Kuinka ulkomaiset yritykset voivat täyttää FinCENin BOI-raportit

Tosiasialliseen edunsaajuuteen liittyvä raportointi, eli BOI-raportointi, on muuttunut merkittävästi. 26. maaliskuuta 2025 alkaen Yhdysvalloissa perustetut yhtiöt ja Yhdysvaltain henkilöt on vapautettu FinCENin BOI-raportointivelvollisuudesta. Nykyinen ilmoitusvelvollisuus koskee nyt pääasiassa tiettyjä ulkomaisia yhteisöjä, jotka rekisteröityvät harjoittamaan liiketoimintaa jonkin Yhdysvaltain osavaltion tai heimoalueen lainkäyttöalueella eivätkä täytä muuta poikkeusta.

Tämä tekee BOI-vaatimusten noudattamisesta rajatumpaa kuin silloin, kun Corporate Transparency Actin säännöt tulivat ensimmäisen kerran voimaan, mutta asia on silti tärkeä ulkomaisille yrityksille, jotka haluavat toimia Yhdysvalloissa. Jos yrityksesi on perustettu ulkomaisen lain nojalla ja rekisteröity Yhdysvalloissa, sinun kannattaa varmistaa, oletko ilmoitusvelvollinen yhtiö, kerätä vaaditut omistajatiedot ja toimittaa ilmoitus FinCENin järjestelmän kautta ajallaan.

Ajantasaisen säännön ja viralliset päivitykset löydät FinCENin BOI-raportointisivulta.

Mikä on BOI-raportti

BOI-raportti on FinCENille tehtävä ilmoitus, jossa yksilöidään ilmoitusvelvollinen yhtiö ja henkilöt, jotka viime kädessä omistavat tai hallitsevat sitä. Raportin tarkoitus on antaa viranomaisille selkeämpi kuva tiettyjen yhteisöjen taustalla olevista todellisista henkilöistä.

Ulkomaisille ilmoitusvelvollisille yhtiöille raportointiprosessi keskittyy yleensä kahteen asiaan:

• tiedot itse yhtiöstä; ja
• tiedot tosiasiallisista edunsaajista, jotka on FinCENin sääntöjen mukaan ilmoitettava.

Jos yrityksesi kuuluu poikkeuksen piiriin, sinun ei tarvitse tehdä BOI-raporttia. Jos et ole varma, soveltuuko jokin poikkeus, tarkista nykyinen sääntö ennen ilmoituksen jättämistä.

Kenen on edelleen tehtävä ilmoitus

Nykyisen FinCENin säännön mukaan ulkomaisen yrityksen on ehkä tehtävä BOI-raportti, jos kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

• se on perustettu ulkomaan lain nojalla;
• se on rekisteröity harjoittamaan liiketoimintaa Yhdysvaltain osavaltiossa tai heimoalueella toimittamalla asiakirjat asianmukaiseen virastoon; ja
• se ei kuulu minkään poikkeuksen piiriin.

FinCENin maaliskuun 2025 päivitys muutti myös sitä, ketkä tässä yhteydessä on ilmoitettava. Ulkomaiset ilmoitusvelvolliset yhtiöt eivät ilmoita Yhdysvaltain henkilöitä tosiasiallisina edunsaajina, eikä Yhdysvaltain henkilöiden tarvitse toimittaa BOI-tietoja näistä yhteisöistä.

Jos yrityksesi oli jo rekisteröitynyt Yhdysvalloissa ennen 26. maaliskuuta 2025 annettua väliaikaista lopullista sääntöä, FinCEN asetti määräajaksi 25. huhtikuuta 2025. Jos yrityksesi rekisteröityi 26. maaliskuuta 2025 tai sen jälkeen, sillä on yleensä 30 kalenteripäivää siitä, kun se saa ilmoituksen rekisteröinnin voimaantulosta.

Tiedot, jotka tarvitset ennen ilmoituksen tekemistä

Täydellinen BOI-raportti edellyttää tarkkoja ja yhdenmukaisia tietoja. Kerää ennen ilmoituksen tekemistä sekä yhtiötä koskevat tiedot että FinCENin edellyttämät henkilötiedot.

Yhtiön tiedot

Tarvitset yleensä:

• ilmoitusvelvollisen yhtiön täydellisen virallisen nimen;
• ulkomaisen lainkäyttöalueen, jossa yhteisö perustettiin;
• Yhdysvaltain lainkäyttöalueen, jossa yhteisö rekisteröityi harjoittamaan liiketoimintaa;
• pääasiallisen liiketoimintaosoitteen Yhdysvalloissa;
• yhtiön verotunnisteen, jos sellainen on annettu; ja
• kaikki kauppanimet, DBA-nimet tai muut Yhdysvalloissa käytetyt liiketoimintanimet.

Ole tarkkana pääasiallisen liiketoimintaosoitteen kanssa. Sen tulee olla todelliseen toimintaan liittyvä fyysinen sijainti, ei postilokero eikä rekisteröidyn asiamiehen osoite.

Tosiasiallisen edunsaajan tiedot

Jokaisesta ilmoitettavasta tosiasiallisesta edunsaajasta tarvitset yleensä:

• täydellisen virallisen nimen;
• syntymäajan;
• asuinosoitteen; ja
• tunnistusasiakirjan tiedot sekä kuvan asiakirjasta.

FinCEN hyväksyy tietyt viranomaisen myöntämät henkilöllisyystodistukset, kuten passit ja ajokortit, kunhan ne ovat voimassa. Vanhentuneita asiakirjoja ei pidä käyttää.

Kuinka ilmoitus täytetään

Ilmoittaminen on hallittavissa, kun etenet oikeassa järjestyksessä.

