New Yorks certificate of authentication: Sådan autentificerer du dokumenter til brug i udlandet

Når et dokument fra New York skal bruges i et andet land, kan dokumentet have brug for en apostille eller et certificate of authentication. Hvilken løsning der gælder, afhænger af, om destinationslandet er medlem af Haager Apostillekonventionen.

For mange virksomheder og privatpersoner er denne proces en del af en større international registrering, immigrationssag, uddannelsessag, bankforretning eller selskabstransaktion. Hvis dokumentet ikke er korrekt forberedt, kan anmodningen blive forsinket eller afvist. Når du forstår processen i New York på forhånd, undgår du spildtid og gentagne indsendelser.

Hvad et New York certificate of authentication gør

Et certificate of authentication udstedes af New York Department of State for at bekræfte ægtheden af et offentligt dokument, der skal bruges i et land, som ikke er en del af Haager Apostillekonventionen. I praksis bekræfter det den underskrift eller certificering, der allerede findes på dokumentet, så det kan accepteres i udlandet.

En New York-apostille tjener et lignende formål, men bruges til lande, der er medlemmer af Haagerkonventionen. Det rigtige valg afhænger helt af det land, hvor dokumentet skal forelægges.

Hvornår du har brug for authentication i stedet for en apostille

Brug et New York certificate of authentication, når:

• Destinationslandet ikke er medlem af Haagerkonventionen
• Den modtagende myndighed specifikt beder om authentication i stedet for en apostille
• Du indsender et offentligt dokument fra New York, der skal legaliseres til brug i udlandet

Brug en apostille, når:

• Destinationslandet er medlem af Haagerkonventionen
• Den modtagende myndighed accepterer apostiller for offentlige dokumenter til brug i udlandet

Hvis du er i tvivl om, hvilken form der kræves, skal du bekræfte destinationslandets aktuelle status, før du indsender dine dokumenter.

Hvilke dokumenter New York kan autentificere

New York Department of State autentificerer kun offentlige dokumenter udstedt i New York State og underskrevet af en embedsmand fra New York State eller en county clerk.

Almindelige dokumenttyper omfatter:

• Fødsels-, døds- og vielsesattester
• Skilsmissedokumenter udstedt gennem den rette myndighed i New York
• Uddannelsesdokumenter, som er blevet certificeret af skolen og notariseret, når det kræves
• Notariserede dokumenter som fuldmagter og selskabsdokumenter
• Visse dokumenter med straffeattester eller baggrundstjek udstedt gennem myndigheder i New York State

New York kan ikke autentificere føderale dokumenter. Hvis et dokument er udstedt af en føderal myndighed, skal det håndteres af den relevante føderale myndighed og ikke af staten.

Dokumenter, der ofte kræver ekstra forberedelse

Mange anmodninger mislykkes, fordi det underliggende dokument endnu ikke er i den rigtige form. Før du indsender, skal du bekræfte, om dokumentet kræver en eller flere af følgende:

• En bekræftet kopi fra den udstedende myndighed
• En certification fra county clerk
• En notariseret underskrift
• Et letter of exemplification for visse vitale dokumenter fra New York City

Vital records

Fødsels-, døds- og vielsesattester kræver ofte særlig håndtering afhængigt af, hvor de er udstedt.

• Dokumenter udstedt af et lokalt eller county-kontor skal normalt først certificeres af county clerk i det county, hvor dokumentet blev udstedt
• Vital records fra New York State Department of Health, der bærer underskriften fra Director of Vital Statistics eller NYS Registrar, kan indsendes uden certification fra county clerk

Uddannelsesdokumenter

Uddannelsesdokumenter skal normalt certificeres af en officiel medarbejder på skolen, college eller universitetet. Den pågældende medarbejder skal angive, at dokumentet er en officiel registrering eller en sand kopi af originalen, og certificeringen skal notariseres.

Notariserede erhvervs- og juridiske dokumenter

For dokumenter som fuldmagter, selskabsbeslutninger, erklæringer eller lignende erhvervsdokumenter skal det notariserede dokument typisk certificeres af county clerk i det county, hvor notaren er beskikket.

Trin-for-trin-proces for New York authentication

Den nøjagtige proces afhænger af dokumenttypen, men det overordnede forløb er ligetil, når du først ved, hvad der kræves.

1. Identificer destinationslandet

Destinationslandet afgør, om du har brug for en apostille eller et certificate of authentication. Det er den første beslutning, du skal træffe, fordi den ændrer det endelige dokument, du skal anmode om.

2. Forbered det underliggende dokument

Før du indsender noget til New York Department of State, skal du sikre, at kildedokumentet har den korrekte certificering, notarisation eller verificering fra county clerk.

Dette trin er den hyppigste årsag til forsinkelse. Hvis dokumentet mangler en påkrævet certificering, kan staten ikke fuldføre authentication-processen.

3. Indsend dokumentet til New York Department of State

New York modtager i øjeblikket anmodninger med post og ved personlig fremmøde på udvalgte kundeservicekontorer.

