20 spúšťačov spamových filtrov, ktoré môžu poškodiť doručiteľnosť e-mailov

E-mail je jeden z najužitočnejších nástrojov, ktoré môže firma mať, ale zároveň aj jeden z najjednoduchších na nesprávne používanie. Správa, ktorá vám pripadá úplne legitímna, môže aj tak skončiť v priečinku so spamom, ak obsahuje jazyk, formátovanie alebo vzorce, ktoré spamové filtre považujú za rizikové.

To je dôležité pre zakladateľov, majiteľov malých firiem a každého, kto vedie novú spoločnosť. Ak posielate faktúry, uvítacie správy, pripomienky týkajúce sa súladu s predpismi, newslettery alebo zákaznícke aktualizácie, slabá doručiteľnosť môže spôsobiť reálne problémy. Prehliadnutý e-mail môže spomaliť predaj, oneskoriť platbu alebo zmiasť zákazníka, ktorý sa snaží konať správne.

Táto príručka vysvetľuje, ako spamové filtre uvažujú, ktoré slová a frázy môžu spôsobiť problémy a čo môžete urobiť, aby vaše firemné e-maily skončili v doručenej pošte. Je napísaná na praktické použitie, nie teoreticky, takže ju môžete využiť pri jednoduchej oznamovacej správe aj pri dlhodobejšej e-mailovej marketingovej stratégii.

Prečo spamové filtre označujú legitímne e-maily

Spamové filtre nečítajú správy tak ako ľudia. Vyhodnocujú ich bodovo. Sledujú kombináciu signálov, ako napríklad:

• znenie predmetu
• formátovanie správy
• nadmerné používanie interpunkcie alebo veľkých písmen
• vzorce odkazov
• reputáciu odosielateľa
• nastavenia autentifikácie
• zapojenie príjemcu
• konkrétne slová alebo frázy bežne používané v spame

Jedno jediné slovo ešte neznamená, že správa bude zablokovaná. Filtre zvyčajne posudzujú celý e-mail. Niektoré frázy však môžu zvýšiť spamové skóre, najmä keď sa objavia spolu s ďalšími varovnými znakmi.

Preto je dobrá doručiteľnosť viac než len vyhýbanie sa niekoľkým výrazom. Potrebujete čistú správu, dôveryhodnú odosielaciu doménu a konzistentný spôsob odosielania.

20 slov a fráz, ktoré môžu zvýšiť riziko spamu

Nasledujúce výrazy sa často spájajú s reklamným spamom, nevyžiadanými predajnými e-mailmi alebo klamlivými správami. Nie sú zakázané, ale pri častom použití alebo v kombinácii s inými rizikovými signálmi môžu prispieť k vyššiemu spamovému skóre.

1. úžasné
2. zrušiť kedykoľvek
3. šek alebo peňažný poukaz
4. kliknite sem
5. gratulujeme
6. drahý priateľ
7. e-mailový marketing
8. len za
9. zadarmo
10. skvelá ponuka
11. záruka
12. zvýšiť predaj
13. objednajte teraz
14. sľubujem vám
15. bez rizika
16. špeciálna akcia
17. toto nie je spam
18. na odstránenie
19. odhlásiť sa
20. víťaz

Tieto výrazy môžu byť obzvlášť citlivé, keď sa objavia v predmete, v úvodných predajných odsekoch alebo v správach, ktoré obsahujú viacero výziev na akciu.

Prečo tieto výrazy spôsobujú problémy

Spamové filtre sú navrhnuté tak, aby zachytávali správy, ktoré vyzerajú ako masové reklamné ponuky, klamlivé oznámenia alebo správy, ktoré tlačia čitateľa k rýchlej reakcii. Slová ako „zadarmo“, „záruka“ a „objednajte teraz“ sa bežne používajú v legitímnom marketingu, ale zároveň sa často objavujú aj v spamových kampaniach.

