Лиценз за благотворителни игри в Ню Йорк: Практическо ръководство за съответствие за нестопански организации

Благотворителните игри в Ню Йорк могат да бъдат надежден инструмент за набиране на средства, но това не е неформално събиране на дарения. Щатът третира бинго, томболи, игри с билетчета тип bell jar и казино вечери като регулирани дейности със специфични изисквания за лицензиране, подаване на документи и отчетност. Ако вашата организация иска да проведе едно от тези събития, най-сигурният подход е да планирате стъпките по съответствието, преди да насрочите дата, да продадете билет или да отпечатате реклама.

За много организации процесът започва с идентификационен номер на Комисията и завършва с общински лиценз. Между тези две стъпки може да се наложи да съберете учредителни документи, да докажете организационна история, да потвърдите местно разрешение и да подготвите текущо водене на записи. Това прави благотворителните игри в Ню Йорк толкова проект по съответствие, колкото и събитие за набиране на средства.

Какво обхващат благотворителните игри в Ню Йорк

Ню Йорк регулира няколко често срещани формата за благотворително набиране на средства в рамките на правилата за благотворителни игри:

• Бинго
• Игри с билетчета тип bell jar
• Томболи
• Казино вечери, наричани още Las Vegas nights

Всяка категория има собствени формуляри, срокове и оперативни правила. Лиценз за един вид събитие не разрешава автоматично друг. Ако вашата организация планира да разнообрази дейностите си по набиране на средства, трябва да прегледа всяка игра поотделно.

Основният принцип е прост: само оторизирани организации могат да провеждат благотворителни игри, а приходите трябва да се използват за законни организационни цели.

Кой може да провежда благотворителни игри

Ню Йорк очаква организацията, която кандидатства за лиценз, да бъде действителна благотворителна или оторизирана организация. На практика това обикновено означава организацията да може да покаже, че:

• Съществува поне от една година
• Поддържа актуални списъци на членовете
• Има изрядни учредителни документи и архиви
• Може да покаже как са били управлявани и изразходвани предходни средства
• Ще използва приходите от игрите за законни цели

Щатът също така ограничава кой може да управлява игрите. Обикновено се очаква бона фидe членове на лицензираната организация или членове на нейни помощни или свързани групи да съдействат при бинго и игри на случайността.

Стъпка 1: Получете идентификационен номер на Комисията

Преди повечето общини да издадат лиценз, щат Ню Йорк изисква идентификационен номер за Games of Chance и/или Bingo от Gaming Commission.

Основният процес е:

1. Попълнете и нотариално заверете Form 1A, Application for Registration and Identification Number.
2. Подайте заявлението и необходимите подкрепящи документи към Division of Charitable Gaming.
3. Изчакайте преглед от Комисията и одобрение или отказ.
4. След като Комисията издаде идентификационния номер, подайте заявление за местния лиценз в общината.

Комисията посочва, че обработката на заявленията обикновено отнема 8 до 10 седмици, така че организациите не бива да чакат до последния момент.

Документи, които обикновено се изискват

Комисията изисква документация, която доказва структурата, ръководството и финансовата история на организацията. Често исканите документи включват:

• Учредителен акт и устав, ако организацията е регистрирана
• Конституция и устав, ако организацията е нерегистрирана
• Хартата на организацията
• Имена и длъжности на членовете на управителния орган
• Имена на настоящите членове
• Списък на разходите за предходната година, включително благотворителни плащания
• Най-скорошната главна счетоводна книга или IRS Form 990, 990-EZ или 990-N и подкрепящи приложения
• Писмо за определяне на данъчно освобождаване от IRS, ако е приложимо

Тук изрядните записи за юридическото лице имат значение. Ако документите ви са противоречиви, остарели или трудни за намиране, процесът на подаване бързо се забавя.

Стъпка 2: Подайте заявление за общинския лиценз

Идентификационният номер на Комисията не е окончателното одобрение. Ню Йорк също изисква общински лиценз за самото събитие.

