20 spamfilter-kiváltó tényező, amely ronthatja az e-mail kézbesíthetőséget

Az e-mail az egyik leghasznosabb eszköz, amellyel egy vállalkozás rendelkezhet, ugyanakkor az egyik legkönnyebben félre is használható. Ami neked teljesen legitim üzenetnek tűnik, az akkor is a spam mappába kerülhet, ha olyan nyelvezetet, formázást vagy mintázatokat tartalmaz, amelyeket a spamfilterek kockázatosnak ítélnek.

Ez fontos az alapítók, a kisvállalkozók és mindenki számára, aki új céget működtet. Ha számlákat, beléptető üzeneteket, megfelelőségi emlékeztetőket, hírleveleket vagy ügyfélértesítéseket küldesz, a gyenge kézbesíthetőség valós problémákat okozhat. Egy elmaradt e-mail lassíthat egy értékesítést, késleltethet egy fizetést, vagy megzavarhat egy ügyfelet, aki éppen a helyes dolgot próbálja tenni.

Ez az útmutató bemutatja, hogyan gondolkodnak a spamfilterek, mely szavak és kifejezések okozhatnak gondot, és mit tehetsz azért, hogy az üzleti e-mailjeid az inboxban maradjanak. Gyakorlati használatra készült, nem elméletre, így akkor is alkalmazhatod, ha egy egyszerű bejelentést küldesz, vagy hosszabb távú e-mail marketing stratégiát építesz.

Miért jelölik meg a spamfilterek a legitim e-maileket

A spamfilterek nem úgy olvassák az üzeneteket, mint az emberek. Pontozzák őket. Olyan jelek kombinációját vizsgálják, mint például:

• Tárgysor megfogalmazása
• Az üzenet formázása
• Túlzott írásjelek vagy nagybetűk használata
• Linkmintázatok
• Küldői reputáció
• Hitelesítési beállítások
• Címzetti aktivitás
• Kifejezetten spamben gyakran használt szavak vagy kifejezések

Egyetlen szó önmagában nem garantálja, hogy egy üzenetet blokkolnak. A filterek általában az egész e-mailt értékelik. Ennek ellenére bizonyos kifejezések növelhetik az üzenet spam pontszámát, különösen akkor, ha más figyelmeztető jelekkel együtt jelennek meg.

Ezért a jó kézbesíthetőség nem csak néhány divatos szó elkerüléséről szól. Tiszta üzenetre, megbízható küldési domainre és következetes küldési mintára van szükség.

20 szó és kifejezés, amely növelheti a spamkockázatot

Az alábbi kifejezéseket gyakran társítják promóciós spamhez, kéretlen értékesítő e-mailekhez vagy megtévesztő üzenetekhez. Nem tiltott szavak, de hozzájárulhatnak a magasabb spam pontszámhoz, ha sokszor vagy más kockázatos jelekkel együtt használod őket.

1. csodálatos
2. bármikor lemondható
3. csekk vagy pénzutalvány
4. kattints ide
5. gratulálunk
6. kedves barát
7. e-mail marketing
8. már csak ennyiért
9. ingyenes
10. remek ajánlat
11. garancia
12. növeld az eladásokat
13. rendeld meg most
14. ígérjük
15. kockázatmentes
16. különleges akció
17. ez nem spam
18. eltávolításra kér
19. leiratkozás
20. nyertes

Ezek a kifejezések különösen érzékenyek lehetnek, ha tárgysorban, erősen értékesítési hangvételű bevezető bekezdésekben vagy több cselekvésre ösztönző elemmel rendelkező üzenetekben jelennek meg.

Miért okoznak gondot ezek a kifejezések

A spamfiltereket arra tervezték, hogy kiszűrjék azokat az üzeneteket, amelyek tömeges promócióknak, megtévesztő ajánlatoknak vagy siettető, nyomásgyakorló üzeneteknek tűnnek. Az olyan szavak, mint az „ingyenes”, a „garancia” és a „rendeld meg most” gyakoriak a legitim marketingben, de ugyanúgy gyakran megjelennek spam kampányokban is.