Riziko rastie, keď e-mail používa viacero takýchto slov naraz. Napríklad predmet „Úžasná bezplatná ponuka - objednajte teraz“ je pravdepodobnejšie označený ako správa s jasným a konkrétnym predmetom typu „Aktualizovaná faktúra a údaje o vašej LLC“.

Filtre zároveň sledujú signály dôvery. Ak správa používa agresívny propagačný jazyk, obsahuje priveľa odkazov alebo prichádza z domény so slabou reputáciou, kombinácia týchto faktorov môže stačiť na jej odfiltrovanie.

Bezpečnejšie alternatívy pre firemné e-maily

Najlepším riešením nie je skrývať obsah. Je ním písanie s jasnosťou a mierou. Kdekoľvek je to možné, nahraďte nadsádzku konkrétnosťou.

Tu sú niektoré príklady:

• Namiesto „Úžasná ponuka“ použite „Časovo obmedzená cena“
• Namiesto „Objednajte teraz“ použite „Prezrite si možnosti“
• Namiesto „Zadarmo“ použite „bezplatne“ len vtedy, keď je to presné a nevyhnutné
• Namiesto „Kliknite sem“ použite opisný odkaz, napríklad „Zobraziť údaje o vašom účte“
• Namiesto „Bez rizika“ použite formuláciu, ktorá presne uvádza podmienky ponuky

Jasné písanie je zvyčajne lepšie pre spamové filtre aj pre čitateľov. Ľudia skôr dôverujú správe, ktorá znie ako od skutočnej firmy, než takej, ktorá pripomína masový reklamný rozosielaný e-mail.

Formátovanie, ktoré ovplyvňuje doručiteľnosť

Nie sú to len slová. Podozrivo môže pôsobiť aj zle naformátovaný e-mail.

Ak je to možné, vyhýbajte sa týmto návykom:

• písanie celých predmetov VEĽKÝMI PÍSMENAMI
• príliš veľa výkričníkov
• opakovanie symbolov ako $$$ alebo !!!
• vkladanie veľkých obrázkov s veľmi malým množstvom textu
• posielanie e-mailov s nefunkčnými odkazmi alebo nezhodnými adresami URL
• kopírovanie a vkladanie reklamných šablón bez úprav

Vyvážený e-mail zvyčajne funguje lepšie. Použite jednoduchý jazyk, jasný predmet a rozloženie, ktoré pôsobí zámerne, nie vynútene.

Technické faktory, ktoré sú dôležitejšie než väčšina slov

Ak chcete dlhodobé umiestnenie v doručenej pošte, technické nastavenie je aspoň také dôležité ako text e-mailu.

Uistite sa, že vaša odosielacia doména je správne overená pomocou:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Tieto záznamy pomáhajú poskytovateľom poštových služieb potvrdiť, že vaše správy skutočne pochádzajú z vašej firemnej domény. Bez nich môže byť aj dobre napísaný e-mail vnímaný s podozrením.

Mali by ste tiež posielať z domény, ktorá zodpovedá identite vašej firmy. Profesionálna e-mailová adresa naviazaná na názov spoločnosti zvyčajne funguje lepšie než bezplatná schránka pri firemnej komunikácii.

Pre nových zakladateľov je to dôležité už od začiatku. Ak budujete firmu, vaše e-maily môžu slúžiť na zákaznícku podporu, podania, platobné oznámenia alebo následnú komunikáciu. Dôveryhodná doména podporuje profesionalitu aj doručiteľnosť.

Ako písať e-maily, ktoré sa dostanú do doručenej pošty

Praktická stratégia doručiteľnosti sa začína kvalitou správy.

1. Udržujte predmet konkrétny

Predmet by mal čitateľovi povedať, čo môže očakávať. Dobré predmety sú jasné, stručné a relevantné.

Príklady:

• Faktúra za vaše marcové služby
• Nastavenie vášho účtu je dokončené
• Dôležitá aktualizácia vašej objednávky
• Ďalšie kroky pre váš nový firemný účet

2. Píšte s jedným cieľom

E-maily, ktoré sa snažia povedať príliš veľa, často nedopadnú dobre. Ak správa obsahuje propagáciu, aktualizáciu zásad a tri rôzne výzvy na akciu, je pre čitateľov aj filtre ťažšie pochopiť jej účel.

