Vì sao mọi startup đều cần một bộ quy tắc danh dự để xây dựng một đội ngũ chiến thắng

Một startup có thể có sản phẩm tốt, thị trường đầy hứa hẹn, thậm chí đã có doanh thu ban đầu, nhưng vẫn gặp khó khăn nếu cả đội ngũ không cùng chia sẻ những tiêu chuẩn giống nhau. Vấn đề hiếm khi là thiếu tài năng. Thường thì đó là thiếu sự đồng thuận.

Đó là lúc một bộ quy tắc danh dự phát huy tác dụng.

Bộ quy tắc danh dự không phải là một khẩu hiệu treo trên tường hay một danh sách giá trị chung chung được viết ra để làm vừa lòng nhà đầu tư. Đó là một thỏa thuận thực tế về cách mọi người làm việc cùng nhau, đưa ra quyết định, giao tiếp khi chịu áp lực và đối xử với khách hàng, nhà cung cấp và với nhau. Đối với một doanh nghiệp non trẻ, tiêu chuẩn chung đó có thể là yếu tố quyết định giữa một công ty ổn định và một công ty tan rã ngay khi áp lực đầu tiên xuất hiện.

Với nhà sáng lập, bài học rất đơn giản: văn hóa không phải là điều tùy chọn, và nó cũng không tự nhiên mà có. Giống như doanh nghiệp cần cấu trúc pháp lý phù hợp, hồ sơ khai lập và thói quen tuân thủ để vận hành có tổ chức, doanh nghiệp cũng cần những tiêu chuẩn hành vi giúp cả đội ngũ đi cùng một hướng.

Bộ quy tắc danh dự thực sự là gì

Bộ quy tắc danh dự là tập hợp những kỳ vọng xác định cách một đội ngũ vận hành khi mọi việc thuận lợi cũng như khi mọi việc không suôn sẻ.

Nó trả lời những câu hỏi như:

• Chúng ta xử lý bất đồng như thế nào?
• Mức độ giao tiếp nào là cần thiết?
• Chúng ta ra quyết định ra sao khi thông tin còn chưa đầy đủ?
• Chúng ta làm gì khi một sai sót ảnh hưởng đến khách hàng?
• Chúng ta phản ứng thế nào khi thời hạn gấp rút hoặc cảm xúc dâng cao?

Khác với tuyên bố sứ mệnh, bộ quy tắc danh dự mang tính hành vi. Nó biến các giá trị trừu tượng thành hành động có thể quan sát được. Nếu tính chính trực là quan trọng, bộ quy tắc nên nêu rõ chính trực thể hiện như thế nào trong thực tế. Nếu tinh thần trách nhiệm là quan trọng, bộ quy tắc phải xác định cách mỗi thành viên nhận trách nhiệm về kết quả, báo cáo khi có sai sót và nhanh chóng sửa chữa vấn đề.

Sự rõ ràng đó đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp nhỏ và startup, nơi đội ngũ tinh gọn và mỗi người đều tạo ra tác động trực tiếp đến danh tiếng và tăng trưởng của công ty.

Vì sao startup cần điều này từ sớm

Nhiều nhà sáng lập cho rằng văn hóa có thể được sửa sau, khi công ty đã lớn hơn. Thực tế là những ngày đầu mới chính là lúc văn hóa khó thay đổi nhất.

Đội nhỏ di chuyển rất nhanh. Nhà sáng lập phải kiêm nhiều vai trò. Quy trình vẫn đang được xây dựng. Trong môi trường đó, mọi người thường tự lấp đầy khoảng trống bằng những giả định riêng. Hai người thông minh có thể diễn giải cùng một tình huống theo hai cách hoàn toàn khác nhau nếu không có một tiêu chuẩn chung.

Khi không có bộ quy tắc danh dự, các đội ngũ thường rơi vào một trong ba kiểu sau:

• Tránh những cuộc trao đổi khó khăn.
• Tranh luận theo cảm xúc thay vì theo nguyên tắc.
• Đưa ra ngoại lệ rồi dần dần biến ngoại lệ thành chuẩn mới.

Đó là cách niềm tin bị bào mòn.

Một bộ quy tắc danh dự được xác định rõ sẽ cho startup một điểm tham chiếu. Nó giảm nhầm lẫn, giảm ma sát và giúp đội ngũ giữ được sự ổn định khi doanh nghiệp đối mặt với áp lực. Áp lực đó có thể đến từ việc trễ hạn, vấn đề dòng tiền, khách hàng khó tính, lỗi sản phẩm hoặc tăng trưởng quá nhanh khiến hệ thống của công ty chưa theo kịp.

Áp lực sẽ bộc lộ sự thật

Mọi startup rồi cũng sẽ đến lúc mức độ căng thẳng tăng lên. Khách hàng không hài lòng. Một nhân sự chủ chốt làm việc không hiệu quả. Hai nhà sáng lập bất đồng về định hướng. Doanh thu bị chậm. Một dự án trễ tiến độ.

