20 тригера на спам филтрите, които могат да навредят на доставката на имейли

Имейлът е един от най-полезните инструменти, с които един бизнес може да разполага, но е и един от най-лесните за неправилна употреба. Съобщение, което на вас ви изглежда напълно легитимно, все пак може да попадне в папката за спам, ако съдържа език, форматиране или модели, които спам филтрите смятат за рискови.

Това е важно за основатели, собственици на малък бизнес и всеки, който управлява нова компания. Ако изпращате фактури, onboarding съобщения, напомняния за съответствие, бюлетини или актуализации към клиенти, лошата доставяемост може да създаде реални проблеми. Пропуснат имейл може да забави продажба, да отложи плащане или да обърка клиент, който се опитва да направи правилното нещо.

Това ръководство обяснява как мислят спам филтрите, кои думи и фрази могат да създадат проблеми и какво можете да направите, за да запазите бизнес имейлите си във входящата поща. То е написано за практическо приложение, а не за теория, така че да можете да го използвате както за просто съобщение, така и за по-дългосрочна стратегия за имейл маркетинг.

Защо спам филтрите маркират легитимни имейли

Спам филтрите не четат съобщенията като хората. Те ги оценяват с точки. Те разглеждат комбинация от сигнали, като например:

• Формулировка на темата
• Форматиране на съобщението
• Прекомерна пунктуация или главни букви
• Модели на линковете
• Репутация на изпращача
• Настройки за удостоверяване
• Ангажираност на получателите
• Конкретни думи или фрази, често използвани в спам

Една единствена дума не гарантира, че съобщението ще бъде блокирано. Филтрите обикновено оценяват целия имейл. Все пак някои фрази могат да увеличат спам резултата на съобщението, особено когато се появяват заедно с други предупредителни знаци.

Затова добрата доставяемост е нещо повече от избягване на няколко модни думи. Нужни са чисто съобщение, доверен домейн за изпращане и последователен модел на изпращане.

20 думи и фрази, които могат да повишат риска от спам

Следните термини често се свързват с промоционален спам, непоискани продажбени имейли или подвеждащи съобщения. Те не са забранени думи, но могат да допринесат за по-висок спам резултат, когато се използват често или в комбинация с други рискови сигнали.

1. удивително
2. анулирайте по всяко време
3. чек или паричен превод
4. кликнете тук
5. поздравления
6. скъп приятелю
7. имейл маркетинг
8. само за
9. безплатно
10. страхотна оферта
11. гаранция
12. увеличете продажбите
13. поръчайте сега
14. обещавам ви
15. без риск
16. специална промоция
17. това не е спам
18. за премахване
19. отписване
20. победител

Тези термини могат да бъдат особено чувствителни, когато се появяват в темите, в началните параграфи с много продажбен тон или в съобщения, които съдържат няколко призива за действие.

Защо тези термини създават проблеми

Спам филтрите са създадени да улавят съобщения, които изглеждат като масови промоции, подвеждащи оферти или съобщения, които притискат читателя да действа бързо. Думи като „безплатно“, „гаранция“ и „поръчайте сега“ са често срещани в легитимния маркетинг, но също така се появяват често в спам кампании.

Рискът се увеличава, когато имейлът използва няколко от тези думи едновременно. Например тема като „Удивителна безплатна оферта - Поръчайте сега“ е по-вероятно да бъде маркирана от ясна, конкретна тема като „Актуализирана фактура и данни за акаунта за вашето LLC.“

Филтрите също обръщат внимание на сигналите за доверие. Ако съобщението използва агресивен промоционален език, съдържа твърде много линкове или идва от домейн със слаба репутация, комбинацията може да е достатъчна, за да предизвика филтриране.

По-безопасни алтернативи за бизнес имейли

Най-доброто решение не е да скривате посланието си. То е да пишете ясно и с мярка. Замествайте преувеличенията със специфичност, когато е възможно.

Ето няколко примера:

• Вместо „Удивителна сделка“ използвайте „Ограничена във времето цена“
• Вместо „Поръчайте сега“ използвайте „Прегледайте опциите си“
• Вместо „Безплатно“ използвайте „Комплиментарно“, само когато е вярно и необходимо
• Вместо „Кликнете тук“ използвайте описателен линк като „Вижте данните за профила си“
• Вместо „Без риск“ използвайте език, който описва реалните условия на офертата

Ясният текст обикновено е по-добър както за спам филтрите, така и за читателите. Хората по-скоро ще се доверят на съобщение, което звучи така, сякаш идва от реален бизнес, отколкото на такова, което прилича на масов рекламeн имейл.

Форматиране, което влияе на доставяемостта

Думите са само част от картината. Лошо форматиран имейл също може да изглежда подозрителен.

Избягвайте тези навици, когато е възможно:

• Изписване на целите теми с главни букви
• Използване на твърде много удивителни знаци
• Повтаряне на символи като $$$ или !!!
• Вграждане на големи изображения с много малко текст
• Изпращане на имейли със счупени линкове или несъответстващи URL адреси
• Копиране и поставяне на промоционални шаблони без редакция

Балансният имейл обикновено се представя по-добре. Използвайте ясен език, кратка тема и оформление, което изглежда умишлено, а не насилено.