3. Používajte prirodzený ľudský tón

Príliš agresívny predajný jazyk môže znížiť dôveru. Profesionálny tón je zvyčajne lepší pre udržanie zákazníkov aj pre umiestnenie v doručenej pošte.

4. Obmedzte odkazy a prílohy

Príliš veľa odkazov môže pôsobiť rizikovo. Prílohy tiež môžu vyvolať obavy, najmä ak ich príjemca neočakáva.

5. Segmentujte publikum

Posielať jednu správu všetkým zriedkavo býva najlepšie riešenie. Ľudia, ktorí už poznajú vašu značku, skôr otvoria e-mail, kliknú alebo odpovedia, čo časom zlepšuje reputáciu.

Otestujte pred odoslaním

Každý dôležitý e-mail by mal byť pred odoslaním otestovaný.

Skontrolujte nasledovné:

• Znie predmet prirodzene?
• Podporuje náhľadový text hlavnú správu?
• Používajú sa nejaké rizikové slová alebo frázy opakovane?
• Fungujú všetky odkazy správne?
• Je meno odosielateľa rozpoznateľné?
• Zobrazuje sa e-mail dobre na mobile?
• Je správa v súlade s hlasom vašej značky?

Môžete tiež použiť nástroje na testovanie spamu, ktoré preveria obsah pred odoslaním. Tieto nástroje často zvýraznia problematické slová, formátovacie vzorce alebo chýbajúce signály autentifikácie. Vďaka tomu sa dá jednoduchšie opraviť problém skôr, než ovplyvní skutočných príjemcov.

Praktický kontrolný zoznam pri úprave

Pred odoslaním firemného e-mailu si prejdite tieto bežné problémy:

• nadmerne nadšený alebo nátlakový jazyk
• opakované používanie predajných výrazov
• text písaný veľkými písmenami
• príliš veľa výkričníkov
• slabý predmet
• nejasná identita odosielateľa
• chýbajúca možnosť odhlásenia pri marketingových správach
• nefunkčné odkazy alebo dizajn s priveľa obrázkami
• slabé nastavenie autentifikácie

Ak odstránite zjavné varovné signály, vaše správy majú oveľa väčšiu šancu dostať sa do doručenej pošty.

Čo by si mali pamätať malé firmy

Pre malé firmy a nových zakladateľov by e-mail mal budovať dôveru, nie vytvárať prekážky. Najúčinnejšie e-maily sú zvyčajne tie, ktoré pôsobia priamo, užitočne a dôveryhodne.

To je obzvlášť dôležité, ak si vaša firma ešte len buduje identitu. Či už vítať nových klientov, nadväzujete po založení firmy alebo posielate prevádzkové aktualizácie, každá správa reprezentuje vašu značku.

Zenind pomáha podnikateľom založiť a spravovať ich potreby pri zakladaní firmy v USA a e-mail je súčasťou tohto širšieho procesu. Čistá komunikácia podporuje čistú zákaznícku skúsenosť.

Záverečný odkaz

Spamové filtre sa nesnažia trestať legitímne firmy. Snažia sa chrániť doručené pošty pred zneužívajúcimi alebo klamlivými správami. Ak váš e-mail používa príliš veľa nadsádzky, príliš veľa rizikových fráz alebo slabé technické nastavenie, môže byť filtrovaný aj vtedy, keď je váš zámer dobrý.

Riešením je písať jasne, autentifikovať doménu, testovať pred odoslaním a zamerať sa na užitočnú komunikáciu. Tento prístup zlepšuje doručiteľnosť a zároveň robí vaše firemné e-maily účinnejšími.

Ak by vaša správa pôsobila dôveryhodne na skutočného zákazníka, je oveľa pravdepodobnejšie, že bude dobre fungovať aj so spamovými filtrami.