Como empresas estrangeiras podem concluir os relatórios BOI do FinCEN

O reporte de Beneficial Ownership Information, ou BOI, mudou significativamente. Em 26 de março de 2025, entidades constituídas nos Estados Unidos e pessoas dos Estados Unidos ficaram isentas da obrigação de reporte BOI ao FinCEN. A obrigação atual de envio agora se aplica principalmente a determinadas entidades estrangeiras que se registram para fazer negócios em um estado dos Estados Unidos ou em uma jurisdição tribal e não se qualificam para outra isenção.

Isso torna a conformidade com o BOI mais restrita do que era quando as regras do Corporate Transparency Act entraram em vigor, mas ainda é importante para empresas estrangeiras que desejam operar nos Estados Unidos. Se sua empresa foi constituída sob a lei de outro país e está registrada nos Estados Unidos, confirme se ela é uma reporting company, reúna as informações de propriedade exigidas e faça o envio pelo sistema do FinCEN dentro do prazo.

Para a regra atual e atualizações oficiais, consulte a página de reporte BOI do FinCEN.

O que é um relatório BOI

Um relatório BOI é um envio feito ao FinCEN que identifica a reporting company e as pessoas que, em última instância, a possuem ou controlam. O objetivo do relatório é oferecer ao governo uma visão mais clara das pessoas reais por trás de determinadas entidades.

Para foreign reporting companies, o processo de reporte geralmente se concentra em duas coisas:

• informações sobre a própria empresa; e
• informações sobre os beneficial owners que precisam ser divulgados de acordo com as regras do FinCEN.

Se sua empresa estiver isenta, você não precisa enviar um relatório BOI. Se não tiver certeza de que uma isenção se aplica, verifique a regra atual antes de enviar.

Quem ainda precisa enviar

De acordo com a regra atual do FinCEN, uma empresa estrangeira pode precisar enviar um relatório BOI se todas as condições abaixo forem verdadeiras:

• ela foi constituída sob a legislação de um país estrangeiro;
• ela se registrou para fazer negócios em um estado dos Estados Unidos ou em uma jurisdição tribal por meio de arquivamento junto ao órgão competente; e
• ela não se qualifica para uma isenção.

A atualização do FinCEN de março de 2025 também alterou quem deve ser informado nesse contexto. Foreign reporting companies não informam pessoas dos Estados Unidos como beneficial owners, e pessoas dos Estados Unidos não são obrigadas a fornecer BOI para essas entidades.

Se sua empresa já estava registrada nos Estados Unidos antes da regra interina final de 26 de março de 2025, o FinCEN definiu o prazo de envio para 25 de abril de 2025. Se sua empresa se registrou em ou após 26 de março de 2025, em geral ela tem 30 dias corridos após receber a notificação de que o registro entrou em vigor.

Informações necessárias antes do envio

Um relatório BOI completo depende de registros precisos e consistentes. Antes de enviar, reúna os dados da empresa e as informações pessoais exigidas pelo FinCEN.

Informações da empresa

Normalmente, você precisará de:

• nome legal completo da reporting company;
• jurisdição estrangeira onde a entidade foi constituída;
• jurisdição dos Estados Unidos onde a entidade se registrou para fazer negócios;
• endereço principal de საქმიანidade nos Estados Unidos;
• número de identificação fiscal da empresa, se já tiver sido emitido; e
• quaisquer nomes comerciais, DBAs ou outros nomes empresariais usados nos Estados Unidos.

Tenha cuidado com o endereço principal de atividade. Ele deve ser um local físico vinculado a operações reais, e não uma caixa postal nem o endereço do registered agent.

Informações do beneficial owner

Para cada beneficial owner reportável, normalmente você precisará de:

• nome legal completo;
• data de nascimento;
• endereço residencial; e
• dados do documento de identificação, além de uma imagem do documento.

O FinCEN aceita certos documentos de identificação emitidos pelo governo, como passaportes e carteiras de motorista, desde que estejam válidos e em vigor. Documentos vencidos não devem ser usados.

