20 roskapostisuodatinta laukaisevaa tekijää, jotka voivat heikentää sähköpostin toimitettavuutta

Sähköposti on yksi hyödyllisimmistä työkaluista, joita yrityksellä voi olla, mutta sitä on myös yksi helpoimmista käyttää väärin. Viesti, joka näyttää sinusta täysin asialliselta, voi silti päätyä roskapostikansioon, jos siinä on kieltä, muotoilua tai kaavoja, joita roskapostisuodattimet pitävät riskialttiina.

Tällä on merkitystä perustajille, pienyrittäjille ja kaikille, jotka pyörittävät uutta yritystä. Jos lähetät laskuja, käyttöönottoon liittyviä viestejä, vaatimustenmukaisuuteen liittyviä muistutuksia, uutiskirjeitä tai asiakasviestejä, heikko toimitettavuus voi aiheuttaa todellisia ongelmia. Huomaamatta jäänyt sähköposti voi hidastaa myyntiä, viivästyttää maksua tai hämmentää asiakasta, joka yrittää toimia oikein.

Tämä opas selittää, miten roskapostisuodattimet ajattelevat, mitkä sanat ja ilmaukset voivat aiheuttaa ongelmia ja mitä voit tehdä, jotta yrityksesi sähköpostit pysyvät saapuneet-kansiossa. Se on kirjoitettu käytännön käyttöä, ei teoriaa varten, joten voit soveltaa sitä riippumatta siitä, lähetätkö yksinkertaisen ilmoituksen vai rakennatko pidempiaikaista sähköpostimarkkinointistrategiaa.

Miksi roskapostisuodattimet merkitsevät asiallisetkin viestit

Roskapostisuodattimet eivät lue viestejä samalla tavalla kuin ihmiset. Ne pisteyttävät ne. Ne tarkastelevat useiden signaalien yhdistelmää, kuten:

• Aihekirjoituksen sanamuoto
• Viestin muotoilu
• Liiallinen välimerkkien tai isojen kirjainten käyttö
• Linkkikuviot
• Lähettäjän maine
• Tunnistautumisasetukset
• Vastaanottajien sitoutuminen
• Tietyt roskapostissa yleisesti esiintyvät sanat tai ilmaukset

Yksittäinen sana ei takaa, että viesti estetään. Suodattimet arvioivat yleensä koko sähköpostin. Silti tietyt ilmaukset voivat kasvattaa viestin roskapostipisteitä, varsinkin kun ne esiintyvät yhdessä muiden varoitusmerkkien kanssa.

Siksi hyvä toimitettavuus ei tarkoita vain muutaman muotisanan välttämistä. Tarvitset selkeän viestin, luotettavan lähettävän verkkotunnuksen ja johdonmukaisen lähetysmallin.

20 sanaa ja ilmausta, jotka voivat nostaa roskapostiriskiä

Seuraavat termit yhdistetään usein mainosmaiseksi koettuun roskapostiin, pyytämättömiin myyntiviesteihin tai harhaanjohtavaan viestintään. Ne eivät ole kiellettyjä sanoja, mutta ne voivat lisätä roskapostipisteitä, jos niitä käytetään paljon tai yhdessä muiden riskisignaalien kanssa.

1. upea
2. peru milloin tahansa
3. shekki tai maksumääräys
4. klikkaa tästä
5. onnittelut
6. hyvä ystävä
7. sähköpostimarkkinointi
8. vain
9. ilmainen
10. loistava tarjous
11. takuu
12. lisää myyntiä
13. tilaa nyt
14. lupaan sinulle
15. riskitön
16. erikoistarjous
17. tämä ei ole roskapostia
18. poistettavaksi
19. peruuttaa tilauksen
20. voittaja

Nämä termit voivat olla erityisen herkkiä, kun ne esiintyvät aihekirjoituksissa, myyntipainotteisissa aloituskappaleissa tai viesteissä, joissa on useita toimintakehotuksia.

Miksi nämä termit aiheuttavat ongelmia

Roskapostisuodattimet on suunniteltu havaitsemaan viestit, jotka näyttävät massamarkkinoinnilta, harhaanjohtavilta tarjouksilta tai viesteiltä, jotka painostavat lukijaa toimimaan nopeasti. Sanat kuten "ilmainen", "takuu" ja "tilaa nyt" ovat yleisiä laillisessa markkinoinnissa, mutta ne esiintyvät myös usein roskapostikampanjoissa.

