Cách các công ty nước ngoài hoàn tất báo cáo FinCEN BOI

Báo cáo Thông tin Quyền sở hữu hưởng lợi, hay BOI, đã thay đổi đáng kể. Tính đến ngày 26 tháng 3 năm 2025, các pháp nhân được thành lập tại Hoa Kỳ và công dân Hoa Kỳ được miễn nghĩa vụ báo cáo BOI với FinCEN. Nghĩa vụ nộp hiện nay chủ yếu áp dụng cho một số pháp nhân nước ngoài đăng ký kinh doanh tại một tiểu bang của Hoa Kỳ hoặc khu vực tài phán của bộ lạc và không đủ điều kiện hưởng một miễn trừ khác.

Điều đó khiến việc tuân thủ BOI hẹp hơn so với thời điểm các quy định của Đạo luật Minh bạch Doanh nghiệp lần đầu có hiệu lực, nhưng vẫn rất quan trọng đối với các công ty nước ngoài muốn hoạt động tại Hoa Kỳ. Nếu công ty của bạn được thành lập theo luật nước ngoài và đã đăng ký tại Hoa Kỳ, bạn nên xác nhận liệu mình có phải là công ty phải báo cáo hay không, thu thập thông tin sở hữu cần thiết và nộp đúng hạn thông qua hệ thống của FinCEN.

Để xem quy định hiện hành và các cập nhật chính thức, hãy tham khảo trang báo cáo BOI của FinCEN.

Báo cáo BOI là gì

Báo cáo BOI là một hồ sơ được nộp cho FinCEN nhằm xác định công ty phải báo cáo và các cá nhân cuối cùng sở hữu hoặc kiểm soát công ty đó. Mục đích của báo cáo là giúp chính phủ có cái nhìn rõ hơn về những cá nhân thực sự đứng sau một số loại pháp nhân nhất định.

Đối với các công ty nước ngoài phải báo cáo, quy trình thường tập trung vào hai nội dung:

• thông tin về chính công ty; và
• thông tin về các chủ sở hữu hưởng lợi phải được tiết lộ theo quy định của FinCEN.

Nếu công ty của bạn được miễn trừ, bạn không cần nộp báo cáo BOI. Nếu bạn chưa chắc miễn trừ nào có áp dụng hay không, hãy kiểm tra quy định hiện hành trước khi nộp.

Ai vẫn phải nộp

Theo quy định hiện hành của FinCEN, một công ty nước ngoài có thể phải nộp báo cáo BOI nếu tất cả các điều kiện sau đều đúng:

• công ty được thành lập theo luật của một quốc gia nước ngoài;
• công ty đã đăng ký kinh doanh tại một tiểu bang của Hoa Kỳ hoặc khu vực tài phán của bộ lạc bằng cách nộp hồ sơ với cơ quan có thẩm quyền; và
• công ty không đủ điều kiện hưởng miễn trừ.

Bản cập nhật tháng 3 năm 2025 của FinCEN cũng thay đổi đối tượng phải được báo cáo trong bối cảnh này. Các công ty nước ngoài phải báo cáo không khai báo công dân Hoa Kỳ với tư cách là chủ sở hữu hưởng lợi, và công dân Hoa Kỳ không bắt buộc phải cung cấp BOI cho các thực thể đó.

Nếu công ty của bạn đã đăng ký tại Hoa Kỳ trước khi quy tắc tạm thời cuối cùng ngày 26 tháng 3 năm 2025 có hiệu lực, FinCEN ấn định hạn nộp là ngày 25 tháng 4 năm 2025. Nếu công ty của bạn đăng ký vào hoặc sau ngày 26 tháng 3 năm 2025, thông thường công ty có 30 ngày dương lịch sau khi nhận được thông báo rằng việc đăng ký đã có hiệu lực.

Thông tin cần chuẩn bị trước khi nộp

Một báo cáo BOI đầy đủ phụ thuộc vào hồ sơ chính xác và nhất quán. Trước khi nộp, hãy thu thập thông tin của công ty và thông tin cá nhân mà FinCEN yêu cầu.

Thông tin công ty

Thông thường bạn sẽ cần:

• tên pháp lý đầy đủ của công ty phải báo cáo;
• khu vực pháp lý nước ngoài nơi pháp nhân được thành lập;
• khu vực pháp lý tại Hoa Kỳ nơi pháp nhân đã đăng ký kinh doanh;
• địa chỉ kinh doanh chính tại Hoa Kỳ;
• mã số thuế của công ty, nếu đã được cấp; và
• mọi tên thương mại, tên giao dịch hoặc tên kinh doanh khác đang được sử dụng tại Hoa Kỳ.

Hãy cẩn thận với địa chỉ kinh doanh chính. Đây phải là một địa điểm thực tế gắn với hoạt động thực, không phải hộp thư bưu điện và cũng không phải địa chỉ của đại diện đăng ký.

Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Đối với mỗi chủ sở hữu hưởng lợi phải khai báo, thông thường bạn sẽ cần:

• họ và tên đầy đủ;
• ngày sinh;
• địa chỉ cư trú; và
• thông tin giấy tờ định danh, cùng với ảnh chụp của giấy tờ đó.

FinCEN chấp nhận một số giấy tờ tùy thân do cơ quan chính phủ cấp, chẳng hạn như hộ chiếu và bằng lái xe, miễn là chúng còn hiệu lực. Không nên sử dụng giấy tờ đã hết hạn.

