20 คำและวลีที่ทำให้ตัวกรองสแปมอาจกระทบการส่งอีเมลถึงผู้รับ

อีเมลเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดสำหรับธุรกิจ แต่ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้งานผิดพลาดได้ง่ายที่สุด ข้อความที่คุณมองว่าน่าเชื่อถืออย่างยิ่ง อาจยังคงไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมได้ หากมีถ้อยคำ รูปแบบ หรือรูปแบบการส่งที่ตัวกรองสแปมมองว่าเสี่ยง

เรื่องนี้สำคัญมากสำหรับผู้ก่อตั้งธุรกิจ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก และทุกคนที่กำลังบริหารบริษัทใหม่ หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ ข้อความต้อนรับ แจ้งเตือนด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด จดหมายข่าว หรืออัปเดตถึงลูกค้า ปัญหาการส่งไม่ถึงกล่องจดหมายอาจสร้างผลกระทบจริงได้ อีเมลที่ตกหล่นหนึ่งฉบับอาจทำให้ยอดขายช้าลง ทำให้การชำระเงินล่าช้า หรือทำให้ลูกค้าสับสนทั้งที่ตั้งใจทำสิ่งที่ถูกต้อง

คู่มือนี้อธิบายว่าตัวกรองสแปมคิดอย่างไร คำและวลีใดที่อาจทำให้เกิดปัญหา และคุณจะทำอย่างไรให้อีเมลธุรกิจของคุณไปถึงกล่องจดหมายได้ เนื้อหานี้เขียนเพื่อการใช้งานจริง ไม่ใช่ทฤษฎี เพื่อให้คุณนำไปใช้ได้ไม่ว่าคุณจะส่งประกาศสั้นๆ หรือกำลังวางกลยุทธ์การตลาดอีเมลระยะยาว

ทำไมตัวกรองสแปมจึงตั้งธงให้อีเมลที่ถูกต้องตามปกติ

ตัวกรองสแปมไม่ได้อ่านข้อความเหมือนคน แต่จะให้คะแนนข้อความ โดยพิจารณาจากสัญญาณหลายอย่าง เช่น:

• ถ้อยคำในหัวเรื่อง
• รูปแบบของข้อความ
• การใช้เครื่องหมายวรรคตอนหรืออักษรตัวพิมพ์ใหญ่เกินจำเป็น
• รูปแบบของลิงก์
• ความน่าเชื่อถือของผู้ส่ง
• การตั้งค่าการยืนยันตัวตน
• การมีส่วนร่วมของผู้รับ
• คำหรือวลีเฉพาะที่มักพบในสแปม

คำเพียงคำเดียวไม่ได้หมายความว่าข้อความจะถูกบล็อก ตัวกรองมักประเมินอีเมลทั้งฉบับ อย่างไรก็ตาม วลีบางอย่างสามารถเพิ่มคะแนนความเสี่ยงได้ โดยเฉพาะเมื่อปรากฏร่วมกับสัญญาณเตือนอื่นๆ

นั่นคือเหตุผลที่การส่งอีเมลให้ถึงกล่องจดหมายไม่ได้ขึ้นอยู่กับการหลีกเลี่ยงคำฮิตเพียงไม่กี่คำ คุณต้องมีข้อความที่สะอาด โดเมนส่งที่น่าเชื่อถือ และรูปแบบการส่งที่สม่ำเสมอ

20 คำและวลีที่อาจเพิ่มความเสี่ยงต่อการเป็นสแปม

คำต่อไปนี้มักเชื่อมโยงกับอีเมลโปรโมชัน สแปมการขายแบบไม่ได้ร้องขอ หรือข้อความที่ชวนให้เข้าใจผิด แต่ไม่ใช่คำต้องห้าม เพียงแต่เมื่อใช้มากเกินไปหรือใช้ร่วมกับสัญญาณเสี่ยงอื่นๆ ก็อาจทำให้คะแนนสแปมสูงขึ้นได้

