20 cụm từ kích hoạt bộ lọc thư rác có thể làm giảm khả năng gửi email đến hộp thư đến

Email là một trong những công cụ hữu ích nhất mà doanh nghiệp có thể có, nhưng cũng là một trong những công cụ dễ bị sử dụng sai cách nhất. Một email trông hoàn toàn hợp lệ với bạn vẫn có thể bị đưa vào thư mục spam nếu nó chứa ngôn ngữ, định dạng hoặc mẫu hành vi mà bộ lọc thư rác xem là rủi ro.

Điều đó rất quan trọng đối với nhà sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và bất kỳ ai đang điều hành một công ty mới. Nếu bạn đang gửi hóa đơn, email hướng dẫn ban đầu, nhắc nhở tuân thủ, bản tin hoặc cập nhật cho khách hàng, khả năng gửi email kém có thể gây ra vấn đề thực sự. Một email bị bỏ lỡ có thể làm chậm một giao dịch, trì hoãn thanh toán hoặc khiến khách hàng đang cố gắng làm đúng trở nên bối rối.

Hướng dẫn này giải thích cách bộ lọc thư rác suy nghĩ, những từ và cụm từ nào có thể gây rắc rối, và bạn có thể làm gì để giữ email doanh nghiệp của mình trong hộp thư đến. Nội dung được viết để sử dụng thực tế, không phải lý thuyết, ताकि bạn có thể áp dụng dù đang gửi một thông báo đơn giản hay xây dựng chiến lược email marketing dài hạn.

Vì sao bộ lọc thư rác gắn cờ những email hợp lệ

Bộ lọc thư rác không đọc tin nhắn giống như con người. Chúng chấm điểm email. Chúng xem xét kết hợp nhiều tín hiệu, chẳng hạn như:

• Cách dùng từ trong tiêu đề
• Định dạng nội dung
• Dấu câu quá mức hoặc viết hoa quá nhiều
• Mẫu liên kết
• Danh tiếng của người gửi
• Cài đặt xác thực
• Mức độ tương tác của người nhận
• Các từ hoặc cụm từ cụ thể thường xuất hiện trong spam

Một từ duy nhất không có nghĩa là email chắc chắn sẽ bị chặn. Bộ lọc thường đánh giá toàn bộ email. Tuy vậy, một số cụm từ vẫn có thể làm tăng điểm spam của email, đặc biệt khi chúng xuất hiện cùng các dấu hiệu rủi ro khác.

Vì vậy, khả năng gửi email tốt không chỉ là tránh vài từ khóa thông dụng. Bạn cần một nội dung sạch, một tên miền gửi đáng tin cậy và tần suất gửi ổn định.

20 từ và cụm từ có thể làm tăng rủi ro spam

Những thuật ngữ dưới đây thường gắn với email quảng cáo, email bán hàng không được yêu cầu hoặc thông điệp mang tính đánh lừa. Chúng không phải là từ bị cấm, nhưng có thể góp phần làm tăng điểm spam khi dùng nhiều hoặc kết hợp với các tín hiệu rủi ro khác.

1. tuyệt vời
2. hủy bất cứ lúc nào
3. séc hoặc chuyển tiền qua bưu điện
4. nhấp vào đây
5. chúc mừng
6. bạn thân mến
7. email marketing
8. chỉ với
9. miễn phí
10. ưu đãi tuyệt vời
11. đảm bảo
12. tăng doanh số
13. đặt hàng ngay
14. tôi cam kết với bạn
15. không rủi ro
16. khuyến mãi đặc biệt
17. đây không phải spam
18. để được xóa
19. hủy đăng ký
20. người chiến thắng

Những thuật ngữ này đặc biệt nhạy cảm khi xuất hiện trong tiêu đề, trong đoạn mở đầu mang tính bán hàng cao hoặc trong các email có nhiều lời kêu gọi hành động.

Vì sao những thuật ngữ này gây vấn đề

Bộ lọc thư rác được thiết kế để phát hiện email trông giống quảng cáo đại trà, ưu đãi gây hiểu lầm hoặc thông điệp tạo áp lực buộc người đọc phải hành động nhanh. Các từ như "miễn phí", "đảm bảo" và "đặt hàng ngay" thường xuất hiện trong marketing hợp pháp, nhưng chúng cũng có mặt rất nhiều trong các chiến dịch spam.

Rủi ro tăng lên khi email của bạn dùng nhiều từ như vậy cùng lúc. Ví dụ, tiêu đề kiểu "Ưu đãi miễn phí tuyệt vời - Đặt hàng ngay" có khả năng bị gắn cờ cao hơn so với một tiêu đề rõ ràng, cụ thể như "Hóa đơn đã cập nhật và thông tin tài khoản cho LLC của bạn."

