20 ενεργοποιητές φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που μπορούν να βλάψουν την παραδοσιμότητα email

Το email είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία που μπορεί να έχει μια επιχείρηση, αλλά είναι επίσης ένα από τα πιο εύκολα να χρησιμοποιηθεί λάθος. Ένα μήνυμα που σε εσάς φαίνεται απολύτως νόμιμο μπορεί παρ’ όλα αυτά να καταλήξει στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, αν περιέχει γλώσσα, μορφοποίηση ή μοτίβα που τα φίλτρα spam θεωρούν επικίνδυνα.

Αυτό έχει σημασία για ιδρυτές, μικρούς επιχειρηματίες και οποιονδήποτε διαχειρίζεται μια νέα εταιρεία. Αν στέλνετε τιμολόγια, μηνύματα onboarding, υπενθυμίσεις συμμόρφωσης, ενημερωτικά δελτία ή ενημερώσεις πελατών, η κακή παραδοσιμότητα μπορεί να δημιουργήσει πραγματικά προβλήματα. Ένα χαμένο email μπορεί να καθυστερήσει μια πώληση, να αναβάλει μια πληρωμή ή να μπερδέψει έναν πελάτη που προσπαθεί να κάνει το σωστό.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς σκέφτονται τα φίλτρα spam, ποιες λέξεις και φράσεις μπορούν να προκαλέσουν πρόβλημα και τι μπορείτε να κάνετε για να κρατάτε τα επαγγελματικά σας email στα εισερχόμενα. Είναι γραμμένος για πρακτική χρήση, όχι για θεωρία, ώστε να μπορείτε να τον εφαρμόσετε είτε στέλνετε μια απλή ανακοίνωση είτε χτίζετε μια μακροπρόθεσμη στρατηγική email marketing.

Γιατί τα φίλτρα spam επισημαίνουν νόμιμα email

Τα φίλτρα spam δεν διαβάζουν τα μηνύματα όπως οι άνθρωποι. Τα αξιολογούν με βαθμολογία. Εξετάζουν έναν συνδυασμό σημάτων όπως:

• Η διατύπωση της γραμμής θέματος
• Η μορφοποίηση του μηνύματος
• Η υπερβολική στίξη ή η χρήση κεφαλαίων
• Τα μοτίβα των συνδέσμων
• Η φήμη του αποστολέα
• Οι ρυθμίσεις αυθεντικοποίησης
• Η αλληλεπίδραση των παραληπτών
• Συγκεκριμένες λέξεις ή φράσεις που χρησιμοποιούνται συχνά σε spam

Μία μόνο λέξη δεν σημαίνει ότι ένα μήνυμα θα μπλοκαριστεί. Τα φίλτρα συνήθως αξιολογούν ολόκληρο το email. Παρ’ όλα αυτά, ορισμένες φράσεις μπορούν να αυξήσουν τη βαθμολογία spam ενός μηνύματος, ειδικά όταν εμφανίζονται μαζί με άλλα προειδοποιητικά σημάδια.

Γι’ αυτό η καλή παραδοσιμότητα δεν αφορά μόνο την αποφυγή μερικών buzzwords. Χρειάζεστε καθαρό μήνυμα, αξιόπιστο domain αποστολής και συνεπή ρυθμό αποστολής.

20 λέξεις και φράσεις που μπορούν να αυξήσουν τον κίνδυνο spam

Οι παρακάτω όροι συχνά συνδέονται με προωθητικό spam, ανεπιθύμητα μηνύματα πωλήσεων ή παραπλανητική επικοινωνία. Δεν είναι απαγορευμένες λέξεις, αλλά μπορούν να συμβάλουν σε υψηλότερη βαθμολογία spam όταν χρησιμοποιούνται έντονα ή σε συνδυασμό με άλλα επικίνδυνα σήματα.