Riski kasvaa, kun sähköposti sisältää useita näistä sanoista kerralla. Esimerkiksi aihekirjoitus "Upea ilmainen tarjous - tilaa nyt" on todennäköisemmin merkitty kuin selkeä ja tarkka otsikko kuten "Päivitetty lasku ja tilitiedot LLC-yrityksellesi."

Suodattimet kiinnittävät huomiota myös luottamussignaaleihin. Jos viesti käyttää aggressiivista myyntikieltä, sisältää liikaa linkkejä tai tulee verkkotunnuksesta, jonka maine on heikko, yhdistelmä voi riittää suodattimeen päätymiseen.

Turvallisempia vaihtoehtoja yrityssähköposteihin

Paras korjaus ei ole viestin piilottaminen. Se on kirjoittaminen selkeästi ja hillitysti. Korvaa hehkutus mahdollisimman usein täsmällisyydellä.

Tässä on joitakin esimerkkejä:

• Sen sijaan että kirjoitat "Upea diili", käytä "Rajoitetun ajan hinnoittelu"
• Sen sijaan että kirjoitat "Tilaa nyt", käytä "Tarkastele vaihtoehtojasi"
• Sen sijaan että kirjoitat "Ilmainen", käytä "Maksuton" vain silloin, kun se on paikkansapitävä ja tarpeellinen
• Sen sijaan että kirjoitat "Klikkaa tästä", käytä kuvailevaa linkkiä, kuten "Näytä tilitietosi"
• Sen sijaan että kirjoitat "Riskitön", käytä kieltä, joka kertoo tarjouksen todelliset ehdot

Selkeä kirjoittaminen on yleensä parempaa sekä roskapostisuodattimille että lukijoille. Ihmiset luottavat todennäköisemmin viestiin, joka kuulostaa aidon yrityksen lähettämältä, kuin sellaiseen, joka kuulostaa massasähköpostilta.

Muotoiluratkaisut, jotka vaikuttavat toimitettavuuteen

Sanat ovat vain osa kokonaisuutta. Huonosti muotoiltu sähköposti voi myös näyttää epäilyttävältä.

Vältä näitä tapoja aina kun mahdollista:

• Kirjoittaa koko aihekirjoituksen isoilla kirjaimilla
• Käyttää liikaa huutomerkkejä
• Toistaa symboleja kuten $$$ tai !!!
• Upottaa suuria kuvia, joissa on hyvin vähän tekstiä
• Lähettää sähköposteja, joissa on rikkinäisiä linkkejä tai epäyhtenäisiä URL-osoitteita
• Kopioida ja liittää mainospohjia muokkaamatta niitä

Tasapainoinen sähköposti toimii yleensä paremmin. Käytä selkeää kieltä, ymmärrettävää aihekirjoitusta ja asettelua, joka näyttää harkitulta eikä pakotetulta.

Tekniset tekijät, jotka ovat tärkeämpiä kuin useimmat sanat

Jos haluat pitkäaikaisen saapuneet-kansioon päätymisen, tekninen asetelma on vähintään yhtä tärkeä kuin itse teksti.

Varmista, että lähettävä verkkotunnuksesi on asianmukaisesti varmennettu seuraavilla asetuksilla:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Nämä tietueet auttavat postipalveluita varmistamaan, että viestisi todella tulevat yrityksesi verkkotunnuksesta. Ilman niitä jopa hyvin kirjoitettu viesti voidaan tulkita epäilyttäväksi.

Sinun tulisi myös lähettää viestejä verkkotunnuksesta, joka vastaa yrityksesi identiteettiä. Ammattimainen sähköpostiosoite, joka on sidottu yrityksesi nimeen, toimii yleensä paremmin kuin ilmainen postilaatikko yritysviestinnässä.

Uusille perustajille tällä on merkitystä varhain. Jos rakennat yritystä, sähköpostiasi voidaan käyttää asiakastukeen, hakemuksiin, maksuilmoituksiin tai jatkoviestintään. Luotettava verkkotunnus tukee sekä ammattimaisuutta että toimitettavuutta.

Miten kirjoitat sähköposteja, jotka päätyvät saapuneisiin

Käytännöllinen toimitettavuusstrategia alkaa viestin laadusta.

1. Pidä aihekirjoitus täsmällisenä

Aihekirjoituksen pitäisi kertoa lukijalle, mitä on odotettavissa. Hyvät aihekirjoitukset ovat selkeitä, lyhyitä ja olennaisia.