Bộ lọc cũng chú ý đến các tín hiệu tạo độ tin cậy. Nếu email dùng ngôn ngữ quảng cáo quá mạnh, có quá nhiều liên kết hoặc được gửi từ một tên miền có danh tiếng yếu, thì sự kết hợp đó cũng đủ để bị lọc.

Những lựa chọn an toàn hơn cho email doanh nghiệp

Giải pháp tốt nhất không phải là che giấu thông điệp của bạn. Mà là viết rõ ràng và tiết chế. Hãy thay thế sự phóng đại bằng tính cụ thể bất cứ khi nào có thể.

Ví dụ:

• Thay vì "Ưu đãi tuyệt vời", hãy dùng "Giá ưu đãi có thời hạn"
• Thay vì "Đặt hàng ngay", hãy dùng "Xem các lựa chọn của bạn"
• Thay vì "Miễn phí", hãy dùng "Không tính phí" nếu điều đó chính xác và thực sự cần thiết
• Thay vì "Nhấp vào đây", hãy dùng liên kết mô tả như "Xem thông tin tài khoản của bạn"
• Thay vì "Không rủi ro", hãy dùng ngôn ngữ nêu rõ các điều khoản thực tế của ưu đãi

Cách viết rõ ràng thường tốt hơn cho cả bộ lọc thư rác lẫn người đọc. Mọi người có xu hướng tin tưởng một email nghe giống như đến từ một doanh nghiệp thực sự hơn là một email mang cảm giác của chiến dịch gửi hàng loạt.

Những lựa chọn định dạng ảnh hưởng đến khả năng gửi

Không chỉ từ ngữ mới quan trọng. Một email được định dạng kém cũng có thể trông đáng ngờ.

Hãy tránh các thói quen sau khi có thể:

• Viết toàn bộ tiêu đề bằng chữ IN HOA
• Dùng quá nhiều dấu chấm than
• Lặp lại các ký hiệu như $$$ hoặc !!!
• Nhúng hình ảnh lớn nhưng rất ít văn bản
• Gửi email có liên kết hỏng hoặc URL không khớp
• Sao chép và dán mẫu quảng cáo mà không chỉnh sửa

Một email cân bằng thường hoạt động tốt hơn. Hãy dùng ngôn ngữ rõ ràng, tiêu đề cụ thể và bố cục cho thấy nó được chuẩn bị có chủ đích chứ không bị làm cho gượng ép.

Những yếu tố kỹ thuật còn quan trọng hơn nhiều từ ngữ

Nếu bạn muốn duy trì vị trí trong hộp thư đến lâu dài, thiết lập kỹ thuật quan trọng không kém gì cách viết.

Hãy đảm bảo tên miền gửi của bạn được xác thực đúng bằng:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Các bản ghi này giúp nhà cung cấp hộp thư xác nhận rằng email thực sự đến từ tên miền doanh nghiệp của bạn. Nếu không có chúng, ngay cả một email được viết tốt cũng có thể bị xem với sự nghi ngờ.

Bạn cũng nên gửi từ một tên miền khớp với nhận diện doanh nghiệp của mình. Địa chỉ email chuyên nghiệp gắn với tên công ty thường hoạt động tốt hơn so với một hộp thư miễn phí dùng cho giao tiếp doanh nghiệp.

Với nhà sáng lập mới, điều này rất quan trọng ngay từ đầu. Nếu bạn đang xây dựng công ty, email của bạn có thể được dùng cho hỗ trợ khách hàng, hồ sơ, thông báo thanh toán hoặc các liên lạc theo dõi. Một tên miền đáng tin cậy hỗ trợ cả tính chuyên nghiệp lẫn khả năng gửi.

Cách viết email có khả năng vào hộp thư đến cao hơn

Một chiến lược khả năng gửi thực tế bắt đầu từ chất lượng nội dung.

1. Giữ tiêu đề cụ thể

Tiêu đề nên cho người đọc biết họ sẽ nhận được gì. Tiêu đề tốt thường rõ ràng, ngắn gọn và phù hợp.

Ví dụ:

• Hóa đơn cho dịch vụ tháng 3 của bạn
• Thiết lập tài khoản của bạn đã hoàn tất
• Cập nhật quan trọng về đơn hàng của bạn
• Các bước tiếp theo cho tài khoản doanh nghiệp mới của bạn

2. Viết cho một mục đích

Email cố gắng làm quá nhiều việc thường có hiệu quả kém. Nếu nội dung của bạn gồm một khuyến mãi, một cập nhật chính sách và ba lời kêu gọi hành động khác nhau, người đọc và bộ lọc sẽ khó hiểu hơn.