1. καταπληκτικό
2. ακυρώστε οποιαδήποτε στιγμή
3. επιταγή ή ταχυδρομική εντολή
4. κάντε κλικ εδώ
5. συγχαρητήρια
6. αγαπητέ φίλε
7. email marketing
8. μόνο για
9. δωρεάν
10. εξαιρετική προσφορά
11. εγγύηση
12. αύξηση πωλήσεων
13. παραγγείλετε τώρα
14. σας υπόσχομαι
15. χωρίς ρίσκο
16. ειδική προσφορά
17. αυτό δεν είναι spam
18. για διαγραφή
19. διαγραφή εγγραφής
20. νικητής

Αυτοί οι όροι μπορούν να είναι ιδιαίτερα ευαίσθητοι όταν εμφανίζονται σε γραμμές θέματος, σε έντονα προωθητικές εισαγωγικές παραγράφους ή σε μηνύματα που περιέχουν πολλαπλές παροτρύνσεις για δράση.

Γιατί αυτές οι λέξεις προκαλούν πρόβλημα

Τα φίλτρα spam έχουν σχεδιαστεί για να εντοπίζουν μηνύματα που μοιάζουν με μαζικές προωθητικές ενέργειες, παραπλανητικές προσφορές ή επικοινωνία που πιέζει τον αναγνώστη να δράσει γρήγορα. Λέξεις όπως "δωρεάν", "εγγύηση" και "παραγγείλετε τώρα" χρησιμοποιούνται συχνά σε νόμιμο marketing, αλλά εμφανίζονται επίσης πολύ συχνά σε καμπάνιες spam.

Ο κίνδυνος αυξάνεται όταν το email σας χρησιμοποιεί πολλές από αυτές τις λέξεις μαζί. Για παράδειγμα, μια γραμμή θέματος όπως "Καταπληκτική δωρεάν προσφορά - Παραγγείλετε τώρα" είναι πιο πιθανό να επισημανθεί από μια καθαρή, συγκεκριμένη γραμμή όπως "Ενημερωμένο τιμολόγιο και στοιχεία λογαριασμού για την LLC σας."

Τα φίλτρα δίνουν επίσης προσοχή στα σήματα εμπιστοσύνης. Αν ένα μήνυμα χρησιμοποιεί επιθετική προωθητική γλώσσα, περιέχει υπερβολικά πολλούς συνδέσμους ή προέρχεται από domain με αδύναμη φήμη, ο συνδυασμός μπορεί να είναι αρκετός για να ενεργοποιήσει το φιλτράρισμα.

Πιο ασφαλείς εναλλακτικές για επαγγελματικά email

Η καλύτερη λύση δεν είναι να κρύψετε το μήνυμά σας. Είναι να γράψετε με σαφήνεια και εγκράτεια. Αντικαταστήστε την υπερβολή με συγκεκριμένο περιεχόμενο όπου είναι δυνατό.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:

• Αντί για "Καταπληκτική προσφορά", χρησιμοποιήστε "Περιορισμένης διάρκειας τιμολόγηση"
• Αντί για "Παραγγείλετε τώρα", χρησιμοποιήστε "Εξετάστε τις επιλογές σας"
• Αντί για "Δωρεάν", χρησιμοποιήστε το "Χωρίς χρέωση" μόνο όταν είναι ακριβές και απαραίτητο
• Αντί για "Κάντε κλικ εδώ", χρησιμοποιήστε έναν περιγραφικό σύνδεσμο όπως "Προβολή των στοιχείων του λογαριασμού σας"
• Αντί για "Χωρίς ρίσκο", χρησιμοποιήστε διατύπωση που δηλώνει τους πραγματικούς όρους της προσφοράς

Η καθαρή γραφή συνήθως είναι καλύτερη τόσο για τα φίλτρα spam όσο και για τους αναγνώστες. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να εμπιστευτούν ένα μήνυμα που μοιάζει να προέρχεται από μια πραγματική επιχείρηση παρά ένα που ακούγεται σαν μαζική αποστολή marketing.

Επιλογές μορφοποίησης που επηρεάζουν την παραδοσιμότητα

Οι λέξεις είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Ένα κακομορφοποιημένο email μπορεί επίσης να φαίνεται ύποπτο.

Αποφύγετε αυτές τις συνήθειες όπου είναι δυνατό:

• Να γράφετε ολόκληρες γραμμές θέματος με κεφαλαία
• Να χρησιμοποιείτε πάρα πολλά θαυμαστικά
• Να επαναλαμβάνετε σύμβολα όπως $$$ ή !!!
• Να ενσωματώνετε μεγάλες εικόνες με ελάχιστο κείμενο
• Να στέλνετε email με σπασμένους συνδέσμους ή μη αντιστοιχισμένα URLs
• Να αντιγράφετε και να επικολλάτε πρότυπα προώθησης χωρίς επεξεργασία

Ένα ισορροπημένο email συνήθως αποδίδει καλύτερα. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα, σαφή γραμμή θέματος και μια διάταξη που μοιάζει σκόπιμη και όχι επιβεβλημένη.

