Certificado de Autenticação de Nova York: como autenticar documentos para uso no exterior

Quando um documento de Nova York precisa ser usado em outro país, ele pode precisar de uma apostila ou de um certificado de autenticação. Qual delas se aplica depende de o país de destino ser ou não membro da Convenção da Apostila da Haia.

Para muitas empresas e pessoas físicas, esse processo faz parte de uma solicitação internacional maior, como imigração, educação, serviços bancários ou uma operação societária. Se o documento não for preparado corretamente, a solicitação pode sofrer atraso ou ser recusada. Entender o processo de Nova York com antecedência ajuda a evitar perda de tempo e envios repetidos.

O que faz um certificado de autenticação de Nova York

Um certificado de autenticação é emitido pelo New York Department of State para confirmar a autenticidade de um documento público destinado ao uso em um país que não faz parte da Convenção da Apostila da Haia. Na prática, ele verifica a assinatura ou a certificação já existente no documento para que ele possa ser aceito no exterior.

Uma apostila de Nova York tem finalidade semelhante, mas é usada para países que são membros da Convenção da Haia. A escolha correta depende totalmente do país onde o documento será apresentado.

Quando você precisa de autenticação em vez de apostila

Use um certificado de autenticação de Nova York quando:

• O país de destino não for membro da Convenção da Haia
• A autoridade que vai receber o documento solicitar autenticação, e não apostila
• Você estiver enviando um documento público de Nova York que precise ser legalizado para uso no exterior

Use uma apostila quando:

• O país de destino for membro da Convenção da Haia
• A autoridade receptora aceitar apostilas para documentos públicos estrangeiros

Se você não tiver certeza de qual formato é exigido, confirme o status atual do país de destino antes de enviar seus documentos.

Quais documentos Nova York pode autenticar

O New York Department of State autentica apenas documentos públicos emitidos no estado de Nova York e assinados por um autoridade do estado ou por um county clerk.

Tipos comuns de documentos incluem:

• Certidões de nascimento, óbito e casamento
• Registros de divórcio emitidos pela autoridade competente de Nova York
• Registros educacionais que tenham sido certificados pela escola e, quando exigido, reconhecidos em cartório
• Documentos notariados, como procurações e registros societários
• Determinados documentos de verificação de antecedentes criminais emitidos por agências do estado de Nova York

Nova York não autentica documentos federais. Se um documento foi emitido por uma agência federal, ele deve seguir o procedimento da autoridade federal apropriada, e não o estadual.

Documentos que costumam exigir preparação adicional

Muitas solicitações falham porque o documento de origem ainda não está no formato correto. Antes de enviar, confirme se o seu documento precisa de um ou mais dos seguintes itens:

• Uma cópia certificada da agência emissora
• Certificação do county clerk
• Assinatura reconhecida em cartório
• Uma letter of exemplification para determinados registros vitais da cidade de Nova York

Registros vitais

Certidões de nascimento, óbito e casamento frequentemente exigem tratamento especial, dependendo de onde foram emitidas.

• Registros emitidos por um escritório local ou do condado geralmente precisam primeiro ser certificados pelo county clerk do condado em que o documento foi emitido
• Registros vitais do New York State Department of Health que contenham a assinatura do Director of Vital Statistics ou do NYS Registrar podem ser enviados sem certificação do county clerk

Documentos educacionais

Registros educacionais geralmente precisam ser certificados por um funcionário da escola, faculdade ou universidade. Esse funcionário deve declarar que o documento é um registro oficial ou uma cópia fiel do original, e essa certificação deve ser reconhecida em cartório.

Documentos empresariais e jurídicos notariados

Para documentos como procurações, resoluções societárias, declarações juramentadas ou documentos empresariais semelhantes, o documento notariado normalmente precisa ser certificado pelo county clerk do condado em que o notário está habilitado.

Processo de autenticação em Nova York passo a passo

O caminho exato depende do tipo de documento, mas o fluxo geral é simples depois que você entende o que é necessário.

1. Identifique o país de destino

O país de destino determina se você precisa de uma apostila ou de um certificado de autenticação. Esta é a primeira decisão a tomar, porque ela altera o documento final que você deve solicitar.

2. Prepare o documento de origem

Antes de enviar qualquer coisa ao New York Department of State, verifique se o documento de origem tem a certificação, a notificação em cartório ou a verificação do county clerk adequadas.

Esta é a etapa que mais costuma gerar atraso. Se o documento estiver sem uma certificação obrigatória, o estado não poderá concluir o processo de autenticação.

3. Envie o documento ao New York Department of State

Atualmente, Nova York aceita solicitações por correio e também por atendimento presencial em unidades específicas de atendimento ao cliente.