Това означава, че общината, в която организацията е учредена или в която ще се проведе събитието, трябва да прегледа и издаде съответния лиценз. С други думи, Комисията ви въвежда в системата, но местната община дава оперативното разрешение да проведете събитието.

Тъй като местните процедури могат да се различават, организациите трябва да потвърдят сроковете за подаване, общинските формуляри и всички местни наредби, преди да приемат, че събитието е одобрено.

Основи на лиценза за бинго в Ню Йорк

Бинго е един от най-структурираните формати за благотворителни игри в Ню Йорк.

Основни правила за бинго

• Общините издават едногодишни лицензи за бинго
• Таксата за лиценз за бинго е 18,75 долара за мероприятие, платима на общината
• Бинго може да се провежда само в община, в която има местен закон или наредба за бинго
• Бинго е ограничено до 18 дни на тримесечие
• Максималната единична награда е 5 000 долара
• Максималната награда за едно мероприятие е 15 000 долара

Стъпки за подаване за бинго

Организациите обикновено трябва да:

• Подадат Form 1A, за да получат идентификационен номер за бинго
• Подадат заявление за лиценз за бинго с Forms BC-2, BC-2A и BC-2B
• Подлежат на общински преглед на допустимостта и, ако бъдат одобрени, да получат Form BC-5
• Подадат Form BC-7 в срок до 7 дни след всяка бинго сесия
• Подадат Form BC-7Q в срок до 15 дни след края на всяко тримесечие, в което е провеждано бинго
• Платят допълнителна лицензна такса, равна на 3% от декларираните нетни приходи, ако има такива

Бинго има и правила за персонала и участието. Лица под 18 години могат да присъстват, но не могат да играят бинго, а лица между 16 и 18 години могат да извършват неигрови дейности като обслужване на щандове, почистване, поддръжка и подготовка на мястото.

Ако вашата организация обмисля бинго като повтарящ се източник на средства, изгответе календар за отчетност преди насрочването на първата игра. Тримесечните и следсесионните подавания лесно се пропускат, ако екипът не възложи отговорностите отрано.

Основи на лиценза за томбола в Ню Йорк

Томбoлите често са по-лесни за организиране от бинго, но правилата за съответствие все пак са важни.

Най-важният праг е очакваният нетен приход:

• Ако очакваният нетен приход е под 5 000 долара, организацията не трябва да се регистрира в Комисията
• Ако очакваният нетен приход е между 5 000 и 29 999 долара за календарна година, организацията попада в Категория 1B
• Ако организацията може да генерира 30 000 долара или повече, тя трябва да следва изискванията на Категория 1A

Правила за подаване и такси при томболи

За томболи от Категория 1A организацията обикновено трябва да:

• Подаде Forms GC-2, GC-2A и GC-2B
• Плати годишна лицензна такса от 25 долара на общинския секретар
• Получи общинския Games of Chance License, Form GC-5
• Подаде Form GC-7R на общинския секретар и на Комисията до 30 януари на следващата година
• Плати допълнителна общинска лицензна такса, равна на 2% от нетната печалба над 30 000 долара, ако е приложимо

За томболи от Категория 1B организацията обикновено подава Form GCVS-1 при общинския секретар и в Комисията, за да удостовери очаквания диапазон на годишния нетен приход.

Ако реалният нетен приход се окаже по-висок от очаквания, организацията трябва да следва инструкциите за подаване за по-високата категория. Това прави реалистичното финансово планиране важно, преди да се продават билети.

Ню Йорк също позволява продажба на билети за томбола през интернет или чрез мобилно устройство, но това изисква отделно одобрение от Комисията, преди организацията да продължи.

Игри тип Bell Jar и други форми на благотворителни игри

Игри тип bell jar също са регулирани от Комисията и общината. Организациите, които продават билети bell jar, трябва да спазват специфични изисквания за лицензиране и отчетност, а текущо лицензирани организации могат да използват онлайн портала на Комисията за определени тримесечни декларации.