1. น่าทึ่ง
2. ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
3. เช็คหรือธนาณัติ
4. คลิกที่นี่
5. ขอแสดงความยินดี
6. เพื่อนที่รัก
7. การตลาดผ่านอีเมล
8. เพียงแค่
9. ฟรี
10. ข้อเสนอสุดคุ้ม
11. รับประกัน
12. เพิ่มยอดขาย
13. สั่งซื้อตอนนี้
14. สัญญากับคุณ
15. ปลอดความเสี่ยง
16. โปรโมชันพิเศษ
17. นี่ไม่ใช่สแปม
18. เพื่อลบออก
19. ยกเลิกรับข่าวสาร
20. ผู้ชนะ

คำเหล่านี้จะอ่อนไหวเป็นพิเศษเมื่ออยู่ในหัวเรื่อง ย่อหน้าเปิดที่เน้นการขาย หรืออีเมลที่มีคำกระตุ้นให้ดำเนินการหลายจุด

ทำไมคำเหล่านี้จึงก่อปัญหา

ตัวกรองสแปมถูกออกแบบมาเพื่อตรวจจับข้อความที่ดูเหมือนโฆษณาแบบส่งจำนวนมาก ข้อเสนอที่ชวนให้เข้าใจผิด หรือข้อความที่กดดันให้ผู้อ่านรีบตัดสินใจ คำอย่าง "ฟรี" "รับประกัน" และ "สั่งซื้อตอนนี้" มักใช้ในงานการตลาดที่ถูกต้องตามปกติ แต่ก็พบได้บ่อยในแคมเปญสแปมเช่นกัน

ความเสี่ยงจะเพิ่มขึ้นเมื่ออีเมลของคุณใช้หลายคำเหล่านี้พร้อมกัน ตัวอย่างเช่น หัวเรื่องอย่าง "ข้อเสนอฟรีสุดน่าทึ่ง - สั่งซื้อตอนนี้" มีแนวโน้มถูกตั้งธงมากกว่าหัวเรื่องที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง เช่น "ข้อมูลใบแจ้งหนี้และบัญชีที่อัปเดตสำหรับ LLC ของคุณ"

ตัวกรองยังให้ความสำคัญกับสัญญาณความน่าเชื่อถือ หากอีเมลใช้ภาษาส่งเสริมการขายที่รุนแรง มีลิงก์จำนวนมาก หรือส่งมาจากโดเมนที่มีชื่อเสียงอ่อนแอ การผสมผสานดังกล่าวอาจเพียงพอให้ถูกกรองได้

ทางเลือกที่ปลอดภัยกว่าสำหรับอีเมลธุรกิจ

วิธีแก้ที่ดีที่สุดไม่ใช่การซ่อนข้อความ แต่คือการเขียนให้ชัดเจนและพอดี เปลี่ยนถ้อยคำที่เกินจริงให้เป็นความเฉพาะเจาะจงเมื่อเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น:

• แทน "ข้อเสนอสุดน่าทึ่ง" ใช้ "ราคาพิเศษช่วงเวลาจำกัด"
• แทน "สั่งซื้อตอนนี้" ใช้ "ตรวจสอบตัวเลือกของคุณ"
• แทน "ฟรี" ใช้ "ไม่มีค่าใช้จ่าย" เฉพาะเมื่อเป็นความจริงและจำเป็น
• แทน "คลิกที่นี่" ใช้ลิงก์ที่สื่อความหมาย เช่น "ดูรายละเอียดบัญชีของคุณ"
• แทน "ปลอดความเสี่ยง" ใช้ถ้อยคำที่ระบุเงื่อนไขจริงของข้อเสนอ

การเขียนที่ชัดเจนมักดีกว่าทั้งต่อผู้รับและต่อตัวกรองสแปม ผู้คนมีแนวโน้มเชื่อถือข้อความที่ฟังดูเหมือนมาจากธุรกิจจริง มากกว่าข้อความที่ฟังดูเหมือนอีเมลส่งจำนวนมาก

ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มีผลต่อการส่งถึงผู้รับ

คำอย่างเดียวไม่ใช่ทั้งหมด อีเมลที่จัดรูปแบบไม่ดีอาจดูน่าสงสัยได้เช่นกัน

หลีกเลี่ยงพฤติกรรมต่อไปนี้เมื่อทำได้:

• เขียนหัวเรื่องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
• ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป
• ใช้สัญลักษณ์ซ้ำๆ เช่น $$$ หรือ !!!
• ฝังรูปภาพขนาดใหญ่แต่มีข้อความน้อยมาก
• ส่งอีเมลที่มีลิงก์เสียหรือลิงก์ที่ไม่ตรงกัน
• คัดลอกเทมเพลตโปรโมชันมาใช้โดยไม่แก้ไข