De acordo com o Department of State, o atendimento presencial está disponível em:

• New York City
• Albany
• Binghamton
• Buffalo
• Utica

As entregas presenciais são aceitas apenas em Albany e New York City, e são processadas na ordem de recebimento, e não como solicitações prioritárias.

4. Pague a taxa exigida

A taxa legal é de US$ 10 por documento.

Se você estiver enviando vários documentos, lembre-se de que a taxa se aplica separadamente a cada documento.

5. Inclua os materiais de devolução, se necessário

Se você quiser que seu documento autenticado seja devolvido por serviço expresso, inclua uma etiqueta de postagem ou envelope pré-pago com sua solicitação. Caso contrário, os documentos geralmente são devolvidos por correio de primeira classe.

Onde enviar solicitações de autenticação em Nova York

O New York Department of State processa solicitações de apostila e certificado de autenticação por meio da sua Division of Licensing Services.

A orientação pública do departamento informa os seguintes dados de contato para serviços relacionados à autenticação:

• New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
• 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
• Phone: (518) 473-2492

Confirme sempre as instruções atuais de envio e atendimento presencial na página oficial do New York Department of State antes de enviar documentos, pois os procedimentos podem mudar.

Erros comuns que atrasam a autenticação

Muitas solicitações de autenticação são recusadas por motivos simples e evitáveis.

Enviar o tipo errado de documento

A autenticação estadual só pode ser emitida para documentos que Nova York tenha autoridade para autenticar. Registros federais devem seguir o processo federal.

Falta de certificação do county clerk

Se um documento exigir certificação do county clerk e essa etapa for ignorada, o Department of State não poderá prosseguir.

Enviar uma fotocópia não certificada

Na maioria dos casos, Nova York exige o documento original certificado ou notariado, e não uma cópia comum.

Confundir apostila com autenticação

Esses procedimentos não são intercambiáveis. O país de destino determina qual deles é exigido.

Não incluir pagamento ou instruções de devolução

As solicitações podem sofrer atraso se a taxa estiver ausente ou se o envelope de devolução não estiver preparado corretamente.

Autenticação para empresários e empresas

Empresários frequentemente precisam de autenticação para documentos ligados à constituição, representação, serviços bancários, licenciamento ou expansão internacional.

Exemplos incluem:

• Documentos de formação certificados
• Resoluções societárias notariadas
• Procurações
• Certificados de regularidade ou registros equivalentes quando uma autoridade estrangeira os solicita em formato autenticado
• Registros de propriedade ou autorização que precisem ser apresentados fora dos Estados Unidos

Se você estiver abrindo uma empresa em Nova York e esperar usar documentos internacionalmente, inclua a etapa de autenticação no processo desde o início. Assim, seus documentos serão preparados corretamente antes que um banco, cartório ou órgão público estrangeiro os solicite.

Como a Zenind pode ajudar

Se você estiver estruturando uma empresa nos Estados Unidos, a Zenind pode ajudar você a se manter organizado ao preparar documentos de constituição e outros registros societários relacionados. Isso é importante quando, mais tarde, você precisar de cópias certificadas, documentos notariados ou outros registros prontos para uso internacional.

Um histórico documental organizado reduz o risco de erros quando você solicitar uma apostila ou um certificado de autenticação.

FAQ

Um certificado de autenticação é o mesmo que uma apostila?

Não. A apostila é usada para países membros da Convenção da Haia. O certificado de autenticação é usado para países que não fazem parte da Convenção.

Nova York pode autenticar documentos federais?

Não. Nova York autentica apenas documentos públicos emitidos no estado de Nova York e assinados por um autoridade do estado ou por um county clerk.

Quanto Nova York cobra pela autenticação?

A taxa é de US$ 10 por documento.

Posso enviar minha solicitação pelo correio?

Sim. Nova York aceita solicitações de autenticação pelo correio e também oferece atendimento presencial em determinados locais.

Preciso do documento original?

Em geral, Nova York exige o documento original certificado ou notariado para autenticação.

Lista final antes do envio

Antes de enviar pelo correio ou entregar sua solicitação, confirme o seguinte:

• O país de destino e se ele exige apostila ou autenticação
• Se o documento foi emitido no estado de Nova York ou é elegível de outra forma
• Se todas as certificações e reconhecimentos em cartório exigidos foram concluídos
• Se qualquer etapa necessária com o county clerk foi concluída
• Se a taxa foi incluída para cada documento
• Se as instruções de devolução foram incluídas, quando necessário

Quando essas etapas são feitas na ordem correta, o processo de autenticação em Nova York fica muito mais fácil de concluir e muito menos sujeito a atrasos.

Entender a diferença entre uma apostila e um certificado de autenticação é a chave para que o documento certo seja aceito no exterior na primeira tentativa.