3. Dùng giọng điệu tự nhiên, chuyên nghiệp

Ngôn ngữ bán hàng quá mạnh có thể làm giảm niềm tin. Giọng điệu chuyên nghiệp thường tốt hơn cho việc giữ chân khách hàng và khả năng vào hộp thư đến.

4. Giới hạn số lượng liên kết và tệp đính kèm

Quá nhiều liên kết có thể trông rủi ro. Tệp đính kèm cũng có thể làm tăng lo ngại, nhất là khi người nhận không mong đợi chúng.

5. Phân khúc đối tượng của bạn

Gửi cùng một email cho tất cả mọi người hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Những người đã biết thương hiệu của bạn có xu hướng mở, nhấp và trả lời nhiều hơn, từ đó cải thiện danh tiếng theo thời gian.

Kiểm tra trước khi gửi

Mọi email quan trọng nên được kiểm tra trước khi gửi đi.

Hãy xem các điểm sau:

• Tiêu đề có đọc tự nhiên không?
• Văn bản xem trước có hỗ trợ cho nội dung không?
• Có từ hoặc cụm từ rủi ro nào được lặp lại quá nhiều không?
• Tất cả liên kết có hoạt động đúng không?
• Tên người gửi có dễ nhận biết không?
• Email có hiển thị tốt trên di động không?
• Thông điệp có nhất quán với giọng thương hiệu không?

Bạn cũng có thể dùng công cụ kiểm tra spam để xem trước nội dung trước khi gửi. Những công cụ này thường làm nổi bật các từ ngữ có vấn đề, mẫu định dạng hoặc tín hiệu xác thực bị thiếu. Nhờ đó, bạn dễ sửa lỗi trước khi ảnh hưởng đến người nhận thực tế.

Danh sách kiểm tra chỉnh sửa thực tế

Trước khi gửi email doanh nghiệp, hãy rà soát các vấn đề phổ biến sau:

• Ngôn ngữ quá cường điệu hoặc gây áp lực
• Lặp lại các thuật ngữ mang tính bán hàng
• Chữ IN HOA toàn bộ
• Quá nhiều dấu chấm than
• Tiêu đề yếu
• Danh tính người gửi không rõ ràng
• Thiếu tùy chọn hủy đăng ký đối với email marketing
• Liên kết hỏng hoặc thiết kế quá nặng hình ảnh
• Thiết lập xác thực kém

Nếu bạn loại bỏ các dấu hiệu cảnh báo rõ ràng, email của bạn sẽ có cơ hội cao hơn nhiều để vào hộp thư đến.

Điều doanh nghiệp nhỏ nên ghi nhớ

Với doanh nghiệp nhỏ và nhà sáng lập mới, email nên xây dựng niềm tin chứ không tạo ra ma sát. Những email hiệu quả nhất thường là những email mang cảm giác rõ ràng, hữu ích và đáng tin.

Điều đó đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang xây dựng nhận diện thương hiệu. Dù bạn đang chào đón khách hàng mới, theo dõi sau khi thành lập hay gửi cập nhật vận hành, mỗi email đều đại diện cho thương hiệu của bạn.

Zenind hỗ trợ doanh nhân khởi động và quản lý nhu cầu thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, và email là một phần của quy trình rộng hơn đó. Giao tiếp rõ ràng hỗ trợ một trải nghiệm khách hàng rõ ràng.

Kết luận

Bộ lọc thư rác không cố tình trừng phạt các doanh nghiệp hợp pháp. Chúng cố gắng bảo vệ hộp thư khỏi các thông điệp lạm dụng hoặc lừa đảo. Nếu email của bạn dùng quá nhiều sự phóng đại, quá nhiều cụm từ rủi ro hoặc thiết lập kỹ thuật yếu, nó có thể bị lọc dù ý định của bạn là tốt.

Giải pháp là viết rõ ràng, xác thực tên miền của bạn, kiểm tra trước khi gửi và tập trung vào giao tiếp hữu ích. Cách tiếp cận đó giúp cải thiện khả năng gửi và làm cho email doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn nói chung.

Nếu thông điệp của bạn khiến một khách hàng thực sự cảm thấy đáng tin, nó cũng sẽ có nhiều khả năng hoạt động tốt hơn với bộ lọc thư rác.