Como concluir o envio

O processo de envio é administrável quando você se organiza na ordem certa.

1. Confirme se a sua empresa realmente é uma reporting company

Comece pela situação jurídica da entidade. Muitas empresas que antes esperavam ter obrigação de BOI agora estão isentas porque foram constituídas nos Estados Unidos. No caso de empresas estrangeiras, confirme a data de registro, a jurisdição e se existe uma isenção separada.

2. Identifique os beneficial owners

Concentre-se nas pessoas que atendem ao padrão de propriedade ou controle do FinCEN. Na prática, isso geralmente significa olhar além do cargo e avaliar quem possui a entidade, quem controla as decisões e se a participação é direta ou indireta.

3. Reúna e verifique as informações pessoais

Peça a cada pessoa reportável que forneça exatamente as informações necessárias para o envio. Este é um dos pontos mais fáceis para cometer erros, especialmente quando os nomes em passaportes, carteiras de motorista e registros internos da empresa não coincidem exatamente.

4. Revise com atenção os dados da empresa

Pequenos erros no nome da entidade, jurisdição, número fiscal ou endereço comercial podem causar problemas no envio. Compare os dados do BOI com os documentos de constituição e registro antes de enviar qualquer coisa.

5. Envie pelo sistema eletrônico do FinCEN

O FinCEN aceita relatórios BOI por meio de seu sistema eletrônico de envio. O envio deve ser concluído somente depois que os dados da empresa, dos proprietários e de identificação tiverem sido conferidos quanto à precisão.

6. Mantenha registros e monitore mudanças

A conformidade BOI não é apenas uma tarefa única de inserção de dados. Se a empresa alterar sua propriedade, estrutura de controle, status de registro ou outras informações reportáveis, o relatório pode precisar ser atualizado.

Erros comuns no envio do BOI

Uma revisão cuidadosa antes do envio pode evitar erros desnecessários. Os problemas mais comuns incluem:

• usar um prazo de envio desatualizado;
• assumir que a empresa ainda precisa enviar quando agora está isenta;
• confundir o endereço do registered agent com o endereço principal de atividade;
• listar as pessoas erradas como beneficial owners;
• usar documentos de identificação vencidos;
• omitir nomes comerciais ou DBAs;
• deixar de verificar se o nome legal coincide exatamente com os registros de constituição; e
• tratar o BOI como um envio anual, quando isso não é o caso.

Esses erros podem atrasar a conformidade ou gerar um envio incorreto. A abordagem mais segura é comparar os dados do BOI com os registros oficiais da entidade antes de enviar o relatório.

Como a Zenind pode ajudar

A Zenind ajuda empreendedores e fundadores estrangeiros a formar e manter entidades nos Estados Unidos com forte foco em precisão, organização e suporte de conformidade. Isso é importante porque o reporte BOI muitas vezes depende de registros societários organizados, informações claras de propriedade e um entendimento confiável de onde e como a entidade foi constituída ou registrada.

Para empresas estrangeiras que estão entrando no mercado dos Estados Unidos, a Zenind pode ajudar a manter tudo organizado desde o início. Um arquivo de constituição bem mantido facilita determinar se um envio BOI é necessário, quem deve ser identificado e quais dados comerciais devem ser usados no relatório.

Conclusão

A conformidade BOI está muito mais restrita agora do que quando o FinCEN implementou pela primeira vez as regras de reporte do Corporate Transparency Act. Em 26 de março de 2025, empresas dos Estados Unidos e pessoas dos Estados Unidos ficaram isentas, enquanto certas empresas estrangeiras registradas para fazer negócios nos Estados Unidos ainda podem precisar enviar.

Se você é uma foreign reporting company, os passos principais são diretos: confirme seu status, reúna informações precisas da empresa e dos proprietários, envie pelo sistema do FinCEN e mantenha seus registros atualizados. Uma revisão cuidadosa antes do envio reduz o risco de erros e ajuda você a permanecer em conformidade com a regra atual.