Cách hoàn tất việc nộp hồ sơ

Quy trình nộp hồ sơ sẽ dễ quản lý hơn nếu bạn chuẩn bị theo đúng thứ tự.

1. Xác nhận công ty của bạn thực sự là công ty phải báo cáo

Bắt đầu từ tình trạng pháp lý của pháp nhân. Nhiều công ty trước đây dự kiến phải nộp BOI giờ đã được miễn vì chúng được thành lập tại Hoa Kỳ. Đối với công ty nước ngoài, hãy xác nhận ngày đăng ký, khu vực pháp lý và việc có áp dụng một miễn trừ riêng hay không.

2. Xác định các chủ sở hữu hưởng lợi

Tập trung vào những cá nhân đáp ứng tiêu chuẩn sở hữu hoặc kiểm soát của FinCEN. Trên thực tế, điều này thường có nghĩa là xem xét không chỉ chức danh mà còn cả việc ai sở hữu pháp nhân, ai kiểm soát các quyết định và quyền sở hữu là trực tiếp hay gián tiếp.

3. Thu thập và xác minh thông tin cá nhân

Yêu cầu từng cá nhân phải khai báo cung cấp đúng thông tin cần thiết cho hồ sơ. Đây là một trong những nơi dễ xảy ra sai sót nhất, đặc biệt khi tên trên hộ chiếu, bằng lái xe và hồ sơ nội bộ của công ty không khớp hoàn toàn.

4. Rà soát kỹ thông tin công ty

Những lỗi nhỏ về tên pháp nhân, khu vực pháp lý, mã số thuế hoặc địa chỉ kinh doanh có thể gây ra vấn đề khi nộp. Hãy đối chiếu dữ liệu BOI với hồ sơ thành lập và hồ sơ đăng ký trước khi gửi bất kỳ thông tin nào.

5. Nộp qua hệ thống E-Filing của FinCEN

FinCEN chấp nhận báo cáo BOI thông qua hệ thống nộp hồ sơ điện tử. Chỉ nên gửi hồ sơ sau khi đã kiểm tra tính chính xác của thông tin công ty, thông tin chủ sở hữu và chi tiết giấy tờ định danh.

6. Lưu hồ sơ và theo dõi thay đổi

Tuân thủ BOI không phải là một lần nhập dữ liệu rồi xong. Nếu công ty thay đổi quyền sở hữu, cơ cấu kiểm soát, tình trạng đăng ký hoặc các thông tin phải báo cáo khác, báo cáo có thể cần được cập nhật.

Những sai lầm thường gặp khi nộp BOI

Kiểm tra cẩn thận trước khi nộp có thể giúp tránh các lỗi không đáng có. Những vấn đề thường gặp nhất gồm:

• sử dụng hạn nộp đã lỗi thời;
• cho rằng công ty vẫn phải nộp dù hiện đã được miễn;
• nhầm địa chỉ đại diện đăng ký với địa chỉ kinh doanh chính;
• liệt kê sai cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi;
• sử dụng giấy tờ định danh đã hết hạn;
• bỏ sót tên thương mại hoặc tên giao dịch;
• không xác minh rằng tên pháp lý khớp chính xác với hồ sơ thành lập; và
• coi BOI là một hồ sơ nộp hằng năm trong khi thực tế không phải vậy.

Những sai sót đó có thể làm chậm việc tuân thủ hoặc dẫn đến hồ sơ không chính xác. Cách an toàn nhất là đối chiếu dữ liệu BOI với hồ sơ pháp nhân chính thức trước khi gửi báo cáo.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind hỗ trợ các doanh nhân và nhà sáng lập nước ngoài thành lập cũng như duy trì pháp nhân tại Hoa Kỳ với trọng tâm là độ chính xác, tính tổ chức và hỗ trợ tuân thủ. Điều đó rất quan trọng vì việc báo cáo BOI thường phụ thuộc vào hồ sơ công ty rõ ràng, thông tin sở hữu minh bạch và hiểu biết chính xác về nơi và cách pháp nhân được thành lập hoặc đăng ký.

Đối với các công ty nước ngoài bước vào thị trường Hoa Kỳ, Zenind có thể giúp bạn tổ chức mọi thứ ngay từ đầu. Một bộ hồ sơ thành lập được duy trì tốt sẽ giúp dễ dàng xác định liệu có cần nộp BOI hay không, ai cần được khai báo và những thông tin kinh doanh nào nên được sử dụng trong báo cáo.

Kết luận

Việc tuân thủ BOI hiện nay hẹp hơn nhiều so với thời điểm FinCEN lần đầu triển khai các quy định báo cáo của Đạo luật Minh bạch Doanh nghiệp. Tính đến ngày 26 tháng 3 năm 2025, các công ty và công dân Hoa Kỳ được miễn, trong khi một số công ty nước ngoài đã đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ vẫn có thể phải nộp.

Nếu bạn là một công ty nước ngoài phải báo cáo, các bước chính khá đơn giản: xác nhận tình trạng của bạn, thu thập thông tin chính xác về công ty và chủ sở hữu, nộp qua hệ thống của FinCEN và cập nhật hồ sơ khi có thay đổi. Việc rà soát cẩn thận trước khi gửi sẽ giảm nguy cơ sai sót và giúp bạn tuân thủ quy định hiện hành.

Để có hướng dẫn chính thức mới nhất, hãy luôn xác minh trực tiếp với FinCEN trước khi nộp.