công việc của mình.

Trên thực tế, bạn nên:

1. Đối chiếu các khoản trên Mẫu 1099-K với hồ sơ của chính bạn.
2. Loại bỏ các khoản chuyển tiền cá nhân, hoàn tiền và các khoản thanh toán không phải kinh doanh khác.
3. Xác nhận xem có hoàn tiền, bù trừ hoặc giao dịch bị hủy nào không.
4. Chỉ khai báo thu nhập chịu thuế gắn với hàng hóa hoặc dịch vụ.
5. Yêu cầu các khoản khấu trừ đủ điều kiện khi luật thuế cho phép.

Nếu hoạt động Venmo của bạn gắn với một loại hồ sơ thuế khác, hãy tuân theo các quy định áp dụng cho hoạt động đó. Điều quan trọng không nằm ở ứng dụng, mà ở bản chất của khoản thu nhập.

Làm gì nếu bạn nhận Mẫu 1099-K sai

Sai sót có thể xảy ra. Bạn có thể nhận Mẫu 1099-K ngay cả khi một phần số tiền được báo cáo là cá nhân hoặc không chịu thuế.

Nếu điều đó xảy ra, đừng bỏ qua mẫu này. Thay vào đó:

• Xem lại lịch sử giao dịch từng dòng
• Thu thập biên lai, hóa đơn, sao kê ngân hàng và các tài liệu hỗ trợ khác
• Xác định khoản nào là liên quan đến kinh doanh và khoản nào là cá nhân
• Giữ lời giải thích rõ ràng cho bất kỳ khoản nào không nên được xem là thu nhập
• Nếu cần, liên hệ nền tảng thanh toán để hỏi về quy trình chỉnh sửa

Hướng dẫn của IRS nêu rõ rằng Mẫu 1099-K có thể bao gồm các khoản cuối cùng không phải chịu thuế. Nhiệm vụ của bạn là khai báo đúng số tiền trên tờ khai.

Hồ sơ mà doanh nghiệp nhỏ nên lưu giữ

Hồ sơ tốt giúp mùa thuế dễ dàng hơn nhiều và giảm rủi ro nếu sau này IRS có câu hỏi.

Hãy lưu tài liệu cho:

• Lịch sử giao dịch từ ứng dụng thanh toán
• Hóa đơn và biên lai
• Hoàn tiền và hủy giao dịch
• Khoản tiền gửi và chuyển khoản ngân hàng
• Chi phí kinh doanh được thanh toán qua hoặc liên quan đến ứng dụng
• Ghi chú cho biết một khoản thanh toán là bán hàng, hoàn tiền, quà tặng hay chuyển tiền cá nhân

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp thực sự, hãy hình thành thói quen ghi sổ từ sớm. Đối chiếu hàng tháng dễ hơn nhiều so với việc cố gắng sắp xếp cả năm giao dịch lẫn lộn ngay trước khi nộp hồ sơ.

Cách dùng Venmo cho kinh doanh hiệu quả hơn

Cách dễ nhất để tránh nhầm lẫn về thuế là tách biệt hoạt động kinh doanh và cá nhân ngay từ đầu.

Một vài thói quen thực tế sẽ giúp ích rất nhiều:

• Dùng tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp
• Giữ hoạt động thanh toán kinh doanh và cá nhân tách biệt
• Tránh chuyển tiền cá nhân thông thường trong cùng tài khoản dùng cho khách hàng
• Đối chiếu hoạt động ứng dụng thanh toán với hồ sơ kế toán mỗi tháng
• Dành sẵn một phần thu nhập kinh doanh để nộp thuế trong năm

Điều này đặc biệt quan trọng với những doanh nhân mới. Khi công ty được thành lập và tổ chức đúng cách, việc giữ hồ sơ gọn gàng và xác định rõ khoản tiền nào thuộc về doanh nghiệp sẽ dễ hơn nhiều.

Vì sao điều này quan trọng với chủ doanh nghiệp mới

Nếu bạn mới bắt đầu, khai báo thuế chỉ là một phần của bức tranh tuân thủ. Bạn còn cần chọn đúng cấu trúc doanh nghiệp, duy trì hồ sơ phù hợp và giữ tài chính cá nhân tách biệt với tài chính doanh nghiệp.

Đó là nơi một dịch vụ như Zenind có thể giúp chủ doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc hơn. Thành lập LLC hoặc công ty, theo dõi các yêu cầu tuân thủ và thiết lập cấu trúc rõ ràng ngay từ ngày đầu có thể giúp mùa thuế sau này đơn giản hơn nhiều.

Khi doanh nghiệp của bạn được tổ chức đúng, thu nhập từ ứng dụng thanh toán sẽ dễ theo dõi hơn và việc khai báo thuế của bạn cũng sẽ có cơ sở vững hơn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ mắc phải những lỗi giống nhau và có thể tránh được:

• Cho rằng mọi đồng tiền trên 1099-K đều là lợi nhuận chịu thuế
• Trộn lẫn thanh toán cá nhân và kinh doanh trong một tài khoản
• Đợi đến mùa thuế mới sắp xếp giao dịch
• Quên tính đến hoàn tiền, phí hoặc khoản bù trừ
• Không lưu biên lai và hóa đơn
• Khai báo tổng tiền gửi thay vì thu nhập kinh doanh ròng

Mỗi sai lầm này đều có thể gây ra vấn đề báo cáo. Ghi chép một chút trong suốt cả năm thường tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra.

Kết luận

Venmo rất tiện lợi, nhưng sự tiện lợi không thay thế cho tuân thủ. Nếu bạn dùng ứng dụng thanh toán cho kinh doanh, hãy hiểu IRS báo cáo gì, biết khoản nào là thu nhập và giữ hồ sơ chặt chẽ.

Quy tắc quan trọng nhất là báo cáo đúng số tiền thực sự chịu thuế, chứ không chỉ là tổng gộp hiển thị trên một biểu mẫu. Nếu bạn tách riêng giao dịch kinh doanh và cá nhân, đối chiếu hồ sơ thường xuyên và hiểu cách hoạt động của Mẫu 1099-K, mùa thuế sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Đối với doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ, việc xây dựng thói quen thành lập và tuân thủ vững chắc ngay từ đầu có thể tạo ra khác biệt lớn.

Câu hỏi thường gặp

Thu nhập từ Venmo có chịu thuế không?

Các khoản thanh toán kinh doanh nhận qua Venmo thường phải chịu thuế. Chuyển tiền cá nhân, quà tặng và hoàn tiền thì thường không.

1099-K có nghĩa là tôi phải nộp thuế trên toàn bộ số tiền không?

Không nhất thiết. Mẫu này báo cáo các khoản thanh toán gộp, có thể bao gồm cả khoản không chịu thuế. Bạn phải khai đúng thu nhập chịu thuế dựa trên hồ sơ của mình.

Nếu tôi nhận 1099-K nhưng khoản thanh toán là cá nhân thì sao?

Hãy lưu tài liệu chứng minh khoản thanh toán đó là cá nhân và loại nó khỏi thu nhập kinh doanh chịu thuế nếu nó không đủ điều kiện là thu nhập.

Tôi có nên dùng cùng một tài khoản thanh toán cho hoạt động kinh doanh và cá nhân không?

Tốt hơn là không. Tài khoản riêng giúp việc ghi sổ, khai báo thuế và tuân thủ dễ dàng hơn rất nhiều.