อีเมลที่สมดุลมักทำงานได้ดีกว่า ใช้ภาษาตรงไปตรงมา หัวเรื่องที่ชัดเจน และการจัดวางที่ดูตั้งใจ ไม่ใช่เร่งเร้าเกินไป

ปัจจัยทางเทคนิคที่สำคัญกว่าคำพูดส่วนใหญ่

หากคุณต้องการให้เข้ากล่องจดหมายได้อย่างยั่งยืน การตั้งค่าทางเทคนิคสำคัญพอๆ กับการเขียนข้อความ

ตรวจสอบว่าโดเมนที่ใช้ส่งได้รับการยืนยันตัวตนอย่างถูกต้องด้วย:

• SPF
• DKIM
• DMARC

ระเบียนเหล่านี้ช่วยให้ผู้ให้บริการกล่องจดหมายยืนยันได้ว่าอีเมลมาจากโดเมนธุรกิจของคุณจริง หากไม่มีการตั้งค่าเหล่านี้ ต่อให้อีเมลเขียนได้ดี ก็อาจถูกมองด้วยความระแวง

คุณควรส่งจากโดเมนที่สอดคล้องกับตัวตนธุรกิจของคุณเช่นกัน ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพซึ่งผูกกับชื่อบริษัท มักทำงานได้ดีกว่าการใช้อีเมลฟรีสำหรับการสื่อสารธุรกิจ

สำหรับผู้ก่อตั้งใหม่ เรื่องนี้สำคัญตั้งแต่ช่วงต้น หากคุณกำลังสร้างบริษัท อีเมลอาจถูกใช้สำหรับซัพพอร์ตลูกค้า การยื่นเอกสาร การแจ้งชำระเงิน หรือการติดตามผล การมีโดเมนที่น่าเชื่อถือช่วยทั้งภาพลักษณ์มืออาชีพและการส่งถึงผู้รับ

วิธีเขียนอีเมลให้ถึงกล่องจดหมาย

กลยุทธ์การส่งถึงผู้รับที่ใช้งานได้จริงเริ่มต้นจากคุณภาพของข้อความ

1. ทำให้หัวเรื่องเฉพาะเจาะจง

หัวเรื่องควรบอกผู้อ่านว่าจะได้รับอะไร หัวเรื่องที่ดีจะชัดเจน กระชับ และเกี่ยวข้อง

ตัวอย่าง:

• ใบแจ้งหนี้สำหรับบริการเดือนมีนาคมของคุณ
• การตั้งค่าบัญชีของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว
• อัปเดตสำคัญเกี่ยวกับคำสั่งซื้อของคุณ
• ขั้นตอนถัดไปสำหรับบัญชีธุรกิจใหม่ของคุณ

2. เขียนให้มีจุดประสงค์เดียว

อีเมลที่พยายามทำหลายอย่างในฉบับเดียวมักทำงานได้ไม่ดี หากข้อความของคุณมีทั้งโปรโมชัน การอัปเดตนโยบาย และคำกระตุ้นให้ดำเนินการสามแบบ จะทำให้ทั้งผู้อ่านและตัวกรองเข้าใจได้ยากขึ้น

3. ใช้น้ำเสียงที่เป็นธรรมชาติ

ภาษาการขายที่รุกแรงเกินไปอาจบั่นทอนความไว้วางใจ น้ำเสียงแบบมืออาชีพมักดีกว่าสำหรับการรักษาลูกค้าและการเข้ากล่องจดหมาย

4. จำกัดจำนวนลิงก์และไฟล์แนบ

ลิงก์มากเกินไปอาจดูเสี่ยง ไฟล์แนบก็อาจสร้างความกังวลได้เช่นกัน โดยเฉพาะหากผู้รับไม่ได้คาดไว้

5. แบ่งกลุ่มผู้รับ

การส่งข้อความเดียวไปหาทุกคนไม่ใช่แนวทางที่ดีที่สุดเสมอไป คนที่รู้จักแบรนด์ของคุณอยู่แล้วมีแนวโน้มเปิด อ่าน คลิก และตอบกลับมากกว่า ซึ่งจะช่วยพัฒนาชื่อเสียงของผู้ส่งในระยะยาว