Τεχνικοί παράγοντες που έχουν μεγαλύτερη σημασία από τις λέξεις

Αν θέλετε μακροπρόθεσμη τοποθέτηση στα εισερχόμενα, η τεχνική ρύθμιση μετράει τουλάχιστον όσο και η διατύπωση.

Φροντίστε το domain αποστολής σας να έχει σωστή αυθεντικοποίηση με:

• SPF
• DKIM
• DMARC

Αυτές οι εγγραφές βοηθούν τους παρόχους email να επιβεβαιώσουν ότι τα μηνύματά σας προέρχονται πραγματικά από το εταιρικό σας domain. Χωρίς αυτές, ακόμη και ένα καλά γραμμένο μήνυμα μπορεί να αντιμετωπιστεί με καχυποψία.

Θα πρέπει επίσης να στέλνετε από ένα domain που ταιριάζει με την εταιρική σας ταυτότητα. Μια επαγγελματική διεύθυνση email συνδεδεμένη με το όνομα της εταιρείας σας συνήθως αποδίδει καλύτερα από ένα δωρεάν mailbox για επαγγελματική επικοινωνία.

Για νέους ιδρυτές, αυτό έχει σημασία από νωρίς. Αν χτίζετε μια εταιρεία, τα email σας μπορεί να χρησιμοποιούνται για εξυπηρέτηση πελατών, καταθέσεις, ειδοποιήσεις πληρωμών ή επικοινωνίες παρακολούθησης. Ένα αξιόπιστο domain υποστηρίζει τόσο τον επαγγελματισμό όσο και την παραδοσιμότητα.

Πώς να γράφετε email που φτάνουν στα εισερχόμενα

Μια πρακτική στρατηγική παραδοσιμότητας ξεκινά από την ποιότητα του μηνύματος.

1. Κρατήστε τη γραμμή θέματος συγκεκριμένη

Μια γραμμή θέματος πρέπει να λέει στον αναγνώστη τι να περιμένει. Οι καλές γραμμές θέματος είναι σαφείς, σύντομες και σχετικές.

Παραδείγματα:

• Τιμολόγιο για τις υπηρεσίες του Μαρτίου
• Η ρύθμιση του λογαριασμού σας ολοκληρώθηκε
• Σημαντική ενημέρωση σχετικά με την παραγγελία σας
• Τα επόμενα βήματα για τον νέο επαγγελματικό λογαριασμό σας

2. Γράψτε για έναν σκοπό

Τα email που προσπαθούν να κάνουν πάρα πολλά συχνά αποδίδουν χειρότερα. Αν το μήνυμά σας περιλαμβάνει μια προσφορά, μια ενημέρωση πολιτικής και τρεις διαφορετικές παροτρύνσεις για δράση, γίνεται πιο δύσκολο για τους αναγνώστες και τα φίλτρα να το κατανοήσουν.

3. Χρησιμοποιήστε φυσικό ανθρώπινο τόνο

Η υπερβολικά επιθετική γλώσσα πωλήσεων μπορεί να βλάψει την εμπιστοσύνη. Ένας επαγγελματικός τόνος είναι συνήθως καλύτερος για τη διατήρηση πελατών και την τοποθέτηση στα εισερχόμενα.

4. Περιορίστε τους συνδέσμους και τα συνημμένα

Πάρα πολλοί σύνδεσμοι μπορούν να φαίνονται επικίνδυνοι. Τα συνημμένα μπορεί επίσης να δημιουργήσουν ανησυχία, ειδικά αν ο παραλήπτης δεν τα περιμένει.

5. Τμηματοποιήστε το κοινό σας

Η αποστολή ενός μηνύματος σε όλους σπάνια είναι η καλύτερη προσέγγιση. Οι άνθρωποι που ήδη γνωρίζουν το brand σας είναι πιο πιθανό να ανοίξουν, να κάνουν κλικ και να απαντήσουν, κάτι που βελτιώνει τη φήμη με την πάροδο του χρόνου.