A kockázat nő, ha több ilyen szó egyszerre szerepel az e-mailben. Például egy olyan tárgysor, mint az „Csodálatos ingyenes ajánlat - Rendeld meg most”, nagyobb eséllyel kerülhet szűrésre, mint egy világos, konkrét sor, például: „Frissített számla és fiókadatok az LLC-dhez”.

A filterek a bizalmi jeleket is figyelik. Ha egy üzenet agresszív promóciós nyelvezetet használ, túl sok linket tartalmaz, vagy egy gyenge reputációjú doménről érkezik, a kombináció már elég lehet a szűréshez.

Biztonságosabb alternatívák az üzleti e-mailekhez

A legjobb megoldás nem az, hogy elrejted az üzenetedet. Hanem az, hogy világosan és visszafogottan fogalmazol. A túlzás helyett lehetőleg használj konkrét megfogalmazást.

Íme néhány példa:

• Az „Csodálatos ajánlat” helyett használd ezt: „Korlátozott idejű ár”
• Az „Rendeld meg most” helyett használd ezt: „Tekintsd át a lehetőségeidet”
• Az „Ingyenes” helyett használd ezt: „Díjmentes”, csak akkor, ha ez pontos és szükséges
• A „Kattints ide” helyett használj leíró linket, például: „Tekintsd meg a fiókadataidat”
• A „Kockázatmentes” helyett fogalmazd meg a tényleges ajánlati feltételeket

Az átlátható szöveg általában jobb a spamfiltereknek és az olvasóknak is. Az emberek nagyobb valószínűséggel bíznak egy olyan üzenetben, amely valódi üzleti kommunikációnak hangzik, nem pedig tömeges marketing levélnek.

Formázási döntések, amelyek hatnak a kézbesíthetőségre

A szavak csak az egyik részt jelentik. Egy rosszul formázott e-mail szintén gyanúsnak tűnhet.

Lehetőleg kerüld ezeket a szokásokat:

• Az egész tárgysor nagybetűs írását
• Túl sok felkiáltójel használatát
• Olyan jelek ismételgetését, mint a $$$ vagy !!!
• Nagy képek beágyazását kevés szöveg mellett
• Hibás vagy nem egyező linkeket tartalmazó e-maileket
• Promóciós sablonok másolását és beillesztését szerkesztés nélkül

Egy kiegyensúlyozott e-mail általában jobban teljesít. Használj egyszerű nyelvet, világos tárgysort és olyan elrendezést, amely szándékosnak, nem pedig erőltetettnek hat.

Technikai tényezők, amelyek többet számítanak, mint a legtöbb szó

Ha hosszú távon szeretnéd biztosítani az inboxba kerülést, a technikai beállítás legalább annyira fontos, mint a szövegírás.

Gondoskodj róla, hogy a küldő domained megfelelően hitelesítve legyen az alábbiakkal:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Ezek a rekordok segítenek az e-mail szolgáltatóknak megerősíteni, hogy az üzeneteid valóban a vállalkozásod domainjéről érkeznek. Nélkülük még egy jól megírt üzenet is gyanúsnak tűnhet.

Érdemes olyan doménről küldeni, amely egyezik a vállalkozásod identitásával. Egy cégnévre épülő, professzionális e-mail cím általában jobban teljesít, mint egy ingyenes postafiók üzleti kommunikáció esetén.

Új alapítóknál ez már korán fontos. Ha egy céget építesz, az e-mailjeidet használhatod ügyfélszolgálatra, bejelentésekhez, fizetési értesítésekhez vagy utókövető kommunikációhoz. Egy megbízható domén egyszerre támogatja a professzionalizmust és a kézbesíthetőséget.

Hogyan írj olyan e-maileket, amelyek eljutnak az inboxba

A gyakorlati kézbesíthetőségi stratégia az üzenet minőségével kezdődik.

1. Tartsd konkrétnak a tárgysort

A tárgysornak meg kell mondania az olvasónak, mire számíthat. A jó tárgysorok világosak, rövidek és relevánsak.

Példák:

• Számla a márciusi szolgáltatásaidról
• A fiókod beállítása befejeződött
• Fontos frissítés a rendeléseddel kapcsolatban
• Következő lépések az új üzleti fiókodhoz

2. Egyetlen célra írj

Azok az e-mailek, amelyek túl sok mindent próbálnak egyszerre közölni, gyakran gyengén teljesítenek. Ha az üzeneted promóciót, szabályzati frissítést és három különböző cselekvésre ösztönzést tartalmaz, nehezebb lesz az olvasók és a filterek számára is értelmezni.

