20 gatilhos de filtros de spam que podem prejudicar a entregabilidade de emails

O email é uma das ferramentas mais úteis que uma empresa pode ter, mas também é uma das mais fáceis de usar de forma incorreta. Uma mensagem que lhe parece perfeitamente legítima ainda pode acabar na pasta de spam se contiver linguagem, formatação ou padrões que os filtros de spam considerem de risco.

Isso é importante para fundadores, proprietários de pequenas empresas e qualquer pessoa que esteja a gerir uma nova empresa. Se estiver a enviar faturas, mensagens de integração, lembretes de conformidade, newsletters ou atualizações para clientes, uma entregabilidade fraca pode criar problemas reais. Um email perdido pode atrasar uma venda, adiar um pagamento ou confundir um cliente que está a tentar fazer o que é correto.

Este guia explica como os filtros de spam pensam, que palavras e expressões podem causar problemas e o que pode fazer para manter os emails da sua empresa na caixa de entrada. Foi escrito para utilização prática, não para teoria, para que o possa aplicar quer esteja a enviar um simples anúncio, quer esteja a construir uma estratégia de email marketing de longo prazo.

Porque é que os filtros de spam assinalam emails legítimos

Os filtros de spam não leem as mensagens como as pessoas. Eles classificam-nas. Observam uma combinação de sinais como:

• Redação da linha de assunto
• Formatação da mensagem
• Pontuação excessiva ou uso excessivo de maiúsculas
• Padrões de links
• Reputação do remetente
• Definições de autenticação
• Interação dos destinatários
• Palavras ou expressões específicas frequentemente usadas em spam

Uma única palavra não garante que uma mensagem seja bloqueada. Os filtros normalmente avaliam o email como um todo. Ainda assim, certas expressões podem aumentar a pontuação de spam de uma mensagem, sobretudo quando aparecem juntamente com outros sinais de alerta.

Por isso, uma boa entregabilidade é mais do que evitar algumas palavras da moda. Precisa de uma mensagem limpa, de um domínio de envio credível e de um padrão de envio consistente.

20 palavras e expressões que podem aumentar o risco de spam

Os termos seguintes estão frequentemente associados a spam promocional, emails de vendas não solicitados ou mensagens enganosas. Não são palavras proibidas, mas podem contribuir para uma pontuação de spam mais elevada quando usadas em excesso ou em combinação com outros sinais de risco.

1. incrível
2. cancele a qualquer momento
3. cheque ou vale postal
4. clique aqui
5. parabéns
6. caro amigo
7. email marketing
8. por apenas
9. grátis
10. ótima oferta
11. garantia
12. aumentar as vendas
13. compre agora
14. prometemos
15. sem risco
16. promoção especial
17. isto não é spam
18. para ser removido
19. cancelar subscrição
20. vencedor

Estes termos podem ser especialmente sensíveis quando aparecem em linhas de assunto, em parágrafos iniciais com forte tom comercial ou em mensagens que contenham várias chamadas para a ação.

Porque é que estes termos causam problemas

Os filtros de spam foram concebidos para detetar mensagens que pareçam promoções de massa, ofertas enganosas ou mensagens que pressionem o leitor a agir rapidamente. Palavras como "grátis", "garantia" e "compre agora" são comuns em marketing legítimo, mas também aparecem frequentemente em campanhas de spam.

O risco aumenta quando o email usa várias destas palavras ao mesmo tempo. Por exemplo, uma linha de assunto como "Oferta incrível e grátis - compre agora" tem mais probabilidade de ser assinalada do que uma linha clara e específica como "Fatura atualizada e detalhes da conta para a sua LLC".

Os filtros também prestam atenção aos sinais de confiança. Se uma mensagem usar linguagem promocional agressiva, contiver demasiados links ou vier de um domínio com reputação fraca, a combinação pode ser suficiente para desencadear a filtragem.

Alternativas mais seguras para emails empresariais

A melhor solução não é esconder a sua mensagem. É escrever com clareza e contenção. Substitua o exagero pela especificidade sempre que possível.

Aqui ficam alguns exemplos:

• Em vez de "Oferta incrível", use "Preço por tempo limitado"
• Em vez de "Compre agora", use "Analise as suas opções"
• Em vez de "Grátis", use "Sem custo adicional" apenas quando for exato e necessário
• Em vez de "Clique aqui", use um link descritivo como "Ver os detalhes da sua conta"
• Em vez de "Sem risco", use uma formulação que indique os termos reais da oferta

A escrita clara é normalmente melhor tanto para os filtros de spam como para os leitores. As pessoas tendem a confiar mais numa mensagem que parece ter vindo de uma empresa real do que numa mensagem que soa a envio em massa.

Escolhas de formatação que afetam a entregabilidade

As palavras são apenas parte da história. Um email mal formatado também pode parecer suspeito.

Evite estes hábitos sempre que possível:

• Escrever linhas de assunto inteiras em maiúsculas
• Usar demasiados pontos de exclamação
• Repetir símbolos como $$$ ou !!!
• Incorporar imagens grandes com muito pouco texto
• Enviar emails com links quebrados ou URLs que não correspondem
• Copiar e colar modelos promocionais sem os editar

Um email equilibrado costuma ter melhor desempenho. Use linguagem simples, uma linha de assunto clara e uma estrutura que pareça intencional e não forçada.