1. Varmista, että yrityksesi on todella ilmoitusvelvollinen yhtiö

Aloita yhteisön oikeudellisesta asemasta. Monien yhtiöiden, joiden aiemmin odotettiin tekevän BOI-ilmoitus, ei enää tarvitse tehdä sitä, koska ne on perustettu Yhdysvalloissa. Ulkomaisissa yhtiöissä varmista rekisteröintipäivä, lainkäyttöalue ja se, soveltuuko jokin erillinen poikkeus.

2. Tunnista tosiasialliset edunsaajat

Keskity henkilöihin, jotka täyttävät FinCENin omistus- tai määräysvaltakriteerin. Käytännössä tämä tarkoittaa usein sitä, että tarkastellaan muutakin kuin pelkkää nimikettä ja selvitetään, kuka omistaa yhteisön, kuka käyttää päätösvaltaa ja onko omistus suoraa vai välillistä.

3. Kerää ja tarkista henkilötiedot

Pyydä jokaista ilmoitettavaa henkilöä toimittamaan täsmälleen ne tiedot, joita ilmoituksessa tarvitaan. Tämä on yksi helpoimmista paikoista tehdä virhe, varsinkin kun passien, ajokorttien ja yrityksen sisäisten asiakirjojen nimet eivät täysin täsmää.

4. Tarkista yhtiön tiedot huolellisesti

Pienet virheet yhteisön nimessä, lainkäyttöalueessa, verotunnuksessa tai liiketoimintaosoitteessa voivat aiheuttaa ongelmia ilmoituksessa. Vertaile BOI-tietoja perustamis- ja rekisteröintiasiakirjoihin ennen kuin lähetät mitään.

5. Tee ilmoitus FinCENin sähköisen järjestelmän kautta

FinCEN vastaanottaa BOI-raportit sähköisen ilmoitusjärjestelmän kautta. Lähetys kannattaa tehdä vasta sen jälkeen, kun yhtiötiedot, omistajatiedot ja henkilöllisyystiedot on tarkistettu huolellisesti.

6. Säilytä tiedot ja seuraa muutoksia

BOI-vaatimusten noudattaminen ei ole kertaluonteinen tietojen syöttötehtävä. Jos yhtiön omistus, määräysvalta, rekisteröintiasema tai muu ilmoitettava tieto muuttuu, raportti voi olla päivitettävä.

Yleisiä BOI-ilmoituksen virheitä

Huolellinen tarkistus ennen ilmoituksen tekemistä voi estää vältettävissä olevia virheitä. Yleisimpiä ongelmia ovat:

• vanhentuneen määräajan käyttäminen;
• olettamus, että yhtiön on edelleen ilmoitettava, vaikka se on nyt vapautettu;
• rekisteröidyn asiamiehen osoitteen sekoittaminen pääasialliseen liiketoimintaosoitteeseen;
• väärien henkilöiden nimeäminen tosiasiallisiksi edunsaajiksi;
• vanhentuneiden henkilöllisyysasiakirjojen käyttäminen;
• kauppanimien tai DBA-nimien ilmoittamatta jättäminen;
• laillisen nimen vastaavuuden varmistamatta jättäminen perustamisasiakirjoihin nähden; ja
• BOI:n käsitteleminen vuosittaisena ilmoituksena, vaikka se ei ole sitä.

Tällaiset virheet voivat viivästyttää vaatimustenmukaisuutta tai johtaa virheelliseen ilmoitukseen. Turvallisin tapa on verrata BOI-tietoja virallisiin yhtiörekisteritietoihin ennen raportin lähettämistä.

Miten Zenind voi auttaa

Zenind auttaa yrittäjiä ja ulkomaisia perustajia muodostamaan ja ylläpitämään Yhdysvaltain yhteisöjä painottaen tarkkuutta, järjestelmällisyyttä ja compliance-tukea. Tämä on tärkeää, koska BOI-raportointi riippuu usein siististä yhtiödokumentaatiosta, selkeistä omistajatiedoista ja luotettavasta käsityksestä siitä, missä ja miten yhteisö on perustettu tai rekisteröity.

Ulkomaisille yrityksille, jotka tulevat Yhdysvaltain markkinoille, Zenind voi auttaa pitämään asiat järjestyksessä alusta alkaen. Hyvin ylläpidetty perustamisaineisto helpottaa sen arvioimista, tarvitaanko BOI-ilmoitusta, ketkä henkilöt on ilmoitettava ja mitä liiketoimintatietoja raportissa pitäisi käyttää.

Lopullinen yhteenveto

BOI-vaatimusten noudattaminen on nyt huomattavasti suppeampaa kuin silloin, kun FinCEN otti Corporate Transparency Actin raportointisäännöt ensimmäisen kerran käyttöön. 26. maaliskuuta 2025 alkaen Yhdysvaltain yhtiöt ja Yhdysvaltain henkilöt on vapautettu, kun taas tietyt ulkomaiset yritykset, jotka on rekisteröity harjoittamaan liiketoimintaa Yhdysvalloissa, voivat edelleen joutua tekemään ilmoituksen.

Jos olet ulkomainen ilmoitusvelvollinen yhtiö, tärkeimmät vaiheet ovat selkeät: varmista asemasi, kerää tarkat yhtiö- ja omistajatiedot, tee ilmoitus FinCENin järjestelmän kautta ja pidä tietosi ajan tasalla. Huolellinen tarkistus ennen lähettämistä vähentää virheriskiä ja auttaa sinua pysymään nykyisen säännön mukaisena.

Ajantasaisimmat viralliset ohjeet kannattaa aina tarkistaa suoraan FinCENiltä ennen ilmoituksen tekemistä.