3. Használj természetes, emberi hangnemet

A túl agresszív értékesítési nyelvezet ronthatja a bizalmat. A professzionális hangnem általában jobb az ügyfélmegtartás és az inboxba kerülés szempontjából is.

4. Korlátozd a linkek és mellékletek számát

A túl sok link kockázatosnak tűnhet. A mellékletek szintén aggodalmat kelthetnek, különösen akkor, ha a címzett nem számít rájuk.

5. Szegmentáld a közönségedet

Egyetlen üzenetet mindenkinek elküldeni ritkán a legjobb megoldás. Azok az emberek, akik már ismerik a márkádat, nagyobb valószínűséggel nyitják meg, kattintanak rá és válaszolnak, ami idővel javítja a reputációt.

Tesztelj küldés előtt

Minden fontos e-mailt tesztelni kell, mielőtt kiküldöd.

Ellenőrizd az alábbiakat:

• A tárgysor természetesnek hangzik?
• A előnézeti szöveg támogatja az üzenetet?
• Vannak benne kockázatos szavak vagy kifejezések, amelyeket ismételten használsz?
• Minden link megfelelően működik?
• A küldő neve felismerhető?
• Jól jelenik meg mobilon is?
• Összhangban van a márkahangoddal?

Spamtesztelő eszközöket is használhatsz az üzenet ellenőrzésére küldés előtt. Ezek az eszközök gyakran kiemelik a problémás szavakat, formázási mintákat vagy a hiányzó hitelesítési jeleket. Így könnyebb kijavítani a hibákat, mielőtt valódi címzetteket érintenének.

Gyakorlati ellenőrzőlista szerkesztéshez

Mielőtt elküldesz egy üzleti e-mailt, nézd át ezeket a gyakori problémákat:

• Túlzott hype vagy nyomásgyakorló nyelvezet
• Túl gyakori értékesítési kifejezések használata
• Teljesen nagybetűs szöveg
• Túl sok felkiáltójel
• Gyenge tárgysor
• Nem egyértelmű küldői identitás
• Marketing e-maileknél hiányzó leiratkozási lehetőség
• Hibás linkek vagy képdomináns dizájn
• Gyenge hitelesítési beállítás

Ha eltávolítod a nyilvánvaló figyelmeztető jeleket, az üzeneteid sokkal nagyobb eséllyel jutnak el az inboxba.

Mire emlékezzenek a kisvállalkozások

A kisvállalkozások és új alapítók számára az e-mailnek bizalmat kell építenie, nem akadályt. A leghatékonyabb e-mailek általában azok, amelyek egyszerűek, hasznosak és hitelesek.

Ez különösen fontos, ha a vállalkozásod még éppen kialakítja az identitását. Akár új ügyfeleket üdvözölsz, akár a megalapítás után követsz vissza, akár működési frissítéseket küldesz, minden üzenet a márkádat képviseli.

Zenind segíti a vállalkozókat az amerikai cégalapítási feladatok elindításában és kezelésében, és az e-mail ennek a nagyobb munkafolyamatnak is része. A tiszta kommunikáció hozzájárul a tiszta ügyfélélményhez.

Záró tanulság

A spamfilterek nem azért vannak, hogy megbüntessék a legitim vállalkozásokat. Az a céljuk, hogy megvédjék az inboxokat a visszaélésszerű vagy megtévesztő üzenetektől. Ha az e-mailed túl sok hype-ot, túl sok kockázatos kifejezést vagy gyenge technikai beállítást tartalmaz, akkor akkor is kiszűrhetik, ha a szándékod jó.

A megoldás az, hogy világosan írsz, hitelesíted a domainedet, tesztelsz küldés előtt, és a hasznos kommunikációra összpontosítasz. Ez a megközelítés javítja a kézbesíthetőséget, és összességében hatékonyabbá teszi az üzleti e-mailjeidet.

Ha az üzeneted egy valódi ügyfél számára megbízhatónak tűnne, akkor a spamfiltereknél is nagyobb eséllyel teljesít jól.