Certificat de autentificare New York: cum autentificați documentele pentru utilizare în străinătate

Atunci când un document din New York trebuie folosit într-o altă țară, este posibil să fie nevoie de un apostil sau de un certificat de autentificare. Care dintre acestea se aplică depinde de faptul dacă țara de destinație este membră a Convenției de la Haga privind apostila.

Pentru multe companii și persoane fizice, acest proces face parte dintr-o procedură mai amplă de depunere internațională, imigrare, educație, servicii bancare sau tranzacții corporative. Dacă documentul nu este pregătit corect, solicitarea poate fi întârziată sau respinsă. Înțelegerea din timp a procesului din New York vă ajută să evitați pierderea de timp și depunerile repetate.

Ce face un certificat de autentificare New York

Un certificat de autentificare este emis de New York Department of State pentru a confirma autenticitatea unui document public destinat utilizării într-o țară care nu face parte din Convenția de la Haga privind apostila. În termeni practici, acesta verifică semnătura sau certificarea deja prezentă pe document, astfel încât acesta să poată fi acceptat în străinătate.

Un apostil din New York are un scop similar, dar este folosit pentru țările care sunt membre ale Convenției de la Haga. Alegerea corectă depinde în întregime de țara în care documentul va fi prezentat.

Când aveți nevoie de autentificare în loc de apostil

Folosiți un certificat de autentificare New York atunci când:

• Țara de destinație nu este membră a Convenției de la Haga
• Autoritatea care primește documentul solicită în mod specific autentificare, nu apostil
• Depuneți un document public din New York care trebuie legalizat pentru utilizare în străinătate

Folosiți un apostil atunci când:

• Țara de destinație este membră a Convenției de la Haga
• Autoritatea care primește documentul acceptă apostile pentru documente publice străine

Dacă nu sunteți sigur ce formă este necesară, confirmați statutul actual al țării de destinație înainte de a depune documentele.

Ce documente poate autentifica New York

New York Department of State autentifică doar documente publice emise în statul New York și semnate de un oficial al statului New York sau de un clerk de comitat.

Tipurile obișnuite de documente includ:

• Certificate de naștere, deces și căsătorie
• Înregistrări de divorț emise prin autoritatea corespunzătoare din New York
• Documente educaționale care au fost certificate de școală și notarizate atunci când este necesar
• Documente notarizate precum procuri și documente corporative
• Anumite documente de verificare a antecedentelor penale emise prin agenții ale statului New York

New York nu poate autentifica documente federale. Dacă un document a fost emis de o agenție federală, acesta trebuie gestionat de autoritatea federală corespunzătoare, nu de stat.

Documente care necesită adesea pregătiri suplimentare

Multe solicitări eșuează deoarece documentul de bază nu este încă în forma corectă. Înainte de a depune, verificați dacă documentul dumneavoastră necesită una sau mai multe dintre următoarele:

• O copie certificată de la agenția emitentă
• O certificare de la clerk-ul de comitat
• O semnătură notarizată
• O scrisoare de exemplificare pentru anumite înregistrări vitale din New York City

Acte de stare civilă

Certificatele de naștere, deces și căsătorie necesită adesea o procedură specială, în funcție de locul emiterii.

• Înregistrările emise de un birou local sau de comitat trebuie, de obicei, mai întâi certificate de clerk-ul de comitat din comitatul în care a fost emis documentul
• Actele vitale emise de New York State Department of Health care poartă semnătura Directorului Vital Statistics sau a NYS Registrar pot fi depuse fără certificare de la clerk-ul de comitat

Documente educaționale

Documentele educaționale trebuie, în general, certificate de un oficial al școlii, colegiului sau universității. Oficialul trebuie să precizeze că documentul este un record oficial sau o copie fidelă a originalului, iar această certificare trebuie notarizată.

Documente notarizate de afaceri și juridice

Pentru documente precum procuri, hotărâri corporative, declarații pe proprie răspundere sau documente de afaceri similare, documentul notarizat trebuie, de obicei, certificat de clerk-ul de comitat din comitatul în care notarul este înregistrat.

Procesul pas cu pas de autentificare în New York

Traseul exact depinde de tipul documentului, dar fluxul general este simplu odată ce știți ce este necesar.

1. Identificați țara de destinație

Țara de destinație determină dacă aveți nevoie de un apostil sau de un certificat de autentificare. Aceasta este prima decizie pe care trebuie să o luați, deoarece schimbă documentul final pe care trebuie să îl solicitați.

2. Pregătiți documentul de bază

Înainte de a depune ceva la New York Department of State, asigurați-vă că documentul sursă are certificarea, notarizarea sau verificarea de către clerk-ul de comitat corespunzătoare.

Acest pas este cea mai frecventă sursă de întârziere. Dacă documentul nu are certificarea cerută, statul nu poate finaliza procesul de autentificare.

3. Depuneți documentul la New York Department of State

În prezent, New York acceptă cereri prin poștă și prin servicii de tip walk-in la anumite locații pentru clienți.