Trong những khoảnh khắc đó, con người thường không vươn lên theo mức độ của ý định. Họ quay về với thói quen của mình.

Nếu đội ngũ không có một bộ quy tắc chung, áp lực có thể kích hoạt việc đổ lỗi, im lặng, phòng thủ hoặc hoảng loạn. Nhưng nếu công ty đã thống nhất trước cách hành xử dưới áp lực, đội ngũ sẽ có một kim chỉ nam để hành động.

Kim chỉ nam đó cần cụ thể. Ví dụ:

• Chúng ta giải quyết vấn đề trực tiếp và tôn trọng lẫn nhau.
• Chúng ta không che giấu vấn đề để bảo vệ cái tôi.
• Chúng ta báo sớm các rủi ro.
• Chúng ta nói sự thật, kể cả khi sự thật không dễ nghe.
• Chúng ta tập trung vào giải quyết vấn đề, không phải thắng tranh luận.

Đây không chỉ là những ý tưởng hay. Chúng là các quy tắc vận hành giúp bảo vệ doanh nghiệp khi cảm xúc lên cao.

Những thành phần cốt lõi của một bộ quy tắc danh dự mạnh

Một bộ quy tắc danh dự hữu ích không cần dài. Nó cần rõ ràng, thực tế và có thể thực thi.

1. Tinh thần trách nhiệm

Mỗi thành viên trong đội ngũ cần hiểu trách nhiệm thực sự là gì. Trách nhiệm nghĩa là làm đúng điều đã cam kết, thông báo khi không thể thực hiện, và nhận trách nhiệm về kết quả thay vì tìm lý do biện minh.

Đối với startup, điều này rất quan trọng vì trách nhiệm thường rất rộng. Một người có thể cùng lúc xử lý liên lạc với khách hàng, vận hành và kế toán trong cùng một tuần. Nếu thiếu trách nhiệm, công việc sẽ dễ bị bỏ sót.

2. Giao tiếp thẳng thắn

Đội ngũ cần có khả năng nói thật mà không tạo ra xung đột không cần thiết. Thẳng thắn không phải là thô lỗ. Đó là cách giao tiếp trực tiếp, tôn trọng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn.

Một nhà sáng lập khuyến khích giao tiếp thẳng thắn sẽ biết tin xấu sớm hơn, và điều đó gần như luôn tốt hơn so với biết quá muộn.

3. Tôn trọng

Tôn trọng là một trong những công cụ kinh doanh thực tế nhất. Nó giúp hợp tác dễ hơn, giảm tỷ lệ nghỉ việc và cải thiện cách công ty xử lý những cuộc trao đổi khó.

Sự tôn trọng nên áp dụng cả trong nội bộ lẫn bên ngoài. Thành viên đội ngũ nên đối xử chuyên nghiệp với nhau, và cũng nên đối xử như vậy với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.

4. Tính nhất quán

Một bộ quy tắc danh dự chỉ hiệu quả nếu nó được áp dụng nhất quán. Nếu quy tắc thay đổi tùy theo người liên quan, bộ quy tắc sẽ mất uy tín.

Tính nhất quán xây dựng niềm tin. Nó cho đội ngũ biết rằng các tiêu chuẩn là thật, không phải để trình diễn.

5. Tinh thần phục vụ

Mọi doanh nghiệp đều tồn tại để giải quyết một vấn đề cho người khác. Một startup đặt tinh thần phục vụ ở trung tâm của bộ quy tắc danh dự thường sẽ đưa ra quyết định tốt hơn, vì công ty luôn tập trung vào khách hàng thay vì cái tôi ngắn hạn.

6. Tính chính trực

Chính trực nghĩa là doanh nghiệp giữ lời, thực hiện đúng cam kết và hành xử phù hợp với những giá trị đã nêu.

Với các công ty ở giai đoạn đầu, chính trực là một trong những cách nhanh nhất để xây dựng danh tiếng. Mọi người sẽ chú ý khi nhà sáng lập làm đúng điều họ đã hứa.

Cách nhà sáng lập tạo ra một bộ quy tắc danh dự

Một bộ quy tắc danh dự không nên được áp đặt theo kiểu diễn thuyết từ trên xuống rồi để đó. Nó hiệu quả nhất khi nhà sáng lập xây dựng cùng đội ngũ và củng cố nó một cách nhất quán.

Bắt đầu từ những thách thức thực tế của công ty

Đừng bắt đầu bằng những giá trị chung chung. Hãy bắt đầu từ các vấn đề mà doanh nghiệp của bạn có khả năng sẽ gặp phải nhiều nhất.