Ifølge Department of State er personlig service tilgængelig i:

• New York City
• Albany
• Binghamton
• Buffalo
• Utica

Afleveringsanmodninger accepteres kun i Albany og New York City, og de behandles i den rækkefølge, de modtages, snarere end som prioriterede anmodninger.

4. Betal det krævede gebyr

Det lovbestemte gebyr er $10 pr. dokument.

Hvis du indsender flere dokumenter, skal du huske, at gebyret gælder for hvert dokument separat.

5. Medtag materiale til returforsendelse, hvis det er nødvendigt

Hvis du ønsker, at dit autentificerede dokument returneres med ekspresforsendelse, skal du vedlægge en forudbetalt label eller kuvert med din anmodning. Ellers returneres dokumenter normalt med almindelig post.

Hvor du indsender anmodninger om New York authentication

New York Department of State håndterer apostille- og certificate of authentication-anmodninger gennem sin Division of Licensing Services.

Departmentets offentlige vejledning angiver følgende kontaktoplysninger til authentication-relaterede tjenester:

• New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
• 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
• Telefon: (518) 473-2492

Bekræft altid de aktuelle instruktioner for post og personlig aflevering på den officielle side fra New York Department of State, før du sender dokumenter, da procedurer kan ændre sig.

Almindelige fejl, der forsinker authentication

Mange authentication-anmodninger afvises på grund af simple og undgåelige fejl.

Indsendelse af forkert dokumenttype

En statslig authentication kan kun udstedes for dokumenter, som New York har myndighed til at autentificere. Føderale dokumenter skal i stedet gå gennem den føderale proces.

Manglende certification fra county clerk

Hvis et dokument kræver certification fra county clerk, og dette trin springes over, kan Department of State ikke fortsætte.

Indsendelse af en ucertificeret kopi

I de fleste tilfælde kræver New York det originale certificerede eller notariserede dokument, ikke en almindelig kopi.

Forveksling af apostille og authentication

Disse er ikke udskiftelige. Det er destinationslandet, der afgør, hvilken der kræves.

Manglende betaling eller returvejledning

Anmodninger kan blive forsinket, hvis gebyret mangler, eller hvis returkuverten ikke er forberedt korrekt.

Authentication for virksomhedsejere og selskaber

Virksomhedsejere har ofte brug for authentication til dokumenter, der vedrører stiftelse, bemyndigelse, bankforhold, licenser eller international ekspansion.

Eksempler omfatter:

• Certificerede stiftelsesdokumenter
• Notariserede selskabsbeslutninger
• Fuldmagter
• Certificates of good standing eller tilsvarende dokumenter, når en udenlandsk myndighed beder om dem i autentificeret form
• Ejerskabs- eller bemyndigelsesdokumenter, der skal fremlægges uden for USA

Hvis du stifter et selskab i New York og forventer at bruge dokumenter internationalt, bør du indbygge authentication-trinnet tidligt i processen. På den måde er dine dokumenter korrekt forberedt, før en udenlandsk bank, registreringsmyndighed eller offentlig myndighed beder om dem.

Sådan kan Zenind hjælpe

Hvis du opretter en virksomhed i USA, kan Zenind hjælpe dig med at holde styr på stiftelsesdokumenter og relaterede selskabsdokumenter. Det er vigtigt, når du senere har brug for certificerede kopier, notariserede dokumenter eller andre dokumenter, der er klar til international brug.

Et klart dokumentspor reducerer risikoen for fejl, når du anmoder om en apostille eller et certificate of authentication.

FAQ

Er et certificate of authentication det samme som en apostille?

Nej. En apostille bruges til lande i Haagerkonventionen. Et certificate of authentication bruges til lande, der ikke er med i Haagerkonventionen.

Kan New York autentificere føderale dokumenter?

Nej. New York autentificerer kun offentlige dokumenter udstedt i New York State, som er underskrevet af en embedsmand fra New York State eller en county clerk.

Hvor meget koster authentication i New York?

Gebyret er $10 pr. dokument.

Kan jeg indsende min anmodning med post?

Ja. New York accepterer anmodninger om authentication med post og tilbyder også personlig service på visse lokationer.

Skal jeg bruge originaldokumentet?

New York kræver som udgangspunkt det originale certificerede eller notariserede dokument til authentication.

Endelig tjekliste før du indsender

Før du sender med post eller afleverer din anmodning, skal du bekræfte følgende:

• Destinationslandet, og om det kræver en apostille eller authentication
• At dokumentet er udstedt i New York State eller på anden måde er berettiget
• At alle nødvendige certificeringer og notarisationer er på plads
• At eventuel nødvendig processing hos county clerk er gennemført
• At gebyret er inkluderet for hvert dokument
• At instruktioner til returforsendelse er vedlagt, hvis det er nødvendigt

Når disse trin håndteres i den rigtige rækkefølge, bliver New York authentication-processen meget lettere at gennemføre og langt mindre tilbøjelig til at blive forsinket.

At forstå forskellen mellem en apostille og et certificate of authentication er nøglen til at få det rigtige dokument accepteret i udlandet første gang.