Технически фактори, които имат по-голямо значение от повечето думи

Ако искате дългосрочно позициониране във входящата поща, техническата настройка е поне толкова важна, колкото и текстът.

Уверете се, че домейнът ви за изпращане е правилно удостоверен с:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Тези записи помагат на доставчиците на поща да потвърдят, че съобщенията наистина идват от вашия бизнес домейн. Без тях дори добре написан имейл може да бъде приет с подозрение.

Също така трябва да изпращате от домейн, който съответства на бизнес идентичността ви. Професионален имейл адрес, свързан с името на компанията ви, обикновено се представя по-добре от безплатен пощенски акаунт за бизнес комуникация.

За нови основатели това е важно още в началото. Ако изграждате компания, имейлите ви може да се използват за клиентска поддръжка, подаване на документи, известия за плащане или последваща комуникация. Довереният домейн подпомага както професионализма, така и доставяемостта.

Как да пишете имейли, които стигат до входящата поща

Практическата стратегия за доставяемост започва с качеството на съобщението.

1. Поддържайте темата конкретна

Темата трябва да казва на читателя какво да очаква. Добрите теми са ясни, кратки и релевантни.

Примери:

• Фактура за услугите ви през март
• Настройката на акаунта ви е завършена
• Важна актуализация за вашата поръчка
• Следващи стъпки за новия ви бизнес акаунт

2. Пишете с една цел

Имейлите, които се опитват да направят твърде много неща, често се представят слабо. Ако съобщението ви включва промоция, актуализация на политика и три различни призива за действие, то става по-трудно за читателите и филтрите да го разберат.

3. Използвайте нормален човешки тон

Прекалено агресивният продажбен език може да подкопае доверието. Професионалният тон обикновено е по-добър за задържане на клиенти и за позициониране във входящата поща.

4. Ограничете линковете и прикачените файлове

Твърде много линкове могат да изглеждат рискови. Прикачените файлове също могат да предизвикат притеснение, особено ако получателят не ги очаква.

5. Сегментирайте аудиторията си

Изпращането на едно и също съобщение до всички рядко е най-добрият подход. Хората, които вече познават марката ви, по-вероятно отварят, кликат и отговарят, което с времето подобрява репутацията.

Тествайте преди изпращане

Всеки важен имейл трябва да бъде тестван преди да бъде изпратен.

Проверете следното:

• Чете ли се темата естествено?
• Поддържа ли предварителният текст съобщението?
• Има ли рискови думи или фрази, използвани многократно?
• Всички линкове работят ли правилно?
• Разпознаваемо ли е името на изпращача?
• Имейлът рендерира ли се добре на мобилни устройства?
• Съобщението съответства ли на гласа на марката ви?

Можете също да използвате инструменти за spam тестове, за да прегледате съдържанието преди изпращане. Тези инструменти често подчертават проблемни думи, модели на форматиране или липсващи сигнали за удостоверяване. Това улеснява коригирането на проблемите, преди да засегнат реални получатели.

Практически контролен списък за редакция

Преди да изпратите бизнес имейл, прегледайте го за тези често срещани проблеми:

• Прекомерен хиперболичен или натискащ език
• Повторна употреба на продажбени термини
• Текст с главни букви
• Твърде много удивителни знаци
• Слаба тема
• Неясна идентичност на изпращача
• Липсваща опция за отписване при маркетингови съобщения
• Счупени линкове или дизайн с прекалено много изображения
• Лоша настройка за удостоверяване

Ако премахнете очевидните предупредителни знаци, съобщенията ви имат много по-голям шанс да стигнат до входящата поща.

Какво трябва да помнят малките бизнеси

За малките бизнеси и новите основатели имейлът трябва да изгражда доверие, а не да създава напрежение. Най-ефективните имейли обикновено са тези, които звучат ясно, полезно и достоверно.

Това е особено важно, ако бизнесът ви все още изгражда своята идентичност. Независимо дали приветствате нови клиенти, правите последващ контакт след създаване на фирма или изпращате оперативни актуализации, всяко съобщение представлява вашата марка.

Zenind помага на предприемачите да стартират и управляват нуждите си от учредяване на бизнес в САЩ, а имейлът е част от този по-широк работен процес. Чистата комуникация подпомага и чистото клиентско изживяване.

Финален извод

Спам филтрите не се опитват да наказват легитимните бизнеси. Те се опитват да защитят входящите пощи от злоупотреби и подвеждащи съобщения. Ако имейлът ви използва твърде много хипербола, твърде много рискови фрази или слаба техническа настройка, той може да бъде филтриран, дори когато намерението ви е добро.

Решението е да пишете ясно, да удостоверите домейна си, да тествате преди изпращане и да се фокусирате върху полезната комуникация. Този подход подобрява доставяемостта и прави бизнес имейлите ви по-ефективни като цяло.

Ако съобщението ви би изглеждало надеждно за реален клиент, е много по-вероятно да се представи добре и пред спам филтрите.