ทดสอบก่อนส่ง

อีเมลสำคัญทุกฉบับควรผ่านการทดสอบก่อนส่งออกไป

ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• หัวเรื่องอ่านดูเป็นธรรมชาติหรือไม่
• ข้อความพรีวิวสนับสนุนเนื้อหาหรือไม่
• มีคำหรือวลีเสี่ยงถูกใช้ซ้ำหรือไม่
• ลิงก์ทั้งหมดใช้งานได้ถูกต้องหรือไม่
• ชื่อผู้ส่งจดจำได้ง่ายหรือไม่
• อีเมลแสดงผลดีบนมือถือหรือไม่
• ข้อความสอดคล้องกับน้ำเสียงแบรนด์หรือไม่

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือทดสอบสแปมเพื่อตรวจสอบเนื้อหาก่อนส่ง เครื่องมือเหล่านี้มักช่วยชี้ให้เห็นคำที่มีปัญหา รูปแบบที่เสี่ยง หรือสัญญาณการยืนยันตัวตนที่ขาดหาย ทำให้แก้ไขได้ก่อนที่จะกระทบผู้รับจริง

เช็กลิสต์การแก้ไขที่ใช้งานได้จริง

ก่อนส่งอีเมลธุรกิจ ให้ตรวจดูปัญหาทั่วไปเหล่านี้:

• ภาษาโอ้อวดหรือกดดันมากเกินไป
• ใช้คำแนวขายซ้ำๆ
• ข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
• เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป
• หัวเรื่องไม่ชัดเจน
• ผู้ส่งไม่ชัดว่าเป็นใคร
• ขาดตัวเลือกยกเลิกรับสำหรับอีเมลการตลาด
• ลิงก์เสียหรือดีไซน์ที่เน้นรูปภาพมากเกินไป
• การตั้งค่าการยืนยันตัวตนไม่ดี

หากคุณลบสัญญาณเตือนที่เห็นได้ชัดออกไป อีเมลของคุณก็มีโอกาสไปถึงกล่องจดหมายได้มากขึ้น

สิ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กควรจำไว้

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและผู้ก่อตั้งใหม่ อีเมลควรสร้างความไว้วางใจ ไม่ใช่สร้างอุปสรรค อีเมลที่ได้ผลดีที่สุดมักเป็นอีเมลที่รู้สึกตรงไปตรงมา เป็นประโยชน์ และน่าเชื่อถือ

เรื่องนี้ยิ่งสำคัญถ้าธุรกิจของคุณยังอยู่ในช่วงสร้างตัว ไม่ว่าคุณจะกำลังต้อนรับลูกค้าใหม่ ติดตามผลหลังการจัดตั้ง หรือส่งอัปเดตการดำเนินงาน ทุกข้อความล้วนเป็นตัวแทนของแบรนด์คุณ

Zenind ช่วยผู้ประกอบการเปิดตัวและจัดการความต้องการด้านการจัดตั้งธุรกิจในสหรัฐอเมริกา และอีเมลก็เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ที่กว้างกว่านั้น การสื่อสารที่สะอาดช่วยยกระดับประสบการณ์ลูกค้าโดยรวม

ข้อคิดสุดท้าย

ตัวกรองสแปมไม่ได้พยายามลงโทษธุรกิจที่ทำถูกต้อง แต่พยายามปกป้องกล่องจดหมายจากข้อความที่ล่วงละเมิดหรือชวนให้เข้าใจผิด หากอีเมลของคุณใช้ถ้อยคำเกินจริงมากเกินไป มีวลีเสี่ยงจำนวนมาก หรือมีการตั้งค่าทางเทคนิคที่อ่อนแอ ก็อาจถูกกรองได้แม้เจตนาของคุณจะดี

ทางออกคือเขียนให้ชัดเจน ยืนยันตัวตนโดเมนของคุณ ทดสอบก่อนส่ง และให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่เป็นประโยชน์ แนวทางนี้ช่วยปรับปรุงการส่งถึงผู้รับและทำให้อีเมลธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยรวม

หากข้อความของคุณดูน่าเชื่อถือสำหรับลูกค้าจริง มันก็มีแนวโน้มที่จะทำงานได้ดีกับตัวกรองสแปมเช่นกัน