Conform Department of State, serviciul walk-in este disponibil în:

• New York City
• Albany
• Binghamton
• Buffalo
• Utica

Cereri depuse direct sunt acceptate doar în Albany și New York City și sunt procesate în ordinea primirii, nu ca cereri prioritare.

4. Plătiți taxa necesară

Taxa legală este de 10 USD per document.

Dacă depuneți mai multe documente, rețineți că taxa se aplică fiecărui document în parte.

5. Includeți materialele pentru returnare, dacă este necesar

Dacă doriți ca documentul autentificat să fie returnat prin livrare overnight, includeți o etichetă de expediere preplătită sau un plic în cererea dumneavoastră. În caz contrar, documentele sunt, de regulă, returnate prin poștă standard.

Unde se depun cererile de autentificare în New York

New York Department of State gestionează cererile pentru apostil și certificat de autentificare prin Division of Licensing Services.

Ghidul public al departamentului indică următoarele informații de contact pentru servicii legate de autentificare:

• New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
• 99 Washington Avenue, etajul 6, Albany, NY 12231
• Telefon: (518) 473-2492

Confirmați întotdeauna instrucțiunile actuale de trimitere prin poștă și de prezentare directă pe pagina oficială a New York Department of State înainte de a trimite documentele, deoarece procedurile se pot schimba.

Greșeli frecvente care întârzie autentificarea

Multe cereri de autentificare sunt respinse din motive simple și ușor de evitat.

Trimiterea tipului greșit de document

O autentificare la nivel de stat poate fi emisă doar pentru documentele pe care New York are autoritatea să le autentifice. Documentele federale trebuie procesate prin procedura federală, nu prin cea de stat.

Lipsa certificării de la clerk-ul de comitat

Dacă un document are nevoie de certificare de la clerk-ul de comitat și acest pas este omis, Department of State nu poate continua.

Depunerea unei fotocopii necertificate

În majoritatea cazurilor, New York solicită documentul original certificat sau notarizat, nu o copie obișnuită.

Confuzia dintre apostil și autentificare

Acestea nu sunt interschimbabile. Țara de destinație stabilește care este necesară.

Omiterea plății sau a instrucțiunilor de returnare

Cererea poate fi întârziată dacă taxa lipsește sau dacă plicul de returnare nu este pregătit corect.

Autentificarea pentru proprietari de afaceri și companii

Proprietarii de afaceri au adesea nevoie de autentificare pentru documente legate de înființare, autoritate, servicii bancare, licențiere sau extindere internațională.

Exemplele includ:

• Documente de constituire certificate
• Hotărâri corporative notarizate
• Procuri
• Certificate de bună stare sau documente echivalente atunci când o autoritate străină le solicită în formă autentificată
• Documente privind proprietatea sau autorizarea care trebuie prezentate în afara Statelor Unite

Dacă înființați o companie în New York și anticipați utilizarea documentelor la nivel internațional, integrați din timp pasul de autentificare în procesul dumneavoastră. Astfel, documentele sunt pregătite corect înainte ca o bancă, un registru sau un birou guvernamental străin să le solicite.

Cum vă poate ajuta Zenind

Dacă înființați o afacere în Statele Unite, Zenind vă poate ajuta să rămâneți organizați în timp ce pregătiți documentele de constituire și alte documente corporative conexe. Acest lucru contează atunci când aveți ulterior nevoie de copii certificate, documente notarizate sau alte documente pregătite pentru utilizare internațională.

Un traseu clar al documentelor reduce riscul de erori atunci când solicitați un apostil sau un certificat de autentificare.

FAQ

Un certificat de autentificare este același lucru cu un apostil?

Nu. Un apostil este folosit pentru țările membre ale Convenției de la Haga. Un certificat de autentificare este folosit pentru țările care nu sunt membre ale Convenției de la Haga.

Poate New York autentifica documente federale?

Nu. New York autentifică doar documente publice emise în statul New York și semnate de un oficial al statului New York sau de un clerk de comitat.

Cât taxează New York pentru autentificare?

Taxa este de 10 USD per document.

Pot trimite cererea prin poștă?

Da. New York acceptă cereri de autentificare prin poștă și oferă, de asemenea, servicii walk-in în anumite locații.

Am nevoie de documentul original?

În general, New York solicită documentul original certificat sau notarizat pentru autentificare.

Checklist final înainte de depunere

Înainte de a trimite prin poștă sau de a depune cererea direct, confirmați următoarele:

• Țara de destinație și dacă necesită apostil sau autentificare
• Documentul a fost emis în statul New York sau este eligibil în alt mod
• Toate certificările și notarizările necesare sunt finalizate
• Orice pas necesar la clerk-ul de comitat a fost finalizat
• Taxa este inclusă pentru fiecare document
• Instrucțiunile de returnare sunt incluse, dacă este necesar

Atunci când acești pași sunt respectați în ordinea corectă, procesul de autentificare din New York este mult mai ușor de finalizat și mult mai puțin probabil să fie întârziat.

Înțelegerea diferenței dintre un apostil și un certificat de autentificare este cheia pentru ca documentul potrivit să fie acceptat în străinătate din prima.