Hãy tự hỏi:

• Chỗ nào hiểu lầm thường xảy ra nhất?
• Những hành vi nào sẽ làm xói mòn niềm tin nhanh nhất?
• Hành động nào sẽ khiến khách hàng mất niềm tin?
• Tiêu chuẩn nào quan trọng nhất khi thời hạn gấp?

Những câu trả lời này nên định hình bộ quy tắc.

Giữ ngắn để dễ nhớ

Một đội ngũ sẽ không sử dụng bộ quy tắc danh dự nếu nó bị chôn trong một cuốn sổ tay không ai đọc. Một danh sách ngắn các nguyên tắc rõ ràng sẽ hiệu quả hơn một tài liệu dài đầy ngôn ngữ doanh nghiệp.

Biến nó thành hành vi cụ thể

Hãy dùng ngôn ngữ mô tả hành động.

Thay vì nói, “Chúng ta coi trọng giao tiếp,” hãy nói, “Chúng ta báo sớm khi một dự án có nguy cơ.”

Thay vì nói, “Chúng ta coi trọng tinh thần làm chủ,” hãy nói, “Chúng ta không chuyển vấn đề cho người khác nếu chưa đưa ra một giải pháp.”

Xem xét lại thường xuyên

Bộ quy tắc nên được trao đổi trong quá trình onboarding, các cuộc họp đội ngũ và các buổi rà soát lãnh đạo. Nhân viên mới cần hiểu nó trước khi được kỳ vọng là sẽ tuân theo nó.

Thực thi công bằng

Một bộ quy tắc danh dự sẽ vô giá trị nếu ban lãnh đạo phớt lờ nó khi thuận tiện. Nhà sáng lập phải làm gương trước. Nếu lãnh đạo đi đường tắt, phần còn lại của đội ngũ sẽ cho rằng quy tắc chỉ là tùy chọn.

Mẫu bộ quy tắc danh dự cho một startup

Dưới đây là một ví dụ đơn giản về bộ quy tắc danh dự của startup:

1. Chúng ta nói sự thật, kể cả khi điều đó gây khó chịu.
2. Chúng ta nêu rủi ro sớm thay vì che giấu chúng.
3. Chúng ta đối xử tôn trọng với khách hàng và đồng đội.
4. Chúng ta làm chủ công việc và kết quả của mình.
5. Chúng ta giữ cam kết hoặc thông báo thay đổi ngay lập tức.
6. Chúng ta giải quyết vấn đề thay vì đổ lỗi.
7. Chúng ta đưa ra quyết định vì lợi ích tốt nhất của doanh nghiệp, khách hàng và đội ngũ.
8. Chúng ta bảo vệ danh tiếng của công ty thông qua lời nói và hành động của mình.

Danh sách như thế này dễ nhớ, dễ giải thích và dễ thực thi.

Vì sao điều này quan trọng với việc thành lập doanh nghiệp

Một nền văn hóa mạnh bắt đầu từ trước khi công ty phát triển. Trong nhiều trường hợp, nó nên bắt đầu trước cả khi công ty được thành lập đầy đủ.

Khi nhà sáng lập lựa chọn một cấu trúc như LLC hoặc công ty cổ phần, mục tiêu không chỉ là tuân thủ pháp lý. Mục tiêu là tạo ra một nền tảng kinh doanh có thể hỗ trợ tăng trưởng, trách nhiệm và sự ổn định dài hạn.

Cùng một tư duy đó cũng nên được áp dụng cho văn hóa đội ngũ.

Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Mỹ với sự rõ ràng và hiệu quả, qua đó giúp nhà sáng lập tập trung vào tầng tiếp theo của thành công: xây dựng một đội ngũ đáng tin cậy, đặt ra tiêu chuẩn và tạo ra những hệ thống có thể mở rộng. Một bộ quy tắc danh dự được xây dựng kỹ lưỡng bổ sung cho cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp bằng cách định hình cách mọi người thực sự làm việc cùng nhau.

Cấu trúc pháp lý bảo vệ công ty trên giấy tờ. Bộ quy tắc danh dự bảo vệ công ty trong thực tế.

Lời kết

Một startup không cần một đội ngũ hoàn hảo để thành công. Điều nó cần là một đội ngũ biết cách làm việc cùng nhau, đặc biệt là khi áp lực tăng lên.

Bộ quy tắc danh dự mang đến cho doanh nghiệp một ngôn ngữ chung về niềm tin, trách nhiệm và hiệu suất. Nó giảm nhầm lẫn, củng cố vai trò lãnh đạo và giúp công ty vững vàng hơn.

Với nhà sáng lập, thời điểm tốt nhất để xác định bộ quy tắc đó là ngay bây giờ. Tiêu chuẩn được thiết lập càng sớm, việc xây dựng một doanh nghiệp phát triển với kỷ luật, sự gắn kết và mục tiêu càng dễ dàng.