Wie ausländische Unternehmen FinCEN-BOI-Meldungen einreichen können

Die Meldung von Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten, kurz BOI, hat sich erheblich verändert. Seit dem 26. März 2025 sind in den USA gegründete Unternehmen und US-Personen von der BOI-Meldepflicht gegenüber FinCEN befreit. Die aktuelle Meldepflicht gilt nun in erster Linie für bestimmte ausländische Unternehmen, die sich zur Geschäftstätigkeit in einem US-Bundesstaat oder einer Stammesgerichtsbarkeit registrieren und keine andere Ausnahme erfüllen.

Damit ist die BOI-Compliance enger gefasst als zu dem Zeitpunkt, als die Vorschriften des Corporate Transparency Act erstmals in Kraft traten. Für ausländische Unternehmen, die in den Vereinigten Staaten tätig werden wollen, bleibt sie jedoch weiterhin wichtig. Wenn Ihr Unternehmen nach ausländischem Recht gegründet wurde und in den USA registriert ist, sollten Sie prüfen, ob Sie als meldepflichtiges Unternehmen gelten, die erforderlichen Eigentumsinformationen zusammenstellen und fristgerecht über das System von FinCEN einreichen.

Die aktuelle Regelung und offizielle Aktualisierungen finden Sie auf der BOI-Seite von FinCEN.

Was eine BOI-Meldung ist

Eine BOI-Meldung ist eine Einreichung bei FinCEN, die ein meldepflichtiges Unternehmen und die Personen identifiziert, die es letztlich besitzen oder kontrollieren. Der Zweck der Meldung besteht darin, der Behörde einen klareren Überblick über die tatsächlichen Personen hinter bestimmten Unternehmen zu geben.

Bei ausländischen meldepflichtigen Unternehmen konzentriert sich der Meldeprozess im Allgemeinen auf zwei Punkte:

• Informationen über das Unternehmen selbst; und
• Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten, die nach den FinCEN-Regeln offengelegt werden müssen.

Wenn Ihr Unternehmen von einer Ausnahme erfasst ist, müssen Sie keine BOI-Meldung einreichen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Ausnahme gilt, prüfen Sie die aktuelle Regelung, bevor Sie einreichen.

Wer weiterhin einreichen muss

Nach der aktuellen FinCEN-Regel kann ein ausländisches Unternehmen eine BOI-Meldung abgeben müssen, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es wurde nach dem Recht eines ausländischen Staates gegründet;
• es hat sich zur Geschäftstätigkeit in einem US-Bundesstaat oder einer Stammesgerichtsbarkeit durch Einreichung bei der zuständigen Stelle registriert; und
• es erfüllt keine Ausnahme.

Die Aktualisierung von FinCEN im März 2025 änderte auch, wer in diesem Zusammenhang gemeldet werden muss. Ausländische meldepflichtige Unternehmen melden keine US-Personen als wirtschaftlich Berechtigte, und US-Personen müssen für solche Unternehmen keine BOI-Daten bereitstellen.

Wenn Ihr Unternehmen bereits vor der vorläufigen Endregel vom 26. März 2025 in den Vereinigten Staaten registriert war, setzte FinCEN als Frist den 25. April 2025 fest. Wenn sich Ihr Unternehmen am oder nach dem 26. März 2025 registriert hat, gilt in der Regel eine Frist von 30 Kalendertagen nach Erhalt der Mitteilung, dass die Registrierung wirksam ist.

Welche Informationen Sie vor der Einreichung benötigen

Eine vollständige BOI-Meldung hängt von genauen und konsistenten Unterlagen ab. Sammeln Sie vor der Einreichung die Unternehmensdaten und die von FinCEN verlangten personenbezogenen Informationen.

Unternehmensinformationen

In der Regel benötigen Sie:

• den vollständigen rechtlichen Namen des meldepflichtigen Unternehmens;
• die ausländische Rechtsordnung, in der die Einheit gegründet wurde;
• die US-Rechtsordnung, in der sich die Einheit zur Geschäftstätigkeit registriert hat;
• die Hauptgeschäftsanschrift in den USA;
• die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens, sofern bereits vergeben; und
• alle Handelsnamen, DBAs oder sonstigen in den USA verwendeten Firmennamen.

Achten Sie besonders auf die Hauptgeschäftsanschrift. Es sollte sich um einen physischen Standort handeln, der mit der tatsächlichen Geschäftstätigkeit verbunden ist, nicht um ein Postfach und nicht um die Anschrift des eingetragenen Vertreters.

Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten

Für jeden meldepflichtigen wirtschaftlich Berechtigten benötigen Sie in der Regel:

• vollständigen rechtlichen Namen;
• Geburtsdatum;
• Wohnadresse; und
• Angaben zum Ausweisdokument sowie ein Bild des Dokuments.

FinCEN akzeptiert bestimmte von Behörden ausgestellte Ausweisdokumente, etwa Reisepässe und Führerscheine, sofern sie aktuell und gültig sind. Abgelaufene Ausweise sollten nicht verwendet werden.

So schließen Sie die Meldung ab

Der Einreichungsprozess ist gut zu bewältigen, wenn Sie in der richtigen Reihenfolge vorbereiten.

1. Bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen tatsächlich meldepflichtig ist

Beginnen Sie mit dem rechtlichen Status der Einheit. Viele Unternehmen, die früher mit einer BOI-Pflicht gerechnet haben, sind inzwischen befreit, weil sie in den Vereinigten Staaten gegründet wurden. Bei ausländischen Unternehmen sollten Sie das Registrierungsdatum, die Rechtsordnung und mögliche separate Ausnahmen prüfen.

2. Identifizieren Sie die wirtschaftlich Berechtigten

Konzentrieren Sie sich auf die Personen, die nach dem Eigentums- oder Kontrollmaßstab von FinCEN als wirtschaftlich Berechtigte gelten. In der Praxis bedeutet das meist, nicht nur die Position zu betrachten, sondern auch zu prüfen, wer das Unternehmen besitzt, wer Entscheidungen kontrolliert und ob das Eigentum direkt oder indirekt besteht.

3. Sammeln und prüfen Sie die personenbezogenen Daten

Bitten Sie jede meldepflichtige Person, die für die Einreichung erforderlichen Angaben exakt bereitzustellen. Das ist einer der häufigsten Fehlerquellen, insbesondere wenn die Namen auf Reisepässen, Führerscheinen und internen Unternehmensunterlagen nicht exakt übereinstimmen.

4. Prüfen Sie die Unternehmensdaten sorgfältig

Kleine Fehler bei Firmenname, Rechtsordnung, Steuernummer oder Geschäftsadresse können zu Problemen bei der Einreichung führen. Vergleichen Sie die BOI-Daten mit den Gründungs- und Registrierungsunterlagen, bevor Sie etwas übermitteln.

5. Reichen Sie über das elektronische System von FinCEN ein

FinCEN akzeptiert BOI-Meldungen über sein elektronisches Einreichungssystem. Die Einreichung sollte erst erfolgen, nachdem Unternehmensdaten, Eigentümerdaten und Ausweisinformationen auf Richtigkeit geprüft wurden.

6. Bewahren Sie Unterlagen auf und überwachen Sie Änderungen

BOI-Compliance ist keine einmalige Dateneingabe. Wenn sich Eigentum, Kontrollstruktur, Registrierungsstatus oder andere meldepflichtige Informationen des Unternehmens ändern, muss die Meldung möglicherweise aktualisiert werden.

Häufige Fehler bei der BOI-Einreichung

Eine sorgfältige Prüfung vor der Einreichung kann vermeidbare Fehler verhindern. Zu den häufigsten Problemen gehören:

• die Verwendung einer veralteten Einreichungsfrist;
• die Annahme, das Unternehmen müsse noch einreichen, obwohl es inzwischen befreit ist;
• die Verwechslung der Adresse des eingetragenen Vertreters mit der Hauptgeschäftsanschrift;
• die Nennung der falschen Personen als wirtschaftlich Berechtigte;
• die Verwendung abgelaufener Ausweisdokumente;
• das Fehlen von Handelsnamen oder DBAs;
• die unzureichende Prüfung, ob der rechtliche Name exakt mit den Gründungsunterlagen übereinstimmt; und
• die Annahme, BOI sei eine jährliche Meldung, obwohl dies nicht der Fall ist.

Solche Fehler können die Compliance verzögern oder zu einer ungenauen Einreichung führen. Der sicherste Ansatz ist, Ihre BOI-Daten vor der Übermittlung mit den offiziellen Unternehmensunterlagen abzugleichen.

Wie Zenind helfen kann

Zenind unterstützt Unternehmer und ausländische Gründer bei der Gründung und Pflege von US-Unternehmen mit einem starken Fokus auf Genauigkeit, Organisation und Compliance-Unterstützung. Das ist wichtig, weil BOI-Meldungen häufig von sauberen Unternehmensunterlagen, klaren Eigentumsangaben und einem zuverlässigen Verständnis abhängen, wo und wie die Einheit gegründet oder registriert wurde.

Für ausländische Unternehmen, die in den US-Markt eintreten, kann Zenind helfen, von Anfang an Ordnung zu schaffen. Eine gut gepflegte Gründungsakte erleichtert die Beurteilung, ob eine BOI-Meldung erforderlich ist, wer angegeben werden sollte und welche Geschäftsdaten in der Meldung verwendet werden müssen.

Fazit

Die BOI-Compliance ist heute deutlich enger gefasst als zu dem Zeitpunkt, als FinCEN die Regeln des Corporate Transparency Act erstmals umgesetzt hat. Seit dem 26. März 2025 sind US-Unternehmen und US-Personen befreit, während bestimmte ausländische Unternehmen, die sich zur Geschäftstätigkeit in den Vereinigten Staaten registriert haben, weiterhin meldepflichtig sein können.

Wenn Sie ein ausländisches meldepflichtiges Unternehmen sind, sind die wichtigsten Schritte klar: Bestätigen Sie Ihren Status, sammeln Sie genaue Unternehmens- und Eigentümerinformationen, reichen Sie über das System von FinCEN ein und halten Sie Ihre Unterlagen aktuell. Eine sorgfältige Prüfung vor der Übermittlung reduziert das Fehlerrisiko und hilft Ihnen, die aktuelle Regelung einzuhalten.

Prüfen Sie die Anforderungen vor der Einreichung stets direkt bei FinCEN.