Esimerkkejä:

• Lasku maaliskuun palveluistasi
• Tilisi käyttöönotto on valmis
• Tärkeä päivitys tilauksestasi
• Seuraavat vaiheet uudelle yritystilillesi

2. Kirjoita yhtä tarkoitusta varten

Sähköpostit, jotka yrittävät tehdä liikaa, toimivat usein heikosti. Jos viestissäsi on tarjous, käytäntöpäivitys ja kolme eri toimintakehotusta, lukijoiden ja suodattimien on vaikeampi ymmärtää sitä.

3. Käytä normaalia, ihmismäistä sävyä

Liian aggressiivinen myyntikieli voi heikentää luottamusta. Ammattimainen sävy on yleensä parempi asiakassuhteiden ja saapuneet-kansioon päätymisen kannalta.

4. Rajoita linkkien ja liitteiden määrää

Liian monet linkit voivat näyttää riskialttiilta. Myös liitteet voivat herättää huolta, etenkin jos vastaanottaja ei odota niitä.

5. Segmentoi yleisösi

Yhden viestin lähettäminen kaikille ei ole harvoin paras tapa. Ihmiset, jotka jo tuntevat brändisi, avaavat, klikkaavat ja vastaavat todennäköisemmin, mikä parantaa mainetta ajan myötä.

Testaa ennen lähettämistä

Jokainen tärkeä sähköposti tulisi testata ennen lähettämistä.

Tarkista seuraavat asiat:

• Kuulostaako aihekirjoitus luonnolliselta?
• Tukevatko esikatseluteksti ja yhteenveto viestiä?
• Onko käytetty riskialttiita sanoja tai ilmauksia toistuvasti?
• Toimivatko kaikki linkit oikein?
• Onko lähettäjän nimi tunnistettava?
• Näyttääkö sähköposti hyvältä mobiilissa?
• Onko viesti yhdenmukainen brändisi äänen kanssa?

Voit myös käyttää roskapostitestaustyökaluja sisällön tarkistamiseen ennen lähettämistä. Nämä työkalut korostavat usein ongelmallisia sanoja, muotoilumalleja tai puuttuvia varmennussignaaleja. Se helpottaa ongelmien korjaamista ennen kuin ne vaikuttavat oikeisiin vastaanottajiin.

Käytännöllinen muokkauslista

Ennen yrityssähköpostin lähettämistä tarkista nämä yleiset ongelmat:

• Liiallinen hehkutus tai painostava kieli
• Myyntipainotteisten termien toistuva käyttö
• Koko tekstin kirjoittaminen isoilla kirjaimilla
• Liian monta huutomerkkiä
• Heikko aihekirjoitus
• Epäselvä lähettäjän identiteetti
• Puuttuva peruutusmahdollisuus markkinointiviesteissä
• Rikkinäiset linkit tai kuvapainotteinen suunnittelu
• Heikko tunnistautumisasetusten käyttöönotto

Jos poistat ilmeiset varoitusmerkit, viestisi päätyvät paljon todennäköisemmin saapuneisiin.

Mitä pienyritysten kannattaa muistaa

Pienyrityksille ja uusille perustajille sähköpostin pitäisi rakentaa luottamusta, ei aiheuttaa kitkaa. Tehokkaimmat sähköpostit ovat yleensä sellaisia, jotka tuntuvat suoraviivaisilta, hyödyllisiltä ja uskottavilta.

Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksesi rakentaa vielä identiteettiään. Olitpa sitten toivottamassa uusia asiakkaita tervetulleiksi, lähettämässä jatkoviestiä perustamisen jälkeen tai toimittamassa operatiivisia päivityksiä, jokainen viesti edustaa brändiäsi.

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja hallinnoimaan Yhdysvaltain yrityksen perustamiseen liittyviä tarpeita, ja sähköposti on osa tätä laajempaa kokonaisuutta. Selkeä viestintä tukee selkeää asiakaskokemusta.

Lopullinen opetus

Roskapostisuodattimet eivät yritä rangaista asiallisia yrityksiä. Ne yrittävät suojella postilaatikoita väärinkäytöltä ja harhaanjohtavilta viesteiltä. Jos sähköpostisi käyttää liikaa hehkutusta, liikaa riskialttiita ilmauksia tai heikkoa teknistä asetelmaa, se voidaan suodattaa, vaikka tarkoituksesi olisi hyvä.

Ratkaisu on kirjoittaa selkeästi, varmentaa verkkotunnuksesi, testata ennen lähettämistä ja keskittyä hyödylliseen viestintään. Tämä lähestymistapa parantaa toimitettavuutta ja tekee yrityksesi sähköposteista kokonaisuutena tehokkaampia.

Jos viestisi tuntuisi luotettavalta oikeasta asiakkaasta, se todennäköisesti toimii hyvin myös roskapostisuodattimien kanssa.