Jak mohou zahraniční společnosti splnit hlášení BOI pro FinCEN

Hlášení informací o skutečných majitelích, tedy Beneficial Ownership Information neboli BOI, se výrazně změnilo. K datu 26. března 2025 jsou subjekty založené v USA a osoby z USA vyňaty z povinnosti podávat hlášení BOI u FinCEN. Aktuální povinnost podání se nyní vztahuje především na určité zahraniční subjekty, které se registrují k podnikání v některém státě USA nebo v kmenové jurisdikci a nesplňují jinou výjimku.

To znamená, že je soulad s BOI nyní užší než v době, kdy pravidla zákona Corporate Transparency Act začala platit, ale pro zahraniční společnosti, které chtějí působit ve Spojených státech, zůstává stále důležitý. Pokud je vaše společnost založena podle zahraničního práva a registrována v USA, měli byste ověřit, zda jste vykazující entitou, shromáždit požadované informace o vlastnictví a podat hlášení prostřednictvím systému FinCEN včas.

Pro aktuální pravidla a oficiální aktualizace si prostudujte stránku FinCEN věnovanou hlášením BOI.

Co je hlášení BOI

Hlášení BOI je podání u FinCEN, které identifikuje vykazující entitu a osoby, které ji ve skutečnosti vlastní nebo kontrolují. Účelem hlášení je poskytnout úřadům jasnější přehled o skutečných osobách stojících za určitými subjekty.

U zahraničních vykazujících společností se proces hlášení obvykle zaměřuje na dvě oblasti:

• informace o samotné společnosti; a
• informace o skutečných majitelích, které je podle pravidel FinCEN nutné uvést.

Pokud je vaše společnost vyňata z povinnosti, hlášení BOI nepodáváte. Pokud si nejste jisti, zda se na vás vztahuje výjimka, ověřte si aktuální pravidla před podáním.

Kdo musí stále podávat

Podle aktuálního pravidla FinCEN může zahraniční společnost potřebovat podat hlášení BOI, pokud jsou splněny všechny tyto podmínky:

• je založena podle práva cizí země;
• zaregistrovala se k podnikání v některém státě USA nebo v kmenové jurisdikci prostřednictvím příslušného úřadu; a
• nesplňuje žádnou výjimku.

Aktualizace FinCEN z března 2025 také změnila, kdo musí být v tomto kontextu uváděn. Zahraniční vykazující společnosti neuvádějí jako skutečné majitele osoby z USA a osoby z USA nejsou povinny poskytovat BOI pro tyto subjekty.

Pokud byla vaše společnost ve Spojených státech registrována již před vydáním mezitímního pravidla z 26. března 2025, stanovil FinCEN termín podání na 25. dubna 2025. Pokud byla vaše společnost registrována 26. března 2025 nebo později, obecně má 30 kalendářních dnů od obdržení oznámení, že registrace nabyla účinnosti.

Jaké informace potřebujete před podáním

Úplné hlášení BOI závisí na přesných a konzistentních záznamech. Než podáte hlášení, shromážděte údaje o společnosti i osobní informace požadované FinCEN.

Informace o společnosti

Obvykle budete potřebovat:

• plný právní název vykazující společnosti;
• zahraniční jurisdikci, ve které byla entita založena;
• americkou jurisdikci, ve které se entita zaregistrovala k podnikání;
• hlavní adresu podnikání v USA;
• daňové identifikační číslo společnosti, pokud bylo přiděleno; a
• jakékoli obchodní názvy, DBA nebo jiné názvy používané ve Spojených státech.

Dávejte pozor na hlavní adresu podnikání. Měla by to být fyzická adresa spojená se skutečnými operacemi, nikoli poštovní schránka a nikoli adresa registrovaného zástupce.

Informace o skutečných majitelích

U každého vykazovaného skutečného majitele budete obvykle potřebovat:

• celé právní jméno;
• datum narození;
• adresu bydliště; a
• údaje z identifikačního dokladu spolu s jeho kopií.

FinCEN přijímá určité státem vydané doklady totožnosti, například pasy a řidičské průkazy, pokud jsou platné a aktuální. Prošlé doklady by se neměly používat.

Jak vyplnit podání

Proces podání je zvládnutelný, pokud si jej připravíte ve správném pořadí.