Казино вечерите са друга регулирана форма на благотворителни игри в Ню Йорк. Тъй като правилата могат да се различават от тези за бинго и томболи, организациите трябва да потвърдят текущите изисквания, преди да рекламират събитието.

При планирането на каквото и да е благотворително игрово събитие не предполагайте, че един лиценз покрива всички типове игри. Първо потвърдете точния формат на събитието, след което съпоставете процеса на подаване с този формат.

Отчетност, записи и използване на приходите

Ню Йорк очаква приходите от благотворителни игри да подкрепят законните цели на оторизираната организация. Това означава, че организацията трябва да води ясни записи както за приходите, така и за разходите.

Добрите записи за съответствие обикновено включват:

• Копия на всички лицензи и идентификационни номера
• Протоколи от сесии и записи за присъствие
• Копия на подадени формуляри и общински разписки
• Списъци на членове и работници
• Банкови извлечения и счетоводни отчети
• Записи, показващи как са били изразходвани приходите

Комисията също така отбелязва, че лицензите трябва да бъдат поставени на видно място там, където се провеждат игрите. Това е малък детайл, но е част от изискванията за съответствие и трябва да бъде включен в контролния списък за подготовка на събитието.

Разходи, които може да изискват внимание

Някои разходи, свързани с игрите, може да са пряко обвързани със събитието и да подлежат на отчитане, включително:

• Наем на оборудване или закупуване на оборудване
• Наем на маси и столове
• Наем от лицензиран наемодател
• Услуги по почистване или охрана
• Подготовка на задължителни игрови формуляри и счетоводство
• Реклама и други оперативни разходи

Тъй като допълнителните лицензни такси и правилата за отчетност могат да се различават според типа игра, организациите трябва да се уверят, че използват правилните формуляри за всяко събитие и не смесват отчетността за бинго и игри на случайността.

Чести грешки при съответствието

Много организации попадат в проблеми поради едни и същи предотвратими грешки:

• Насрочване на събитие преди да са получени и двете одобрения
• Предположение, че само одобрението на Комисията е достатъчно
• Използване на грешен набор формуляри за типа игра
• Пропускане на срокове за подаване след сесия, тримесечие или година
• Непроверяване дали общината е приела необходимия местен закон
• Продажба или реклама на билети за томбола онлайн без необходимото одобрение
• Оставяне на учредителни документи или списъци на членове да остареят

Тези проблеми обикновено не са резултат от лоши намерения. Те се появяват, когато събирането на средства се третира като еднократно събитие, а не като регулиран процес по съответствие.

Как Zenind може да помогне с подготовката

Zenind е създаден за учредяване на бизнес и текуща организационна съответствие, което е полезно, когато вашата благотворителна дейност зависи от изрядни записи и ясна структура на юридическото лице. Ако организацията ви все още създава юридическото лице, което ще управлява събитието за набиране на средства, поддържането на изряден организационен архив може да спести време по-късно.

Практичен работен процес изглежда така:

1. Организирайте учредителните документи и устава
2. Потвърдете управителния орган и актуалния списък на членовете
3. Съберете пакета за заявление за идентификационен номер на Комисията
4. Подайте заявление за общинския лиценз
5. Следете сроковете за отчетност след събитието

Такава структура намалява забавянията при подаване и помага да се избегнат предотвратими грешки.

Заключение

Лицензът за благотворителни игри в Ню Йорк всъщност е многостепенен процес на одобрение. Повечето организации се нуждаят от идентификационен номер на Комисията, общински лиценз и дисциплинирана отчетност след събитието. Точните формуляри зависят от това дали провеждате бинго, томболи, игри тип bell jar или друга регулирана благотворителна игра.

Ако планирате предварително, поддържате записите си изрядни и съобразите процеса на подаване с вида игра, благотворителните игри в Ню Йорк стават управляеми. Истинският риск не е самото събитие. Рискът е да не го третирате като процес по съответствие още от самото начало.