Fatores técnicos que contam mais do que a maioria das palavras

Se pretende manter uma colocação estável na caixa de entrada a longo prazo, a configuração técnica é pelo menos tão importante como a redação.

Certifique-se de que o seu domínio de envio está autenticado corretamente com:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Estes registos ajudam os fornecedores de caixa de correio a confirmar que as suas mensagens vêm realmente do domínio da sua empresa. Sem eles, até uma mensagem bem escrita pode ser tratada com desconfiança.

Também deve enviar a partir de um domínio que corresponda à identidade da sua empresa. Um endereço de email profissional associado ao nome da sua empresa costuma ter melhor desempenho do que uma conta gratuita para comunicação empresarial.

Para novos fundadores, isto é importante logo no início. Se estiver a construir uma empresa, os seus emails podem ser usados para apoio ao cliente, documentos de registo, avisos de pagamento ou comunicações de seguimento. Um domínio credível apoia tanto o profissionalismo como a entregabilidade.

Como escrever emails que chegam à caixa de entrada

Uma estratégia prática de entregabilidade começa na qualidade da mensagem.

1. Mantenha a linha de assunto específica

Uma linha de assunto deve dizer ao leitor o que esperar. As melhores linhas são claras, curtas e relevantes.

Exemplos:

• Fatura dos seus serviços de março
• A configuração da sua conta está concluída
• Atualização importante sobre a sua encomenda
• Próximos passos para a sua nova conta empresarial

2. Escreva com um único objetivo

Emails que tentam fazer demasiadas coisas ao mesmo tempo costumam ter fraco desempenho. Se a sua mensagem incluir uma promoção, uma atualização de política e três chamadas para a ação diferentes, torna-se mais difícil para os leitores e para os filtros entenderem o seu conteúdo.

3. Use um tom humano normal

Uma linguagem de vendas demasiado agressiva pode prejudicar a confiança. Um tom profissional costuma ser melhor para a retenção de clientes e para a colocação na caixa de entrada.

4. Limite links e anexos

Demasiados links podem parecer arriscados. Os anexos também podem suscitar preocupação, sobretudo se o destinatário não os estiver à espera.

5. Segmente o seu público

Enviar a mesma mensagem para toda a gente raramente é a melhor abordagem. As pessoas que já conhecem a sua marca têm maior probabilidade de abrir, clicar e responder, o que melhora a reputação ao longo do tempo.

Teste antes de enviar

Qualquer email importante deve ser testado antes de ser enviado.

Verifique o seguinte:

• A linha de assunto lê-se de forma natural?
• O texto de pré-visualização apoia a mensagem?
• Existem palavras ou expressões de risco usadas repetidamente?
• Todos os links funcionam corretamente?
• O nome do remetente é reconhecível?
• O email apresenta-se bem em dispositivos móveis?
• A mensagem está consistente com a voz da sua marca?

Também pode usar ferramentas de teste de spam para rever o conteúdo antes do envio. Estas ferramentas costumam assinalar palavras problemáticas, padrões de formatação ou sinais de autenticação em falta. Isso facilita a correção de problemas antes de afetarem destinatários reais.

Uma lista prática de revisão

Antes de enviar um email empresarial, verifique se contém estes problemas comuns:

• Excesso de linguagem exagerada ou pressionante
• Uso repetido de termos com forte carga comercial
• Texto todo em maiúsculas
• Demasiados pontos de exclamação
• Linha de assunto fraca
• Identidade do remetente pouco clara
• Falta de opção de cancelamento de subscrição em emails de marketing
• Links quebrados ou design demasiado baseado em imagens
• Configuração de autenticação deficiente

Se remover os sinais de alerta óbvios, as suas mensagens terão muito mais hipóteses de chegar à caixa de entrada.

O que as pequenas empresas devem recordar

Para pequenas empresas e novos fundadores, o email deve construir confiança, não criar fricção. Os emails mais eficazes são, geralmente, os que parecem diretos, úteis e credíveis.

Isso é especialmente importante se a sua empresa ainda estiver a estabelecer a sua identidade. Quer esteja a dar as boas-vindas a novos clientes, a fazer acompanhamento após a constituição ou a enviar atualizações operacionais, cada mensagem representa a sua marca.

A Zenind ajuda empreendedores a lançar e gerir as suas necessidades de constituição de empresas nos EUA, e o email faz parte desse fluxo de trabalho mais amplo. Uma comunicação clara apoia uma experiência clara para o cliente.

Conclusão

Os filtros de spam não procuram punir empresas legítimas. O objetivo é proteger as caixas de entrada de mensagens abusivas ou enganosas. Se o seu email usar demasiado exagero, demasiadas expressões de risco ou uma configuração técnica fraca, pode ser filtrado mesmo quando a sua intenção é boa.

A solução é escrever com clareza, autenticar o seu domínio, testar antes de enviar e focar-se numa comunicação útil. Essa abordagem melhora a entregabilidade e torna os emails da sua empresa mais eficazes no geral.

Se a sua mensagem parecer credível para um cliente real, é muito mais provável que também tenha bom desempenho junto dos filtros de spam.