1. Ověřte, zda je vaše společnost skutečně vykazující entitou

Začněte právním statusem subjektu. Mnoho společností, které dříve očekávaly povinnost hlášení BOI, je nyní vyňato, protože byly založeny ve Spojených státech. U zahraničních společností ověřte datum registrace, jurisdikci a to, zda se neuplatní samostatná výjimka.

2. Určete skutečné majitele

Zaměřte se na osoby, které splňují vlastnický nebo kontrolní standard FinCEN. V praxi to obvykle znamená posoudit nejen titul, ale i to, kdo subjekt vlastní, kdo rozhoduje a zda je vlastnictví přímé nebo nepřímé.

3. Shromážděte a ověřte osobní údaje

Požádejte každou vykazovanou osobu, aby poskytla přesné informace potřebné pro podání. To je jedno z nejjednodušších míst, kde může dojít k chybě, zejména pokud se jména v pasech, řidičských průkazech a interních firemních záznamech přesně neshodují.

4. Pečlivě zkontrolujte údaje o společnosti

I drobné chyby v názvu entity, jurisdikci, daňovém identifikačním čísle nebo adrese podnikání mohou způsobit problémy při podání. Před odesláním porovnejte údaje BOI s registračními a zakladatelskými dokumenty.

5. Podejte hlášení prostřednictvím elektronického systému FinCEN

FinCEN přijímá hlášení BOI prostřednictvím svého elektronického podacího systému. Odeslání by mělo proběhnout až poté, co byly zkontrolovány správnost údajů o společnosti, majitelích a identifikačních dokladech.

6. Uchovávejte záznamy a sledujte změny

Soulad s BOI není jednorázové zadání dat. Pokud se změní vlastnictví společnosti, řídicí struktura, registrační status nebo jiné vykazované informace, může být nutné hlášení aktualizovat.

Nejčastější chyby při podání BOI

Pečlivá kontrola před podáním může předejít zbytečným chybám. Mezi nejčastější problémy patří:

• použití zastaralého termínu pro podání;
• domněnka, že společnost musí stále podávat hlášení, i když je nyní vyňata;
• záměna adresy registrovaného zástupce s hlavní adresou podnikání;
• uvedení nesprávných osob jako skutečných majitelů;
• použití prošlých identifikačních dokladů;
• opomenutí obchodních názvů nebo DBA;
• neověření, že právní název přesně odpovídá zakladatelským dokumentům; a
• chápání BOI jako ročního podání, i když jím není.

Tyto chyby mohou zpozdit splnění povinnosti nebo vést k nepřesnému podání. Nejbezpečnější postup je porovnat údaje BOI s oficiálními záznamy o entitě před odesláním hlášení.

Jak může pomoci Zenind

Zenind pomáhá podnikatelům i zahraničním zakladatelům zakládat a spravovat americké entity s důrazem na přesnost, organizaci a podporu v oblasti compliance. To je důležité, protože hlášení BOI často závisí na přehledných firemních záznamech, jasných údajích o vlastnictví a spolehlivém určení toho, kde a jak byla entita založena nebo registrována.

Pro zahraniční společnosti vstupující na americký trh vám může Zenind pomoci udržet si pořádek od samého začátku. Dobře vedená zakladatelská dokumentace usnadňuje určení, zda je hlášení BOI vyžadováno, koho je třeba uvést a které firemní údaje mají být v hlášení použity.

Závěrečné shrnutí

Soulad s BOI je nyní mnohem užší, než byl v době, kdy FinCEN poprvé zavedl pravidla hlášení podle zákona Corporate Transparency Act. K 26. březnu 2025 jsou společnosti z USA a osoby z USA vyňaty, zatímco určité zahraniční společnosti registrované k podnikání ve Spojených státech mohou mít stále povinnost podávat hlášení.

Pokud jste zahraniční vykazující společnost, klíčové kroky jsou jednoduché: potvrdit svůj status, shromáždit přesné údaje o společnosti a vlastnících, podat hlášení prostřednictvím systému FinCEN a průběžně aktualizovat své záznamy. Pečlivá kontrola před odesláním sníží riziko chyb a pomůže vám zůstat v souladu s aktuálním pravidlem.

Nejaktuálnější oficiální pokyny si před podáním vždy ověřte přímo u FinCEN.