Δοκιμάστε πριν στείλετε

Κάθε σημαντικό email πρέπει να ελέγχεται πριν σταλεί.

Ελέγξτε τα εξής:

• Η γραμμή θέματος διαβάζεται φυσικά;
• Το preview text υποστηρίζει το μήνυμα;
• Υπάρχουν επικίνδυνες λέξεις ή φράσεις που επαναλαμβάνονται;
• Όλοι οι σύνδεσμοι λειτουργούν σωστά;
• Είναι αναγνωρίσιμο το όνομα του αποστολέα;
• Εμφανίζεται σωστά το email σε κινητό;
• Το μήνυμα είναι συνεπές με τη φωνή του brand σας;

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία δοκιμής spam για να ελέγξετε το περιεχόμενο πριν από την αποστολή. Αυτά τα εργαλεία συχνά επισημαίνουν προβληματικές λέξεις, μοτίβα μορφοποίησης ή ελλείψεις στις ρυθμίσεις αυθεντικοποίησης. Έτσι γίνεται πιο εύκολο να διορθώσετε ζητήματα πριν επηρεάσουν πραγματικούς παραλήπτες.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου επεξεργασίας

Πριν στείλετε ένα επαγγελματικό email, ελέγξτε το για αυτά τα συνηθισμένα προβλήματα:

• Υπερβολικός ενθουσιασμός ή γλώσσα πίεσης
• Επαναλαμβανόμενη χρήση πωλησιακών όρων
• Κείμενο με κεφαλαία
• Πάρα πολλά θαυμαστικά
• Αδύναμη γραμμή θέματος
• Μη σαφής ταυτότητα αποστολέα
• Έλλειψη επιλογής διαγραφής για μηνύματα marketing
• Σπασμένοι σύνδεσμοι ή σχεδίαση με υπερβολικές εικόνες
• Κακή ρύθμιση αυθεντικοποίησης

Αν αφαιρέσετε τα προφανή προειδοποιητικά σημάδια, τα μηνύματά σας έχουν πολύ καλύτερη πιθανότητα να φτάσουν στα εισερχόμενα.

Τι πρέπει να θυμούνται οι μικρές επιχειρήσεις

Για τις μικρές επιχειρήσεις και τους νέους ιδρυτές, το email πρέπει να χτίζει εμπιστοσύνη, όχι να δημιουργεί τριβές. Τα πιο αποτελεσματικά email είναι συνήθως εκείνα που είναι απλά, χρήσιμα και αξιόπιστα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν η επιχείρησή σας εξακολουθεί να διαμορφώνει την ταυτότητά της. Είτε υποδέχεστε νέους πελάτες, είτε κάνετε follow-up μετά τη σύσταση, είτε στέλνετε λειτουργικές ενημερώσεις, κάθε μήνυμα εκπροσωπεί το brand σας.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ξεκινήσουν και να διαχειριστούν τις ανάγκες σύστασης εταιρείας στις ΗΠΑ, και το email αποτελεί μέρος αυτής της ευρύτερης ροής εργασίας. Η καθαρή επικοινωνία υποστηρίζει μια καθαρή εμπειρία πελάτη.

Τελικό συμπέρασμα

Τα φίλτρα spam δεν προσπαθούν να τιμωρήσουν τις νόμιμες επιχειρήσεις. Προσπαθούν να προστατεύσουν τα εισερχόμενα από καταχρηστικά ή παραπλανητικά μηνύματα. Αν το email σας χρησιμοποιεί υπερβολική υπερβολή, πάρα πολλές επικίνδυνες φράσεις ή αδύναμη τεχνική ρύθμιση, μπορεί να φιλτραριστεί ακόμη κι όταν η πρόθεσή σας είναι καλή.

Η λύση είναι να γράφετε καθαρά, να αυθεντικοποιείτε το domain σας, να κάνετε δοκιμές πριν από την αποστολή και να εστιάζετε σε χρήσιμη επικοινωνία. Αυτή η προσέγγιση βελτιώνει την παραδοσιμότητα και κάνει τα επαγγελματικά σας email πιο αποτελεσματικά συνολικά.

Αν το μήνυμά σας θα έμοιαζε αξιόπιστο σε έναν πραγματικό πελάτη, είναι πολύ πιο πιθανό να αποδώσει καλά και με τα φίλτρα spam.